Дипломная работа: Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения

1.  общие положения – определяют цель утверждения правил, круг лиц, на которые они распространяются, случаи, в которых применяются;

2.  основные права и обязанности работодателя – в соответствии с ТК РФ на работодателя возложена обязанность по организации труда работников (создание безопасных условий труда, обеспечение трудовой дисциплины, представление установленных законодательством прав и гарантий);

3.  основные права и обязанности работников – конкретизируется права и обязанности работников, установленные ТК РФ, применительно к специфике конкретного работодателя;

4.  порядок приема, перевода и увольнения работников – перечисляются документы, сопровождающие процедуры приема, перевода и увольнения работников, а также лица, наделенные специальными полномочиями для совершения указанных действий, иные особенности;

5.  режим рабочего времени и времени отдыха – содержит информацию о времени начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительности рабочей недели, выходных днях, количество смен в сутки, времени обеденного перерыва, перечень должностей работников с ненормированным рабочем днем, основание и продолжительность дополнительных отпусков, место и сроки выплаты заработной платы;

6.  поощрения за успехи в работе – перечисляются виды поощрений, применяемые к работникам у данного работодателя;

7.  дисциплинарная ответственность – определяет порядок наложения дисциплинарных взысканий, предусмотренных трудовым законодательством, виды нарушений, которые у данного работодателя относятся к дисциплинарным проступкам разной тяжести.

Правила внутреннего трудового распорядка в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» (ПРИЛОЖЕНИЕ 4) являются приложением к коллективному договору. Они согласованы с Председателем профсоюзного Комитета работников Н.Н. Федоровой и утверждены директором учреждения Н. А, Киреевой, но без даты согласования и утверждения. Работники учреждения ознакомливаются с Правилами внутреннего трудового распорядка под роспись.

Правила внутреннего трудового распорядка ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» оформляется следующим образом:

Документ печатается на бумаге белого цвета.

Поля отклонены от стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» правое на 5 мм, верхнее на 5 мм, нижнее на10 мм.

Так как правила внутреннего трудового распорядка является приложением к коллективному договору, то в правом углу указывается следующие «ПРИЛОЖЕНИЕ 2», данное оформление является неверным, так как здесь отсутствует символ №, наименование распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Ниже в правом углу находится гриф утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ:» пропечатано заглавными буквами. В конце стоит двоеточие. Дальше указывается должность (она начинается со строчной буквы) и наименование учреждения, но наименование учреждения указано неверно. Уставом ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» предусмотрено полное наименование учреждения: государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» здесь написано «ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов г. о. Сызрань»». Под наименованием учреждения располагается роспись и расшифровка подписи. Ниже отведено место для написания даты, но это место не заполнено. Гриф утверждения заверен гербовой печатью, оттиск которой проставлен на подписи, это затрудняют прочтение как одного, так и другого юридически значимого реквизита. Левый угол предназначен для грифа согласования оформляется следующим образом: пишется прописными буквами «СОГЛАСОВАНО:», ставится двоеточие. Ниже указывается должность и наименование учреждения, наименование учреждения, роспись, расшифровка подписи и дата оформлено по подобию как описано в грифе утверждения правил внутреннего трудового распорядка.

Ниже указывается наименование вида документа. Первая буква прописная, далее идут строчные.

Правила содержат несколько разделов:

1.  порядок приема, перевода и увольнения работников;

2.  основные обязанности работников;

3.  основные обязанности Администрации;

4.  рабочее время и его использование;

5.  поощрения за успехи в работе;

6.  ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Первый раздел Правил регламентирован в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядка приема, перевода и увольнения работников. В этом разделе говорится о том, что работники реализуют свое право на труд на основании личного заявления и трудового договора с ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».1

В четвертом разделе говорится о рабочем времени и его использовании. Здесь не указана работа в выходные и нерабочие праздничные дни, ничего несказанно о ненормированном рабочем времени. Привлечение работников к работе в выходные дни происходит без письменного соглашения работника. За это ему дается отгул.

