Реферат: Основы работы на ПК

Элемент                Показывает

Стр номер           Номер страницы, основываясь на схеме логической нумерации, показываемой в окне.

Разд номер           Номер раздела страницы, показываемой в окне.

Номер/номер       Основываясь на действительном или физическом счетчике в документе, номер страницы и общее количество страниц.

На           Расстояние от верхней части страницы до курсора. Если курсор находится вне окна, значение не отображается.

Ст          Строка текста, где расположен курсор. Если курсор находится вне окна, значение не отображается.

Кол         Расстояние, в количестве символов, от левого поля до курсора. Если курсор находится вне окна, значение не отображается.

ЗАП        Индикатор режима записи макроса. Дважды щелкните индикатор ЗАП, чтобы включить или отключить запись макроса. При выключенной записи макроса индикатор ЗАП недоступен.

ИСПР    Индикатор режима записи исправлений. Дважды щелкните индикатор ИСПР, чтобы включить или выключить функцию изменений записи. Когда изменения не записываются, индикатор ИСПР недоступен.

ВДЛ        Индикатор режима выделения. Дважды щелкните индикатор ВДЛ, чтобы включить или выключить этот режим. При выключенном режиме индикатор ВДЛ недоступен.

ЗАМ        Индикатор режима замены. Дважды щелкните индикатор ЗАМ, чтобы включить или выключить этот режим. При выключенном режиме индикатор ЗАМ недоступен.

                Состояние проверки правописания. В процессе проверки Word отображает передвигающееся по книге перо. Если ошибок не найдено, появляется значок проверки. Если была найдена ошибка, появляется знак "X". Чтобы исправить ошибку, дважды щелкните этот значок. Индикатор режима фонового сохранения. При появлении пульсирующего значка диска, Word сохраняет данный документ в фоновом режиме работы. Индикатор режима фоновой печати. При появлении значка принтера Word печатает данный документ в фоновом режиме работы. Число рядом со значком принтера показывает текущую печатаемую страницу. Чтобы отменить задание печати, щелкните значок принтера. Часы (Windows NT 3.51) Текущее время. В Windows NT 3.51, часы появляются на панели состояния Word. В Windows 95 или Windows NT 4.0, часы появляются на панели задач системы в нижней части экрана.

Панели инструментов

Панели инструментов позволяют упорядочить команды Word так, чтобы их было легко найти и использовать. Панели инструментов можно настраивать: добавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели инструментов, а также отображать, скрывать и перемещать существующие панели инструментов. В предыдущих версиях Office панели инструментов могли содержать только кнопки. Теперь они могут содержать кнопки и/или меню.

Главное меню — это специальная панель инструментов, расположенная в верхней части экрана, которая содержит такие меню, как Файл, Правка и Вид. Настройка главного меню осуществляется точно так же, как и любой другой встроенной панели инструментов, например, в главное меню можно добавлять и удалять кнопки и меню. Единственное исключение: главное меню нельзя скрыть.

При выборе меню отображается список команд. Рядом с некоторыми командами отображаются соответствующие им значки. Чтобы упростить доступ к команде, создайте для нее кнопку (с тем же значком), перетащив ее на панель инструментов при открытом диалоговом окне Настройка.

Создание панели инструментов

1.    Выберите команду Настройка в меню Сервис, а затем — вкладку Панели инструментов.

2.    Нажмите кнопку Создать.

3.    Введите нужное имя в поле Панель инструментов.

4.    Выберите шаблон или документ, в котором требуется сохранить панель инструментов, из списка Сделать доступной для.

5.    Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, выберите вкладку Команды. Выберите категорию команды из списка Категории, а затем перетащите нужную команду из списка Команды на панель инструментов.

Чтобы добавить встроенное меню на панель инструментов, выберите вкладку Команды. Выберите категорию Встроенные меню из списка Категории, а затем перетащите нужное меню из списка Команды на панель инструментов.

6.    После добавления всех кнопок и меню нажмите кнопку Закрыть.

