Реферат: Основы работы на ПК

·     Для замены автоматически введенных символов продолжите ввод самостоятельно.

·     Для удаления автоматически введенных символов нажмите клавишу BACKSPACE.

Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеются в столбце. Чтобы просмотреть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, или укажите ячейку с помощью правой кнопки мыши, а затем выберите команду Выбор из списка в контекстном меню.

Ввод чисел с заданным количеством десятичных разрядов или конечных нулей

Используйте данную операцию при вводе множества чисел с фиксированным количеством деся-тичных разрядов или больших целых чисел с фиксированным количеством конечных нулей (0).

1.    Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем – вкладку Правка.

2.    Установите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе, десятичных разрядов.

3.    Введите необходимое количество десятичных разрядов, которые должны располагаться справа от десятичной точки, в поле десятичных разрядов.

Чтобы автоматически добавлять нули (0) при вводе больших целых чисел, укажите отрицательное число, обозначающее количество нулей. Например, для автоматического ввода 283000 при наборе 283 введите -3 в поле десятичных разрядов.

При вводе чисел в указанное место вставляется десятичная точка или добавляется определенное количество нулей. Изменение параметра Фиксированный десятичный формат при вводе не оказывает влияния на введенные до этого данные.

После того как будет закончен ввод чисел с десятичными разрядами или конечными нулями, снимите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе.

Автозаполнение, основанное на смежных ячейках

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения.  Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например, названий торговых районов компании.

Перемещение и прокрутка внутри листа

Чтобы передвигаться по ячейкам листа, используйте мышь или клавиши перемещения. Когда на ячейку устанавливается указатель, она становится активной. Для просмотра на экране различных участков листа служат полосы прокрутки.

Чтобы перейти                                              Сделайте следующее

На одну строку вверх или вниз                    Нажмите кнопку на вертикальной полосе прокрутки.

На один столбец влево или вправо              Нажмите кнопку на горизонтальной полосе               

                                                                        прокрутки.

На один экран вверх или вниз                     Укажите вертикальную полосу прокрутки выше или    

                                                                       ниже бегунка.

На один экран влево или вправо                Укажите горизонтальную полосу прокрутки слева или       

                                                                        справа от бегунка.

На большое расстояние                               Перетащите бегунок на нужную позицию. Если лист      

                                                                        слишком большой, удерживайте при перетаскивании  

                                                                        клавишу SHIFT.

Выделение ячеек на листе

Выполнение большей части команд и задач в Microsoft Excel становится возможным после выделения ячеек, с которыми необходимо произвести те или иные действия.

Выделение ячеек в соответствии с содержащимися в них данными

1.    Выделите диапазон, содержащий тип ячеек, которые нужно выделить.

Чтобы выделить все ячейки этого типа на текущем листе, наведите указатель на любую ячейку и нажмите кнопку мыши.

2.    В меню Правка выберите команду Перейти.

3.    Нажмите кнопку Выделить.

4.    Установите нужные параметры.

Чтобы получить справку о параметре, щелкните знак вопроса, а затем ѕ параметр.

Изменение данных на листе

Изменение содержимого ячейки

1.    Дважды щелкните ячейку, содержимое которой необходимо изменить.

2.    Измените содержимое ячейки.

3.    Для сохранения изменений нажмите клавишу ENTER.

Для отмены изменений нажмите клавишу ESC.

Очистка и удаление ячеек, строк и столбцов

При удалении ячейки Microsoft Excel так перемещает соседние ячейки, чтобы они заполнили освободившееся место. При очистке ячейки удаляется ее содержимое (формулы и данные), форматы и примечания, а сама ячейка остается на листе.

Поиск и замена данных

Существует возможность находить указанный текст или числа и автоматически замещать найденные данные. Можно найти все ячейки, содержащие один и тот же вид данных, например, формулы, а также ячейки, чье содержимое не совпадает с содержимым текущей ячейки.

Для поиска данных в списке служат фильтры, которые позволяют отобразить строки, содержащие нужные данные. Например, из списка, включающего данные по международным продажам, можно извлечь данные по национальным продажам.