Шестой пункт посвящен ответственности за нарушение трудовой дисциплины. Нарушение трудовой дисциплины, то есть неисполнение или ненадлежащие исполнение по вине работника обязанностей, возложенных на него Правилами внутреннего трудового распорядка.2

За нарушение трудовой дисциплины администрация учреждения применяет следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение.3

До применения взыскания от нарушителя трудовой дисциплины должны быть затребованы объяснения в письменной форме. В случае отказа работника дать объяснения составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснение не может служить препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

В коллективном договоре листы не пронумерованы. Главы сливаются с основным текстом, так как напечатаны одинаковым размером шрифта, не выровнены по центру. На мой взгляд можно было так же выделить полужирным начертанием наименования глав.

Текст Правил находится в отделе кадров.

Должностные инструкции – локальный организационно-правовой документ, определяющий основные функции, должностные обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им трудовой функции по определенной должности.

Должностная инструкция не является обязательным документом, однако должностные инструкции призваны помочь работникам лучше ориентироваться в своих должностных обязанностях и представляют работодателю право требовать от работника исполнения своих должностных обязанностей, должностные обязанности работника можно включить в условия трудового договора, однако при большой текучести кадров эта процедура может стать трудоемкой.

Не требуется составление должностной инструкции на каждого работника, а если работники занимают одинаковые должности, но выполняют разовую работу, должности необходимо переименовать либо составить именные должностные инструкции.

Разрабатывая должностные инструкции, можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих в котором содержится перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Характеристики должностей содержат три раздела:

·  «должностные обязанности» – приводится перечень функций, которые выполняются по данной должности;

·  «должен знать» – указываются требования о наличии обязательных знаний и навыков, необходимых для выполнения трудовой функции;

·  «требования к квалификации» – излагаются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, стажу работы.

Должностная инструкция может содержать следующие разделы:

·  «Общие положения» – включает наименование должности в соответствии со штатным расписанием, отнесение ее к определенной категории (специалист, технический исполнитель) и содержит основные сведения о ней»;

– название структурного подразделения;

– подчиненность работника;

– порядок назначения и освобождения от должности;

– порядок замещения должности в период отсутствия работника.

·  «Задачи и функции» включает формулировку основного назначения должности и перечисляет действия, которые должен выполнять работник;

·  «Обязанности» – устанавливает порядок исполнения работником своих должностных обязанностей;

·  «Права» – определяет права, предоставляемые работнику для реализации возложенных на него обязанностей. И порядок осуществления этих прав;

·  «Ответственность» – определяет ответственность работника за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных на него обязанностей;

·  «Взаимоотношения» – фиксирует внутриорганизационные связи и контакты, возникающие при выполнении работником своих обязанностей.

Должностные инструкции в организации ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» (ПРИЛОЖЕНИЕ 5) составлены не на всех социальных работников. Отсутствие этих документов для отдельных должностей является серьезным недостатком организации документирования и прямым нарушением норм трудового законодательства. Для ознакомления с должностной инструкцией составляется ведомость для социальных работников. При приеме на работу заведующий отделением знакомит нового работника с должностной инструкцией, после чего он расписывается в ведомости и ставится дата. В данной организации отдел кадров эту работу не выполняет. Отсутствие визы ознакомления – обязательного реквизита должностной инструкции – является серьезной ошибкой, снижающей правовое значение документа. В некоторых случаях это может стать причиной трудовых конфликтов и судебных споров.

Рассмотрим оформление этого вида документа на примере должностной инструкции специалиста ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».

Должностная инструкция специалиста по социальной работе ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» оформлена на стандартном листе бумаги формата А4.

Поля отклонены от стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» правое на 5 мм, верхнее на 5 мм, нижнее на10 мм.

В правом углу находится гриф утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ:» пропечатано заглавными буквами. Ошибкой является размещение двоеточия после этого слова. Это слово выровнено по правому краю листа. Далее указаны должность и наименование учреждения; заметим, что наименование организации указано неверно. Уставом ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» предусмотрено полное наименование учреждения: государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» здесь написано «ГУ Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов г. о. Сызрань»». Под наименованием учреждения располагается роспись, под росписью – расшифровка подписи. Ниже проставляется дата. Она оформлена неверно, так как здесь предусмотрен словесно-цифровой способ оформления, т.е. вместо положенного «марта» пишется «03» и год прописывается с буквой «г.» на конце. Гриф утверждения заверен гербовой печатью, которая проставлена на должности и затрагивает собственноручную подпись, не затрудняя, впрочем, ее восприятие. Размещение печати на грифе утверждения является ошибкой, нарушением норм документирования, поскольку печать должна удостоверять другой реквизит – подпись. Кроме того, в должностных инструкциях реквизит «печать» не предусмотрен.

