Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в

информационных системах; категории информации по уровня доступа к ней;

порядок правовой защиты информации.

Документирование информации - обязательное условие для ее включения в

информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами

государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства,

стандартизацию документов их массивов, безопасность Российской Федерации.

Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной

собственностью и находиться в собственности граждан, органов

государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и

общественных объединений.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами,

предусмотренными законодательством РФ, в том числе он имеет право:

- назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение

информационными ресурсами, или оперативное управление ими;

- установить в пределах своей компетенции режим и правила обработки,

защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

- определять условия распоряжения документами при их копировании и

распространении.

Граждане, органы государственной власти, органы местного

самоуправления, организация и общественные объединения обязаны представлять

документированную информацию органам и организациям, ответственным за

формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе

Президента “Об основах государственной политики в сфере информатизации” от

20 января 1994 года, постановлениях Правительства “Об информационном

обеспечении предпринимательства в РФ” от 1 декабря 1994 года, “Об улучшении

информационного обеспечения населения РФ” от 12 января 1996 года и др.

Федеральный закон “Об участии в международном информационном обмене”

от 4 июля 1996 года № 85-Ф№ направлен на создание условий для эффективного

участия России в международном информационном обмене в рамках единого

мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ

и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и

юридических лиц при международном информационном обмене.

Закон РФ “О государственной тайне” от 21 июля 1993 года № 5485

регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к

государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах

обеспечения безопасности РФ.

Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые

Верховным Советом РФ 7 июля 1993 года, направлены на совершенствование

организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения,

хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных

документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет,

использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают

сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах

граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов

архивного дела (Архивный фонд РФ, архивный документ, архивный фонд, архив,

архивное дело и др.), характеризуют состав Архивного фонда РФ в его

государственной и негосударственной частях, устанавливают право

собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему

управления архивным делом в РФ, порядок хранения, комплектования, учета и

использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение

законодательства об Архивном фонде РФ и архивах и принципы международного

сотрудничества в области архивного дела.

2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

2.1. Общие понятия документационного обеспечения

Наиболее полным межотраслевым документом по организации

документационного обеспечения управления является изданная в 1990 году

Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые

требования к документированию управленческой деятельности и организации

работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях

(объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций,

сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее

благоприятных условий для применения технических средств и современных

технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы

аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации

органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража,

учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые

средствами вычислительной техники.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования

управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации

и автоматизации работы с документами, организации службы документационного

обеспечения управления. Раздел “Документирование управленческой

деятельности” содержит положения, определяющие состав управленческих

документов, основные направления и порядок проведения унификации и

стандартизации документов, оформления реквизитов управленческих документов,

включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к

составлению текстов документов. Раздел “Организация работы с документами

устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения,

построения информационно-поисковой системы по документам учреждения,

контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в

ведомственный архив на хранение.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения

путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству

(документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций

по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и

формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ получили развитие

применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по

делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Наряду с термином “делопроизводство” в последние годы употребляется и

синонимической ему термин “документационное обеспечение управления”.

Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы

делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию,

ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с

документами средств вычислительной техники и современных информационных

технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и

использования информации в управлении. Таким образом, термин

“документационное обеспечение управления” как бы подчеркивает информационно-

технологическую составляющую в современной организации делопроизводства[9].

Результатом документирования является документ - зафиксированная на

материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее

идентифицировать. носитель - это материальный объект, используемый для

закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной

информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель - это всегда

результат технических достижений эпохи. в древности в качестве

материального носителя для создания документов использовали различные

материалы.

В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным

носителем документной информации является бумага. Наряду с бумагой сейчас

широко используются и новые носители - магнитные - лента, диски,

позволяющие использовать для документирования технические, в том числе

автоматизированные средства.

Понятие “делопроизводство” базируется на понятии

“документирование”[14]. Под документированием понимается запись (фиксация)

информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге

или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование

всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми

нормативными актами или выработанными традицией.

Важное значение при документировании имеют средства документирования

- орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть:

- простые орудия (ручки, карандаши и др.);

- механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны,

диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

- средства автоматизации - компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования различаются

способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-,

фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при

этом документов.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи

информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих

правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила -

свойство официального документа, сообщаемое ему действующим

законодательством, компетенций издавшего его органа и установленным

порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой

разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов

оформления документа (наименование автора документа. гриф утверждения,

печать и др.). Современные требования к оформлению организационно-

распорядительной (административной) документации зафиксированы в

государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы

документации. система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов”). Государственным стандартом установлен

не только состав реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность

их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их

расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также

регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного

составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и

схему (модель) их расположения на документе.

