Дипломная работа: Моделирование бизнес-процессов на примере компании-разработчика программного обеспечения

-  для разработки новых проектов – унифицированного процесса разработки;

-  для сопровождения – использование инкрементального процесса.

2.4 Оптимизация процессов разработки и сопровождения

При переходе к проектному управлению необходима реорганизация бизнес-процессов в соответствии с жизненным циклом реализации проектов. Жизненный цикл проекта – это комбинация процессов и подпроцессов, необходимых для создания (реализации) объекта или решения. Так, жизненный цикл проекта в стандарте PMI (Project Management Institute, США) состоит из следующих фаз:

-  начальная фаза (инициирование проекта);

-  разработка;

-  реализация;

-  завершение.

Каждая фаза характеризуется получением одного или нескольких результатов, достигаемых в заданное время.

Фазы могут обладать следующими характеристиками:

-  границы;

-  вход, выход;

-  длительность;

-  операции;

-  участники;

-  бюджеты.

Проблематика управления проектами в современном менеджменте подробно разработана и доведена до стандартов. В стандартах проектного управления PMI жизненный цикл проекта разбивается на следующие типовые этапы:

-  процесс инициирования – принятие решения о начале выполнения проекта;

-  процесс планирования – определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

-  процесс исполнения – координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

-  процесс анализа – определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям и принятие решения о корректирующих воздействиях;

-  процесс управления – определение корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

-  процесс завершения – формализация выполнения проекта и приведение его к упорядоченному финалу.

Процессы управления проектами приведены на рисунке 9.

Рисунок 9. Процессы управления проектами

Каждый этап управления обладает следующими характеристиками:

-  границы;

-  документы на входе, документы на выходе;

-  временной регламент;

-  операции;

-  участники.

С учетом того, что в компании есть проекты различной направленности и с разными моделями управления, необходимо рассматривать переход к мультипроектному управлению. Основными принципами мультипроектного управления являются следующие:

-  рассмотрение управления потоком проектов с позиции общих корпоративных целей компании;

-  ведение систематизированного реестра проектов, позиционирование проектов по классификаторам реестра, задание типологии основных групп проектов;

-  дифференцированное применение моделей управления для различных групп проектов, формирование механизмов управления проектами или группами проектов в зависимости от прав, переданных центрам проектных компетенций;

-  создание иерархической архитектуры системы управления проектами;

-  использование возможностей мультипроектного управления ресурсами, составление балансов по ограниченным ресурсам;

-  формирование и использование корпоративной мультипроектной базы данных;

-  формализация, накопление и анализ опыта реализации проектов и непрерывное совершенствование корпоративных стандартов их выполнения (технологии, процедуры, организационные структуры, бизнес-процессы), построение менеджмента, основанного на знаниях;

-  бюджетирование проектов, включение бюджета проектов в основной бюджет компании.

В рамках данной работы рассматриваются две группы процессов:

-  проекты по разработке новых прикладных систем;

-  проекты по сопровождению существующих систем.

Первая группа проектов полностью соответствует общепринятому пониманию термина «проект», т.к. в результате производится уникальный продукт – новая прикладная система, которая в дальнейшем может пойти в массовое распространение, внедрение и сопровождение.

Вторая группа проектов скорее приближена к непрерывному производству, т.к. сопровождение производится на постоянной основе, однако в силу специфики заказчиков компании контракты на сопровождение заключаются на определенный бюджетом заказчиков срок (как правило, год), соответственно, существует необходимость инициации и завершения проектов по сопровождению. Кроме того, с учетом индивидуального подхода компании к каждому заказчику в результате проектов по сопровождению также производится уникальный продукт с учетом индивидуальных надстроек по требованию заказчиков.

3.Результаты и рекомендации

3.1 Описание бизнес-процессов «как должно быть

Жизненный цикл нового проекта представлен на диаграмме деятельности (Рисунок 10).