В левом углу листа расположен грифа согласования, оформленный следующим образом: прописными буквами написано «СОГЛАСОВАНО:», ставится двоеточие (размещение двоеточия является ошибкой). Ниже указана должность и наименование учреждения, наименование учреждения, роспись, расшифровка подписи и дата оформлено по подобию как описано в грифе утверждения должностной инструкции.

Ниже указывается наименование вида документа прописными буквами. Дальше написано подразделение, для которого предназначена эта инструкция; затем указывается должность в им. п., ед. ч.

Должностные инструкции содержат разделы:

1.  Общие положения;

2.  Должностные обязанности;

3.  Права;

4.  Ответственность.

Нумерации страниц нет.

Должностная инструкция согласована с председателем профкома ГУ СО «Центра» и утверждена директором. Визируется заместителем директора О.А. Расходовой, инспектором по кадрам Н.В. Середой. Составлена юристом В.В. Рябовой.

Виза согласования оформлена следующим образом:

После слов «Визы согласования:» ставится двоеточие и далее одна под другой размещаются визы. Расположение виз зависит от статуса визирующего должностного лица. Первая виза заместителя директора ГУ СО «Центр…» О.А. Расходовой. Здесь неверным является сокращение должности вместо «заместитель» пишется «Зам.» и, как и в рассмотренных выше документах, неправильно указано наименование организации. Вторая виза принадлежит инспектору по кадрам Н В. Середе.

Дальше указывается должностное лицо, подготовившее данный документ; это оформлено следующим образом: написано «Подготовил»; в следующей строке указана должность, роспись, расшифровка росписи.

Работник при поступлении на работу ознакамливается с ней, так как она составлена в одном экземпляре и на руки не выдается. После ознакомления с должностной инструкцией работник ставит свою роспись в отдельном листе ознакомления (согласования) каждый квартал.

Содержательная часть должностной инструкции содержит ряд недостатков. В первом разделе не дается четких обязанностей специалиста и они не полны и повторяют друг друга (как пункт 2.7 и 2.10). В пункте 2.6 специалист не оказывает социальные услуги на дому и не содействует в получении установленных законодательством льгот – все это является обязанностями социального работника. Здесь можно было написать, что специалист содействует в оформлении документов на получение ежемесячной материальной помощи, натуральной помощи и т.д.

Необходимо внести ряд должностных обязанностей в данный раздел, которые выполняет специалист по социальной работе, но они почему-то не прописаны в данном разделе, следующие обязанности:

– осуществляет прием, исполнение и контроль документов отделения;

– ежемесячно к 25 числу составляет и сдает отчетные документы;

– оформляет документы для их архивирования и составляет опись документов;

– выполняет работу по подготовке плановых совещаний, проводимых заведующим отделения (сбор необходимого материала, работа со СМИ), ведет и оформляет протоколы плановых совещаний;

– обеспечивает рабочее место заведующего отделением необходимыми канцелярскими принадлежностями;

– копирует документы на персональном ксероксе;

– осуществляет доставку писем, деловых бумаг, по назначению и указанию директора учреждения, а также получение их и доставка от других организаций.

2.2 Распорядительные документы

Приказ (распоряжение) о приеме на работу Т-1 ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», приведен в ПРИЛОЖЕНИИ 6. Приказ о приеме работника на работу имеет унифицированную форму №Т-1, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. под №1. Так же имеет форму по ОКУД с кодом 0301001.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу специалистом допускаются следующие ошибки:

В уставе учреждения закреплено полное и краткое наименование учреждения, полное государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», а в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу написано «ГУ Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»». Не указывается форма по ОКПО и не проставляется табельный номер работника. При принятии временно работника (на время отсутствия основного работника Маланьиной Н.А. (ежегодный отпуск) дату окончания работы оформляют следующим образом: по «Дату выхода Маланьиной Н.А.». Указывается лишь размер надбавки, а вид не указывается. Не прописывается время испытательного срока.

Основанием является трудовой договор.