Разрешение вопросов: команда «Настройка»

·     Если команда Настройка удалена из меню Сервис, а команда Панели инструментов — из меню Вид, то для настройки панели инструментов щелкните любую панель инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Настройка в контекстном меню.

·     Для возврата команды Настройка в меню Сервис щелкните любую панель инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Настройка в контекстном меню. Выберите вкладку Команды. Выберите категорию Сервис из списка Категории. Перетащите команду Настройка из списка Команды в нужное место меню Сервис.

·     Для возврата команды Панели инструментов в меню Вид щелкните любую панель инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Настройка в контекстном меню. Далее щелкните меню Вид правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Сброс в контекстном меню.

·     Для возврата меню Сервис или Вид в главное меню, щелкните любую панель инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Настройка в контекстном меню. Выберите вкладку Команды. Выберите категорию Встроенные меню из списка Категории. Перетащите строку Сервис или Вид из списка Команды в главное меню.

Назначение сочетания клавиш команде или другому элементу

Сочетания клавиши могут быть назначены команде, макросу, шрифту, элементу списка автотекста, стилю или специальному символу.

1.    Выберите команду Настройка в меню Сервис.

2.    Нажмите кнопку Клавиатура.

3.    Из списка Сохранить изменения в выберите документ или шаблон, в который следует сохранить изменения.

4.    Из списка Категории выберите категорию, которая содержит команду или другой элемент.

5.    Из правого списка выберите имя команды или другого элемента. В списке Текущие сочетания клавиш будут показаны все текущие сочетания клавиш.

6.    В поле Новое сочетание клавиш введите новое сочетание клавиш.

7.    Нажмите кнопку Назначить.

Надстройки

Надстройки — это дополнительные программы, расширяющие возможности Word путем добавления специальных команд и новых функций.

Надстройки можно приобрести у независимых поставщиков программного обеспечения или написать самостоятельно.  Для использования надстройки следует установить ее в системе и загрузить в Word.

Автоматизация выполнения задач с помощью макросов

Если в Word необходимо многократно выполнять какую-то задачу, то лучше всего это сделать с помощью макроса. Макрос — это серия команд, сгруппированных вместе для упрощения ежедневной работы. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени и повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.

Макросы часто используются для следующих целей:

·     для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;

·     для объединения сложных команд;

·     для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;

·     для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

Макросы можно создавать двумя способами: с помощью диалогового окна Запись макроса и в редакторе Visual Basic. Первый способ позволяет быстро создавать макросы при минимуме усилий. При этом макрос записывается в виде последовательности инструкций на языке программирования Visual Basic для приложений. Для изменения инструкций макрос следует открыть в редакторе Visual Basic. В редакторе Visual Basic можно также написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом. Для получения более подробных сведений об использовании языка программирования Visual Basic в Microsoft Word выберите раздел «Справка по Visual Basic» на вкладке Содержание в справочной системе Word. Если раздел «Справка по Visual Basic» отсутствует на вкладке Содержание, значит, справка по Visual Basic не была установлена вместе с Microsoft Word.

После присвоения макросу кнопки панели инструментов, команды меню или сочетания клавиш для его выполнения будет достаточно выбрать команду в меню, нажать кнопку на панели инструментов или нажать сочетание клавиш. Чтобы запустить макрос, можно также выбрать команду Макрос в меню Сервис, команду Макросы, а затем — имя макроса, который требуется выполнить.

Макросы хранятся в шаблонах или документах. По умолчанию макросы сохраняются в шаблон «Обычный», чтобы они были доступны всем документам. Если макрос, сохраненный в шаблоне «Обычный», используется только в документах определенного типа, можно скопировать этот макрос в шаблон этого типа и удалить его из шаблона «Обычный». Для копирования, удаления или переименования макросов используйте диалоговое окно Организатор. Чтобы открыть диалоговое окно Организатор, выберите команду Макрос в меню Сервис, а затем — команду Макросы и нажмите кнопку Организатор.

