Дипломная работа: Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения

Рис. 12. Движение входящих документов. (Составлено автором)

Что касается исходящих документом, то их жизненный цикл включает следующие этапы:

1.  Подготовка исполнителем проекта документа.

2.  Согласование документа.

3.  Доработка проекта документа по замечанием.

4.  Повторное визирование документа.

5.  Подписание документа директором Центра.

6.  Регистрация документа

7.  Отправка документа.[1]

В таблице, Оргдиаграмма исходящего документа, показано как проходит изготовление документа.

Ниже представлена оперограмма движения исходящего документа (см. рис. 13, с. 80).

Рис. 13. Оперограмма исходящих документов. (Составлено автором)

Документы, которые подлежат отправке, должны быть отправлены в тот же день.

Движение внутренних документов ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» на стадии подготовки и оформления организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Журнал внутренней документации имеет следующий вид:

В данной журнальной форме содержаться ошибки: столбцы не пронумерованы, первая графа называется «№п/п», а по факту это регистрационной номер и дата документа, т.е. расхождения в наименовании и содержании столбца. Графа наименование документа содержит и наименование документа и краткое содержание документа. Графу «Кто подготовил» следует назвать исполнитель, обязательно должна быть графа о сроке исполнения и ходе исполнения документа.

На мой взгляд, журнал внутренней документации должен выглядеть следующим образом (см. рис. 14, с. 81).

Рис. 14. Шапка журнала исходящей документации. (Составлено автором)

Стоит отметить, что все документы, которые поступают или отправляются из ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», регистрируются в специальных журналах.

Основой построения поисковых систем является регистрация документ – фиксация создания или поступления документов путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей описью всех необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если поступивший документ не зарегистрирован и таким образом не подтвержден факт его поступления, организация как бы не берет на себя ответственность за него. Бумажная, журнальная регистрация устарела и нужно заменить ее автоматизированной. Такая смена позволит заниматься регистрацией нескольким людям, что сократит прикладываемые усилия и временные затраты.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения. Учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые плановые, отчетные, учебные финансовые. Бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направленные в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных стоятся учет документов, поиск и контроль исполнения.1

Входящие документы – основа всей деятельности организации работы. Ведь в основном работа в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» ведется на основании документов. Например, приказ о предоставлении ежемесячных отчетов, поступивших в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» регистрируется секретарем, затем после согласования с директором направляется к соответствующему исполнителю. В данном случае исполнителем является один из заместителей – Татьяна Сергеевна Гурина. Не исключены случаи, когда исполнителей больше одного. В этом случае, после согласования с руководителем, с приказа снимаются копии, и также направляются исполнителям. После того, как приказ прошел обработку исполнителями, секретарь пишет отчет о выполненной работе над приказом. После того как приказ будет исполнен, его подписывает директор, затем он отдает на регистрацию и отправку секретарю.

Кроме того, в организации, как правило, циркулируют документы, создаваемые в ней и непредназначенные для выхода из нее – потоки внутренней документации.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» прежде всего, идет работа со следующими видами документов: приказы, протоколы, докладные записки, объяснительные записки, заявления, акты, справки и т.д.

3.3 Организация контроля исполнения документов

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» за регистрацию входящих документов и правильное составление и оформление исходящих документов несет ответственность секретарь. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. При отсутствии конечной даты исполнения поручения должно быть исполнено в течение одного рабочего дня. Изменение срока, приостановка или отмена исполнения производится должностным лицом, установившим этот срок. Исполнитель должен не позднее, чем за 2 дня до истечения срока обратиться к должностному лицу письменно с мотивированной просьбой об изменении срока исполнения в случае невозможности выполнения мероприятия в срок. Документ считается исполненным после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам или другого документационного подтверждения исполнения документа. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, её расшифровка, дата. Исполненный документ подшивается в дело лицом, ответственным за формирование дела.

Контроль исполнения входящих документов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» осуществляется следующим образом: при поступлении документа в организацию, после первичной обработки секретарь регистрирует документы, затем отдает на рассмотрение директору, а директор в свою очередь проставляют визу на документе, в которой указывает действие и срок исполнения, затем он возвращает документы секретарю, то в свою очередь проставляет в журнале учета входящих документов красной ручкой букву «К» и дату, которую определил директор. Такая же пометка ставиться и на документе и ложиться в скоросшиватель, и лежит там до тех пор пока не снимется с контроля.

Затем дата контроля записывается в планинг и сутра в день сдачи документа секретарь звонит или подходит к исполнителю документа, либо сами исполнители подходят и приносят документ. После документ подписывает директор учреждения. Секретарь готовит его к отправке, он ставит регистрационный номер и дату документа и ссылку на регистрационный номер и дату документа, и проставляет номер дела в котором будет храниться документ. После чего документ из скоросшивателя направляется в дело, в котором он будет храниться. Анализа документов или обобщенных данных о состоянии исполнения в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» нет.

Конечно, такая система осуществления контроля является не надежной, так как секретарь может забыть, «замотаться» и не оповестить исполнителя, что влечет за собой к нарушению срока исполнения документа.

Контроль исполнения внутренних документов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» усложняет отсутствие единой службы ДОУ. Это приводит к возможным нарушениям сроков исполнения и снижению внутренней дисциплины производства. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» контроль за исполнением и чтением документов ни за одним конкретным специалистом. На практике такой контроль осуществляется лишь директором.

Это является существенным недостатком предприятия и может привести к потере документов и невыполнению обязательных действий.

Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения.

Различают два вида контрольной деятельности:

– контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;

– контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу поставленных вопросов это задача руководителя учреждения, организации или структурного подразделения.1

Такой контроль могут осуществлять и специалисты, занимающиеся указанными проблемами. Именно руководители подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов. За содержание документа, выходящего за пределы организации, ответственность несет должностное лицо, подписавшее его. Как правило, таким лицом является руководитель организации или в крупных учреждениях и на предприятиях руководители структурных подразделений.

Действенный контроль способствует своевременному и качественному исполнению документов, получению аналитической информации, для деятельности структурных подразделений, филиалов, и сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль за исполнением документов включает в себя несколько этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Уровни контроля за документацией

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

•  контроль своевременности исполнения поручений и документов;

•  контроль соответствия формы создаваемых документов их содержание;

•  контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

•  контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

•  контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

•  контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на вопросы.

Если контроль своевременности исполнения и чтения экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.1

В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:

•  отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных документов, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;

•  обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в том формализованном виде;

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту ею регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, определяется условный срок, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12