Реферат: Word

Создание нового документа

            После запуска MS Word на экране появляется пустой документ под названием Документ 1. Это название указывает на то, что данный документ является первым созданным с момента запуска программы. При создании последующих документов Word присваивает им имена с возрастающими номерами: Документ 2, Документ 3 и т.д.

            При создании нового документа MS Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблоны являются той основой, на основании которой строится новый документ. Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы:

·     Текст (например, верхние и/или нижние колонтитулы)

·     Предопределенные стили (заголовки уровней, нормальный, основной текст и т.п.), а также созданные пользовательские стили

·     Таблицы

·     Рамки

·     Графические изображения

·     Специальные средства (макросы, кнопки и даже панели инструментов) и т.д.

В MS Word существуют шаблоны трех типов:

1.    Шаблон “Обычный”, который предназначен для создания стандартных документов с параметрами, принятыми по умолчанию

2.    Специальные шаблоны, входящие в комплект поставки MS Word (например, письма, факсы, и т.д.), а также созданные вами разнообразные пользовательские шаблоны

3.    Шаблоны мастеров, которые в интерактивном режиме проводят  через все стадии создания документа. Для этой цели используется последовательность окон диалога, с помощью которых на каждом этапе вы указываете конкретные характеристики документа. В качестве примера шаблона этого типа можно привести Мастер создания календаря.

            В качестве шаблона по умолчанию для нового документа используется шаблон “Обычный”.

В состав поставки MS Word входят шаблоны для создания стандартных деловых писем, служебных записок, газетных листов и большого количества документов других типов. Использование специальных шаблонов позволяет придать документам единый стиль. В MS Word можно создать свои собственные шаблоны.

Создание пустого документа

Для этого используем шаблон «Обычный».

Выберите Файл | Создать. В результате на экране появится окно диалога “Создание документа”, представленное на рис. Выберите шаблон “Обычный”. Нажмите OK

            В качестве альтернативного способа для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, вы можете нажать Ctrl+N на клавиатуре или кнопку Создать на стандартной панели инструментов. В результате сразу будет открыт новый документ, основанный на обычном шаблоне, без вывода на экран окна диалога “Создание документа”.

Создание нового документа на основе специального шаблона

При выборе команды Файл | Создать открывается окно диалога “Создание документа”, которое предоставляет все предопределенные и стандартные шаблоны, которые могут быть использованы при создании новых документов:

·     “ Общие”

·     “ Письма и факсы”

·     “ Записки”

·     “ Отчеты”

·     “ Публикации”

·     “ Другие документы”

·     “ WEB - станицы”

Перечень доступных для работы шаблонов зависит от варианта установки редактора. Для того, чтобы воспользоваться любым из шаблонов достаточно щелкнуть на нем мышкой.

Создание документа с помощью мастера

            В каждой вкладке окна диалога “Создание документа” помимо обычных шаблонов присутствуют, так называемые, шаблоны-мастера. Мастера шаг за шагом проводит через все стадии создания документа. Например, вместе с Мастером писем (или факсов) можно самостоятельно создать деловое письмо. Все, что  требуется — это следовать инструкциям, появляющимся в окнах диалога. Кнопки, расположенные в нижней части каждого из окон диалога, позволяют вам перемещаться из текущего окна к следующему или возвратиться к предыдущему.

Открытие существующего документа

Основным средством открытия существующего документа MS Word является окно диалога “Открытие документа”.

Для открытия окна диалога “Открытие документа” можно воспользоваться одним из следующих способов:

·     Выберите команду Файл | Открыть

·     Нажмите Ctrl+О на клавиатуре

·     Нажмите кнопку Открыть на стандартной панели  

      инструментов

По умолчанию при открытии окно диалога “Открытие документа” содержит список документов MS Word. При первом открытии в окне отображается список документов, хранящихся в папке «Мои документы». Можно указать собственную папку, список документов из которой MS Word будет предлагать по умолчанию при открытии документа. Для этой цели предназначена вкладка “Расположение” из окна диалога “Параметры”, открываемого командой Сервис | Параметры. В окне “Открытие документа” можно осуществить поиск файла на диске, создать личную папку на диске, сменить диск и т.д.

Открытие недавно использовавшегося файла

MS Word помнит несколько последних документов, с которыми работал. Обычно они внесены в список меню Файл. Можно быстро открыть любой из них, выбрав его из списка документов.

            Можно установить число файлов, названия которых будет появляться в списке меню Файл, через команду Сервис|Параметры|Общие.