Рисунок 10. Жизненный цикл нового проекта

Создание Устава проекта

Устав проекта – официальный письменный документ, который формально признает и подтверждает факт существования проекта. Создание Устава проекта позволяет достичь следующих целей:

-  официальное подтверждение начала реализации проекта;

-  выделение проектных ресурсов;

-  обеспечение единства целей;

-  назначение руководителя проекта;

-  изложение общего содержания и целей проекта;

-  определение масштаба проекта и количества итераций.

Документы на входе:

-  имеющаяся исходная документация по проекту (контракт, постановка задачи, общее описание и пр.).

Документы на выходе:

-  Устав проекта.

Временной регламент:

-  длительность этапа зависит от масштабов проекта, его срочности и прочих факторов, индивидуальных для каждого нового проекта.

Операции:

-  определение общего содержания проекта;

-  определение целей и задач проекта;

-  определение требований;

-  коммерческое обоснование;

-  оценка затрат и ресурсов;

-  определение функций и обязанностей.

Участники:

-  руководитель проекта;

-  заинтересованные лица.

Определение плана итераций

При определении масштаба проекта обязательно должно быть определено количество итераций, необходимых для завершения проекта. Для каждой итерации на основании данных о масштабе проекта определяются сроки завершения и приблизительный объем конечного продукта после каждой итерации.

Документы на входе:

-  Устав проекта.

Документы на выходе:

-  План итераций.

Временной регламент:

-  1-5 дней.

Операции:

-  определение сроков завершения каждой итерации;

-  определение результатов каждой итерации.

Участники:

-  руководитель проекта;

-  заинтересованные лица.

Планирование итерации

Итерации планируются последовательно, в каждый момент времени известен план текущей итерации. При высокой степени определенности проекта возможно планирование текущей и следующей итераций. Для каждой итерации определяются проводимые стадии и сроки их завершения. Следует учесть, что желательно на разработку выделить около 1/6 общей длительности итерации, наиболее длительная стадия – проектирование.

Документы на входе:

-  Устав проекта;

-  План итераций.

Документы на выходе:

-  План следующей итерации.

Временной регламент:

-  1-5 дней.

Операции:

-  определение выполняемых стадий (анализ, проектирование, реализация, тестирование);

-  определение сроков завершения каждой стадии;

-  определение результатов каждой стадии;

-  определение ресурсов и ответственных.

Участники:

-  руководитель проекта;

-  заинтересованные лица.

Планирование каждой стадии

При известном сроке завершения стадии планируется объем работ из первоначально обозначенного объема итерации, который будет выполнен за указанное время выделенными ресурсами.

Документы на входе:

-  План текущей итерации;

-  Результаты предыдущей итерации;

-  Результаты предыдущей стадии.

Документы на выходе:

-  План текущей стадии.

Временной регламент:

-  1-2 дня.

Операции:

-  декомпозиция стадии на задачи;

-  определение сроков завершения каждой задачи;

-  определение ресурсов и ответственных.

Участники:

-  руководитель проекта;

-  заинтересованные лица.

Выполнение каждой стадии

Выполнение каждой стадии происходит параллельно с планированием следующей стадии (при ее наличии).

Документы на входе:

-  План текущей стадии.

Документы на выходе:

-  для стадии анализа:

o  постановка задачи (ТЗ и пр.) (образец документа приведен в Приложении 1);

o  тестовый пример (образец документа приведен в Приложении 1);

-  для стадии проектирования:

o  технический проект (образец документа приведен в Приложении 1);

-  для стадии реализации:

o  описание реализации (образец документа приведен в Приложении 1);

o  краткое руководство (образец документа приведен в Приложении 1);

-  для стадии тестирования:

o  отчет о тестировании (образец документа приведен в Приложении 1);

o  ведомость замечаний (образец документа приведен в Приложении 1);

o  отчет об устранении замечаний (образец документа приведен в Приложении 1).

