Дипломная работа: Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения

3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

7. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы.

8. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

9. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы.

10. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

11. Копировать документы на персональном ксероксе.

12. Отправлять по почте или отвозить корреспонденцию.

13. Обобщать и готовить еженедельные и ежемесячные отчеты по обслуживаемым.

14. Вносить изменения в таблицу, касаемую обслуживаемых.1

Необходимо отметить, что в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» отсутствует архив.

Кадровая служба ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» является самостоятельным структурным подразделением, подчиненное директору «Центра».

Основная задача кадровой службы – организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данного учреждения и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитания чувства фирменной гордости. 2

Кадровая служба ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» выполняет достаточно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в ГУ СО «Центр социально обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».

В ГУ СО «Центр социально обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» функции службы кадров выполняют два человека – начальник отдела кадров и один инспектор по кадрам.

Должностной и численный состав кадровой службы определяется руководителем организации при утверждении штатного расписания.

Наименование должностей работников кадровых служб вводят в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).3 Кроме того можно использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих».

Кадры социальной работы можно классифицировать по признакам трудовой занятости в определенной структуре и занимаемым должностям.

Служба кадров ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» осуществляет сбор, обработку, передачу, использование и хранение персональных данных работников «Центра». Для этого разработана действенная система сбора хранения и использования кадровой информации.

К основным задачам службы кадров ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» относятся: перспективное прогнозирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей; обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала; комплектование коллектива учреждения соответствующим количеством специалистов и работников; систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций; документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел; организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести; организация обучения персонала, его инструктирование, повышение квалификации руководителей, специалистов и социальных работников, подбор кандидатур для направления на учебу; проведение регулярной аттестации кадров, контроль соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации.

Деятельность кадровой службы, порядок документирования и учета личного состава регламентированы и определены достаточно широким кругом разработок самых различных министерств и ведомств. В их числе законодательные и нормативно-правовые акты, а также нормативно-методические документы.

Среди нормативно-методических документов, регламентирующих функции кадровой службы, является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих.1

Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в частности инспекторам по кадрам. Он создает только основу разработки должностных инструкций, поскольку закрепляет функции кадровой службы косвенно, через определение основных видов работ, выполняемых работниками кадровой службы.

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации.

Трудовой кодекс Российской Федерации закрепляет за работодателем правовые нормы:

1. Нормы, направление на защиту трудовых прав работников. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписка из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвременно.

2. Кодекс ввел такое понятие, как «персональные данные», под которым понимается информация, касающаяся конкретного работника. С целью их охраны работодатель обязан разработать локальной нормативный акт, в котором установлен порядок передачи персональных данных работника в пределах организации.3

Так же к нормативно-методической базе кадровой службы относится Государственная система документационного обеспечения управления.4 ГСДОУ – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Служба кадров ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» прежде всего включает разработку штатного расписания, должностных инструкций, приказов по личному составу и ведению личных дел.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих отношения работников, вошла в состав унифицированной системы учетной документации (УСД) Формирование информационной части кадровой документации и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК).

2. Анализ управленческой документации ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

2.1 Организационно-правовые документы

Устав – свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности утверждают высшие органы государственной власти и управления. Уставы учреждения утверждаются их вышестоящими органами управления или власти. Устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части правовой Гражданского кодекса Российской Федерации. Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждения, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности. Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

·  Наименование учреждения;

·  Его вид;

·  Местонахождение (почтовый адрес);

·  Предмет и цель деятельности;

·  Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

·  Порядок распределения прибыли;

·  Порядок образования учреждения, порядок управления и прекращения деятельности;

·  Органы управления (внутренняя организационная структура).1

Устав ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» составлен и оформлен на стандартных листах формата А4. Документ содержит титульный лист, на котором размещены наименование вида документа, гриф утверждения и другие заголовочные реквизиты.

Устав входит в состав УСОРД, поэтому на него распространяются требования ГОСТ Р 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Отметим, что размер полей в рассматриваемом Уставе меньше определенного ГОСТом – правое и верхнее на 5 мм, нижнее на 10 мм.

Поскольку учредителями организации являются Министерство имущественных отношений Самарской области и Министерство здравоохранения и социального развития Самарской области, на титульном листе Устава размещены два грифа утверждения. В связи с тем, что эти организации имеют одинаковый статус, их грифы утверждения расположены на одном уровне, соответственно, в правом и левом верхних углах титульного листа.

Заметим, что Устав утвержден распорядительными документами: приказом министерства имущественных отношений Самарской области и приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области.

Гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН, дальше идет наименование утверждающего документа в творительном падеже, есть дата приказа и его номер. В написании номера и даты утверждения в грифах этих учреждений отсутствует единообразие. В первом случае (министерство имущественных отношений Самарской области) дата оформлена не совсем верно, так здесь использовано своеобразное сочетание цифрового и словесно-цифровой способа оформления, когда месяц (январь) обозначен цифрой «01», год прописывается с буквой «г.» на конце. Гриф утверждения министерства здравоохранения и социального развития Самарской области оформлен правильно.

Другими элементами грифа являются подпись и расшифровка подписи, с инициалами перед фамилией. Утвердили устав министр имущественных отношений Самарской области А.А. Прокопьев и Министр здравоохранения и социального развития Самарской области Г.И. Гусарова.

Грифы утверждения заверены печатями. При этом оттиск печати полностью закрывает собственноручную подпись. На мой взгляд, это является ошибкой, поскольку тем самым затрудняется восприятие этого юридически значимого реквизита. Оттиск печати должен захватывать только часть наименования должности и собственноручной подписи.

Посередине титульного листа размещено наименование вида документа (заглавными буквами), затем указано полное наименование учреждения в винительном падеже. Наименование организации также написано заглавными буквами.

В нижней части листа приведен год создания документа; ошибка состоит в том, что не указано место составления и издания документа.

Текст документа составлен на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформлен в виде связанного текста.

Устав прошит, сброшюрован. В конце документа на оборотной его стороне указано количество страниц и экземпляров. Ниже текста расположена подпись. Ошибка в ее оформлении состоит в том, что отсутствует расшифровка собственноручной подписи. Подпись заверена печатью, которая почти полностью закрывает ее и тем самым затрудняет восприятие. Оттиск печати захватывает оборотную часть документа и листок, на котором написано количество экземпляров и число листов.

Нумерация страниц производится в верхнем правом углу.

Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально – трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя, который заключается между работником и работодателем в лице их представителей.

Порядок разработки и согласования коллективного договора регулируется статьями 36–44 ТК РФ.

Коллективный договор заключается, если одна из сторон (работники или работодатель) выступит с предложением о его заключении.

При недостижении согласия между работниками и работодателем по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров коллективный договор подписывается на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий.

Работники должны быть под роспись ознакомлены с коллективным договором (для этого к коллективному договору может прилагаться лист ознакомления).4

Содержание и структура коллективного договора определяются его сторонами (ст. 41 ТК РФ). В коллективном договоре могут включаться обязательства работников и работодателя по следующим вопросам:

1.  формы, системы и размеры оплаты труда;

2.  выплата пособий, компенсации;

3.  занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

4.  рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;

5.  улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;

6.  другие вопросы, определенные сторонами.

Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного самим коллективным договором (ст. 43 ТК РФ).

Действие коллективного договора распространяется на всех работников организации.

В случае изменения названия организации, реорганизации в форме преобразования, а также расторжение трудового договора с руководителем организации коллективный договор сохраняет свое действие. При ликвидации организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока ликвидации.

Изменения и дополнения коллективного договора производится в порядке, установленном ТК РФ для его заключения.

Коллективный договор в течение семи дней со дня подписания направляется работодателем на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.3

Вступление коллективного договора, соглашения в силу не зависит от факта их уведомительной регистрации.

При осуществлении регистрации коллективного договора, соглашения соответствующих орган по труду выявляет условия, ухудшающие положения работников по сравнению с трудовым законодательством, и сообщает об этом представителям сторон, подписавшим коллективный договор, а также в соответствующую государственную инспекцию труда.

Коллективный договор в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» является правовым актом, регулирующим социально-трудовые отношения между работниками и работодателем, заключенным в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Самарской области.

Сторонами коллективного договора являются:

Работодатель – Государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», в лице директора Киреевой Натальи Александровны;

Работники – представленные Профсоюзным комитетом Государственного учреждения Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», в лице председателя профсоюзного комитета Федоровой Натальи Николаевны.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» утверждается директором проект коллективного договора, заключения коллективного договора, внесения изменений и дополнений в коллективный договор, контроль за выполнением условий коллективного договора (ПРИЛОЖЕНИЕ 1). В нем говорится, что в коллективных переговорах по подготовке, заключению или изменению коллективного договора участвуют представители работников (профсоюзный комитет) и работодателя (директор учреждения). Представители стороны, получив предложение о наличии коллективных переговоров, обязаны вступить в переговоры в течение семи календарных дней со дня получения указанного предложения. В учреждении создаются действующая комиссия по ведению коллективных переговоров.

При внесении изменений в коллективном договоре от Председателя Профкома Н.Н. Федоровой пишется служебная записка на имя директора «Центра» о разрешении создать комиссию для внесения изменений в коллективный договор (ПРИЛОЖЕНИЕ 2).