Создание макроса

Для создания макроса достаточно включить режим записи и записать последовательность действий. После этого макрос можно выполнять каждый раз, когда надо произвести тот же набор действий снова. Например, если часто возникает необходимость вставить в документы специально отформатированную таблицу, то можно записать макрос, вставляющий таблицу с нужными границами, размером и числом строк и столбцов.

При записи макроса команды и параметры можно выбирать с помощью мыши, однако движения мыши в окне документа не записываются. Например, мышь нельзя использовать для выделения, копирования, вставки и перетаскивания элементов в окне документа. Для записи этих действий следует использовать клавиатуру. При записи макроса можно временно приостановить запись и продолжить запись позже с того места, где она была остановлена.

Другой способ создать макрос — ввести его код на языке Visual Basic. Для получения более подробных сведений об использовании языка программирования Visual Basic в Microsoft Word выберите раздел «Справка по Visual Basic» на вкладке Содержание в справочной системе Word. Если раздел «Справка по Visual Basic» отсутствует на вкладке Содержание, значит, справка по Visual Basic не была установлена вместе с Microsoft Word.

Microsoft Excel 97

Создание, открытие и сохранение файлов

Создание книги

1.    Выберите команду Создать в меню Файл.

2.    Чтобы создать новую пустую книгу, выберите вкладку Общие и дважды щелкните значок «Книга».

Для создания книги по шаблону выберите вкладку со списком стандартных шаблонов или вкладку со списком пользовательских шаблонов, а затем дважды щелкните шаблон, по которому создается книга.

Создание формы

Для создания личной формы нужно создать лист нужного формата, содержащий нужный текст и графику, а затем сохранить содержащую его книгу как шаблон. Для получения пустой копии данной формы следует создать новую форму на основе этого шаблона с помощью команды Создать в меню Файл.

Пользователь имеет возможность распечатать лист и заполнить форму на бумаге или сначала заполнить пустые ячейки, а потом распечатать форму. При заполнении формы в Microsoft Excel можно автоматизировать ввод и анализ данных. Для сбора информации от пользователей на узле Web следует воспользоваться мастером Web-форм для установки формы, которая автоматически добавляет сведения в базу данных.

Открытие книги

В Microsoft Excel можно открывать книги, хранящиеся на жестком диске компьютера, а также на сетевых дисках, с которыми имеется соединение. Книги, находящиеся в сети, можно открывать и без подключения к серверу, если в сети поддерживаются адреса UNC. Чтобы предохранить книгу от случайного изменения, можно создать копию книги и работать с ней, а не исходным файлом. Для этого необходимо иметь полномочия на сохранение файлов в том каталоге, в котором хранится книга. Исключить возможность случайного изменения книги можно, открыв ее только для чтения, независимо от ее расположения.

Книги можно открывать и в сети интранет, если на предприятии имеется этот вид сети Web. Книги можно открывать на узлах HTTP в World Wide Web и узлах FTP в Интернете. Для получения доступа к Интернету и World Wide Web необходимо иметь подключение к Интернету либо через прямое соединение, либо через удаленный доступ поставщика услуг Интернета.

Использование свойств при поиске файлов

Свойствами называются сведения, которые могут быть использованы при описании и поиске файлов. Статистические сведения, такие как размер файла и даты его создания и последней модификации, создаются автоматически. Другие стандартные свойства, например имя автора, описательное имя и ключевые слова, описывающие основные темы, могут быть заданы. Для записи более специфической информации могут быть созданы пользовательские свойства. Пользовательским свойством может быть некоторое значение или ссылка на определенные данные из файла, в частности на ячейку с именем. Например, можно создать пользовательское свойство, ссылающееся на ячейки, содержащие итоговые результаты, во всех файлах, содержащих сведения по бухгалтерскому учету, а затем использовать это свойство для поиска файлов, в которых итог превышает заданное значение. Для напоминания о задании свойств Microsoft Excel может выводить диалоговое окно Свойства при первом сохранении файла.