Временной регламент:

-  срок выполнения каждой задачи должен соответствовать сроку, указанному в плане текущей стадии;

-  срок выполнения каждой стадии должен соответствовать сроку, указанному в плане текущей итерации.

Операции:

-  выполнение задачи;

-  подготовка и согласование результирующих документов.

Участники:

-  руководитель проекта;

-  исполнители задач.

Контроль исполнения

В каждый момент времени руководителю проекта должна быть известна итерация и стадия проекта. Должен обеспечиваться контроль над исполнением сроков, указанных в плане проекта, любые сдвиги сроков должны обязательно отслеживаться и отражаться в общем плане.

Документы на входе:

-  Устав проекта;

-  План итераций;

-  План текущей итерации;

-  План текущей стадии;

-  Результаты выполнения задач:

o  постановка задачи;

o  тестовый пример;

o  технический проект;

o  описание реализации;

o  краткое руководство;

o  отчет о тестировании;

o  ведомость замечаний;

o  отчет об устранении замечаний.

Документы на выходе:

-  Устав проекта;

-  План итераций;

-  План текущей итерации;

-  План текущей стадии.

Временной регламент:

-  контроль исполнения должен производиться постоянно по завершении стадий и итераций, а также с заданной периодичностью в течение всего хода проекта.

Операции:

-  контроль сроков;

-  контроль качества результатов;

-  перераспределение ресурсов;

-  внесение изменений в планы;

-  внесение изменений в Устав проекта;

-  подготовка и согласование результирующих документов.

Участники:

-  руководитель проекта;

-  исполнители задач.

Завершение проекта

Процесс завершения проекта предполагает закрытие финансовых документов, проведение расчетов, документирование окончательных результатов проекта и их оценку.

Документы на входе:

-  полный объем проектной документации.

Документы на выходе:

-  архив проектных документов;

-  замечания и предложения по проекту.

Временной регламент:

-  5-10 дней; также зависит от сроков окончательных расчетов.

Операции:

-  финальные процедуры контроля проекта;

-  закрытие контрактов, проведение расчетов;

-  формирование замечаний и предложений по проекту;

-  архивирование проектной документации.

Участники:

-  руководитель проекта;

-  проектная группа и прочие заинтересованные лица.

Проекты по сопровождению

Жизненный цикл проекта по сопровождению представлен на диаграмме деятельности (Рисунок 11) с указанием входной и выходной информации и ролей пользователей.

Рисунок 11. Жизненный цикл проекта по сопровождению

Создание Устава проекта

Документы на входе:

-  имеющаяся исходная документация по проекту (контракт, условия обслуживания, соглашения и пр.).

Документы на выходе:

-  Устав проекта.

Временной регламент:

-  длительность этапа зависит от масштабов проекта, его срочности и прочих факторов, индивидуальных для каждого нового проекта.

Операции:

-  определение общего содержания проекта;

-  определение целей и задач проекта;

-  определение порядка сопровождения;

-  определение плана выпуска обновлений и их объема;

-  коммерческое обоснование;

-  оценка затрат и ресурсов;

-  определение функций и обязанностей.

Участники:

-  руководитель проекта;

-  заинтересованные лица.

Определение плана выпуска обновлений

Исходя из Устава проекта, определяется план выпуска обновлений и приблизительный объем каждого обновления (например, по количеству заявок).

Документы на входе:

-  Устав проекта.

Документы на выходе:

-  План выпуска обновлений.

Временной регламент:

-  1-2 дня.

Операции:

-  определение сроков выпуска обновлений;

-  определение объема обновлений.

Участники:

-  руководитель проекта;

-  заинтересованные лица.

Планирование итерации

Все поступающие замечания и пожелания, выполняемые в рамках сопровождения, включаются в общий план и относятся в определенную итерацию.

