Дипломная работа: Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения

Для формирования личного дела клиента необходимы следующие документы:

личное заявление потенциального клиента, клиента учреждения или его законного представителя;

документ, удостоверяющий личность потенциального клиента, клиента учреждения;

вид на жительство (для иностранных граждан);

заключения лечебно-профилактического учреждения о состоянии здоровья и отсутствии у потенциального клиента, клиента учреждения медицинских противопоказаний к предоставлению социального обслуживания на дому (бактерио- и вирусоносительство, хронический алкоголизм, карантинные инфекционные заболевания, активные формы туберкулеза, тяжелые психические расстройства, венерические заболевания);

справки, свидетельства, удостоверения или другие документы установленного образца о праве потенциального клиента, клиента учреждения на получение мер социальной поддержки в соответствии с действующим законодательством (для получения социального обслуживания на дому в преимущественном порядке);

документы о доходах потенциального клиента, клиента учреждения;

индивидуальная программа реабилитации инвалида, выданная учреждением медико-социальной экспертизы (если она разработана);

акт обследования материально-бытового положения.

Потенциальные клиенты, клиенты, проживающие с родственниками, обязанными в соответствии с действующим законодательством их содержать, представляют также:

справку из органов местного самоуправления, жилищно-эксплуатационной или иной организации, осуществляющей управление жилым домом, в котором проживает потенциальный клиент, клиент учреждения, о составе семьи с указанием даты рождения каждого члена семьи и степени родства;

документы о размерах доходов членов семьи потенциального клиента, клиента учреждения;

документы с указанием причины невозможности оказания родственниками необходимого ухода и обслуживания потенциальному клиенту, клиенту учреждения.

При предоставлении социального обслуживания на дому используются следующие бланки (формы) документов:

– Договор;

– Журнал регистрации обращений граждан;

– Журнал учёта граждан, нуждающихся в предоставлении социального обслуживания на дому;

– Журнал приема в учреждение и прекращения предоставления социального обслуживания на дому;

– Талон статистического учета;

– Акт.

«Личное дело клиента» содержит следующие документы:

заявление потенциального клиента, подлинники или копии документов;

Договор;

Перчень;

Акт.

ЗАЯВЛЕНИЕ

ЗАЯВЛЕНИЕ (ПРИЛОЖЕНИЕ 10) – официальное обращение гражданина (нескольких лиц) в государственный орган или орган местного самоуправления, администрацию учреждения, организации или к должностному лицу, направлено на реализацию прав и интересов заявителя.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» заявление оформляется на бланке переменные параметры пишутся от руки.

Должность и наименование организации, располагается в правом верхнем углу. Эти реквизиты пропечатаны на бланке, инициалы и фамилия директора пишутся от руки, хотя я считаю, что Ф.И.О. директора, для экономии времени можно было так же напечатать на бланке, так как Ф.И.О. директора является постоянным значением.

Ф.И.О. заявителя, число, месяц, год рождения, адрес проживания также написана от руки.

Инициалы директора и заявителя стоят позади фамилии. Перед фамилией заявителя стоит «от гр.». Дата оформляется следующим образом: арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а в конце приписывается «буква г.». Затем пишется «Дата, месяц, год рождения», слово дата следует заменить словом – день или число. Адрес проживания заявителя включает в себя улицу и номер дома, хотя по ГОСТ Р 6.30–2003 помимо улицы и номера дома указываться область, город и индекс заявителя.

Наименование вида документа печатается посередине строки строчными буквами «заявление», следует «ЗАЯВЛЕНИЕ».

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации. Тексты заявления оформляется в виде связного текста.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части документа указывается просьба о принятии на постоянное, либо временное обслуживание, либо снятии заявителя также указывается № отделения к которому относится заявитель по адресу проживания. Дальше указывается дата заполнения и подпись заявителя. Дата оформляется неверно: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а в конце приписывается «буква г.».

Во вторую часть текста входит заключение директора, где он рукописно пишет «Принять по положению», либо «Снять по положению». В тексте, где директор дает свое заключение наименование организации указано не верно «директора «Центра социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов»», следует «директора ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов». Дальше указывается дата подписания и подпись директора. Дата оформляется неверно: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а в конце приписывается «буква г.».

Текст излагается от 1 лица, ед. ч.

