Реферат: Word

            Приступая к работе с шаблонами, мы рекомендуем вам набраться терпения и ознакомиться со всеми встроенными MS Word шаблонами. Если среди множества шаблонов вы найдете для себя полезный, сходный с требуемым документом, внесете в него некоторые изменения и дополнения. Вы все равно затратите меньше времени на доводку имеющегося шаблона, чем на создание нового.

Имейте в виду простое правило: делайте копию шаблона, давая ей другое имя, и работайте с ней, оставляя исходный шаблон неизменным. Он может вам еще пригодиться.

Обзор встроенных шаблонов

            Как уже говорилось, Word содержит ряд встроенных шаблонов и мастеров для создания различных стандартных документов наиболее часто используемых в делопроизводстве.

Стандартные шаблоны MS Word

Шаблон          Характеристика

Общие

Обычный       Многоцелевой шаблон, предназначенный для документов разных типов

Письма и факсы

Факсы                         Содержит три вида факсов: Изысканный, Современный, Стандартный

Письма                       Три вида писем: Изысканное, Современное, Стандартное

Мастер писем            Позволяет в диалоговом режиме создать несколько стандартных типов факсов

Мастер факсов           Позволяет в диалоговом режиме создать несколько типов писем

Записки

Записки          Содержит три вида шаблона записок: Изысканная, Современная, Стандартная

Мастер записок         Позволяет в диалоговом режиме создавать несколько видов записок, для многостраничных записок устанавливает колонтитулы

Отчеты

Отчеты                       Создает три вида отчетов: Изысканный, Современный, Стандартный. Содержит все возможные виды форматирования

Другие документы

Мастер повесток дня                        Создает различные формы повесток дня

Мастер грамот                       Создает четыре вида наградных листов

Мастер календарей               Создает календарь на год

Мастер резюме                      Создает три вида резюме (Изысканное, Современное, Стандартное)

Мастер таблиц                       Создает различные типы таблиц

Резюме                                   Создает три типа резюме

Счет                                        Создает счет, автоматически вычисляет сумму

Табель                                     Создает недельный табель учета рабочего времени

Заказ                                       Создает заказ, автоматически вычисляет сумму

Публикации

Брошюра                                Создает двухстороннюю, трехколоночную брошюру

Шаблон                                  Характеристика

Заявление для печати           Создает три типа заявлений для печати: Изысканное, Современное, Стандартное

Бюллетень                              Создает информационный бюллетень

Мастер бюллетеней              Создает Классический или Современный бюллетень

Руководство                          Создает инструкции, руководство, документацию с содержанием и алфавитным списком

Справочник                           Создает адресные или телефонные справочники

Диссертация                          Шаблон для оформления диссертаций, со списком литературы, алфавитным указателем

Замена шаблона

            Представьте себе ситуацию: вы создали служебную записку. В дальнейшем эта записка переросла в статью, а в последствии и в отчет вашей деятельности. Для каждого из этих документов существует специальный шаблон, позволяющий оформить документ так, как того требует его назначение. Таким образом вы можете изменить шаблон и получать новый документ. Сначала вы используете шаблон “Стандартная записка”, затем для статьи можно использовать шаблон “Брошюра”, преобразованный к требованиям издания, для которого предназначена статья. Далее, дополнив содержимое, можно воспользоваться шаблоном “Отчет”. При этом содержание документа может меняться незначительно, но благодаря оформлению вы получите три совершенно разных документа.

Пример. Замена шаблона

-   Выберите команду Файл | Шаблоны. Откроется окно диалога “Шаблоны и надстройки”.

-   Нажмите кнопку Присоединить, откроется окно диалога “Присоединение шаблона”.

-   Выберите нужную папку, а в папке — название требуемого шаблона. Нажмите Открыть. Снова будет открыто окно диалога “Шаблоны и надстройки”.

-   Установите флажок Автоматически обновлять стили документа. Нажмите OK

В активном документе используемые стили будут изменены на стили из присоединенного шаблона.