В каждый момент времени известен подробный план текущей итерации. По мере поступления заявок происходит планирование следующих итераций. Для каждой итерации определяются проводимые стадии и сроки их завершения.

Документы на входе:

-  План выпуска обновлений;

-  Заявки пользователей на сопровождение.

Документы на выходе:

-  План итерации.

Временной регламент:

-  планирование следующих итераций происходит по мере выполнения текущей итерации; к моменту завершения текущей итерации план должен быть готов.

Операции:

-  рассмотрение заявки;

-  включение заявки в план;

-  декомпозиция плана на задачи;

-  определение сроков завершения каждой задачи;

-  определение ресурсов и ответственных.

Участники:

-  руководитель проекта.

Выполнение итерации

Выполнение итерации происходит параллельно с планированием следующей итерации (при ее наличии).

Документы на входе:

-  План текущей итерации.

Документы на выходе:

-  для стадии анализа:

o  заявка (образец документа приведен в Приложении 1);

o  тестовый пример (образец документа приведен в Приложении 1);

-  для стадии проектирования:

o  технический проект;

-  для стадии реализации:

o  описание реализации (образец документа приведен в Приложении 1);

o  краткое руководство (образец документа приведен в Приложении 1);

-  для стадии тестирования:

o  отчет о тестировании (образец документа приведен в Приложении 1);

o  ведомость замечаний (образец документа приведен в Приложении 1);

o  отчет об устранении замечаний (образец документа приведен в Приложении 1);

-  для стадии внедрения:

o  отчет об установке обновления/программного обеспечения (образец документа приведен в Приложении 1);

o  ведомость обучения (образец документа приведен в Приложении 1).

Временной регламент:

-  срок выполнения каждой задачи должен соответствовать сроку, указанному в плане итерации.

Операции:

-  выполнение задачи;

-  подготовка и согласование результирующих документов;

-  переход на следующую стадию.

Участники:

-  руководитель проекта;

-  исполнители задач.

Контроль исполнения

Необходим постоянный контроль над выполнением сроков выпуска и установки обновлений у заказчиков, иначе проекты постепенно перестанут соответствовать актуальному состоянию.

В каждый момент времени руководителю проекта должна быть известна итерация и стадия проекта. Должен обеспечиваться обязательный контроль над исполнением сроков, указанных в плане проекта, любые сдвиги сроков должны обязательно отслеживаться и отражаться в общем плане.

Общий и детализированный план должен быть доступен всем заинтересованным лицам.

Документы на входе:

-  Устав проекта;

-  План выпуска обновлений;

-  Планы итераций;

-  Результаты выполнения задач:

o  заявка;

o  тестовый пример;

o  технический проект;

o  описание реализации;

o  краткое руководство;

o  отчет о тестировании;

o  ведомость замечаний;

o  отчет об устранении замечаний;

o  отчет об установке обновления/программного обеспечения;

o  ведомость обучения.

Документы на выходе:

-  Устав проекта;

-  План выпуска обновлений;

-  Планы итераций.

Временной регламент:

-  контроль исполнения должен производиться постоянно по завершении стадий и итераций, а также с заданной периодичностью в течение всего хода проекта.

Операции:

-  контроль сроков;

-  контроль качества результатов;

-  перераспределение ресурсов;

-  внесение изменений в планы;

-  внесение изменений в Устав проекта;

-  подготовка и согласование результирующих документов.

Участники:

-  руководитель проекта;

-  исполнители задач.

Завершение проекта

Документы на входе:

-  полный объем проектной документации.

Документы на выходе:

-  архив проектных документов;

-  замечания и предложения по проекту.

Временной регламент:

-  5-10 дней; также зависит от сроков окончательных расчетов.

Операции:

-  финальные процедуры контроля проекта;

-  закрытие контрактов, проведение расчетов;

-  формирование замечаний и предложений по проекту;

-  архивирование проектной документации.