Открытие файлов других форматов

MS Word позволяет открывать файлы, созданные в других форматах типа WordPerfect, Word для DOS, WordStar, Works, и других. Для этого используется обычный путь: Файл | Открыть, но в строке Тип файла нужно выбрать соответствующий тип или указать “Все файлы”, тогда  в основном окне появится список всех файлов, из которых вам нужно выбрать требуемый файл.

Сохранение документа.

В редакторе Word предусмотрена возможность сохранения активного документа, то есть документа, с которым в настоящий момент ведется работа, вне зависимости от того, является ли он вновь созданным или нет. Существует возможность сохранения всех открытых документов одновременно. Кроме того, можно сохранить копию активного документа под другим именем и в другом месте.

Для выполнения этих действий необходимо обратиться к меню Файл и выбрать соответствующую команду:

·     Сохранить – для сохранения документа. Откроется окно сохранения, в котором понадобиться выбрать диск, папку и указать имя сохраняемого файла. Если после сохранения вы не закрыли документ, а продолжили с ним работать, то повторное выполнение этой команды сохранит в файле документа внесенные в него изменения.

·     SHIFT+ Сохранить все – сохраняет все открытые документы.

·     Сохранить как – позволяет сохранить открытый документ под другим именем и в другом месте.

Автоматическое сохранение документов

MS Word может автоматически сохранять документы с определенным временным интервалом. При авто сохранении документ будет  временно сохранен в специально созданном для этого файле и с именем отличным от имени файла. Сохраненные автоматически файлы будут внесены в папку TEMP. В случае, если файл уничтожится по техническим причинам, он сейчас же будет восстановлен, причем на своем месте, в своем каталоге, под прежним именем. Если обошлось без неприятностей, в конце сеанса работы все равно необходимо сохранить файл, как обычно, используя команду Файл | Сохранить или Файл | Сохранить как. Таким образом использование авто сохранения не освобождает от сохранения в процессе и в конце работы, зато подстрахует от потери информации.

Выберите Файл | Сохранить как в открывшемся окне диалога нажмите кнопку Параметры или выберите команду Сервис | Параметры | Сохранение.

Создание резервной копии

Работая в MS Word, каждый раз при сохранении документа можно создавать его резервную копию. При выборе этой установки, MS Word сохраняет предыдущую версию документа в качестве резервного файла и дает ему то же имя, что и у оригинала, но с расширением WBK.

·     Выберите команду Файл | Сохранить как или нажмите F12 и нажмите кнопку Параметры, или выберите команду Сервис | Параметры | Сохранение.

·     Установите флажок Всегда создавать резервную копию.

·     Нажмите OK.

Если документ уничтожен по техническим причинам, то его резервная копия существует в том же самом каталоге, что и оригинал. Причем резервная копия будет создаваться во время каждого авто сохранения.

Защита сохраненного документа с помощью пароля

Для ограничения доступа к документу в редакторе Word используется парольная защита.

Назначения пароля

·     Выберите команду Файл | Сохранить как или нажмите F12 и кнопку Параметры, или выберите команду Сервис | Параметры.

·     Перейдите на вкладку “Сохранение”. В нижней части вкладки “Сохранение” находятся поля ввода: “Пароль для открытия файла”, “Пароль разрешения записи” и флажок Рекомендовать доступ только для чтения.

·     Введите с клавиатуры задуманный пароль.

·     Когда вы попытаетесь напечатать ваш пароль, то не увидите его, а в строке будут одни звездочки. Это сделано для того, чтобы стоящий рядом человек не мог прочесть введенный вами пароль на экране. Ваш пароль может содержать до 15 символов, включая буквы, цифры, значки и пробелы.

·     Нажмите OK.

·     Повторно введите пароль в окно диалога “Подтверждение пароля”, и снова нажмите OK.

·     Нажмите OK на вкладке “Сохранение”

Завершение работы с документом

Закрытие документа

После того, как работа с документом закончена, и файл сохранен, необходимо закрыть документ. Если открыто сразу несколько документов, нужно закрыть каждый документ. Для этого выберите в меню Файл команду Закрыть, для закрытия текущего документа. Для закрытия всех открытых документов нажмите клавишу SHIFT и выберите команду Закрыть все.

Под редактированием подразумевается внесение каких-либо изменений в существующий документ.Перемещение в документе.

Для перемещения по документу MS Word можно использовать любое из следующих средств.

Полосы прокрутки, Команды меню, Оперативные клавиши.

Перемещение с помощью полос прокрутки.

Для прокрутки информации в вертикальном и горизонтальном направлениях предназначены вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки, соответственно. Каждая из полос прокрутки содержит кнопки прокрутки, на которых изображены стрелки, и движок прокрутки.

