Реферат: Основы работы на ПК

Выделение текста и рисунков

Для выделения текста и рисунков используйте мышь и клавиатуру. Кроме того, существуют специальные приемы для выделения элементов в таблицах и режиме структуры.

Автоматическое выделение целых слов

1.    Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка.

2.    Установите флажок Автоматически выделять слова.

Правка и сартировка

Изменение параметров ввода и правки

1.    Выберите команду Параметры в меню Сервис.

2.    Выберите вкладку Правка, а затем задайте необходимые параметры.

Повтор последнего действия

·     Выберите команду Повторить в меню Правка. Если последнее действие невозможно повторить, название этой команды меняется на Нельзя повторить.

Учет пробелов при вырезании и вставке

Существует возможность автоматически учитывать пробелы при вырезании и вставке. Например, таким образом может быть удален лишний пробел перед точкой или добавлен пробел между двумя словами.

1.    Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка.

2.    Установите флажок Учитывать пробелы при вырезании и вставке.

Подбор слов с помощью тезауруса

1.    Выделите или введите слово, для которого требуется найти синоним или антоним.

2.    Выберите команду Язык в меню Сервис, а затем — команду Тезаурус.

3.    Выберите нужные параметры.

Подсчет слов и строк в документе Выберите команду Статистика в меню Сервис.

Расстановка переносов Для придания документу профессионального вида используйте расстановку переносов. Таким образом можно уменьшить пустые области при выравнивании по ширине или выровнять строки текста в узких колонках. Word позволяет расставлять переносы в тексте как автоматически, так и принудительно. В последнем случае положение дефисов задается пользователем. Допускается также вставлять мягкие переносы, которые используются только в тех случаях, если слово приходится на конец строки, и неразрывные дефисы, позволяющие оставлять на одной строке слово, написанное через дефис.

Отмена действий

1.    Для вывода списка действий, которые могут быть отменены, нажмите стрелку рядом с кнопкой Отменить  .

2.    Щелкните действие, которое следует отменить. Возможно, для его поиска потребуется прокрутить список.

При отмене действия также отменяются все действия, расположенные выше него в списке.

Перемещение и копирование текста или рисунков

Допускается перемещать и копировать текст и рисунки в пределах одного документа, а также в другие документы и даже в другие приложения.

Использование перетаскивания текста при правке

1.    Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правка.

2.    Установите или снимите флажок Использовать перетаскивание текста при правке.

Сортировка списка или таблицы

1.    Выделите фрагмент, который следует отсортировать.

2.    Выберите команду Сортировка (для таблиц) или Сортировка текста (для списка) в меню Таблица.

3.    Выберите параметры сортировки

Прорверка правописания.

Проверка правописания

·     Существуют два способа проверки правописания: по мере ввода текста с пометкой возможных орфографических и грамматических ошибок; для исправления ошибки вызовите контекстное меню и выберите правильный вариант написания;

·     после завершения работы можно проверить документ на наличие орфографических и грамматических ошибок; обнаруженную ошибку исправляют, после чего поиск ошибок продолжается.

Настройка параметров проверки правописания

Настройка параметров проверки правописания позволяет добиться оптимального соотношения между строгостью и скоростью проверки, а также позволяет подключить специальные словари. Чтобы задать предпочтительный вариант правописания отдельных слов, можно воспользоваться словарем исключений.

Создание вспомогательного или дополнительного словаря и работа с ними

При необходимости использования специальных слов, которые не распознаются программой проверки орфографии ѕ например, сокращений или собственных имен ѕ для проверки их правописания могут служить один или несколько вспомогательных словарей. Специальные слова могут быть добавлены как во встроенный вспомогательный словарь, так и в словари, созданные пользователем; слова, внесенные в эти словари, в случае их правильного написания не будут вызывать вопросов у программы проверки.

Также имеется возможность приобретения дополнительных словарей ѕ например, словарей иностранных слов, технических или медицинских терминов.

