Дипломная работа: Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения

Для поддержания УСД в актуальном состоянии предусматривается внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости. Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации-нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют Общероссийские классификаторы. Совокупность классификаторов технико-экономической и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).

Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях: Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) 1

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

3. Классификаторы информации о населениях и кадрах:

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)2;

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН)3 и др.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы.

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) предназначен для использования организациями всех форм собственности при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров.

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)4 содержит наименования и коды предприятий и организаций, обладающих правом и обязанностями юридического лица.

Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере ОКУД выглядит следующим образом.5

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации. В рамках документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для регистрации форм документов;

контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

|Объектами классификации ОКУД являются общероссийский инфицированные формы документов, утвержденные министерствами Российской Федерации разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения, входящих в утвержденные унифицированные системы документации. Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» проставляются на документах при их изготовлении. Таким образом, Общероссийские классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и ценных в установленном порядке, обязательных для применения при автоматизации процессов обработки информации. Таким образом Общероссийские классификаторы представляют систематизированные перечни наименований и кодов объектов и классификационных группировок, разработанных и введенных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям, уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

В 1991 году Росархивом была разработана и предложена для внедрения государственная система документационного обеспечения управления1. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Этот документ носит рекомендательный характер и является наиболее полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения управления.

ГСДОУ – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации совершенствования работы аппарата управления.2

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технологических средств.

УСД – комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.1 В справочнике проведена унификация специалистов рекомендации труда работников, а также для обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения принципов тарификации работ, основанных на их сложности. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван назначить рациональное разделение труда, создать действенный механизм назначений функций, полномочий и ответственности, четкую ориентацию трудовой деятельности работников в современных условиях рыночных отношений. Являясь нормативным документом, каждая квалификационная характеристика является нормативным документов, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления персоналом на предприятиях, учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.

Квалификационные характеристики, включенные в настоящий выпуск Справочника, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов.

В основу построения Справочника положен должностной признак, поскольку требования к квалификации работников определится их обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливав именования должностей.

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которые включены в Справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016–94 (ОКПДР)1, введенным в действие с 1 января 1996 г.

Но помимо федерального законодательства рассматриваемого в дипломной работе «Центра…» опирается на локальные законодательные акты – это в первую очередь, законы Самарской области.

Так, например закон Самарской области от 05.03.2005 г. №77 – ГД «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями по социальной поддержке и социальному обслуживанию населения»2 закрепляет, каким муниципальным районам передаются государственные полномочия, а также какими государственными полномочиями наделяются органы социальной поддержки и защиты населения.

В Законе Самарской области от 30.12 2005 г. №245 – ГД «Об обеспечении транспортными средствами инвалидов войны и лиц к ним приравненных»3 рассматриваются категории лиц, имеющих право на получение транспортного средства, а также определяет порядок обеспечения и пользования транспортными средствами. Также есть закон устанавливающий порядок работы с ветеранами Великой Отечественной войны, закон Самарской области – от 28.12.2004 №169-ГД «О социальной поддержке ветеранов Великой Отечественной войны-тружеников тыла, ветеранов труда, граждан, приравненных к ветеранам труда, реабилитированных лиц, лиц признанных пострадавшими от политических репрессий»4. Рассматриваемый закон устанавливает меры социальной поддержки вышеописанных категорий граждан.

Итак, проанализировав основные нормативно-правовые акты, стоит отметить, что ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» ведет свою деятельность, опираясь на выше перечисленные нормативно-правовые акты.

Основной источниковой базой для написания дипломной работы являются документы ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» Устав, Правила Внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор, должностные инструкции и др.

В уставе1 ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» указывается полное, сокращенное наименование учреждения. Прописан правовой статус «Центра». Закреплены основные задачи учреждения. Описана структура учреждения. Прописан порядок ликвидации и реорганизации организации.

В правилах внутреннего трудового распорядка2 ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» описывается порядок приема, перевода и увольнения работников. Прописаны основные обязанности работников и администрации учреждения. Говорится о продолжительности рабочей недели. Предусмотрены поощрения за успехи в работе и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

В коллективном договоре3 описывается трудовые отношения между работником и работодателем. Так же дается понятия этим терминам. Более подробно описывается рабочее время и время отдыха. Описывается оплата труда, социальные льготы, и гарантии деятельности профсоюзной организации.

