Дипломная работа: Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах.

Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнений, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

В левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для специальной отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом на свободном месте в верхней части документа.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо, является ли документ – внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения (по дням месяца, а также на более длительные сроки исполнения).2

В течение срока исполнения документа профессиональная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Необходимо сказать, что на практике в работе многих предприятий и организаций (в частности, в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань») основное внимание отдается преимущественно текущему и предупредительному контролю. Гораздо реже проводится аналитическая работа по исполнительской дисциплине. В основном, анализируются причины срыва срока исполнения какого-либо конкретного документа, решения и задания. Однако нельзя дать полного представления о результатах работы сотрудников, подразделений и всей организации. Только сочетание всех, видов контрольной деятельности обеспечивает эффективность решения самых важных задач, стоящих перед аппаратом управления.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» есть локальная сеть и хотя все напоминания, справки, отчеты по контролю исполнения можно передавать на компьютер исполнителям или руководителю. К сожалению, сетевые технологии для контроля исполнения документов не используются. Между тем, это позволило бы значительно сократить временные и трудовые затраты на регистрацию и ведение срокового контроля, что, в конечном итоге, позволило бы повысить исполнительскую дисциплину и эффективность управленческой деятельности в целом. 1

3.4 Организация хранения документов

Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.1

Номенклатура дел ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» составляется секретарем на основании номенклатур за прошлые года; по сути, осуществляется актуализация («подновление») ранее действовавших номенклатур.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документальные участки работы Центра.

Названиями разделов номенклатуры дел Центра являются названия структурных подразделений.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Центре цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. Где указывается количество дел.

В графе 4 указывается срок хранения дела.

В графе 5 «Примечания» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о выделении дел к уничтожению и др.

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения, вводится в действие с 1 января следующего года. Утвержденная номенклатура дел является документом постоянного срока хранения.2

Подписывает ее заведующая ОМО – Н.Н. Федорова, но она принимает документы в комнату, которая называется архивом. Номенклатура не утверждается, ходя данное действие должен выполнять директор учреждение.

Номенклатура дел оформляется следующим образом:

В левом углу пишется наименование учреждения, ниже пишется наименование вида документа и на какой год составляется номенклатура.

Ниже указывается дата и регистрационный номер документа, Должно указываться место составления документа, но на практике этого нет.

Таблица выглядит следующим образом:

Столбцы не пронумерованы.

На мой взгляд, таблицу можно представить в несколько ином виде, а именно (см. рис. 15, с. 88).

Рис. 15. Шапка номенклатуры дел (Составлено автором)

Столбцы должны быть пронумерованы. В четвертом столбце помимо срока хранения, должно указываться и № статьи по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 1 октября 2010 г. Заметим, что этот Перечень в организации не используется, таким образом, работники руководствуются устаревшей нормативно-правовой базой в области хранения документов.

Одной из самых серьезных проблем является организация хранения документации. Не все руководители организаций правильно понимают роль и значение архивов в нашей жизни. У некоторых руководителей сложилось упрощенное представление о них – всего лишь, как о складе.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», архив представляет собой комнату, не оборудованную для хранения документов. Как следствие, не соблюдается температурно-влажностный режим; физическая среда хранения документов является неблагоприятной. В архиве отсутствуют стеллажи, документы хранятся в коробках. Комната освещается дневным светом, который попадает через окно, что также является нарушением элементарных требований к архиву.

Многие документы долговременного хранения, которые должны быть переданы в архив, хранятся в кабинетах сотрудников. Они размещаются в шкафах со стеклянными дверками, которые не запираются. Из этого можно заключить, что передача документов в архив учреждения осуществляется нерегулярно и неупорядоченно. Эта процедура не регламентирована в локальных актах учреждения.

Хранение исполненных документов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» осуществляется в папках типа «скоросшиватель» используются для документов в оперативной деятельности. Для документов длительных сроков хранения используются специальные папки с мягкой степенью крепления на шнурках.

