Дипломная работа: Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения

Рис. 6. Диаграмма – соотношение подлинников и копий документов. (Составлено автором).

Соотношение всех созданных документов в организации показывает диаграмма (см. рис. 7, с. 75).

Рис. 7. Диаграмма – соотношение документов, созданных в ГУ СО «Центр…». (Составлено автором)

Подсчет документации за определенный период времени в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» не проводился, никакие учетные записи не велись, как следствие у руководства нет никакого представления об объемах не только издаваемой документации, но и хранимой. Отсутствие цифр и статистических данных по количеству создаваемых в организации документов не позволяет определить необходимость, целесообразность, обязательность, срочность и скоординировать политику руководства в отношении мер по оптимизации делопроизводственных процедур.

Автором дипломного исследования были проанализированы и подсчитаны документы организации за период 2010 года. При подсчете документооборота отдельно учитывались документы и их копии, подсчет велся по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов. С большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Для наглядности автором дипломного исследования количество учтенных документов общества было представлены в табличной форме (см. рис. 8, с. 76).

Рис. 8. Справка об объеме документооборота за 2010 год. (Составлено автором.)

Касаемо технического оснащения хочется сказать следующее, что оборудования нахватает, оно оставляет желать лучшего, а именно:

в учреждении 14 компьютеров, на 22 рабочих места, сюда не включила я бухгалтерию и отдел кадров. 6 лазерных принтеров, 6 телефонов на этаж, 4 ксерокса. Что касается бухгалтерии, она располагается в двух кабинетах, то там следующая расстановка оборудования на 6 рабочих мест 6 компьютеров, 3 принтера лазерных, 2 телефона, 1 ксерокс. В Бухгалтерии установлена программа 1С. В отделе кадров на два работника 2 компьютера, на одном установлена программа 1С версия 7.7, 1 принтер, 1 ксерокс, 1 телефон. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» на компьютерах преимущественно, установлена программа WINDOWS XP, а на некоторых WISTA. Не беря в расчет бухгалтерию и отдел кадров. Недостаточная автоматизация рабочих мест остальных сотрудников ведет к торможению рабочих процессов, например, приходится дожидаться очереди, для того чтобы отксерокопировать или распечатать документ; зачастую невозможно своевременно набрать документ на ПК. Нехватка телефонных аппаратов также весьма отрицательно сказывается на офисной работе. Например: миницентры ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» расположены по всему городу. Нередко возникают срочные вопросы (по обслуживанию, вопросы связанные с сотрудниками и т.д.), которые требуют мгновенного оповещения. При этом телефон может быть занят другим сотрудником, дающим др. срочное задание.

В учреждении установлена ISQ QIP, однако далеко не на всех ПК и используется исключительно в личных целях.

В учреждении установлена программа «Человек». Она необходима для оформления личного дела, так как при его составлении необходимо вносить данные в документы такие как, работает или нет человек, если пенсионер, то размер пенсии, оказывалась ли Центром какая-либо помощь (материальная, натуральная) и т.д.

3.2 Технология работы с входящими, исходящими, внутренними документами в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

Документооборот в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.)

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» следует выделить три основных документопотока:

– входящие документы;

– исходящие документы;

– внутренние документы.

Документы, поступающие в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращений граждан и др.

Входящие документы регистрируется в журнале и он имеет следующий вид:

На мой взгляд, это весьма неудобная форма так как для идентификации корреспондента необходимо прочитать краткое содержание, а это уже определенные временные затраты. Номер по порядку ставить, на мой взгляд, не обязательно, так как идентификация и поиск осуществляются не по порядковому номеру, а по дате поступления и регистрационному индексу. Так же можно было включить дату и номер документа корреспондента (исходящие дату и номер). Это позволит в ответных документах указывать дату и номер инициативного (входящего) документа на основе этого регистрационного журнала. Так же, по моему мнению, совсем не обязательно указывать составителя («кто составил») документ.

Предлагается следующая форма (см. рис. 9, с. 78).

Рис. 9. Шапка журнала входящей документации. (Составлено автором.)

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи.

Сведения в графу 2 переносят из бланка.

В графу 3 переносят заголовок поступившего документа.

В графу 4 последовательно вносят результат рассмотрения документа, т.е. резолюцию директора.

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он принимал при решении вопроса.

Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов. Например, документ, поступивший в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», регистрируется секретарем, кладется в папку для директора, он в свою очередь рассматривает документы, на которых проставляет фамилию того сотрудника, который должен будет заниматься данным документом. После чего директор возвращает документы со своей пометкой секретарю, тот в свою очередь делает пометки в журнале, вписывая у кого, будет, находится документ. Секретарь разносит эти документы. В отсутствие директора выполнение данной процедуры ложится на одного из заместителей. Существенным недостатком является большая загруженность директора Центра.

Исходящие документы регистрируется в журнале. Он имеет следующую форму:

Данная форма журнала представляется нерациональной. Так, первой графой является № п/п; вместо нее должен быть указан реквизит «Дата и регистрационный номер»; графы с исходящим номером и датой документа целесообразно объединить. Корреспондент и содержание должны указываться в разных графах и, кроме того, должна быть графа об исполнении и направлении в дело.

На практике, на мой взгляд, журнал исходящей документации должен выглядеть следующим образом (см. рис. 10, с. 79).

Рис. 10. Шапка журнала исходящей документации. (Составлено автором.)

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи.

Сведения в графу 2 переносят из реквизита 14. Достаточно указать наименование организации.

В графу 3 переносят заголовок отправленного документа.

В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа.

Одной из важнейших характеристик документооборота является маршрут движения документов. Порядок движения входящего документа представлен в следующей оперограмме (см. рис. 11, с. 79).

Рис. 11. Оперограмма входящего документа. (Составлено автором.)

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12