Перемещение и копирование ячеек

При использовании перетаскивания, а также команд Вырезать, Копировать   и Вставить, Microsoft Excel полностью копирует ячейку, включая формулы и возвращаемые ими значения, примечания и форматы.

Если область копирования содержит скрытые ячейки, они также будут скопированы. Существует возможность просмотреть все ячейки, которые содержатся в скрытых строках или столбцах области вставки.

Проверка орфографии и автоматическое исправление ошибок

Проверку орфографии можно выполнить на любом листе рабочей книги. Если в тексте используются слова, отсутствующие в основном словаре (например специальные термины или имена собственные), можно добавить их в дополнительный словарь. Тогда слово будет считаться ошибочным только в том случае, если оно отсутствует в обоих словарях.

Средства автозамены позволяют исправлять часто встречающиеся ошибки при вводе слов; например, можно изменить «авш» на «ваш» и «чтоыб» на «чтобы». Список таких слов можно дополнять самостоятельно.

Формат словарей и списка автозамены Microsoft Excel соответствует другим приложениям Microsoft Office.

Форматирование листов

Копирование форматов из одной ячейки или диапазона ячеек в другой

1.    Выделите ячейку или диапазон ячеек, формат которых необходимо скопировать.

2.    Нажмите кнопку Формат по образцу.

3.    Выделите ячейку или диапазон ячеек, в который необходимо скопировать формат.

Изменение размера, шрифта и других форматов текста

При помощи кнопок на панели инструментов Форматирование можно изменить шрифт, размер шрифта и цвет шрифта. Если некоторые данные в ячейке не видны, то чтобы вместить их, текст можно сжать. Затем при изменении ширины столбца размер текста в Microsoft Excel будет меняться автоматически. На вкладке Шрифт (в меню Формат команда Ячейки) можно вычеркнуть выделенный текст или сделать его «перечеркнутым», а также придать символам формат верхнего и нижнего индексов.

Отображение нескольких строк текста внутри ячейки

1.    Выделите ячейки, формат которых необходимо изменить.

2.    В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Выравнивание.

3.    В поле Отображение установите флажок переносить по словам.

Форматирование сводной таблицы

Если при обновлении или изменении структуры сводной таблицы необходимо сохранить изменения формата, перед выделением форматируемых данных выберите команду Выделить в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Проверьте, что нажата кнопка Разрешить выделение

1.    Выделите форматируемую часть сводной таблицы.

2.    Воспользуйтесь кнопками панели инструментов Форматирование и командами меню Формат, чтобы изменить форматирование.

3.    Выделите ячейку сводной таблицы. На панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Параметры в меню Сводная таблица и установите необходимые параметры, чтобы отформатировать сводную таблицу.

Для получения справки по каждому элементу управления нажмите кнопку со знаком вопроса    и щелкните необходимый элемент управления.

Использование рамок в ячейках

1.    Выделите ячейки, в которые необходимо добавить рамку.

2.    Для использования рамки, выбранной в прошлый раз, нажмите кнопку Границы  .

Для использования другого типа рамки нажмите стрелку рядом с кнопкой Границы   и выберите желаемый тип рамки.

Затенение фона ячеек цветом

1.    Выделите ячейки, которые необходимо затенить.

2.    Для использования цвета, выбранного в прошлый раз, нажмите кнопку Цвет заливки  .

Для использования другого цвета нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки  , а затем выберите необходимый цвет.

Затенение ячеек узором

1.    Выделите ячейки, которые необходимо затенить.

2.    В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Вид.

3.    Для использования цвета фона с узором выберите необходимый цвет в поле Заливка ячеек.

4.    Нажмите стрелку рядом с полем Узор, а затем выберите необходимый узор и цвет.

Если цвет узора не выбран, то он будет черным.

Отображение нескольких строк текста внутри ячейки

1.    Выделите ячейки, формат которых необходимо изменить.

2.    В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Выравнивание.

