Реферат: Word

Создание диаграммы

-   Если в качестве источника данных для создания диаграммы используется таблица в документе Word, выделите ее.

-   В Microsoft Word выберите команду Объект в меню Вставка, а затем — вкладку Создание.

-   Выберите Диаграмма Microsoft Graph 97 из списка Тип объекта.

-   Для размещения объекта в графическом слое, где его можно позиционировать с помощью команд меню Действия на панели инструментов Рисование, установите флажок Поверх текста.

-   Для размещения диаграммы в текущем абзаце как обычного текстового символа снимите флажок. Поверх текста.

-   Нажмите кнопку OK.

-   Для замены образца данных щелкните ячейку в таблице, а затем введите необходимые данные.

-   Для возвращения в Word щелкните на документ Word вне области диаграммы.

При создании диаграммы путем выбора команды Объект в меню Вставка и последующем выборе типа объекта Диаграмма Microsoft Graph 97, Microsoft Graph отображает диаграмму, а также таблицу MS Graph, содержащую связанные с ней данные. Таблица MS Graph является образцом, показывающим, куда вводить подписи строк и столбцов и сами данные. После создания диаграммы можно ввести новые данные в таблицу MS Graph, импортировать данные из текстового файла или файла Lotus 1-2-3, импортировать лист или диаграмму Microsoft Excel или скопировать данные из другой программы.

Добавление данных к диаграмме.

Для добавления данных к диаграмме Microsoft Graph необходимо либо непосредственно ввести их в таблицу MS Graph, либо скопировать, а затем вставить в таблицу данные из другой программы. Например, после создания диаграммы Microsoft Graph из таблицы Word и добавления к таблице строк или столбцов данных появляется возможность скопировать эти строки или столбцы, а затем вставить их в таблицу MS Graph.

Добавление заголовка к диаграмме или оси.

-   В текстовом процессоре Word дважды щелкните диаграмму, к которой необходимо добавить заголовок.

-   Выберите команду Параметры диаграммы в меню Диаграмма, а затем — вкладку Заголовки.

-   Для добавления заголовка к диаграмме введите необходимый текст в поле Название диаграммы.

-   Для добавления одного или нескольких заголовков оси щелкните соответствующее окно для каждого заголовка, а затем введите необходимый текст.

-   Для возврата в Word щелкните документ Word.

Изменение  типа диаграммы.

Во многих плоских диаграммах существует возможность изменения типа диаграммы для всей диаграммы или отдельного ряда данных. В пузырьковых диаграммах изменяется тип только всей диаграммы. Во многих объемных диаграммах изменение типа влияет на всю диаграмму. Для отдельных рядов данных брусковых и столбчатых диаграмм можно выбрать конический, цилиндрический или пирамидальный тип.

-   В Word дважды щелкните диаграмму, которую необходимо изменить.

-   Если тип диаграммы следует изменить для отдельного ряда данных, выделите его.

-   Если тип диаграммы следует изменить для всей диаграммы, ничего не выделяйте.

-   Выберите команду Тип диаграммы в меню Диаграмма.

-   Выберите необходимый тип диаграммы на вкладке Стандартные или Нестандартные.

-   Для применения конического, цилиндрического или пирамидального типа к отдельному ряду данных брусковой и столбчатой диаграммы выберите Коническая, Цилиндрическая или Пирамидальная в списке Тип на вкладке Стандартные, а затем установите флажок Применить.

-   Для возврата в Word щелкните документ Word.

Примечание.   При снятии флажка Применить изменяется тип всей диаграммы, независимо от выделения отдельного ряда данных.

Изменение текста и данных на диаграмме

Значения и текст диаграммы связаны с таблицей, при помощи которой создавалась диаграмма. При изменении данных в таблице диаграмма обновляется.

При изменении на диаграмме текста подписей оси категорий, названий рядов данных, легенды и подписей значений они перестают быть связанными с ячейками соответствующей таблицы. Для изменения текста без потери связи с ячейками необходимо редактировать текст в таблице.

-   В Word дважды щелкните диаграмму, которую необходимо изменить.

-   При работе с диаграммой Microsoft Graph перейдите в соответствующую таблицу.

