Дипломная работа: Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения

Дипломная работа: Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения

Дипломная работа

"Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения"

Введение

В дипломной работе будет рассмотрена тема «Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения (на примере ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»)».

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, органов местного самоуправления, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.

Особое внимание к этой сфере обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.

Работа с документацией – основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным.Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Хозяйственная деятельность предприятия фиксируется в контрактах, договорах, переписке; распорядительная деятельность директора – в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий – в актах и т.д.

В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.

В современных условиях значительного роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

Обработка и систематизация больших массивов документов – неотъемлемые элементы деятельности любой организации. Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности государственных учреждений.

Предметом исследования является документационное обеспечение ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань».

Цель дипломного проекта – проанализировать состояние и перспективы совершенствования делопроизводства ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

Реализация этой цели предполагает решение следующих задач:

– рассмотреть историю создания, функции и структуру ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»;

– проанализировать делопроизводственную и специальную документацию социального учреждения;

– показать порядок работы с документами;

– предложить направления и методы совершенствования ДОУ.

Полнота раскрываемой темы во многом определяется подбором источников. Источниковую базу дипломной работы составили законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие порядок документирования и оформления.

Законодательство Российской федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения учреждений организаций и предприятий.

К группе законодательных актов относятся: Конституция РФ1, Трудовой кодекс РФ2, Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации от 27. 07.20063 и др.

Конституция Российской Федерации – важнейший правовой акт России, регулирующий основополагающие сферы жизни и деятельности современной России: определяет сущность Российского государства, политика которого направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие человека.

Конституция гласит, что Государство гарантирует равенство прав и свобод человека и гражданина независимо от пола, расы, национальности, языка, происхождения, принадлежности к общественным объединениям, а также от других обстоятельств.

Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.

Трудовой Кодекс Российской Федерации – целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей.

Основными задачами трудового законодательства являются создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.

В Трудовом кодексе РФ прописана соподчиненность законодательных и нормативно – правовых актов (указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, акты органов местного самоуправления.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при: 1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; 2) применении информационных технологий; 3) обеспечении защиты информации.

В законе используются следующие понятия:

документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

распространение информации – действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;

электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной.

Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»1 определяет обладателя информации, устанавливает право на I доступ к информации.

Федеральный Закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 №184-ФЗ2. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции или к связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации;

разработке, принятии, применении и исполнении на добровольной основе требований к продукции, процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг;

оценке соответствия.

Настоящий Федеральный закон также определяет права и обязанности участников регулируемых настоящим Федеральным законом отношений.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ3. Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Действие настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях. Следует заметить, что срок действия этого закона ограничен; он истекает 01 июля 2012 г. Его должен заменить закон «Об электронной подписи», который в марте текущего года уже был принят во втором чтении Федеральным собранием.

Федеральный закон РФ от 22.10. 2004 №125 ФЗ «Об архивном деле в РФ»4 устанавливает порядок оформления, формирования и хранения дел, а также их дальнейшую передачу в архив РФ.

Существенное значение для регламентации кадровой деятельности, ее документационного оформления, имеют статьи, в которых определены понятие и правовой режим персональных данных.

Этим же Федеральным законом устанавливает порядок доступа к персональным данным. Персональные данные отнесены законом к категории конфиденциальной информации.

Также государственно-правовое обеспечение социальных служб в России развивается в Федеральных законах и подзаконных актах. К последним относятся: Постановления Правительства РФ, Указы Президента РФ.      

В 1995 году были приняты Федеральные законы «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации»1 и «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста и инвалидов»2, устанавливающие основные законодательные нормы социального обслуживания и способствующие развитию социальной работы. К 1997 году правовая база социальной базы начинает формироваться и систематизироваться. В 1997 году вышел «Сборник нормативных актов по вопросам социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов в нестационарных учреждений».

В Федеральном законе «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации» и в ст. 1 подчеркивается, что «социальное обслуживание представляет собой деятельность социальных служб по социальной поддержки, оказание социально-бытовых услуг и материальной помощи, проведение социальной адаптации и реабилитации граждан, находящихся в трудной жизненной ситуации».3 Важную роль играют статьи закона, в которых раскрывается основное содержание видов социального обслуживания – материальной помощи, социальное обслуживание на дому, социальное обслуживание в стационарных учреждениях, предоставление временного приюта, организации дневного пребывания в учреждениях социального обслуживания, консультативная помощь, социальный потранаж и другое.