3.    В поле Отображение установите флажок переносить по словам.

Изменение ширины столбца и высоты строки

Microsoft Excel позволяет изменять ширину столбцов и высоту строк. Он также позволяет установить ширину столбцов для листа по умолчанию. При определении ширины столбца по умолчанию устанавливается одинаковая ширина всех столбцов кроме тех, которые были изменены ранее.

Создание пользовательского числового формата

1.    Выделите ячейки, формат которых необходимо изменить.

2.    В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Число.

3.    В поле Числовые форматы выберите формат, а затем укажите встроенный формат, отвечающий требованиям.

4.    В поле Числовые форматы выберите (все форматы).

5.    В поле Тип для создания требуемого формата измените представленные там форматы. Изменение встроенного формата не удаляет его.

Быстрое форматирование ячеек из списков с помощью стилей и встроенных форматов таблицы

Для форматирования целого списка или другого диапазона ячеек, содержащего отдельные элементы — например, название строки или столбца, общие итоги или подробные данные — применяется автоформат. При этом для различных элементов таблицы используются отдельные форматы.

Стиль представляет собой комбинацию форматов, которые можно одновременно применять к выделенным ячейкам. В Microsoft Excel к числам применяются денежный стиль, процентный и с разделителем групп разрядов. Можно создавать собственные стили для шрифтов, их размера, числовых форматов, рамок и затенения ячеек, а также защиты ячеек от изменений.

Если некоторые ячейки листа уже отформатированы должным образом, можно скопировать этот формат на другие ячейки.

Создание нового стиля

1.    Выберите ячейку отформатированную с помощью комбинации форматов, которые необходимо включить в новый стиль.

2.    В меню Формат выберите команду Стиль.

3.    Введите имя для стиля в соответствующие поле.

4.    Для того чтобы определить стиль, а затем применить его к выбранным ячейкам, нажмите кнопку OK.

Чтобы определить стиль без его последующего применения, нажмите кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть.

Создание экранной или печатной формы.

Создание формы

Для создания личной формы нужно создать лист нужного формата, содержащий нужный текст и графику, а затем сохранить содержащую его книгу как шаблон. Для получения пустой копии данной формы следует создать новую форму на основе этого шаблона с помощью команды Создать в меню Файл.

Пользователь имеет возможность распечатать лист и заполнить форму на бумаге или сначала заполнить пустые ячейки, а потом распечатать форму. При заполнении формы в Microsoft Excel можно автоматизировать ввод и анализ данных. Для сбора информации от пользователей на узле Web следует воспользоваться мастером Web-форм для установки формы, которая автоматически добавляет сведения в базу данных.

Форматирование листа с целью использования в качестве формы

Чтобы создать привлекательную и легкую для заполнения форму, достаточно простых способов форматирования. Например, для установки рамки для формы можно изменить сетку листа путем изменения ширины столбцов и высоты строк, а также объединяя ячейки. Объемное затенение и рамки позволяют выделить ячейки, в которые пользователи должны вводить данные. Как образец для создания собственной формы можно использовать стандартную профессиональную форму.

Линии сетки в печатных и электронных формах

В зависимости от того, должна ли заполняться форма на компьютере или на бумаге, она создается на базе следующих основных шагов. Сначала нужно добавить на лист вопросы, названия и другой текст, а затем отформатировать ячейки должным образом. В зависимости от того, как будет использоваться форма, к электронной форме можно добавить элементы управления для автоматизации ее заполнения, сбора и обработки данных.

Рекомендуется сохранить законченную форму как шаблон. В дальнейшем пользователи смогут создать на его основе пустые копии формы с помощью команды Создать в меню Файл. Чтобы сделать форму доступной для других пользователей сети, шаблон данной формы следует хранить в сети. Следует создать ярлык к шаблону формы, после чего, каждый пользователь должен скопировать этот ярлык в папку шаблонов на свой компьютер. Для распространения и сбора форм также используется электронная почта.