После переговоров, на котором присутствует секретарь профсоюзного комитета Н.В. Середа, коллектив работников в количестве 30 человек, Председатель комиссии, Председатель Профсоюзного комитета, составляется протокол заседания (ПРИЛОЖЕНИЕ 3).

На повестке дня рассматриваются вопросы, связанные с изменением коллективного договора в части оплаты труда работников ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань». Выслушивают выступление директора учреждения о внесении изменений в коллективный договор в части оплаты труда работников, главного бухгалтера Е.И. Гринину об изменении положения по оплате труда работников, Председателя Профкома Н.Н. Федорову о предоставлении комиссии коллективного договора с приложениями. Затем члены комиссии, рассмотрев коллективный договор с приложениями, принимают решения единогласно подписать коллективный договор с внесенными в него изменениями.

Сам коллективный договор составляется на 3 года (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 1). Хранится в отделе кадров. Регистрируется в департаменте труда министерства здравоохранения и социального развития Самарской области.

Коллективный договор нумеруется, прошнуровывается и скрепляется печатью. Ставится подпись директора.

Коллективный договор ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» оформлен следующим образом:

Документ оформлен на бумаге белого цвета стандартного формата. Коллективный договор входит в состав УСОРД, поэтому на него распространяются требования ГОСТ Р 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Отметим, что размер полей в рассматриваемом Коллективном договоре меньше определенного ГОСТом – правое и верхнее на 5 мм, нижнее на 10 мм.

Наименование вида документа и другие заголовочные реквизиты оформлены на титульном листе. В левой его части расположены справочные данные: юридический адрес учреждения и номер телефона. Практически по центру листа расположен реквизит «наименование вида документа», ниже указан срок, в течение которого действует коллективный договор. Далее приведено полное наименование учреждения.

В нижней части листа на одном уровне располагаются слова «от работодателя:», дальше указывается должность, сокращенное наименование учреждения, подпись, расшифровка подписи, пропечатаны строки для указания даты; однако эти строки не заполнены, что снижает правовое значение документа. «От работодателя» договор подписал директор Н.А. Киреева. Подпись заверена гербовой печатью, оттиск которой накладывается на роспись, затрудняя восприятие этого важнейшего реквизита. Печать должна накладываться на наименование должности.

В правой стороне листа прописаны слова «От работников:». Представителем работников является председатель профсоюзного комитета Н.Н. Федорова. Здесь также указана должность, сокращенное наименование учреждения, подпись, расшифровка подписи, пропечатаны строки для размещения даты, которые, впрочем, не заполнены. Здесь также размещена печать, которая, ввиду неудачного расположения, закрывает роспись и затрудняет ее восприятие.

На титульном листе есть отметка, что данный документ зарегистрирован в Департаменте труда министерства здравоохранения и социального развития Самарской области, проставлена дата и регистрационный номер, есть роспись (без расшифровки); подпись заверена печатью. Заметим, что регистрация коллективного договора носит уведомительный характер и не влияет на статус документа, его юридическую силу.

Нумерация страниц производится в верхнем правом углу.

Коллективный договор имеет следующие разделы: 1. общие положения, 2. трудовые отношения, 3. рабочее время и время отдыха, 4. оплата труда, 5. охрана труда, 6. социальные льготы и гарантии, 7. гарантия деятельности профсоюзной организации, 8. заключительное положение.

Действие коллективного договора распространяется на всех работников независимо от должности, членства в профсоюзе, длительности трудовых отношений, характера выполняемых работ.1

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами:

1.  порядок приема и увольнения работников;

2.  основные правила, обязанности и ответственность сторон трудового договора;

3.  режим работы;

4.  время отдыха;

5.  применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;

6.  иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Правила внутреннего распорядка должны быть утверждены в каждой организации.

Правила внутреннего трудового распорядка являются организационно-распорядительным документом, следовательно, к их оформлению распространяются требования ГОСТ Р 6.30–2003.3 Отсутствие правил внутреннего трудового распорядка грозит руководителю организации штрафом от 500 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Правила согласовываются с выборным органом первичной профсоюзной организации предприятия, иным выборным органом работника и утверждается руководителем организации. Они, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Работник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка при приеме на работу до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Для ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка все работники должны быть с ними ознакомлены под роспись. Правила должны находиться в доступном от всех работником месте.

Содержание правил внутреннего трудового распорядка зависит от особенностей режима труда, установленного работодателем для различных работников (с ненормированным рабочим днем, со сменным режимом работы и пр.). Вот примерный перечень основных разделов, которые рекомендуется включать в правила внутреннего трудового распорядка:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12