Определение местоположения файлов

При помощи диалогового окна Открыть (меню Файл) можно осуществлять поиск файлов на жестком или сетевом диске. Поиск может осуществляться по имени файла, типу файла, дате последнего изменения, а также по тексту, содержащемуся в файле или по свойствам файла. Свойствами называются данные о файле, используемые для его описания, такие как название, имя автора, предметная область, ключевые слова и другие сведения.

Некоторые свойства, такие как размер, дата создания, тип файла автоматически задаются при его создании. Возможно введение дополнительных свойств, например описательного названия или ключевых слов.

Для поиска файла по свойствам или по дополнительным условиям поиска нажмите кнопку Дополнительно. Например может осуществляться поиск файлов, содержащих текст "бюджет" или имеющих ключевое слово "Бюджет96". Условия поиска файлов могут быть сохранены.

Для ускорения поиска файлов в диалоговом окне Открыть в комплект Office включена программа Find Fast, которая запускается при двойном щелчке значка Поиск Файлов    на панели управления Windows. Для ускорения поиска по содержимому и свойствам файла Find Fast использует индексацию. Для получения сведений об использовании Find Fast, обратитесь к меню Справка в диалоговом окне Поиск Файлов.

Настройка основных параметров книги или листа с помощью шаблона

Чтобы создавать новые книги, которые уже имеют необходимые элементы форматирования, их следует основывать на шаблоне. Шаблоном называется книга, имеющая определенное содержимое и элементы форматирования, и используемая как образец при создании новых книг Excel. Шаблон может включать в себя стандартный текст, например заголовки страниц, подписи строк и столбцов, макросы Visual Basic, а также нестандартные панели инструментов.

Для изменения элементов форматирования или содержимого открывающихся при запуске Microsoft Excel новых книг следует создать стандартный шаблон книги. Книги, создаваемые с помощью нажатия кнопки Создать    или с помощью выбора шаблона книги в диалоговом окне Создать (меню Файл) также основываются на стандартном шаблоне. Для определенных задач и проектов разрабатываются дополнительные, пользовательские шаблоны. После того, как шаблон создан, он может открываться, как любая книга и в него могут быть внесены любые необходимые изменения.

Чтобы изменять стандартные листы, которые вставляются с помощью команды Лист (меню Вставка), следует создать стандартный шаблон листа. Если в книгах используется несколько листов, то имеется возможность создания дополнительных пользовательских шаблонов листов.

Изменение формата или содержимого существующего шаблона

1.    Нажмите кнопку Открыть  , а затем откройте шаблон, который необходимо изменить.

Шаблоны обычно хранятся в папке «Шаблоны», которая находится в папке Office или Microsoft Excel, в папке XLStart или в другой дополнительной папке автозагрузки.

2.    Внесите необходимые изменения в содержимое, формат, макросы и другие параметры шаблона.

3.    Нажмите кнопку Сохранить.

Эти изменения влияют только на новые книги или листы, созданные после смены шаблона. На существующие книги или таблицы, основанные на предыдущей версии шаблона, никакого влияния не оказывается.

Закрытие книги

·     Выберите команду Закрыть в меню Файл.

Чтобы закрыть все открытые книги без выхода из программы, нажмите клавишу SHIFT и, не отпуская ее, выберите команду Закрыть все в меню Файл.

Копирование файла

Для получения сведений о копировании файла в среде Windows NT Workstation 3.51 см. документацию по Windows NT Workstation.

1.    Выберите команду Открыть  .

2.    В поле Папка выберите диск или папку, содержащую копируемый файл.

3.    Выделите один или несколько файлов.

Если сразу файл найти не удается, попробуйте воспользоваться средствами поиска файлов (указать дополнительные условия поиска, включить поиск по подкаталогам и т.п.).

4.    Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо скопировать, а затем в контекстном меню выбрать команду Копировать.

5.    В поле Папка выберите диск или папку, в которую необходимо скопировать файл.

