Дипломная работа: Автоматизированная система утверждения электронных документов на основе MS SharePoint 2007

4.         Сохранить изменения в файле.

5.         Запустить модуль загрузки.

6.         Выбрать опцию «Открыть»

7.         Выбрать в открывшемся окне файл учебного плана и нажать кнопку «Открыть».

Результатом загрузки файла УП из программы «Учебные планы» станет загруженный на сервер файл УП и автоматически запущенный процесс утверждения, связанный с этим файлом.

3.3      Пошаговый алгоритм одобрения документа сотрудником

1.         Необходимо авторизироваться на сайте.

2.         Перейти по ссылке «Задачи».

3.         Выбрать щелчком левой кнопки мыши назначенную Вам задачу.

4.         Выбрать пункт «Изменить».

5.         В появившемся окне выбрать из выпадающего меню пункт «Одобрить».

6.         Ввести в текстовом поле комментарий к документу.

7.         Нажать кнопку «Готово».

Результатом одобрения документа сотрудником станет назначение задачи утверждения документа следующим сотрудником, либо завершение процесса утверждения.

3.4      Пошаговый алгоритм отклонения документа сотрудником

1.         Необходимо авторизироваться на сайте.

2.         Перейти по ссылке «Задачи».

3.         Выбрать щелчком левой кнопки мыши назначенную Вам задачу.

4.         Выбрать пункт «Изменить».

5.         В появившемся окне выбрать из выпадающего меню пункт «Отклонить».

6.         Ввести в текстовом поле комментарий к документу.

7.         Нажать кнопку «Готово».

Результатом одобрения документа сотрудником станет завершение процесса утверждения.

4          Экономический эффект от разработанной системы

4.1      Технико-экономическое обоснование проекта

Проект представляет собой программный продукт, который создан для автоматизации процесса утверждения учебных планов и графиков учебных процессов в АГТУ. В настоящее время утверждение ГУП и УП по-прежнему выполняется вручную.

Предлагаемый к внедрению проект обеспечивает быстрый и оптимальный вариант решения поставленной задачи. Система предоставляет пользователям возможность осуществлять комментирование и рецензирование файлов ГУП и УП. Помимо этого, система предоставляет возможности поиска, разделения прав, интегрируется в программу редактирования файлов учебных планов, взаимодействует с пакетом MS Office. Результаты сравнения автоматизированного утверждения ГУП и УП с неавтоматизированным представлены в табл. 4.1.

Из таблицы видно, что по всем показателям автоматизированная обработка сокращает временные затраты.

4.2      Маркетинговые исследования

В настоящий момент существует несколько аналогов системы, которую предлагается разработать, среди которых находится система планирования проектов Евфрат «Документооборот». Наиболее серьёзными недостатками данной системы являются:

·   трудный для восприятия интерфейс;

·   невозможность доработки и настройки силами штатного персонала;

·   отсутствие интеграции в другие приложения.

Отсюда следует вывод, что наиболее целесообразным вариантом было бы не использовать вышеназванную систему, а самостоятельно разработать автоматизированную систему оптимизации распределения ресурсов с учетом изменения специфики АГТУ.

4.3      Исходные данные для расчета экономической эффективности

Исходные данные для расчета экономической эффективности сведены в табл. 4.2.

4.4      Расчет объема инвестиций

Для расчета инвестиций в проект воспользуемся следующей формулой:

К = М + Э + Т + САМ,  (4.1)

где

М – материальные расходы, руб.;

Э – расходы на электроэнергию, руб.;

Т – трудозатраты, руб.;

САМ – расходы на амортизацию оборудования, руб.

4.4.1   Расчет материальных расходов

При реализации проекта использовалась информация из сети Интернет. Таким образом, рассчитаем материальные расходы как стоимость использования сети Интернет:

М = t * И1Мб * ИМб,                                                          (4.2)

где

t – период разработки, мес.;

И1Мб – стоимость 1 Мб трафика сети Интернет, руб.;

ИМб – потребляемый для разработки трафик в месяц, Мб/мес.;

Подставив значения, получим: М = 4 * 1,80 * 25 = 180,00 руб.