Отображение статистики удобочитаемости

1.    Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Правописание.

2.    Установите флажок Также проверять орфографию.

3.    Установите флажок Статистика удобочитаемости, а затем нажмите кнопку OK.

4.    Нажмите кнопку Правописание

Форматирование

Копирование форматирования символов и абзацев

1.    Выделите текст, в котором содержится нужное форматирование.

2.    Нажмите кнопку Формат по образцу   и выделите текст, к которому следует применить форматирование.

Применение форматирования символов

Для применения форматирования символов к отдельному слову необходимо щелкнуть его. Для применения форматирования символов к нескольким словам или к нескольким символам в слове необходимо их выделить.

Просмотр настроек формата

На экран выводится текст в том виде, в котором он будет напечатан. Для индикации форматирования не используются коды форматирования. Для определения формата отдельного символа или абзаца выберите команду Что это такое? в меню Справка. После превращения курсора в знак вопроса щелкните текст, формат которого необходимо определить. После окончания проверки формата текста нажмите клавишу ESC.

Стили

Стили задают внешний вид различных элементов текста в документе, например заголовков, надписей под рисунками и основного текста. Стили позволяют применить к абзацу или слову целую совокупность атрибутов форматирования за одно действие. Если требуется изменить форматирование какого-то одного элемента текста, то достаточно изменить стиль, который был применен к этому элементу. Стили значительно облегчают форматирование документа. Кроме того, с их помощью создаются структуры и оглавления.

Если при использовании стилей требуется изменить внешний вид текста, отформатированного с помощью одного из стилей, то достаточно переопределить этот стиль. Пусть, например, при форматировании всех заголовков в документе использовались выравнивание по левому краю и полужирный шрифт «Arial Cyr» размера 14. Тогда, чтобы позже изменить форматирование на выравнивание по центру и шрифт «Arial Cyr» размера 16, вовсе не потребуется применять форматирование к каждому заголовку. Достаточно будет изменить свойства стиля.

Стили автоматически создаются при наборе документа, если установлен флажок Определять стили (команда Автозамена меню Сервис, вкладка Автоформат при вводе). При этом Word автоматически отслеживает тип форматирования и расположение текста, а затем применяет связанный с этим форматированием стиль. Например, при наборе в строке всего нескольких слов, увеличении размера шрифта и выравнивании текста по центру может быть применен стиль заголовка.

Стили, которые были созданы автоматически, можно переопределить. Кроме этого, существует возможность автоматического обновления созданных стилей. Word отслеживает изменение текста, в котором содержится стиль, а затем обновляет стиль и изменяет форматирование всех элементов текста с этим стилем. При желании автоматическое создание и обновление стилей может быть выключено.

Стили также применяются для создания оглавления и структур. Например, при выборе команды Оглавление и указатели в меню Вставка Word автоматически создает оглавление документа на основе заголовков.

Создание стилей

Самый быстрый способ создать новый стиль абзаца — это отформатировать абзац должным образом, выделить его, а затем создать новый стиль на основе форматирования и других свойств выделенного текста.

1.    Выделите текст, который отформатирован должным образом.

2.    Щелкните список стилей  .

3.    Введите имя нового стиля поверх имени существующего стиля.

4.    Нажмите клавишу ENTER.

Разметка страниц.

Добавление фона

Чтобы сделать документы Word и Web-страницы более привлекательными, используйте различные виды фона, в том числе текстурную заливку.

·     На Web-страницах и в документах Word, предназначенных для просмотра на экране, можно использовать различные цвета и текстуры.

·     В документах Word, предназначенных для просмотра на экране, в качестве фона можно использовать рисунки.

·     Можно создать подложку, которая будет видна только в напечатанном документе.

Изменение вертикального выравнивания текста

Можно выравнивать текст по верхней или нижней части страницы, размещать текст по центру или распределять текст равномерно между верхним и нижним полями — например, при форматировании одной страницы документа, являющейся заглавной.