Изменение документа при изменении присоединенного к нему шаблона

            В предыдущем примере вы увидели, как изменяется документ при замене шаблона, на котором он основан. Таким образом при замене присоединенного к документу шаблона, происходят следующие изменения:

-   Если к документу присоединить другой шаблон, в документе станут доступными элементы из нового шаблона

-   При внесении изменений в шаблон новые свойства приобретут только документы создаваемые на основе измененного шаблона

-   На созданные ранее документы изменения в шаблоне, на котором они основаны, не влияют

-   При замене шаблона в документе соответствующим образом будут изменены только то есть стили, названия которых в точности соответствуют существующим в новом шаблоне

Использование нескольких шаблонов одновременно

            MS Word позволяет использовать несколько шаблонов одновременно. Такая необходимость может возникать, когда из одного шаблона вы хотите позаимствовать, например, форматирование страницы, из другого — стили, из третьего — оперативные клавиши или макросы. Как вы уже знаете, в таких случаях можно скопировать нужные элементы из разных шаблонов через окно диалога “Организатор”. В качестве альтернативного способа можно подключить нескольких шаблонов одновременно. Однако использование нескольких шаблонов имеет свои особенности.

            При использовании нескольких шаблонов с одинаковыми имена стилей  могут возникнуть проблемы, связанные с совпадающими именами. Если вы внесли изменения в стандартный стиль, который используете в текущем шаблоне, а в подключенном для копирования шаблоне оказался еще не измененный стиль, то автоматически измененные стили заменятся на прежние. Поэтому, при использовании нескольких шаблонов ваша задача усложняется необходимостью скопировать шаблон и заменить совпадающие имена стилей.

Пример.  Одновременное использование нескольких шаблонов

-   Выберите команду Файл | Шаблоны. Откроется окно диалога “Шаблоны и надстройки”.

-   Нажмите кнопку Добавить. Откроется окно диалога “Добавление шаблона”.

-   Выберите из списка нужные шаблоны (для выделения сразу нескольких файлов используйте клавиши Shift и Ctrl, как описано в предыдущем примере).

-   Нажмите кнопку Открыть. Вы возвратитесь в окно диалога “Шаблоны и надстройки”. При этом добавленные шаблоны появятся в списке загруженных шаблонов.

-   Нажмите OK.

Изменение шаблона

            При работе с документом, построенным на основе какого-то шаблона, может возникнуть необходимость внести в шаблон изменения. Обычно это касается стилей и параметров форматирования страницы. При этом можно непосредственно видоизменять сам шаблон, а можно вносить изменения в документ, основанный на этом шаблоне, и затем сохранить внесенные изменения в шаблоне.

Внося изменения в шаблон, обязательно копируйте его, с тем, чтобы исходный шаблон не был поврежден.

-   Выберите команду Файл | Открыть, откройте шаблон, который хотите изменить, и сохраните его под другим именем. Дальнейшие действия осуществляются с копией шаблона.

-   Если в окне диалога “Открытие документа” отсутствует список шаблонов, выберите в поле Тип файла значение Шаблон документа.

-   Внесите изменения в стили шаблона, подписи рисунков, формат страницы, макросы, элементы автотекста, панели инструментов, настройки меню и оперативные клавиши.

-   С помощью окна диалога “Организатор” меню Сервис Шаблоны и надстройки можно скопировать из шаблона в другой шаблон любой элемент (стили, автотекст, панели, макросы), переходя на соответствующие вкладки окна диалога.

-   Для копирования стилей перейдите на вкладку “Стили”.

-   Нажмите кнопку Закрыть файл, она изменит название на Открыть файл. Нажмите ее, откроется окно диалога “Открытие файла”.

-   В поле Тип файл” укажите Шаблоны документов, выберите из списка шаблонов требуемый файл и откройте его.

-   Повторите эту процедуру для шаблона, в который необходимо скопировать элементы списка.

-   Теперь, когда с обеих сторон окна диалога открыты нужные вам шаблоны, выделите элементы списка стилей, которые нужно скопировать, используя клавиши Shift или Ctrl.

-   Нажмите кнопку Копировать. Если в шаблоне имеются одноименные стили, которые вы не хотите использовать, нажмите кнопку Удалить. При необходимости переименовать стиль используйте кнопку Переименовать.

-   Закончив внесение изменений в стили выберите следующую вкладку. Действия в каждой вкладке аналогичны описанным выше.

-   Для завершения внесения изменений в шаблон нажмите кнопку Закрыть.