Участники:

-  руководитель проекта;

-  проектная группа и прочие заинтересованные лица.

Управление ходом проекта

Процесс перехода между стадиями

В процессе перехода продукта с одной стадии на другую в рамках текущей итерации, как правило, происходит тесное взаимодействие между исполнителями этих стадий (Рисунок 12).

Рисунок 12. Взаимодействие между исполнителями стадий

В то время, пока стадии «перекрываются» (зеленая зона на рисунке), это взаимодействие является необходимым для того, чтобы исполнители следующей стадии получили ответы на все возникающие вопросы.

Однако, если взаимодействие продолжается и после завершения предыдущей стадии (оранжевая зона на рисунке), это уже может свидетельствовать о низком качестве результатов предыдущей стадии либо о недостаточной квалификации исполнителей текущей стадии.

Если взаимодействие продолжается и после того, как начинается еще одна стадия (красная зона на рисунке), это приводит к существенному увеличению сроков разработки и к серьезному снижению качества продукта, т.к. изменения вносятся практически непрерывно – в постановку задачи, в проектную документацию, в код приложения.

Наиболее серьезная проблема – когда на стадии разработки необходимо внесение изменений на обоих предыдущих этапах – анализ и проектирование. Это, как правило, приводит к существенному увеличению сроков получения результата.

Для упорядочивания процесса разработки продуктов предлагается следующий порядок:

Каждая стадия должна перекрываться во времени с предыдущей, в этот промежуток передаются результаты предыдущей стадии.

Взаимодействие в оранжевой зоне по вопросам изменения результатов предыдущей стадии необходимо сводить к минимуму и по возможности переносить на следующие итерации. Если это невозможно (в случае критически важных изменений), необходимо пересматривать план проекта. Все факты взаимодействия должны фиксироваться документально.

Взаимодействие в красной зоне должно происходить только с уведомлением руководителя проекта об обнаруженных вопросах, фиксироваться документально и приводить к пересмотру плана проекта.

Взаимодействие в черной зоне необходимо категорически запретить и перенести на следующую итерацию, т.к. в это время должны быть завершены уже обе стадии, и должна выполняться следующая стадия. Например, если во время стадии «Реализация» начинается взаимодействие между аналитиками и проектировщиками (в рамках текущей итерации), происходит изменение постановки задачи, как следствие – необходимо отразить изменения в проектных документах и в уже реализованных частях продукта, что приводит к значительному увеличению сроков реализации и падению качества.

Документирование процесса перехода между стадиями

Для каждой стадии должны быть определены результирующие документы для передачи продукта на следующую стадию (Рисунок 13). В этом случае процесс передачи и последующего взаимодействия будет упорядоченным, управляемым и отслеживаемым.

Рисунок 13. Документирование процесса перехода между стадиями

Если у исполнителей следующей стадии есть замечания к результатам предыдущей стадии, они обязательно оформляются документально в виде ведомости замечаний и передаются лицу, ответственному за предыдущую стадию. Исправление замечаний может выполняться на этой же итерации (приводит к сдвигу сроков либо сокращению объемов работ следующих стадий данной итерации), либо может быть перенесено на следующую итерацию (следует проверить необходимость сдвига сроков в общем плане итераций).

Исправления, вносимые по результатам замечаний, также должны оформляться документально в виде протокола устранения замечаний.

Если исправления вносятся на текущей стадии:

-  увеличивается срок предыдущей стадии в связи с необходимостью исправления замечаний;

-  возможно, увеличивается срок текущей стадии (в связи с изменением объема работ, в связи с необходимостью ожидания исправлений).

Образцы и краткое содержание документов, указанных на рисунке, приведены в Приложении 1.

Процесс перехода между итерациями

После завершения каждой итерации должен обеспечиваться выпуск очередной версии продукта с определенным объемом функциональности. Достигнутый объем функциональности определяется в соответствии с выполненными работами из первоначального плана.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8