4.4.2   Расчет расходов на электроэнергию

Рассчитаем расходы на электроэнергию по формуле:

Э = a*k*Bр1*Чр1 + bР*k*Bр2*Чр2,     (4.3)

где

а – количество энергии, потребляемой компьютером в час, кВт;

b – количество энергии, необходимой для освещения в час, кВт;

k – действующий тариф на электроэнергию, руб/кВт*ч;

Вр1 – число дней, необходимых для работы на компьютере, дн.;

Вр2 – число дней, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн;

Чр1 – время работы за компьютером в течение рабочего дня, час;

Чр2 – количество часов использования освещения в течение рабочего дня, час.

Подставив соответствующие значения, получим:

Э = 0,4*2,70*30*8 + 0,052*2,20*30*4 = 272,93 руб.

За все время разработки

Э = 4*272,93 = 1091,72 руб.

4.4.3   Расчет трудозатрат

Исходя из данных таблицы, рассчитаем трудозатраты по формуле:

,        (4.4)

где

К – среднее количество рабочих дней в месяце;

ЭВi – время, затрачиваемое на i-й этап разработки;

ЗВПр – заработная плата разработчика.

Подставив значения, получим:

Т = (1 + 0,262) * (4500 / 21) *(15+10+15+8+20+5+5+13+5) = 25961,14 руб.

4.4.4   Расчет расходов на амортизацию и износ (текущий ремонт)

Расходы на амортизацию рассчитываются по формуле:

,         (4.5)

где

Кб – балансовая стоимость оборудования;

α, β – норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт) соответственно;

Вр1 – число дней, необходимых для работы на компьютере, дн.;

Ч1 – количество часов работы оборудования;

ПФВРр – полезный фонд рабочего времени разработчика за все время разработки.

Полезный фонд рабочего времени определяется как:

ПФВРр = Чр1 * Вр1,                                                         (4.6)

где

Чр1 – время работы за компьютером в течение рабочего дня, час;

Вр1 – число дней, необходимых для работы на компьютере, дн.

Амортизация в базовом варианте составит:

 руб.

Общие инвестиции составят:

К =1091,72+ 25961,14 + 4600,0 = 31652,86 руб.

4.5      Расчет текущих затрат

В затраты на эксплуатацию входят следующие элементы:

·           заработная плата сотрудников отдела с отчислениями на социальные нужды;

·           стоимость потребляемых энергоресурсов;

·           расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования;

·           расходные материалы.

Таким образом получаем общие расходы на эксплуатацию программного продукта.

4.5.1   Расчет заработной платы сотрудников отдела

В месяц заработная плата обслуживающего персонала, занятого выполнением поставленной задачи составляет:

ЗПм = (1 + 0,262) * (О* Д/К)*N,     (4.7)

где

О – месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;

Д – количество дней за месяц, необходимых для решения поставленной задачи, дни;

К – среднее количество рабочих дней в месяце, дни;

N – количество сотрудников АГТУ, которые будут использовать данную систему.

Определим месячную заработную плату персонала – базовый вариант:

ЗПм = (1 + 0,262) * (5000*24/24)*5 = 31550 руб.

Определим месячную заработную плату персонала – проектируемый вариант.

ЗПм = (1 + 0,262) * (7000*14/24)*5 = 25765,83 руб.

Таким образом, ежемесячная экономия заработной платы составляет 5784,17 рублей.

4.5.2   Расчет потребляемых энергоресурсов

Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается исходя из потребления электроэнергии за один час эксплуатации оборудования, количество часов эксплуатации в месяц, действующих тарифов на электроэнергию:

Э = a * k * B1 * Ч1+ b * k * B2* Ч2, (4.8)

где

Э – стоимость потребляемой электроэнергии в день, руб.;

а – количество энергии, потребляемой компьютером в час, кВт;

b – количество энергии, необходимой для освещения в час, кВт;

k – действующий тариф на электроэнергию, руб/кВт*ч;

В1 – число дней в месяц, необходимых для работы на компьютере, дн.;

В2 – число дней в месяц, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн;

Ч1 – время работы обслуживающего персонала за компьютером в течении рабочего дня, час;

Ч2 – количество часов использования освещения в течение рабочего дня, час.