6.    Выберите из списка папку, в которую нужно скопировать файл.

7.    Убедитесь, что не выбрано никаких файлов, а затем в контекстном меню выберите команду Вставить.

Если в списке выбран какой-нибудь файл, то команда Вставить недоступна.

Удаление файла

1.    Нажмите кнопку Открыть  .

2.    В поле Папка выберите диск или папку с файлом, который нужно удалить.

3.    Выделите один или несколько файлов.

Если сразу файл найти не удается, попробуйте воспользоваться средствами поиска файлов (указать дополнительные условия поиска, включить поиск по подкаталогам и т.п.).

4.    Щелкните правой кнопкой мыши уадяемый файл и затем в контекстном меню выберите команду Удалить.

Перемещение файла

Для получения сведений о перемещении файла в среде Windows NT Workstation 3.51 см. документацию по Windows NT Workstation.

1.    Выберите команду Открыть  .

2.    В поле Папка выберите диск или папку, содержащую файл, который необходимо переместить.

3.    Выделите один или несколько файлов.

Если сразу файл найти не удается, попробуйте воспользоваться средствами поиска файлов (указать дополнительные условия поиска, включить поиск по подкаталогам и т.п.).

4.    Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо переместить, а затем в контекстном меню выберите команду Вырезать.

5.    В поле Папка выберите диск или папку, в которую необходимо скопировать файл.

6.    Выберите из списка папку, в которую необходимо переместить файл.

7.    Убедитесь, что не выбрано никаких файлов, а затем в контекстном меню выберите команду Вставить.

Если в списке выбран какой-нибудь файл, то команда Вставить недоступна.

Переименование файла

1.    Выберите команду Открыть  .

2.    В поле Папка выберите диск или папку, содержащую файл, который необходимо переименовать.

3.    Выделите один или несколько файлов.

Если сразу файл найти не удается, попробуйте воспользоваться средствами поиска файлов (указать дополнительные условия поиска, включить поиск по подкаталогам и т.п.).

4.    Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо переименовать, затем в контекстном меню выберите команду Переименовать.

5.    Введите новое имя файла и нажмите клавишу ENTER.

Работа с книгами и листами

Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы.

Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом.

Ввод чисел, текста, даты или времени суток

1.    Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные.

2.    Наберите данные и нажмите клавишу ENTER или клавишу табуляции.

При вводе даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например, 09.05.96 или Янв-96.

Для отображения времени суток в 12-часовом формате введите букву a или p, отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. В противном случае время будет интерпретировано на основе 24-часового формата.

Ввод формулы

1.    Укажите ячейку, в которую необходимо ввести формулу.

2.    Введите = (знак равенства).

Если нажать кнопку Изменить формулу    или Вставка функции  , автоматически вставляется знак равенства.

3.    Введите формулу.

4.    Нажмите клавишу ENTER.

Ввод одного и того же значения в несколько ячеек одновременно

1.    Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные.

Выделенные ячейки могут быть как смежными, так и несмежными.

2.    Введите данные и клавиши CTRL+ENTER.

Ввод и изменение одного и того же значения на нескольких листах

Если выделено несколько листов, то вносимые в активный лист изменения отображаются в соответствующих ячейках всех остальных выбранных листов. Данные в других листах могут быть заменены.

3.    Выберите листы, на которые необходимо ввести данные.

4.    Укажите ячейку или выделите диапазон ячеек, в которые необходимо ввести данные.

5.    Введите или измените данные в первой выделенной ячейке.

6.    Нажмите клавишу ENTER или клавишу табуляции.

Данные будут автоматически введены во все выбранные лист

Быстрое заполнение повторяющихся данных в столбце

Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена автоматически. В Microsoft Excel автоматический ввод производится только для тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.

·     Для подтверждения предлагаемого варианта, нажмите клавишу ENTER.

Законченная запись по формату полностью совпадает с существующей записью, включая символы верхнего и нижнего регистра.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13