Можно также выравнивать текст в ячейке таблицы в пределах верхних и нижних краев ячейки таблицы. Этот метод также выполняется при использовании команды Направление текста (меню Формат) для установки вертикальной ориентации текста в документах Word.

Изменение полей страницы

1.    Перейдите в режиме разметки или предварительного просмотра.

2.    Для изменения левого и правого полей страницы укажите на границу поля на горизонтальной линейке. Когда указатель примет вид двусторонней стрелки, перетащите границу поля.

Для изменения верхнего и нижнего полей страницы укажите на границу поля на вертикальной линейке. Когда указатель примет вид двусторонней стрелки, перетащите границу поля.

Выбор размера страницы

1.    Выберите команду Параметры страницы в меню Файл, а затем — вкладку Размер бумаги.

2.    Выберите нужный размер бумаги.

Выбор ориентации страницы

1.    Выберите команду Параметры страницы  в меню Файл, а затем — вкладку Размер бумаги.

2.    В группе Ориентация выберите параметр Книжная или Альбомная.

Нумерация страниц

Для вставки номеров страниц используйте команду Номера страниц из меню Вставка либо кнопку Номер страницы    на панели инструментов Колонтитулы. В обоих случаях номера страниц добавляются в верхний или нижний колонтитул.

Если требуется, чтобы верхний и нижний колонтитулы содержали только номера страниц, следует использовать команду Номера страниц. Кроме того, при использовании команды Номера страниц доступны дополнительные параметры настройки. Например, можно указать, чтобы страницы оглавления нумеровались римскими цифрами (например, от i до v), а основная часть документа — арабскими (от 1 до 35).

Колонтитулы

Колонтитул — это текст и/или рисунок, который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.

Допускается создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или вообще убрать верхний и/или нижний колонтитул с первой страницы. Можно также создавать отличающиеся колонтитулы для четных и нечетных страниц некоторых разделов или всего документа.

Создание колонтитулов

Колонтитул — это текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. Существует возможность использовать один и тот же колонтитул для всего документа или определить разные колонтитулы для разных частей документа. Например, допускается создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или вообще убрать верхний и/или нижний колонтитул с первой страницы. Можно также создавать отличающиеся колонтитулы для четных и нечетных страниц некоторых разделов или всего документа.

Создание колонок

1.    Перейдите в режим разметки.

2.    Для создания колонок из всего текста документа выберите команду Выделить все в меню Правка.

Для создания колонок из части текста документа выделите требуемую часть.

Для создания колонок из раздела документа установите курсор в текст этого раздела.

3.    Нажмите кнопку Колонки  .

4.    Укажите нужное число колонок с помощью мыши.

5.    Измените ширину колонок и промежутки между ними путем перетаскивания соответствующих маркеров на горизонтальной линейке.

Добавление и изменение фигурного текста

Для создания фигурного текста предназначена кнопка Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование. Существует возможность добавить к тексту тень, наклонять, вращать и растягивать его, а также вписать в одну из стандартных форм. Поскольку фигурный текст является графическим объектом, для его изменения — например, добавления заливки рисунком — можно использовать кнопки панели рисования. Кнопка Добавить объект WordArt заменила отдельную программу WordArt, которая поставлялась с предыдущими версиями программ Microsoft: Office, Works, Publisher 95 и т. п.

Обратите внимание на то, что фигурный текст является графическим объектом, а не текстом. Фигурный текст не отображается на экране в режиме структуры. Также невозможно выполнить проверку орфографии фигурного текста.

Кривые и полилинии

Меню Автофигуры на панели инструментов Рисование содержит несколько категорий инструментов. В категорию Линии включены инструменты Кривая , Рисованная кривая   и Полилиния , предназначенные для рисования прямых и кривых линий, а также создания комбинированных форм. Для рисования произвольной кривой выберите инструмент Рисованная кривая. Для получения более гладкой линии — без зубчатых линий и резких изменений направления — используйте инструмент Полилиния.