-   Выделите ячейку, содержащую значение или текст, который необходимо изменить.

-   Введите новый текст или значение.

-   Нажмите клавишу ENTER.

-   Для возврата в Word щелкните документ Word.

Изменение цветов, образцов, линий, заливок и границ диаграмм

Эта процедура используется для изменения цветов, применения текстур или узоров, а также изменения ширины линии или типа границы для маркеров данных; области диаграммы; области построения; линий сетки, осей и подписей делений на плоских и объемных диаграммах; планок погрешностей на плоских диаграммах; а также стенок и основания на объемных диаграммах.

-   В Word дважды щелкните диаграмму.

-   Дважды щелкните элемент диаграммы, который необходимо изменить.

-   При необходимости выберите вкладку Вид, а затем выберите нужные параметры.

-   Для определения эффекта заливки выберите команду Способы заливки, а затем задайте необходимые параметры на вкладках Градиентная, Текстура и Узор.

-   Для возврата в Word щелкните документ Word.

Форматирование осей применяется также для подписей делений. Линии сетки форматируются независимо от осей.

            Таблица может быть вставлена в произвольное место документа. Размер таблицы может превышать размер страницы, поэтому ее часть может размещаться на одной или нескольких последующих страницах. В таком случае можно определять заголовки для таблицы таким образом, что, если таблица будет размещена на нескольких страницах, в верхней части каждой страницы заголовки будут отображаться автоматически.

            Для создания таблицы можно воспользоваться командой Таблица | Добавить таблицу или кнопкой Добавить таблицу на стандартной панели инструментов. При использовании команды меню можно определить ширину столбцов и формат в процессе вставки таблицы в текст.

Новым в редакторе Word 97 является возможность нарисовать сложную таблицу от руки. Для этого достаточно выбрать в меню Таблица  команду нарисовать таблицу.

Прежде чем приступить непосредственно к созданию таблицы, вы должны иметь хотя бы приблизительное представление о том, сколько столбцов и строк должна иметь таблица. На этом этапе не обязательно точно указывать параметры таблицы. После создания всегда можно добавить и/или удалить столбцы и строки по своему усмотрению.

Создание таблицы с помощью команды Таблица | Добавить таблицу.

-   Установите курсор в точку, в которой должен располагаться левый верхний угол таблицы.

-   Выберите команду Таблица | Добавить таблицу, в результате чего на экране появится окно диалога “Вставка таблицы”.

-   Укажите требуемое число столбцов и строк. Число можно выбрать  или напечатать  в соответствующей строке ввода. На этом этапе достаточно задание приблизительных значений. В дальнейшем вы всегда сможете изменить число строк и столбцов в таблице.

-   Если вы четкое представление о ширине столбцов, укажите требуемое значение в строке ввода “Ширина столбца”. Если не знаете, какую ширину должны иметь столбцы, оставьте значение по умолчанию. В соответствии с этим значением Word создаст таблицу на всю ширину документа и установит для всех столбцов одинаковую ширину. В дальнейшем вы сможете индивидуально настроить ширину каждого из столбцов в таблице.

-   Выберите кнопку Автоформат, если хотите применить к создаваемой таблице один из стандартных форматов.

-   Нажмите кнопку ОК. В результате определенная вами таблица появится в вашем документе. При этом курсор будет расположен в первой ячейке.

Может оказаться, что созданная вами таблица окажется невидимой. Такая ситуация возможна в том случае, если опция Сетка выключена. О действии этой опции вы узнаете в разделе “Отображение и маскирование линий сетки и маркеров конца ячеек и строк”.

Создание таблицы с помощью команды Таблица | Нарисовать  таблицу.

Выберите место создания таблицы.

-   Если панель инструментов Таблицы и границы не отображена, нажмите кнопку Таблицы и границы . После этого появится панель инструментов и указатель мыши изменится на перо.

-   Если панель инструментов Таблицы и границы отображена, нажмите кнопку Нарисовать таблицу . Указатель мыши изменится на перо.

-   Чтобы определить внешние границы таблицы, переместите (проведите) указатель при нажатой кнопке мыши из одного угла таблицы в другой. Затем прорисуйте линии столбцов и строк.