Заявление оформляется на формате бланка документа – А 4 (210 х 297 мм)

Поля отклонены от ГОСТ Р 6.30–2003 правое и верхнее на 5 мм, нижнее на 10 мм.

Бланк заявления изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Устанавливается угловое расположение реквизитов.

АКТ

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Для формирования личного дела обслуживаемого в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» акт составляется одним лицом – это социальный работник отделения.

Акт должен содержать следующие реквизиты: «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Дата», «Номер», «Место составления», «Заголовок», «Текс», «Подписи», «Гриф утверждения».

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» составляются акты об обследовании материально-бытового положения (ПРИЛОЖЕНИЕ 13) для решения вопроса о необходимости постановке или отказе в надомном обслуживании.

Акт оформляется следующим образом.

Реквизит «Наименование организации» оформляется по середине строки, оно пишется от руки «ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа г. Сызрань»», следует писать «ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»».

Реквизит «Наименование вида документа» оформляется заглавными буквами по центру листа «АКТ». После этого реквизита идет «Заголовок к тексту». Он включает в себя краткое содержание документа. Заголовок согласован с наименованием вида документа. Заголовок отвечает на вопрос чего? (кого?). «обследования материально-бытового положения».

«Дата» документа. Датой документа является дата события. Она оформляется словесно-цифровым способом «1» марта 2007 г.»

Акт заполняется продольным расположением, такие реквизиты как «Номер», «Место составления», «Гриф утверждения» – отсутствуют.

«Текст» документа составляют на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформлен в виде соединения анкеты и таблицы.

Там где текст документа оформлен в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта выражены именем существительным в именительном падеже.

Первый вопрос анкеты «Фамилия, имя и отчество заявителя» оформляется неверно так как имя и отчество обследуемого пишется позади фамилии.

Второй вопрос анкеты – адрес. Помимо улицы и номера дома, должно указываться – город, область и индекс, что не сделано.

Следующий пункт анкеты сформулирован не верно «Паспорт серии», следует заменить «Паспортные данные: серия». Затем на вопрос кем выдан реквизит «дата» оформлена не верно: она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а на практике в конце приписывается «буква г.».

Следующий вопрос анкеты «Номер пенсионной книжки, каким гор(рай) выдана» реквизит «Дата» оформлена не верно: она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а на практике в конце приписывается «буква г.».

В текст оформленным в виде таблицы графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф согласованы с заголовками. Строчка номерования граф таблицы отсутствует.

Графа «Фамилия, имя, отчество» оформлена не верно так как имя и отчество обследуемого пишется позади фамилии.

Графа «Место жительства, работы, учебы» следует заменить на «Адрес проживания, работы учебы», так как оно приятней воспринимается на слух. «Место жительства…» указано неверно: следует указать помимо улицы и номера дома, еще – город, область и индекс.

После текста оформленного в виде таблицы идет снова текст оформленный анкетой.

На вопрос «Стоит ли на обслуживании в органах социальной защиты и в благотворительных организациях, виды обслуживания» здесь пишется, что состоит на обслуживании в соц. защите и указывается с какого числа. Дата оформлена не верно: она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а на практике в конце приписывается «буква г.».

Последним пунктом анкеты является «Заключение обследователя». Данное заключение проводит социальный работник. Здесь пишется, нуждается ли заявитель в надомном обслуживании или нет. Описывается состояние здоровья, перечисляются операции которые может выполнять самостоятельно, и указывается какие выплаты получает.

После анкетной части акта обследования материально-бытового положения указывается должность и фамилия обследователя. Здесь присутствует распространенная ошибка для данного акта – имя и отчество стоит позади фамилии. Также эта ошибка применима к пункту заключение руководителя, где указывается, нуждается или не нуждается заявитель в надомном обслуживании.

Ошибка постановки инициалов позади фамилии можно наблюдать в подписи руководителя. Фамилия и инициалы стоят в скобках.

Датой акта является дата события.

Акт оформляется на формате бланка документа – А 4 (210 х 297 мм)

Бланк акта изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Договор

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Договор (ПРИЛОЖЕНИЕ 11) оформляется на формате бланка документа – А 4.