·     Печатные формы

В случае, если пользователи будут заполнять форму на бумаге, особенно важен вопрос оформления и формата формы, с тем, чтобы ее было легко читать и заполнять. Например, если пользователи должны написать несколько строк данных, можно использовать светло-серые рамки ячеек для добавления строк к форме. Также можно добавить имеющие названия флажки и переключатели с помощью панели инструментов Формы. Элементы управления лучше устанавливать снятыми по умолчанию, так чтобы на бумаге появлялись пустые поля и кружочки, которые будет удобно отмечать. Для получения дополнительных сведений об инструментах форматирования форм нажмите кнопку  .

·     Электронные формы

В случае, если пользователи будут заполнять форму на компьютере, можно использовать следующие вещи.

·     Так как форме присущи все функциональные свойства листа, введенные в нее данные можно использовать в формулах. Например, после того, как пользователи введут номера элементов и количества в форму заказа, с помощью формул можно вычислить итоги, налог и издержки при отгрузке.

·     Для электронных форм также могут использоваться дополнительные виды элементов управления на панели инструментов Формы. Например, пользователь имеет возможность выбрать пункты из элемента управления раскрывающегося списка (поля со списком), связанного с ячейками, содержащими список. Для получения дополнительных сведений об элементах управления, которые можно добавить на лист, нажмите кнопку  .

Для форм и диалоговых окон, предназначенных для специальных программ Visual Basic для приложений или использования на Web, используются элементы ActiveX, расположенные на панели инструментов Элементы управления.

·     Для автоматизации обработки введенных данных и дальнейшей настройки формы в зависимости от введенных данных используются макросы. Например, при установке флажка «Женатый» макрос, связанный с элементом управления флажка может выдать поле «Имя супруга».

·     Для ограничения ввода в определенные ячейки листа или изменяемые поля элемента управления используется команда Проверка значения параметра в меню Данные, указывающая доступные ячейки. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку 

·     Для включения в форму инструкций по ее заполнению можно добавить примечания к ячейкам. Чтобы предотвратить изменение формы пользователями, следует защитить лист. Перед этим нужно выбрать ячейки, в которые будут поступать данные, либо вводимые напрямую, либо связанные с элементом управления. Выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем — вкладку Защита и снимите флажок Защищаемая ячейка. Чтобы предотвратить перемещение или изменение размера элемента управления, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду форматирования элемента управления в контекстном меню. Выберите вкладку Защита и убедитесь, что установлен флажок Защищаемая ячейка. Затем установите указатель на пункт Защита в меню Сервис и выберите команду Защитить лист.  .

·     Можно скрыть в книге ячейки или листы, содержащие данные, которые не должны видеть или изменять пользователи. Например, формулы или списки параметров, связанные с элементом управления списка.

·     При создании или заполнении новой пустой формы, основанной на шаблоне, пользователи могут сохранить свои копии формы как любую другую книгу. Чтобы данные, вводимые каждым пользователем, также копировались в соответствующую базу данных, следует использовать надстройку мастера шаблонов с функцией автоматического сбора данных для связи вводимых в форму данных с базой данных.

Добавление кнопок, флажков и других элементов управления

При создании пользовательской формы из листа или листа диаграммы существует возможность добавления к листу кнопок, флажков и других элементов управления. Элементы управления позволяют предложить пользователю выбор параметров или дать возможность запуска макросов для автоматизации задач.

Для создания таких элементов управления, как кнопка, группа флажков, поле со списком или полоса прокрутки используется панель инструментов Формы. Кнопке можно поставить в соответствие существующий макрос или с помощью флажков или переключателей вывести данные в виде списка или изменить данные на листе.

Элементы управления, расположенные на панели инструментов Элементы управления, называются элементами ActiveX. Элементы ActiveX аналогичны элементам управления Visual Basic, их точно так же можно добавить к форме, созданной с помощью редактора Visual Basic. При добавлении элемента ActiveX на лист создается макрос, который сохраняется непосредственно вместе с элементом управления, а не только запускается при его выборе.