За время существования организации не проводилась экспертиза ценности документов. Уничтожение документов, не подлежащих дальнейшему хранению, позволит структурировать и упорядочить архивную документацию, а также освободить пространство для оперативного хранения документов других категорий.

Для обеспечения сохранности документов требуется размещение архива в специально приспособленных и оборудованных помещениях, которые должны соответствовать строительным нормам и правилам, а также санитарным нормам, гигиеническим нормативам, пожарным правилам и нормам, зафиксированных в законодательстве РФ. Одно из главных условий при выборе подходящего помещения для архива – архив не должен занимать подвальное помещение. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль или быть ее источником. Хранилища должно быть оборудовано техническими средствами, предотвращающими поступление в помещение пыли, аммиака, сероводорода, оксидов азота и серы, сернистого газа, паров ртути.

В архиве допустимо использовать металлические (при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление) и деревянные стеллажи (обработанные предварительно огнезащитным составом), металлические шкафы, сейфы. Допустимо использовать одно- и двусторонние стеллажи, изготовленные из негорючего, коррозионностойкого и неферромагнитного материала.

Стеллажи и шкафы устанавливался перпендикулярно стенам с оконными проемами, вдали от наружных стен и источников тепла. Оборудование хранилищ должно обеспечивать возможность вертикального размещения документов в коробочной упаковке.1

4. Направления и методы совершенствования ДОУ

Проведя анализ документов, документационного обеспечения деятельности, передачи подготовки и передачи дел на архивное хранение можно сказать, что система работы с документами в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» недостаточно регламентирована на локальном уровне. Оптимизацию локального регулирования ДОУ необходимо начать с Инструкции по делопроизводству.

В ходе анализа традиций делопроизводства ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» были выделены недостатки как в отношении оформления организационно-распорядительной документации, так и в технологических документооборота и организации архивного хранения документов. В связи с этим автором дипломного исследования были разработаны рекомендации для их устранения.

В частности, следует отметить, что процессе документирования текущей деятельности организации, при оформлении документов часто встречались ошибки в реквизитах «Дата документа», «оттиск печати», «Наименование вида документа», «подпись», а так же в тексте документов. Поскольку данные ошибки допускаются в реквизитах, придающих документу юридическую силу, и неправильное их оформление встречается на правоустанавливающих документах организации, это связанно с тем, что в организации нет инструкции по делопроизводству.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» инструкцию по делопроизводству должен составить секретарь совместно с юристом. Нужно взять типовую инструкцию по делопроизводству в ФОИВ, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536. На основании ее составить инструкцию для конкретного учреждения, включив туда то, что подходит для данного учреждения, а именно включить туда те функции, которые приведут к оптимизации работы. (ПРИЛОЖЕНИЕ 14) Для введения инструкции в действие необходимо издать приказ. (ПРИЛОЖЕНИЕ 15) В обязательном порядке ознакомить сотрудников предприятия с инструкцией. При ознакомлении с инструкцией по делопроизводству нужно, что бы работник расписался, о том, что получил копию и обязуется соблюдать ее в процессе осуществления своих должностных полномочий.

Первой главой инструкции по делопроизводству будет общие положения, где описывается для каких целей создается документ, на кого ориентирована данная инструкция, на кого возлагается контроль за соблюдением требований.

Вторая глава посвящена приему, регистрации и рассмотрению входящих документов.

В третей главе рассматривается контроль исполнения документов.

В четвертой главе описывается порядок составления и оформления служебных документов.

В пятой главе рассматривается порядок работы с исходящими документами.

В шестой главе говорится о регистрации исходящих документов.

Седьмая глава посвящена составлению номенклатуры дел.

Восьмая глава рассматривает формирование дел.

Девятая глава – обеспечение сохранности документов.

В целях повышения исполнительской дисциплины, воспитания ответственного отношения к документам в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», следует, на мой взгляд, продумать систему дисциплинарных наказаний за нарушения положений инструкции. Крайней мерой наказания может считаться выговор.