Должностная инструкция специалиста по социальной работе4. В ней вначале описывается для кого она предназначена. Затем прописаны должностные обязанности, а также права и ответственность.

В положении о государственном учреждении Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»5 прописано структура учреждения, порядок реорганизации и ликвидации. Описано за чей счет существует учреждение. Прописаны услуги, которые вправе выполнять «Центр». Установлены основные задачи учреждения. Подробно рассмотрены структурные подразделения «Центра».

Заканчивая обзор существующей законодательной и нормативно-правовой базы документационного обеспечения деятельности, следует еще раз подчеркнуть, что она представлена множеством документов федерального уровня. Часть документов посвящена отдельным вопросам кадрового делопроизводства, другие затрагивают процессы создания и оформлению документации.

Что касается анализа литературы, то тут были изучены монографии и учебные пособия: М.Ю. Рогожина «Организация делопроизводства предприятия» М., 20101. В книге излагаются ключевые вопросы организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия. Подробно освещается специфика организационного регулирования документального обеспечения управления (ДОУ) и его правовая база. В доступной форме излагается технология создания с нуля службы ДОУ предприятия, подкрепленная значительным количеством примеров и образцов документации предприятия. В книге содержатся рекомендации по организации работы персонала службы ДОУ, а также примерные тексты должностных обязанностей ее сотрудников. Пособие подготовленно с учетом требований ГОСТ Р 6.30–2003, ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и других нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документального обеспечения управления на предприятии.

Андреева В.И. «Делопроизводство: Организация и ведение» изд-во Кнорус, 20102. Дается системное представление о составе управленческой документации, приводятся требования к административному (общему) делопроизводству, а также к некоторым специальным системам делопроизводства: по обращениям граждан и кадровому. Подготовлено с учетом порядка осуществления в российских организациях государственного контроля (надзора) и муниципального контроля.

Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управление). Приор, 20083. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов орагнизационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, а также особенности работы с кадровыми документами.

С точки зрения оформления документов была проанализирована следующая литература: Делопроизводство (организация и технология ДОУ) под ред. Кузнецовой Т. В4., работа Кудряева В.А. «Организация работы с документами»5, работа Рогожина «Теория организации»1, работа Раздорожного А.А. «Документирование управленческой деятельности»2.

В данных работах содержаться основные требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов, а также рассматриваются практические вопросы организации делопроизводства и документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях.

Учебное пособие Печниковой А.В. «Документация отдела кадров предприятия»3 соответствует программе курса «Документоведение» для высших учебных заведений, в учебном пособии характеризуются основные нормы и правила составления документов, приводятся сведения, необходимые для их правильного оформления на основе действующего стандарта. В издании М.Ю. Рогожина «Делопроизводство в кадровой службе»4 анализируется не только технология управления, но и их документационное обеспечение. Подробно рассмотрен каждый шаг работы с персоналом – от набора до увольнения. Все шаги сопровождаются примерами кадровой документации.

Статья Кузнецовой Т.В. Организация делопроизводства требует специальных знаний.5 В данной работе приводятся понятия терминов «делопроизводство», «документационное обеспечение управление». Рассказывается о задачах, которые стоят перед службой ДОУ, занимающихся управлением документами. Дается представление об укомплектованности специалистов для достижения этих задач.

Статья Варламова Л.Н. Стандартизация управления документацией в России: современный этап.6 В данной публикации представляется роль стандартизации в жизни общества и государства. Описываются принципы стандартизации.

Статья Дорониной Л. Составление и оформление приказов7. В данной работе автор подробно рассказывает, как грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Так же были изучены работы Р. Бакер «Словарь социальной работы», журнальная статья «Социальной службы России: от оптимального минимума к гармонии разнообразия» Топчий Л.В., «Теория социальной работы» Фирсов М.В. И Студева Е.Г., Зайнышев И.Г. «Технология социальной работы». В «Словаре социальной работы» Р. Беккера8 социальное обслуживание трактуется как «предоставление конкретных социальных услуг для удовлетворения потребностей, необходимых для их нормального развития, людям зависящим от других, и которые не могут сами о себе позаботиться».

В журнальной статье «Социальной службы России: от оптимального минимума к гармонии разнообразия» Топчий Л.В.1 Описывает структуру и принципы работы социальных служб, которые, по его мнению, представляются наиболее оптимальными в нашей стране.