В обществе документы являются основными носителями управленческой,

научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

Документы носители первичной информации, именно в документах информация

фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других

источников информации книг, газет, журналов и др., содержащих

переработанную, вторичную информацию.

Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее

сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее

многократное использование, возможность обращаться к информации спустя

много времени после ее создания. Возможность сохранять информацию во

времени, позволяет различать документы - носители оперативной информации и

документы — носители ретроспективной информации.

Среди функций документа выделяются общие и специальные (рис.2.1.1.).

К общим функциям документа относятся:

. информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо

необходимость зафиксировать информацию -причина появления любого

документа;

. социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку

любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

. коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между

отдельными элементами общественной структуры, в частности между

учреждениями;

. культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных

традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах

документов, например в научно-технической документации находит отражение

уровень научного и технического развития общества;

К специфическим функциям документа относятся:

. управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией

наделены так называемые управленческие документы (плановые документы,

отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые

для реализации целей управления;

. правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых

норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные

и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых

норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию

на время (например, для использования в качестве судебного доказательства

это может быть любой документ);

. функция исторического источника: документ выступает в качестве источника

исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только

часть создаваемых в обществе документов (примерно 12-14%) и только после

того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на

хранение в архив.

[pic]

Рис. 2.1.1. Функции документов

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая

делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с

документами.

Организация работы с документами предполагает организацию

документооборота учреждения, хранение документов и их использование в

текущей деятельности учреждения.

[pic]

Рис. 2.1.2. Организация работы с документами

Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных

процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их

создания или поступления и до завершения исполнения или отправки[14]. В

целях рациональной организации документооборота все документы

распределяются по документопотокам:

. регистрируемые и нерегистрируемые документы;

. входящие, исходящие и внутренние документы;

. документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или

документы, направляемые в или поступающие из подведомственных

организаций, и т.д.

Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих

определенное целевое назначение в процессе документооборота[14].

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом

документооборота понимается количество документов, поступивших в

организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как

правило года[14]. Объем документооборота - важный показатель, используемый

в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы

делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам

учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других

вопросов.

Одна из важнейших функций организации работы с документами -функция

учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией — записью

учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт

создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета

документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения

документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников

учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы

с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности

учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств,

способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и

использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения

документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело».

Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков

дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в

определенной последовательности с указанием сроков их хранения; под делом

понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку

деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности

и подшитых в отдельную обложку.

2.2. Системы документации

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую

систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации

понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам

происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их

оформлению[14]. До настоящего времени в документоведении не существует

непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и

разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически

сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения

всех документов на официальные и документы личного происхождения.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы

человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные,

технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации.

Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего

государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и

составляют собственно объект делопроизводства[8].

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых

являются следующие системы документации:

. организационно-правовая документация;

. плановая документация;

. распорядительная документация;

. информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

. отчетная документация;

. документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

. финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

. документация по материально-техническому обеспечению;

. договорная документация;

. документация по документационному и информационному обеспечению

деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те,

которые отражают основную деятельность учреждения, организации или

предприятия.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством

целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или

иной управленческой функции или вида деятельности.

Системы документации: их назначение, виды документов, которые

относятся каждой из них, органы издающие документы по каждой системе

показаны в Приложении № 1.

Назначение и состав организационно-правовой документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности

учреждений, организаций, предприятий, фирм, — это функция организации

системы и процессов управления, которая включает в себя:

. создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

. установление ее структуры;

. определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей —

руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по

Единой тарифной сетке (ЕТС);

. регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

. формирование совещательных органов управления;

. регламентацию деятельности аппарата управления;

. лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

. установление режима работы и системы охраны;

. организацию труда работников и оценка труда работников;

. реорганизацию;

. ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и

утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих

правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее

компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав,

функциональное содержание деятельности организации в целом, ее

подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие

аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации,

положение об организации; положения о структурных подразделениях,

коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы

коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся

в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению);

должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго

обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и

являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в

обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это

органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее

коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом

директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в

зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа.

Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом

руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом

документе или распорядительным документом (постановлением, решением,

приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное

разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия,

относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В

стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10