-   Для удаления линии нажмите кнопку Ластик   и сотрите линию.

-   После создания таблицы выберите мышкой ячейку и вставляйте текст или графику.

            Если вы создали новую таблицу, курсор будет располагаться в первой ячейке, расположенной в левом верхнем углу таблицы. Для ввода данных в эту ячейку вы должны с помощью клавиатуры ввести требуемый текст или числа.

            Поскольку ввод текста (или чисел) осуществляется в ячейку таблицы, вы можете ввести больше символов, чем может поместиться в одной строке. Word автоматически перенесет символы, которые не поместились в текущей строке, на следующую строку в той же ячейке. Количество строк в ячейке таблицы будет увеличено таким образом, чтобы в ней поместились все вводимые символы. Аналогичным образом Word реагирует на нажатие Enter. Курсор перемещается на расположенную ниже строку той же ячейки. В результате высота строки увеличивается.

            Наиболее простой способ перемещения по ячейкам таблицы заключается в использовании мыши. Для того чтобы перейти в требуемую ячейку, достаточно установить на нее указатель мыши и нажать левую кнопку.

            Если в своей работе вы предпочитаете пользоваться клавиатурой, для перемещения в следующую ячейку используется клавиша Tab. Для перехода к предыдущей ячейке нажмите Shift+Tab. Если клавиша Tab будет нажата в тот момент, когда курсор расположен в последней ячейке таблицы, Word вставит новую строку и переместит курсор в ее первую ячейку.

            В таблице представлены клавиши для перемещения по таблице. Для того чтобы покинуть таблицу, вы должны с помощью мыши или клавиш-стрелок переместить курсор за пределы таблицы.

            На практике достаточно часто возникает необходимость изменить параметры таблицы, в которой содержатся данные. MS Word предоставляет в наше распоряжение широчайшие возможности по редактированию таблиц, включая вставку и удаление ячеек, строк и столбцов, перемещение и копирование ячеек, изменение высоты и ширины ячеек и многое другое.

Выбор ячеек

            Прежде чем выполнить команду редактирования, вам необходимо выбрать строки, столбцы или ячейки, над которыми в дальнейшем будут выполняться действия. MS Word позволяет выбрать целиком одну или несколько строк и столбцов. Для отображения выбранных ячеек используется инверсное изображение.

Использование меню

            Команды меню позволяют выбрать строки, столбцы, а также целиком всю таблицу.

·           Установите курсор в ячейку, принадлежащую строке или столбцу, которую требуется выбрать. Если вы хотите выбрать целиком таблицу, курсор может быть установлен в любой из ячеек.

·           Выберите меню Таблица. Затем, в зависимости от того, хотите ли вы выбрать сроку, столбец или целиком таблицу, выберите одну из команд: Выделить строку, Выделить столбец или Выделить таблицу.

Использование мыши

            Если вы хотите выбрать с помощью мыши одну ячейку, установите указатель мыши между левой линией сетки, ограничивающей ячейку, и маркером конца ячейки. Указатель мыши примет форму стрелки, направленной слева направо. В заключение нажмите кнопку мыши. Если вы нажмете кнопку мыши дважды, выделенной окажется вся строка.

            При выборе фрагмента таблицы с помощью мыши указатель мыши может также располагаться вне таблицы. В этом случае выделенный фрагмент зависит от положения курсора мыши.

Использование мыши для выбора фрагментов таблицы

Использование клавиатуры

            Word предоставляет в ваше распоряжение несколько оперативных клавиш для выделения фрагментов таблицы.

            Когда вы осуществляете выбор с помощью клавиш-стрелок, вначале вы выбираете символы в ячейке. При выходе за границы ячейки вы начинаете выбирать сами ячейки.

Если вы с помощью Shift+  или F8,  + выберете несколько смежных ячеек в строке (например, четыре ячейки), а затем несколько раз нажмете Shift+ , то продлите выбор на четыре ячейки в следующих строках.

Перемещение и копирование ячеек

            После создания может потребоваться изменить расположение данных в таблице. Word предоставляет  возможность перемещать и копировать ячейки в таблице вместе с содержащимся в них текстом.