Договор изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Реквизит наименование вида документа оформляется посередине строки. Первая буква заглавная, последующие строчные. За словом договор есть рукописная приписка – указан номер договора. На следующей строчке располагается реквизит заголовок к тексту. Он расположен также по центру, все буквы строчные. Этот реквизит согласуется с наименованием вида документа вопросом (чего?).

Левый угол предназначенный для написания место заключения договора, отведен наименованию организации, в правом углу прописана дата документа.

Затем дублируется наименование организации. Фамилия, имя и отчество указано не в правильном порядке, так имя и отчество должно выдвигаться на первый план, а в данном договоре лидирующие позиции занимает фамилия это касается как директора, так и обслуживаемого. Указывается, что директор действует на основании Положения, хотя ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» имеет Устав. При указании адреса проживания обслуживаемого указывается улица и номер дома, хотя следует указывать город, область, и индекс.

Первый пункт – предмет договора. Сюда включены обязанности учреждения и обязанности обслуживаемого, а также одним из подпунктов является срок действия договора. На мой взгляд данный подпункт должен быть отдельным подпунктом. Написано: «Срок действия договора с даты подписания по 01 марта 2008 г.», нужно отдельными строками прописать начало и окончание договора.

Второй пункт – Порядок и условия оказания и получения социальных услуг. Данный пункт рассматривает такие вопросы как: объемы и сроки предоставления социальных услуг; обнаружение недостатков и их устранение; указано то, что Учреждение не вправе передавать свои обязательства з-им лицам. Так же в данном пункте описывается порядок оплаты. Я считаю, что порядок оплаты должен быть прописан отдельным пунктом, либо следует поменять название второго пункта договора с «Порядок и условия оказания и получения социальных услуг» на «Порядок и условия оказания и получения социальных услуг, их оплата».

Третий пункт – Ответственность сторон.

Описаны действия обеих сторон при несоблюдении условий договора.

Четвертый пункт – прочие условия. Первый подпункт – Разрешение споров и разногласий. На мой взгляд это можно было вынести в отдельный пункт – Порядок разрешения споров, либо назвать пункт четыре иначе – «Порядок разрешения споров. Прочие условия». В данный пункт включены подпункты действия учреждения при выявлении у обслуживаемого противопоказаний (алкоголизм, туберкулез); о порядке замены социального работника; изменений условий договора; случаи прекращения договора. В последний подпункте указано, что договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

После перечисления всех пунктов пишется слева наименование организации, Ф.И.О. директора, где инициалы расположены за фамилией. Справа на таком же уровне располагается Ф.И.О. обслуживаемого, где имя и отчество расположены за фамилией.

Следующая строка – юридический адрес, он включает в себя: индекс, наименование города, название улицы и номера дома, т.е. все кроме области. Но здесь прописывается также ИНН, р\с, БИК.

Следующие строки предназначены для подписей директора и обслуживаемого. Подписи находятся на одном расстоянии, друг напротив друга, т. к. юридическую силу придает документу как одна подпись, так и другая. На подпись директора проставляется печать «Для документов». Подпись и печать являются реквизитами придающими документу юридическую силу. Наслоение одного реквизита на другой ведет к затруднению прочтения, тем самым ослабевает юридическая значимость.

После подписей проставляется дата. Она дублирует дату стоящую в начале договора.

Хочу отметить, что каждый год не заключается новых договоров, договора пролонгируются. Делается следующим образом: рукописно на оборотной стороне договора пишется:

«Договор пролонгирован до 01.03.2009 г.

«Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

Юридический адрес и реквизиты:

446001 г. Сызрань, ул. К. Маркса, 19.

ИНН 6325042526

р\с 40201810500000108005

БНК 043601001

В пролонгировании договора можно найти ряд ошибок:

1. наименование организации указано неверно, вместо ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», написано «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

2. юридический адрес указан без области;

3. в юридических реквизитах допущена орфографическая ошибка, вместо БИК написано БНК;

4. у обслуживаемого имя и отчество стоят позади фамилии;

5. в документе должно быть однообразие, если указываешь инициалы, то это применяется как к директору, так и к обслуживаемому и наоборот;

6 «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

1.  дата оформлена не верно: она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а на практике в конце приписывается «буква г.».