Для перехода на работу по Инструкции для работников предприятия необходимо провести обучающий семинар. ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» – это организация, работа которой тесно связанна с документами. Поэтому необходимо ввести регулярные проверки знания действующих локальных документов, в частности инструкции по делопроизводству, и иных распорядительных и нормативных документов организации. Также необходимо регулярно проверять сотрудников на соответствие занимаемой должности. В частности, на мой взгляд, разумным будет проведение проверок профессиональных знаний, компетенций, умений сотрудников, работающих с документации организации. Целесообразно разработать систему оценки знаний: балльную, параметрическую и др. Привлечение сторонних специалистов к данному процессу позволит соблюсти объективность в оценке и поднимет статус мероприятия.

Можно порекомендовать перевести все копии документы на бумажном носителе в электронную форму путем сканирования, составить на них единую справочную базу данных, обеспечив к ней доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet – ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании. Рекомендуется создать систему картотек, описывающих количество и основные характеристики введенных в базу документов, а также позволяющих оперативно осуществлять информационно-справочную работу по документам.

Следует отметить, что за время существования предприятия не проводилась экспертиза ценности документов, не подсчитывался объем документооборота, не велись никакие учетные записи, как следствие у руководства нет никакого представления об объемах не только издаваемой документации, но и хранимой. Отсутствие цифр и статистических данных по количеству создаваемых в организации документов не позволяет определить необходимость, целесообразность, обязательность, срочность и скоординировать политику руководства в отношении мер по оптимизации делопроизводственных процедур.

Автором дипломного исследования были проанализированы и подсчитаны документы организации за период 2010 года. При подсчете документооборота отдельно учитывались документы и их копии, подсчет велся по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов. С большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Для наглядности автором дипломного исследования количество учтенных документов общества было представлены в табличной форме (см. рис. 8, с. 76).

Еще одной из рекомендаций является введение в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» службы ДОУ, которая должна быть самостоятельным подразделением с подчинением непосредственно директору. Это важно потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства, управляет документацией и документационными потоками всей организации. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, группа контроля, копировально-множительное бюро, архив.

Если брать в расчет состав сотрудников, находящихся по адресу: К. Маркса, 19, то его численность составит 30 человек. Исходя из методики расчета численности ДОУ, а именно, что численность ДОУ должна состоять из 10 – 15% от состава сотрудников. Следовательно, служба ДОУ должна состоять из 3 человек:

Секретарь – 1 человек – будет заниматься входящей, исходящей, внутренней документацией, контроль исполнения.

Архивариус – 1 человек – будет принимать документы на хранение, выдавать необходимые справки, и содержать документацию в порядке.

Машинистка – 1 человек – данный человек будет размножать необходимую информацию и при необходимости набирать текст документов.

На данный момент все эти функции выполняет один человек – секретарь. Службу ДОУ необходимо создать для разгрузки секретаря. В настоящее время идет торможение процесса, потому что, выполняя одну функцию, стоит на месте другая, не исключены и ошибки в процессе работы. При создании службы ДОУ работа будет выполняться быстрее, четче, отлаженней, каждый будет выполнять, отвечать за свои функции.

Отсутствует контролирующий отдел, имеющего право проверять правильность оформления документов.

Кроме того, с целью повышения общей документационной грамотности сотрудников руководству организации можно порекомендовать проводить периодические мероприятия по повышению квалификации своих сотрудников, привлекать их к участию в образовательных семинарах, курсах по повышению квалификации, программах дополнительного образования, привлекать специалистов из сторонних организаций с целью обмена опытом.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» не создается экспертной комиссии для организации и проведения экспертизы ценности документов, выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, отбора и подготовки их для передачи на архивное хранение, а, следовательно, контроль за правильностью отнесения документов к различным делам не осуществляется. Проведение экспертизы ценности документов в учреждении должно производиться ежегодно работниками соответствующих структурных подразделений (в которых эти документа были заведены). Постоянно действующая экспертная комиссия создается приказом руководителя организации.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12