-   Сохраните шаблон.

Создание собственного шаблона.

Описанная выше процедура изменения шаблона через документ может расцениваться как создание шаблона, ведь вы изменили документ, созданный на базе шаблона, и сохранили его в качестве нового шаблона, таким образом появился новый шаблон. Безусловно, понятия изменение и создание шаблона взаимосвязаны.

            Таким образом, условно можно предложить два способа создания шаблона:

-   Изменить документ, созданный на основании какого-то шаблона, и сохранить его в качестве нового шаблона

-   Создать документ, основанный изначально на шаблоне “Обычный”, внести в него все возможные установки (элементы шаблона) и сохранить в качестве нового шаблона

Последний способ безусловно чрезвычайно трудоемкий, но если среди имеющихся встроенных шаблонов вы не находите ничего, что соответствовало бы определенным требованиям, предъявляемым к нужному вам документу, другого выхода нет. Однако в этом способе есть некоторое осложнение опять же связанное с макросами и элементами автотекста. Дело в том, что если шаблон строится на обычном шаблоне, то макрос и автотекст записываются в шаблон “Обычный”, а созданный вами шаблон не будет содержать этих элементов. Для того чтобы обойти это ограничение, следует поступить по аналогии с предыдущим примером создания шаблона на основе документа.

Перед тем как создавать макрос или элемент автотекста следует сохранить шаблон, тогда он будет восприниматься MS Word как специальный. Затем можно создать макрос и элементы автотекста.

При помощи WordArt можно превратить обычный текст в графику. Можно придать тексту определенную форму, повернуть или растянуть буквы, сузить или расширить промежутки между символами, наклонить под определенным углом слова, использовать в тексте цвет, обрамление и затенение, создать отбрасываемые текстом тени. Комбинируя различные эффекты WordArt, можно создать оригинально оформленные приглашения, объявления и т.д.

WordArt  это программа, использующая механизм OLE (Object Linking and Embedding  связывание и внедрение объектов), являющаяся приложением MS Word.

Добавление и изменение фигурного текста

Для создания фигурного текста предназначена кнопка Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование. Вызвать, которую можно нажав кнопку Рисование на стандартной панели инструментов. Существует возможность добавить к тексту тень, наклонять, вращать и растягивать его, а также вписать в одну из стандартных форм. Поскольку фигурный текст является графическим объектом, для его изменения — например, добавления заливки рисунком — можно использовать кнопки панели рисования. Кнопка Добавить объект WordArt заменила отдельную программу WordArt, которая поставлялась с предыдущими версиями программ Microsoft: Office, Works, Publisher 95 и т. п.

Обратите внимание на то, что фигурный текст является графическим объектом, а не текстом. Фигурный текст не отображается на экране в режиме структуры. Также невозможно выполнить проверку орфографии фигурного текста.

Добавление фигурного текста.

1    На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Добавить объект WordArt  .

2    Выберите нужный текстовый эффект, а затем нажмите кнопку OK.

3    Введите текст, который необходимо отформатировать, в диалоговое окно Изменение текста WordArt, выберите необходимые параметры, а затем нажмите кнопку OK.

4    Для изменения фигурного текста используйте кнопки на панелях инструментов WordArt и Рисование.

Изменение фигурного текста

1    Дважды щелкните фигурный текст, который следует изменить.

2    Измените текст, внесите прочие изменения, а затем нажмите кнопку OK.

Добавление тени и объема к объекту WordArt.

Для добавления тени к графическому объекту используйте инструмент Тень на панели рисования. Для изменения положения или цвета тени выберите команду Настройка тени, а затем используйте инструменты на панели Настройка тени.

Для добавления объема к линиям, авто фигурам и полилиниям используйте инструмент Объем на панели рисования. Таким образом можно изменить глубину, угол поворота, угол наклона, направление освещения и текстуру поверхности объекта. Для изменения объема выберите команду Настройка объема, а затем используйте инструменты на панели Настройка объема.  

К объекту можно добавить тень либо объем, но не оба эффекта сразу; при добавлении объема к объекту, который имеет тень, она исчезает.

Изменение заливки в объектах WordArt.