Для повышения точности и достижения наилучшего контроля над формой кривой используйте инструмент Кривая. Для улучшения формы кривой или полилинии путем перемещения, удаления и добавления узлов, служит команда Начать изменение узлов (панель Рисование, меню Действия).

Для улучшения вида кривых и полилиний используйте те же приемы, что и для других автофигур: добавьте цвет или заливку, измените тип линии, выполните отражение или вращение и т. п. Следует отметить, что отсутствует возможность добавления текста к полилинии или кривой, а также ее преобразования в другую автофигуру.

Таблицы и границы

Создание таблицы

Используйте таблицы для упорядочивания данных и создания интересных макетов страницы с последовательно расположенными столбцами текста или графики. Наиболее быстрый путь создания простой таблицы — например такой, которая имеет одинаковое количество строк и столбцов — с помощью кнопки Добавить таблицу  .

С помощью новой команды Нарисовать таблицу можно легко создать более сложную таблицу — например такую, которая содержит ячейки разной высоты или различное количество столбцов на строку — метод, сходный с рисованием таблицы от руки.

Можно создать новую чистую таблицу и заполнить пустые ячейки, либо можно преобразовать существующие абзацы текста (разделенные, например, символами табуляции) в таблицу. Можно также создать таблицу на основе существующего источника данных, такого как база данных или электронная таблица.

Настройки Microsoft Word

Установка или удаление отдельных компонентов

Если изначально Word был установлен с файлового сервера сети или из общей папки, то необходимо снова запустить программу установки.

1.    Закройте все программы.

2.    Нажмите кнопку Пуск в Windows, установите указатель на пункт Настройка и выберите команду Панель управления.

3.    Дважды щелкните значок Добавление/удаление программ            .

4.    Если Word был установлен вместе с Office, выберите пункт Microsoft Office на вкладке Установка/удаление, а затем нажмите кнопку Добавить/Удалить. Если Word был установлен отдельно, выберите пункт Word на вкладке Установка/удаление, а затем нажмите кнопку Добавить/Удалить.

5.    Следуйте указаниям, которые будут появляться на экране.

Параметры запуска Microsoft Word

1.    В Windows 95 щелкните ярлык Microsoft Word правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства, а затем — вкладку Ярлык.

В Windows NT щелкните значок программы Microsoft Word, а затем выберите команду Свойства в меню Файл.

2.    В поле Файл для Windows 95 или в поле командной строки для Windows NT введите полное имя файла программы Microsoft Word, например: C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Winword.exe.

3.    Добавьте в конец пути ключ запуска.

·     Чтобы запускать Word без одновременной загрузки программ-надстроек и общих шаблонов (включая шаблон "Обычный"), введите /a.

Этот ключ также предотвращает чтение или изменение определенных файлов.

·     Чтобы запускать Word с загрузкой определенной надстройки Word, введите /l имя_надстройки.

·     Чтобы предотвратить запуск макроса AutoExec при запуске Word, введите /m.

·     Чтобы при запуске Word выполнялся определенный макрос, введите /mимя_макроса.

Этот ключ также предотвращает запуск макроса AutoExec.

·     Чтобы запускать Word без открытия документа, введите /n.

·     Чтобы при запуске Word открывать документ в виде шаблона, введите /t, пробел, а затем имя документа.

Различные режимы просмотра документа Word

·     По умолчанию в Word используется обычный режим просмотра, одинаково удобный для ввода, правки и форматирования текста. В обычном режиме форматирование текста и разметка страницы изображаются в упрощенном виде, что дает возможность быстро вводить и править текст.Чтобы из любого другого режима просмотра перейти в обычный режим, выберите команду Обычный в меню Вид.