Определим стоимость потребления энергоресурсов в месяц – базовый вариант:

Э = 0,4*2,70*24*8 + 0,052*2,20*24*8 = 229,32 руб.

Определим стоимость потребления энергоресурсов в месяц – проектируемый вариант.

Э = 0,4*2,70*24*4 + 0,052*2,20*24*8 = 125,64 руб.

Таким образом, ежемесячная экономия средств на электроэнергию составит 103,68 рублей.

4.5.3   Расчет расходов на амортизацию и износ (текущий ремонт)

Расходы на амортизацию рассчитываются по формуле:

,     (4.9)

где

N – число машин;

Кб – балансовая стоимость оборудования;

α, β – норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт) соответственно;

В1 – количество часов в год, необходимых для работы компьютера, час.;

Ч1 – время работы обслуживающего персонала за компьютером в течении рабочего дня, час;

ПФВР – полезный фонд рабочего времени в год, час.

Полезный фонд рабочего времени определяется как:

ПФВР = (Dk – Dвп ) * Р,                                                    (4.10)

где

Dk – количество календарных дней в году, дн.;

Dвп – количество выходных дней и праздничных в году, дн.;

Р – продолжительность ежедневной работы.

Таким образом,

ПФВР = (360 – 116) * 8 = 2000 час.

Амортизация в базовом варианте составит:

руб.

Амортизация в проектируемом варианте составит:

 руб.

Таким образом, ежемесячная экономия по расходам на амортизацию и износ составляют 312,8 рубля.

Ежемесячные эксплуатационные затраты в базовом варианте составляют:

С1 = 31550 + 229,32 + 441,6 = 32220,92 руб.

Ежемесячные эксплуатационные затраты в проектируемом варианте составят:

С2 = 25765,83 + 125,64 + 128,8 = 26020,27 руб.

Из вышесказанного видно, что данный проект обеспечивает снижение эксплуатационных затрат ежемесячно на 6200,65 рублей, ежеквартально на 18601,95, ежегодно на 74407,8.

4.6      Оценка экономической эффективности проекта

Для расчета экономической эффективности необходимо сумму валового эффекта привести к ценам сегодняшнего дня, то есть учесть временной фактор как в образовании прибыли, так и в несении издержек, связанных с внедрением информационной системы.

Коэффициент дисконтирования rp определяется по следующей формуле:

rp = i + r0 + i*r0,   (4.11)

где

i – объявленный Правительством РФ темп инфляции на текущий год;

r0 – номинальная ставка дисконтирования, определяемая ставкой рефинансирования установленной ЦБ РФ.

Таким образом, коэффициент дисконтирования составит:

rp = 0,07 + 0,08 + 0,07*0,08 = 0,1556

Рассчитаем квартальный коэффициент дисконтирование по формуле:

                                                                  (4.12)

где

rp – годовая ставка дисконтирования.

Подставив соответствующие значения, получим:

Таким образом, денежные потоки будут соответствовать данным, отраженным в табл. 4.3. Здесь периоды времени – кварталы.

Для расчета чистой приведенной стоимости проекта (NPV, Net Present Value) необходимо дисконтировать поток платежей по проекту, то есть привести экономический эффект в ценах сегодняшнего дня и учесть инфляционный фактор:

                                  (4.13)

где

Di – доходы (входные денежные потоки) i-го периода, руб;

Зi – текущие расходы (выходные денежные потоки) i-го периода, руб.;

Ko – капитальные вложения, руб.;

Pi – суммарный денежный поток (чистый денежный поток) i-го периода, руб.;

r – коэффициент дисконтирования.

На основе данных, представленных в табл. 4.3, значение NPV составит:

Как видно из вышеприведенного расчета, NPV проекта больше 0, следовательно, проект не является убыточным.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6