Возможность осуществления социального обслуживания населения в условиях современной России становится реальной и ощутимой по мере организации и развития сети территориальных социальных служб и быстрого формирования отрядов профессиональных работников и других специалистов в области социальной работы, социальной педагогики и практической психологии. Социальные службы независимо от организационно-правовой формы оказывают социальное обслуживание бесплатно и за определенную плату. (ст. 16,17 ФЗ «Об основах социального обслуживания населения РФ»). Деятельность этих учреждений подлежит лицензированию в порядке закрепленном в ст. 18 этого же закона и определенном Правительством Российской Федерации. Финансирование государственных, муниципальных производится за счет соответствующих бюджетов, а частные и иные учреждения социального обслуживания – из источников предусмотренных их учредительными документами.

Целесообразно исходить из того, что социальное обслуживание населения как система характеризуется не просто суммой учреждений и динамикой их развития на определенных территориях Российской Федерации, а совокупностью таких составляющих, как определенных порядок взаимодействия органов и учреждений социального обслуживания, межведомственная взаимосвязь, последовательные обоснованные действия всех учреждений, направленных на поддержку различных слоев населения;

Форма организационной деятельности учреждений социального обслуживания, определенный способ устройства региональной упорядоченной совокупности учреждений, объединенных общими целями, задачами, функциями; финансово – экономическое и материально – техническое обеспечения деятельности учреждений, оказывающие социальные услуги населению; многоуровневое научно-методическое и кадровое обеспечение деятельности территориальных социальных служб; степень сформированности нормативно-правового поля, создающие необходимые условия для становления и развития социальных служб, и получение результатов социального обслуживания, выражающихся прежде всего в степени удовлетворенности клиентов социальных служб, эффективности социальных услуг.

Все вышеизложенное говорит о достаточности федеральной правовой базы в области социального обслуживания населения, являющейся единой для всех регионов Российской Федерации.

К нормативно-методической базе относятся так же государственные стандарты, перечни, классификаторы. Они разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 №26)1. В настоящий альбом включены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, который состоит из двух разделов: по учету кадров;

по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 1 октября 2010г2. В данном перечне прописаны срок хранения документов.

Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. Государственные стандарты утверждаются Госстандартом России.

Все государственные стандарты, действующие на территории России, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) – иерархически организованную систему квалификации и кодирования самих государственных стандартов.

ГOCT 6 10 5–87. «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»1 – настоящий стандарт устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов.

Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций, и организационно-распорядительную документацию.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе Организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. К этой же группе стандартов по содержанию примыкает стандарт, входящий терминологическую серию, ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело2 – настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30–20033 введен в действие 1 июля 2003 года, разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе Организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 «Система стандартов по информации, по библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»1, настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, назначаемые для внешнего или внутреннего пользования.

ГОСТ Р 52142–2003. «Национальный стандарт РФ. Социальное обслуживание населения. Качество социальных услуг»2 распространяется на предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам, осуществляемое государственными нестационарными учреждениями социального обслуживания Самарской области.

Цель Стандарта – установление единых требований к процессу, качеству, порядку и условиям предоставления социального обслуживания на дому.

Стандарт является обязательным для исполнения при предоставлении социального обслуживания на дому (кроме требований повышенного качества, которые не являются обязательными для исполнения).

Стандарт не распространяется на социальные услуги в сфере предоставления социального обслуживания учреждениями семьи, материнства и детства в Самарской области, а также предоставляемые на дому детям-инвалидам.3

Национальный стандарт Российской Федерации «Социальное обслуживание населения. Классификация учреждений социального обслуживания. ГОСТ Р 52498–2005»

Настоящий стандарт распространяется на государственные, являющиеся собственностью субъектов Российской Федерации, и иных форм собственности (негосударственные) учреждения социального обслуживания населения, предоставляющие социальные услуги гражданам, оказавшимся в трудной жизненной ситуации, и устанавливает классификацию этих учреждений. 1

Национальный стандарт Российской Федерации «Социальное обслуживание населения. Социальные услуги гражданам пожилого возраста. ГОСТ Р 53058–2008. Настоящий стандарт распространяется на социальные услуги, предоставляемые гражданам пожилого возраста государственными учреждениями социального обслуживания населения.

Стандарт устанавливает состав, объемы и формы предоставляемых социальных услуг.

Постановление Правительства РФ от 15. 06.2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»3, утверждает правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12