·     Режим электронного документа — новая функция редактора Word — изменяет разметку страницы, упрощая процесс чтения документа. Например, текст изображается символами большего размера, длина строк устанавливается равной размеру окна. Вид текста в этом режиме не соответствует тому, как он будет выглядеть в напечатанном виде. По умолчанию в режиме электронного документа автоматически открывается область переменного размера — так называемая схема документа, — в которой изображается структура документа. Используйте схему документа для быстрого перемещения по документу и определения собственного положения в нем.Чтобы перейти в режим электронного документа, выберите команду Электронный документ в меню Вид.

·     В режиме разметки можно увидеть действительное расположение объектов документа на напечатанной странице. Этот режим удобен для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками, рисунками и рамками.Чтобы перейти в режим разметки, выберите команду Разметка страницы в меню Вид.

·     В режиме предварительного просмотра документ изображается на экране в виде страниц уменьшенного размера. В этом режиме можно проверить разметку документа и внести изменение в форматирование до вывода документа на печать.

                Чтобы перейти в режим предварительного просмотра, нажмите кнопку Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов.

·     Режим структуры позволяет работать со структурой документа, копировать и реорганизовывать текст, перемещая заголовки. В режиме структуры документ можно свернуть, чтобы на экране изображались только основные заголовки, или развернуть, чтобы увидеть весь текст документа.Чтобы перейти в режим структуры, выберите команду Структура в меню Вид.

·     Режим главного документа предназначен для работы с длинными документами, например, с книгами или отчетами, состоящими из нескольких частей, разделенными на несколько небольших документов, так называемых «вложенных документов». Работая с главным документом, можно вносить изменения, например, собрать оглавление или создавать перекрестные ссылки, не открывая вложенных документов.Чтобы перейти в режим главного документа, выберите команду Главный документ в меню Вид.

Переход в полноэкранный режим

Чтобы вывести на экран возможно большую часть документа, можно переключиться в полноэкранный режим. В этом режиме на экран не выводятся отвлекающие внимание элементы экрана, такие как панели инструментов и полосы прокрутки.

·     В меню Вид выберите команду Во весь экран.

Изменение параметров просмотра

Чтобы задать способ изображения документа в окне Word, выберите параметры на вкладке Вид (меню Сервис, команда Параметры). Отдельные элементы документа (например, рисунки, анимация текста и коды полей) или экрана (например, полосы прокрутки) могут изображаться или не изображаться на экране.

Набор параметров на вкладке Вид зависит от текущего режима просмотра. Например, в режимах разметки и электронного документа можно увеличить скорость прокрутки документа, заменив рисунки пустыми рамками.

Просмотр двух частей документа одновременно

1           Поместите указатель на вешку разбивки в верхней части вертикальной полосы прокрутки.

2           Когда указатель примет вид , перетащите линию разбивки на нужное место.

Масштаб документа

Масштаб документа можно увеличить, чтобы получить подробное изображение, или уменьшить, чтобы увидеть большую часть страницы или даже несколько страниц сразу в уменьшенном виде.

1           Щелкните стрелку у поля Масштаб

2           Выберите нужный масштаб.

Отображение непечатаемых символов

При просмотре или редактировании документа на экран можно вывести символы ѕ например, символы табуляции, пробелы и символы абзацев, ѕ не изображаемые при печати. (Например, для обозначения табуляции используются стрелки, а для пробелов — точки.) Это дает возможность увидеть, например, лишние пробелы, вставленные между словами, пробелы, вставленные вместо табуляции, и т.п.

1           В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Вид.

2           В группе Непечатаемые символы установите флажки, соответствующие элементам, которые должны отображаться на экране.

Отображение полос прокрутки

1           В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Вид.

2           В группе Окно установите флажки Горизонтальная полоса прокрутки и Вертикальная полоса прокрутки.

Элементы строки состояния

Строка состояния, представляющая собой горизонтальную область в Word, расположенную ниже окна документа, дает информацию о текущем состоянии что происходит в окне и другую контекстную информацию. Чтобы отобразить строку состояния, выберите команду Параметры в меню Сервис, щелкните вкладку Вид, а затем установите флажок Строка состояния в группе Окно.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13