Для перемещения текста достаточно щелкнуть мышкой на кнопке прокрутки или потащить за движок.

Перемещение с помощью клавишных команд.

В таблице приведены оперативные клавиши для перемещения курсора.

Перемещение с помощью окна диалога “Переход”

            Для точного позиционирования в документе MS Word предусмотрено специальное окно диалога “Переход”.

            Для открытия этого окна вы можете воспользоваться одним из следующих способов:

·     Выберите команду Правка | Перейти

·     Нажмите клавишу F5

            Однако окно диалога “Переход” имеет смысл только в том случае, если пользователь точно знает, куда ему необходимо перейти (например, на страницу с определенным номером, к определенному разделу, к закладке с известным именем и т.д.

Основные приемы редактирования

Элементарные операции редактирования сводятся к вставке или удаления символа. Вставка символа осуществляется его непосредственным вводом с клавиатуры. Для удаления символа используются клавиши Delete и Backspace в зависимости от того, требуется удалить символ справа или слева от курсора. Более сложные операции предполагают работу с фрагментами документа. Однако прежде чем приступить к операциям с фрагментами, их необходимо выделить.

Выделение текста.

Для выделения текста можно использовать по своему усмотрению мышь или клавиатуру.

Выделение текста с помощью мыши.

Мышь удобна при выделении небольших фрагментов текста. С помощью мыши можно выделить фрагмент произвольного размера.

Выделенный фрагмент текста изменяет свою окраску на инверсную.

Выделение текста с помощью клавиатуры.

Текст выделяют с помощью клавиш перемещения курсора, удерживая нажатой клавишу SHIFT.

Удаление фрагмента документа.

            Довольно часто при редактировании документа приходится удалять фрагмент текста. При этом кроме текста фрагмент может содержать другие объекты (например, рисунки, таблицы, карды и т.д.). В MS Word эта процедура выполняется достаточно просто.

Клавиши, используемые для удаления

            Для удаления фрагмента документа выделите его, воспользовавшись любым из известных вам способов, а затем нажмите клавишу Delete или Backspace.

Замена выделенного текста

Выделенный текст приходится не только удалять, но и заменять новым. Прежде, чем получить такую возможность, необходимо установить соответствующие параметры редактирования документа.

·     Выберите команду Сервис | Параметры. На экране появится окно диалога “Параметры”.

·     Перейдите на вкладку “Правка”.

·     Установите флажок Заменять выделенный фрагмент при вводе.

·     Нажмите OK.

Теперь, если в документе выделен фрагмент текста, выделенный текст будет заменен на вводимый текст (или вставляемый из буфера обмена). Это касается не только текста, но и других объектов (рисунков, кадров и т.п.).

Перемещение и копирование фрагмента документа

Наиболее простым способом перемещения и копирования фрагмента документа, содержащего текст и другие объекты, является способ называемый “перенести-и-оставить”. Этот способ предполагает выполнение следующей последовательности действий:

·     Выделите требуемый фрагмент.

·     Установите указатель мыши в пределах выделенного фрагмента.

·     Нажмите кнопку мыши и, удерживая ее в нажатом состоянии, переместите фрагмент в требуемое место.

·     Для завершения перемещения отпустите кнопку мыши.

Копирование фрагмента осуществляется аналогичным образом только с нажатой клавишей Ctrl.

Для копирования и перемещения текста вы можете воспользоваться буфером обмена. Буфер обмена является средством Windows и представляет собой область временного хранения информации. С его помощью можно:

·     Вырезать фрагмент документа, содержащий текст и другие объекты, из одного места и вставить в другое место

·     Перенести целый документ или его часть в другой документ

·     Скопировать фрагмент в буфер, не удаляя его из документа, что позволяет многократно использовать в различных местах документа

Для работы с буфером обмена можно использовать команды меню Правка, команды контекстного меню, кнопки стандартной панели инструментов и клавишные команды

Отмена результатов редактирования

К сожалению, при редактировании никто не застрахован от ошибок. Для отмены результатов редактирования можно воспользоваться меню Правка командой Отменить на стандартной панели инструментов или оперативными клавишами.

Поиск.

Для поиска в MS Word предназначено окно “Найти”, которое открывается выбором команды Правка | Найти или нажатием Ctrl+F.

Ниже приведены опции этого окна диалога:

MS Word позволяет найти каждое вхождение символов с учетом прописных и строчных букв, являющихся целыми словами или частями слов. В качестве критерия поиска можно указать последовательность символов (не более 256 символов), отформатированных определенным образом, а также просто формат или стиль.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9