Используйте инструмент Цвет заливки на панели рисования для добавления к графическим объектам одноцветной, градиентной, узорной и текстурной заливки. Чтобы удалить заливку или создать прозрачный графический объект, щелкните стрелку рядом с полем Цвет заливки, а затем выберите параметр Нет заливки.

Применение редактора формул.

Пользуясь редактором формул можно:

-   Вводить математические символы и операторы, дроби, интегралы, корни, матрицы и т.д.

-   Выбирать размер, расположение и формат различных элементов формулы

Большим достоинством является и то, что экранное изображение в точности воспроизводится при печати документа. Это значительно упрощает редактирование формул по сравнению с работой в символьных редакторах.

            Созданная в редакторе формула помещается в документ MS Word в качестве объекта, аналогично рисункам, диаграммам и другим графическим элементам. При необходимости можно быстро открыть редактор формул и отредактировать формулу прямо в документе. Внести изменения в формулу без помощи редактора в документе невозможно, но можно переместить и изменить ее размер.

Открытие редактора формул

-   Выделите в тексте место, предназначенное для вставки формулы.

-   Выберите команду Вставка | Объект.

-   В открывшемся окне диалога “Вставка  перейдите на вкладку “Создание”.

-   В списке Тип объекта выберите Microsoft Equation 3.0.

-   Нажмите OK.

Работа с рисунками в документе

В комплект поставки Word входит коллекция рисунков в составе Clip Gallery. Clip Gallery содержит большое количество профессионально выполненных рисунков, предназначенных для оформления документов: от географических карт до изображений людей и от зданий до театральных занавесов.

Найти нужный рисунок очень просто. Для этого выберите команду Рисунок в меню Вставка, команду Картинки, а затем — вкладку Clip Art или Pictures.

Также существует возможность вставки рисунков и отсканированных фотографий из других программ и файлов. Для вставки рисунка из другой программы необходимо выбрать команду Рисунок в меню Вставка, а затем — команду Из файла. При выделении рисунка на экране появляется панель инструментов Настройка изображения, которую можно использовать для обрезки изображения, добавления границ, а также регулировки яркости и контрастности. Для вставки отсканированной фотографии выберите команду Рисунок в меню Вставка, а затем — команду Со сканера. На экране появится рисунок в окне программы Microsoft Photo Editor, предназначенной для редактирования рисунков.

По умолчанию импортированные рисунки являются перемещаемыми, т. е. вставляются в графический слой, что позволяет задать их точное положение на странице и поместить впереди или позади текста и других объектов. Для преобразования перемещаемого рисунка во встроенный, т. е. рисунок, который вставляется непосредственно в позицию курсора и ведет себя как обычный текстовый символ, выделите рисунок, выберите команду Рисунок в меню Формат, а затем снимите флажок Поверх текста на вкладке Положение.

Вставка звуковых и видео фрагментов производиться аналогично вставке рисуков.

Редактирование рисунка

-   Выделите рисунок, который необходимо отредактировать.

-   На панели инструментов Рисование выберите необходимые параметры.

Для редактирования отсканированного рисунка можно использовать приложение Microsoft Photo Editor. Дополнительные сведения содержатся в справочной системе Photo Editor. Для установки приложения Microsoft Photo Editor необходимо запустить программу установки. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку. 

Размещение текста и рисунков на странице

Для перемещения графических объектов ѕ включая поля, авто фигуры, картинки, фигурный текст, рисунки и импортированную графику ѕ во многих случаях достаточно просто перетащить их туда, куда необходимо. Однако существует возможность перемещения объекта в точно заданную позицию, а также "привязки" или прикрепления объекта к абзацу таким образом, чтобы при перемещении абзаца объект перемещался автоматически.

Текст располагается вокруг графического объекта любого размера и формы. При этом существует возможность задания определенных сторон поля или графики, вдоль которых требуется расположить текст, а также расстояние между полем или графикой и окружающим текстом.

Текст и графика разделяется на уровни. Например, существует возможность создания подложки, появляющейся на распечатанных страницах документа.

Графические объекты выравниваются между собой или относительно страницы,  например, по верхнему или левому краю страницы. Графические объекты упорядочиваются (или распределяются) таким образом, чтобы они были равноудалены друг от друга  или вертикально, или горизонтально, или относительно всей страницы.