Перечень

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Социальные услуги в рамках социального обслуживания на дому, включенные в перечень (ПРИЛОЖЕНИЕ 12) гарантированных государством социальных услуг, предоставляются государственными нестационарными учреждениями социального обслуживания Самарской области бесплатно, на условиях частичной или полной оплаты с учетом положений действующего законодательства.

Социальные услуги в рамках социального обслуживания на дому, включенные в перечень гарантированных государством социальных услуг, клиент оплачивает в размерах, установленных тарифами на гарантированные государством социальные услуги, действующими на дату заключения договора о предоставлении социального обслуживания на дому.

Дополнительные социальные услуги в рамках социального обслуживания на дому, оказываются клиенту на условиях полной оплаты по перечням и тарифам, действующим на дату заказа дополнительной услуги.

Оформляется на формате бланка документа – А 4 (210 х 297 мм)

Бланк перечня изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В левой части производиться расчет на оплату услуг. Существует полная, частичная и бесплатная оплата.

Расчет: (размер пенсии – прожиточный минимум)*0,25 – фиксированный коффициэнт=оплата.

Справа указывается, перечень – это приложение к договору с «Обслуживаемым». Слово приложение пишется заглавными буквами по середине строки, а «к договору с обслуживаемым»» пишется строчными буквами.

Правая часть предназначена для написания Ф.И.О., имя и отчество ставится за фамилией.

Реквизит «наименование вида документа» пишется по центру заглавными буквами. Ниже реквизита «наименование вида документа», также по центру пишется реквизит «заголовок к тексту» строчными буквами. Он согласовывается с вышерасположенным реквизитом через вопрос (чего?).

Ниже располагается таблица, ее границы заканчиваются в конце листа, левой и правой границ нет.

Шапка оформляется правильно. Столбцы не пронумерованы. Столбец «Дата» оформлен не верно, так как день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а в конце приписывается «буква г.».

Данная таблица содержит дублирующую информацию например: «Размер пенсии», «Уровень прожиточного минимума» – это указано в левом углу. Данный недочет влечет нагромождение и неудобство для восприятия глаза. Для большей ясности можно было бы добавить столбец «наименование социальной услуги» так значительнее было бы опознавать социальные услуги.

Данный вид документа лишен следующих реквизитов: наименование организации, дата и регистрационный номер, место составления и подписи руководителя, так же бланк перечня не утверждается, отсутствие всех вышеперечисленных реквизитов лишает документ юридической силы.

Для создания выше перечисленных документов, входящих в личное дело используются компьютерные шаблоны, где основная информация пропечатана, а переменная может печататься или, что чаще всего прописываться от руки. Состав документов, их заполнение утверждено приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)».

После заключения всех необходимых процедур, перечисленные выше документы скрепляются посредством скоросшивателя, на него наклеивается титульный лист. Он содержит справочные данные об обслуживаемом. Такое личное дело хранится не менее 3 – ех лет с момента снятия с обслуживания.

В каждом отделении социального обслуживания существует своя база данных обслуживаемых. Она имеет вид таблицы, которая создана в программе excel. Данная таблица включает в себя следующие графы: Ф.И.О., год рождения, адрес, телефон, категория, инвалидность, паспортные данные, родственники, № отделения, Ф.И.О. социального работника, дата принятия.

У секретарь учреждения есть свой вариант таблицы, куда входят обслуживаемые со всех отделений (21 отделений). Если необходимо произвести снятия с обслуживания, секретарь также как и специалист отделения фиксирует этот факт в своей таблице, указав причину снятия.

3. Порядок работы с документами

3.1 Общая характеристика системы делопроизводства

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» присутствует следующий видовой состав документов: организационно-правовые документы, плановые, распорядительные, бухгалтерские, кадровые и т.д.

За 2010 год в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» создано и отправлено 785 документов, а получено и обработано 983, данное количественное соотношение оформлено в виде диаграммы, которая представлена в (см. рис. 4, с. 74).

Рис. 4. Диаграмма – соотношение входящих и исходящих документов. (Составлено автором).

Следующим соотношением будет количество входящих и внутренних документов, созданных в учреждении в 2010 году. Данное соотношение представлено (см. рис. 5, с. 75).

Рис. 5. Диаграмма – соотношение входящих и внутренних документов. (Составлено автором).

Касаемо подлинников и копий, которые создаются в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», данные по их соотношению представлены в диаграмме (см. рис. 6, с. 75).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12