В учебном пособии «Теория социальной работы» Фирсов М.В., Студева Е.Г.2 авторами рассматриваются теория и методы социальной работы, а также анализируется инструментарий работы с различными категориями граждан по обеспечению социальной защиты.

В работе Зайнышева И.Г. «Технология социальной работы» 3 раскрываются теорико-методологические основы технологии социальной работы, а также анализируется инструментарий работы с различными категориями граждан по обеспечению их социальной защиты.

В соответствии с изученными законодательными, нормативно-правовыми актами, литературой составлена следующая структура дипломной работы. Дипломная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка неопубликованных источников, списка опубликованных источников, списка литературы, приложений. В первой главе рассматривается история, структура и деятельность ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань». Вторая глава посвящена анализу управленческой документации ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань». В третей главе описывается документирование социального обслуживания, порядок работы с документами в ГУ СО «Центр…». В четвертой главе приведены рекомендации по направлению и методам совершенствования ДОУ.

Практическую ценность дипломной работы представляет рекомендации по направлению и методам совершенствования ДОУ В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».

1. История, структура и деятельность ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

1.1 История создания ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

Дореволюционная Россия не имела государственной системы обеспечения, кроме частной благотворительности. В ноябре 1917 года создается наркомат государственного Презрения. На него были возложены функции: забота об инвалидах войны и их семьях, стариках, несовершеннолетних, охрана материнства и младенчества.

В городе Сызрани к марту 1918 года был создан комиссариат Призрения. Его возглавил комиссар Базанов.

28 апреля 1918 года Народный Комиссариат Государственного Призрения Постановлением Совета Народных Комиссариатов №453 переименовывается в Народный Комиссариат Социального Обеспечения. Комиссариат Призрения города Сызрани переименовывается в уездный отдел социального обеспечения Сызранского уездного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов.

1 мая 1918 года образован городской отдел социального обеспечения, который также был подчинен уездному Совету рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов. Создаются подотделы: пайка, выдачи пенсий, призрение престарелых и детских домов, комиссия по организации помощи пострадавшим от белогвардейского мятежа. В отдел поступает имущество, конфискованное у буржуазии. Эти вещи бесплатно раздаются нуждающимся, а также в созданные учреждения.

Уездный отдел социального обеспечения обслуживает 42 волости Сызранского уезда. На учет было взято 7510 семей. На попечении городского отдела социального обеспечения находились:

·  «Дом для призреваемых мужчин»;

·  2 «Дома престарелых женщин»;

·  4 приюта.

Кроме того, был открыт «Дом увечных воинов». В нем проживало 30 человек.

В это время социальное обеспечение в большинстве случаев выражалось в снабжении продовольствием, одеждой, топливом. Выдача пенсий и пособий шла из сумм Сибирского губернского отдела социального обеспечения.

Городской отдел социального обеспечения в 1919 году располагался на Казанской (ныне ул. К. Маркса) улице, дом 10.

В конце 1919 года городской отдел социального обеспечения был упразднен и его функции переданы в уездно-городской отдел социального обеспечения. Заведовал отделом     Михаил Владимирович Никитин. Общее число призреваемых равнялось 215 человек. Отдел социального обеспечения располагался на ул. Пензенская, 10.

28 ноября 1919 года принято Постановлением Комитета партии «О прекращении нищенства». Отделу социального обеспечения Сызранского уезда исполкома необходимо было открыть «мастерские в соответствии с трудоспособностями» для прекращения нищенства. За год было организовано 19 артелей инвалидов: 3 в городе, 16 в уезде.

После окончания гражданской войны город Сызрань был наполнен беженцами. Исполком Уездно-городского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов поручает отделу социального обеспечения «…провести в 2-х недельный срок рассортировку беженцев: трудоспособных в распоряжение УЧРАБСИЛы, нетрудоспособных – в дома призрения, безродных детей – в приюты, отдела народного образования…»

В 1921 году отдел социального обеспечения (заведующий отделом Сазанов) формирует подотделы:

·  управление делами;

·  организационный;

·  материально-финансовый;

·  учреждение социального обеспечения;

·  пенсий и пособий.

В 1923 году отделом социального обеспечения руководил Матюшин. В отделе работало 5 штатных сотрудников. Адрес отдела: ул. Луначарского, 10. В 1927 году штат сотрудников сокращен до 2-х человек: заведующий и секретарь.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12