Использование мыши для перемещения ячеек, строк и столбцов

            Для того чтобы переместить или скопировать одну или несколько, ячеек, вместе, с их содержимым, выполните следующие действия:

-   Выберите ячейки, строки или столбцы, которые вы предполагаете переместить или скопировать.

-   Переместить указатель мыши в пределах выбранных ячеек так, чтобы он принял вид стрелки, направленной справа налево.

-   Дальнейшие ваши действия зависят от того, хотите ли вы переметить или скопировать выделенные элемента. Для того чтобы переместить элементы таблицы, нажмите левую кнопку мыши. Если вам требуется скопировать элементы, нажмите клавишу Ctrl, после чего нажмите левую кнопку мыши. В зависимости от произведенных вами действий в строке состояния появится соответствующее сообщение.

-   Переместить курсор в ячейку, расположенную левее и выше того места, в котором должны появиться перемещенные или скопированные ячейки.

-   Отпустить кнопку мыши.

Использование команд меню Правка

            При работе с таблицей действие команд Вырезать, Копировать и Вставить из меню Правка полностью аналогично работе с текстом. С помощью этих команд вы можете переместить или скопировать ячейки в пределах таблицы или скопировать таблицу в другое место. Данное средство позволяет перемещать и копировать одну или несколько ячеек или целиком всю таблицу.

Изменение ширины столбцов.

Перемещение границ ячеек и использование горизонтальной линейки

Для того чтобы изменить ширину столбца с помощью мыши, установите указатель мыши на правую границу столбца. В результате указатель примет вид вертикальной двойной линии со стрелками, направленными вправо и влево. При этом вид указателя не зависит от того, отображаются или спрятаны линии сетки. Нажмите кнопку мыши и переместите этот маркер столбца до установки требуемой ширины столбцы, после чего отпустите кнопку мыши.

Автоматическая настройка ширины столбцов таблицы

-   Выберите столбцы, ширину которых вы предполагаете изменить. Если вы выберите столбцы не полностью (например, одну или более строк) Word изменит ширины столбцов только в указанных строках.

-   Выберите Таблица | Высота и ширина ячейки. В окне диалога “

-   Высота и ширина ячеек” перейдите на вкладку “Столбец”.

-   Нажмите кнопку Автоподбор. В результате окно диалога будет закрыто, и столбцы таблицы будут выровнены в соответствии с их содержимым.

Изменение высоты строк

Для изменения ширины строк можно воспользоваться вертикальной линейкой или окном диалога “Высота и ширина ячеек”. Если требуется быстро настроить только одну строку, в этом случае предпочтительнее пользоваться линейкой. Для одновременной настройки нескольких строк целесообразно прибегнуть к средствам, предоставляемым окном диалога “Высота и ширина ячейки”. Данное средство имеет, еще одно преимущество — есть возможность задать для высоты строк точные значения, чего нельзя сделать с помощью линейки.

Изменение высоты строк с помощью окна диалога “Высота и ширина ячеек”

Для одновременного изменения высоты нескольких строк выполните следующие действия:

-   Выберите строки, высоту которых вы хотите изменить.

-   Выберите Таблица | Высота и ширина ячейки. В окне диалога “Высота и ширина ячеек” перейдите на вкладку “Строка”.

-   Опция “Высота строки” позволяет вам установить следующие значения:

-   На этом этапе необходимо выбрать одну из указанных опций.

-   Если на предыдущем шаге выбрано значение Минимум или Точно, введите требуемую величину в строке Значение. Задать значение можно в пунктах или сантиметрах, указав после численного значения соответствующие единицы (пт или см).

-   Если требуется отформатировать другие строки, перейдите с помощью кнопок Следующая или Предыдущая в требуемую строку. При этом в заголовке поля Высота строки будет отображаться номер текущей строки. Выполните действия шагов 2 — 3.

-   Нажмите кнопку ОК.

Изменение высоты строк закончено, но прежде, чем перейти к следующему примеру давайте остановимся еще на одном очень полезном средстве, предоставляемом вкладкой “Строка” — флажке Разрешить перенос строки на следующую страницу. Если при установленном флажке (по умолчанию) содержимое ячейки не помещается на одной странице, MS Word разбивает строку и переносит не поместившиеся данные на следующую страницу.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9