При настройке элементов ActiveX можно изменять некоторые их свойства. У элементов ActiveX существует также множество различных макрокоманд или событий, которые могут появиться при их использовании, например, отображение вида указателя когда он находится на элементе управления. Элементы ActiveX используются для создания форм и окон диалога для пользовательских программ Visual Basic. Панель инструментов Элементы управления содержит такие элементы управления, которых нет на панели инструментов Формы, например, выключатель и рамки объекта. Кроме того, доступны специальные элементы управления, созданные другими приложениями. Дополнительные сведения о свойствах элементов ActiveX приведены в справке по Visual Basic.

Создание формул и проверка книг

Вычисление значений в формулах

Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг. В следующем примере складывается значение ячейки B4 с числом 25. Полученный результат делится на сумму ячеек D5, E5 и F5.

·     Синтаксис формулы

Синтаксисом формул называется порядок, в котором вычисляются значения. Синтаксисом формулы задается последовательность вычислений. Формула должна начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор вычисляемых величин. В следующем примере представлена формула, вычисляющая разность между числами 5 и 1. Результат выполнения отобразится в ячейке, в которой указана формула.

=5-1

·     Ссылки на ячейку

В формуле может быть указана ссылка на ячейку. Если необходимо, чтобы в ячейке содержалось значение другой ячейки, введите знак равенства, после которого укажите ссылку на эту ячейку. Ячейка, содержащая формулу, называется зависимой ячейкой ѕ ее значение зависит от значения другой ячейки. Формула может вернуть другое значение, если изменить ячейку, на которую формула ссылается. Следующая формула умножает значение ячейки B15 на число 5. Формула будет пересчитываться при изменении значения ячейки B15.

=B15*5

Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек.

·     Функции

В Microsoft Excel содержится большое количество стандартных формул, называемых функциями. Функции используются для простых или сложных вычислений. Наиболее распространенной является функция СУММ, суммирующая диапазоны ячеек. Несмотря на то, что пользователь может создать формулу, суммирующую значения несколько ячеек, функция СУММ обладает большими возможностями и может суммировать несколько диапазонов ячеек.

Синтаксис формулы

Синтаксис формулы определяет структуру или порядок элементов формулы. Формулы в Microsoft Excel подчиняются определенному синтаксису, в который входит знак равенства (=), вычисляемые элементы (операнды) и операторы. Операндами могут быть: константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена или функции.

По умолчанию, Microsoft Excel вычисляет формулу слева направо, начиная вычисление со знака равенства (=). Используя синтаксис написания формулы можно управлять процессом вычисления. Например, следующая формула возвращает число 11, так как умножение имеет больший приоритет над сложением и, поэтому, выполняется в первую очередь: сначала происходит умножение 2 на 3 (результат умножения равен 6), а затем полученное значение складывается с 5.

=5+2*3

Если для изменения синтаксиса воспользоваться скобками, то сначала произойдет сложение 5 и 2, а затем умножение полученного результата на 3. Следующая формула вернет число 21.

=(5+2)*3

Использование панели формул для ввода и изменения формул

С помощью панели формул можно легко вставить функцию в формулу. После вставки функции в панели формул отображается имя функции и ее аргументы, описание функции и аргументов, а также возвращаемое функцией и формулой значение. Чтобы отобразить панель формул, нажмите кнопку Изменить формулу в строке формул.

Кроме того, панель формул можно использовать для изменения функции в формуле. Чтобы отобразить панель формул, укажите содержащую формулу ячейку и нажмите кнопку Изменить формулу На панели отобразится первая функция формулы, а также все ее аргументы. Изменение первой функции или любой другой происходит путем выбора в строке формул необходимой части функции.

Ввод формулы для вычисления значения

Используя формулы можно создавать выражения, выполняющие как простые арифметические операции, так и расчет моделей.

Формула может содержать функции, которые дополняют набор операторов. Чтобы одновременно выполнить ряд вычислений, воспользуйтесь формулой массива.

Правка формулы

1.    Укажите ячейку, содержащую изменяемую формулу.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13