Приказ подписывает директор ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и работник.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ1 увольнение работника может производиться: по инициативе работника, по инициативе администрации организации.

Приказ (распоряжение) об увольнении Т-8 (ПРИЛОЖЕНИЕ 7). Работник отдела кадров на основании заявления и резолюции руководителя организации готовит приказ об увольнении. Увольнение работника документируют с применением унифицированной формы Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Текст приказа об увольнении начинается словом «Прекратить действие трудового договора…уволить», затем указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер (в нашем случае табельный номер не указан), так же не указана форма по ОКПО структурное подразделение, должность, дата и номер трудового договора. Дата увольнения является важнейшим реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

В приказе об увольнении обязательно указывают причину увольнения (например: по собственному желанию (пункт 3 статьи 77 ТК РФ)).

Создается два экземпляра приказа: на хранение в отдел кадров и бухгалтерию для расчета работника.

Отпуск – разновидность времени отдыха, когда работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и может использовать предоставленное время по своему усмотрению.1

На время ежегодного оплачиваемого отпуска за работником сохраняется место работы и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

При оформлении приказа специалистом допущены следующие ошибки:

Приказ (распоряжение) о предоставления отпуска работникам оформляется в таблице. После шапки, идет нумерация столбцов, столбец «Должность (специальность, профессия) не пронумерован, номер пропущен.

Форма по ОКПО не заполнена, табельный номер работников не указан, не указан вид отпуска (Ежегодный дополнительный оплачиваемый, учебный без сохранения заработной платы…), отсутствует дата, роспись работника об ознакомлении с приказом.

Предоставление отпусков регулируется следующим приказом работодателя:

·  Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №Т-6, Т-6а);

·  Приказ о перенесении отпуска (изменение даты отпуска);

·  Приказ об отзыве из отпуска.2

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издается с использованием формы Т6а для нескольких работников (ПРИЛОЖЕНИЕ 8).

Он также имеет унифицированную форму. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска бухгалтерией заполняются записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60) и личная карточка работника (форма №Т-2).

Бланки форм документов для всех приказов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» изготовлены средствами вычислительной техники в масштабе 1:1.

Бланки печатаются краской одного цвета, как правило, черного. Все это выполняется в соответствии с ГОСТом 6.10.5–87.3

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дает объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами, с новой строки без абзаца. Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме. Срок исполнения проводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа, называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» приказы по основной деятельности оформляются следующим образом (ПРИЛОЖЕНИЕ 9):

Сверху по центру заглавными буквами пишется «ПРИКАЗ», на следующей строке написан чей является приказ, указывается должность и структурное подразделение, наименование учреждения.

Следующая строка центрируется, здесь указывается номер документа, на следующей строке пишется дата: «02 ноября 2010 года» – здесь смешено два способа оформления даты, ее следует оформить либо – 02.11.2010, либо 2 ноября 2010 г.

Следующая строка посвящена наименованию приказа «по основной деятельности», что совершенно не нужно.

Дальше идет наименование приказа, оно центрировано и выделено жирным, дальше следует черта которая делит текст документа на констатирующую и распорядительную.

Затем идет слово «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется прописными буквами, текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Первый пункт: «Назначить лиц,…» начинается с глагола в неопределенной форме. Во втором пункте приказа прописан ответственный. Третий пункт: «Начальнику ФЭО – главному бухгалтеру обеспечить:», начинается с ответственного, а в конце приказа стоит глагол в неопределенной форме, а дальше по списку в столбик прописано, что обеспечить.

Четвертый пункт: «Приказ довести до лиц в части их касающейся под роспись», хотя заключительным должен быть пункт о том на кого возложить контроль за исполнение приказа.

Затем идет должность, наименование учреждения, все прописано прописными буквами, выделено жирным, затем идет роспись и расшифровка подписи.

2.3 Документирование бизнес-процесса «социальное обслуживание на дому»

Социальное обслуживание на дому – это организация и осуществление процесса предоставления социальных услуг на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам, в соответствии с индивидуальной нуждаемостью в постоянной или временной посторонней помощи в связи с частичной или полной утратой возможности самостоятельного удовлетворения основных жизненных потребностей вследствие ограничения способности к самообслуживанию и (или) передвижению.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12