Возможно перемещение графического объекта, составных выделенных фрагментов, или группы. Для перемещения графического объекта или их группы маленькими шагами необходимо его слегка "сдвигать".

Для построения диаграмм в документах Office предназначено приложение  MS Graph 97.

При построении диаграммы вам необходимы данные, которые вы предполагаете представить в графическом виде. Фактически MS Graph строит диаграммы из собственной таблицы данных. В эту таблицу данных для могут быть введены одним из следующих способов:

-   Выбраны из таблицы, содержащейся в документе MS Word.

-   Введены в таблицу данных MS Graph непосредственно.

-   Импортированы из MS Excel, Lotus 1-2-3 или из текстового файла.

-   Считаны из существующей диаграммы MS Excel.

Основные типы диаграмм

            MS Graph позволяет создавать четырнадцать различных типов диаграмм:

·           Линейчатая (двух- и трехмерная)

·           Гистограмма (двух- и трехмерная)

·           С областями (двух- и трехмерная)

·           График (двух- и трехмерная)

·           Круговая (двух- и трехмерная)

·           Кольцевая

·           Радар

·           XY-точечная

·           Трехмерная поверхность

            У каждого типа диаграммы, как у плоской, так и у объемной существуют несколько форматов. Всего в MS Graph насчитывается более восьмидесяти встроенных форматов диаграмм.

Элементы диаграмм.

            Все диаграммы строятся на основании следующего набора основных элементов:

-   Серии (ряды данных)

-   Оси координат

-   Деления

-   Подписи делении

-   Цена деления

-   Легенда

-   Заголовки

Ряд данных.

Набор связанных между собой элементов данных, соответствующий одному столбцу или одной строке таблицы данных. Каждому из рядов на диаграмме соответствует отдельный цвет и/или способ обозначения. Диаграммы всех видов, кроме круговой, могут содержать несколько рядов данных.

Ось

Линия, проходящая вдоль одной из сторон области построения и обеспечивающая возможность привязки точек диаграммы к числовым значениям, а также позволяющая сравнивать величины между собой. На большинстве диаграмм данные откладываются вдоль вертикальной оси (y), а категории — вдоль горизонтальной (x).

Деления и подписи делении.

Деления выглядят как небольшие засечки на осях, аналогично делениям на обычной линейке. Их подписи определяют категории данных, значения или ряды. Подписи делении содержатся в специально предназначенных для них ячейках таблицы данных.

Цена деления.

Расстояние между   делениями  на координатной оси. Цена деления определяет масштаб диаграммы. Под масштабом диаграммы понимается диапазон изменения величин по одной из осей, а также цена деления.

Легенда.

Область, позволяющая сопоставить каждому из рядов данных на диаграмме цвет и стиль оформления.

Заголовки в диаграммах.

Описательный текст, располагающийся вдоль осей или по центру в верхней части диаграммы.

Подпись данных.

Подпись данных содержит дополнительные сведения об элементе данных. Подпись может быть сопоставлена отдельной точке, ряду данных или всем элементам диаграммы.

Маркер данных.

Полоса, область, точка, сегмент или другой объект на диаграмме, соответствующий одному значению или величине из одной ячейки таблицы данных. Набор связанных элементов данных составляет ряд диаграммы.

Область диаграммы.

Вся диаграмма целиком вместе со всеми элементами.

Область построения

Для двухмерных диаграмм область построения ограничена осями и содержит ряды данных. Для трехмерных диаграмм это область, ограниченная осями и содержащая ряды данных, названия категорий, подписи делений и осей.

Сетка

Линии сетки проводятся через деления на осях диаграммы и облегчают работу с данными.

 Планки погрешностей

Графические полосы, размер которых отражает возможные ошибки (или степень неопределенности) для каждой точки в ряду данных. Вертикальные планки погрешностей могут быть добавлены на двумерные заполненные диаграммы, гистограммы, линейчатые диаграммы, графики и пузырьковые диаграммы. Графики и пузырьковые диаграммы также могут быть снабжены горизонтальными планками погрешностей. Планки погрешностей могут быть выделены и отформатированы как группа объектов.

Стенки и основание

Области, ограничивающие диаграмму и создающие для нее объемный эффект. И стенки, и основание размещаются в области построения.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9