Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

|составления или |том случае, если затруднено его определение по |

|издания документа; |реквизитам “Наименование организации” и “Справочные |

| |данные об организации”. Место составления или издания |

| |указывают с учетом принятого |

| |административно-территориального деления, и оно |

| |включает только общепринятые сокращения. |

|13 - гриф |Проставляют без кавычек на первом листе документа, и |

|ограничения доступа|его можно дополнять данными, предусмотренными |

|к документу; |законодательством об информации, отнесенной к |

| |государственной тайне и конфиденциальной информации |

| | |

| |Продолжение таблицы 1 |

|14 - адресат; |В качестве адресата могут быть организации, их |

| |структурные подразделения, должностные и физические |

| |лица. |

|15 - гриф |Документ утверждается должностным лицом или специально|

|утверждения |издаваемыми документами. При утверждении документа; |

|документа; |- должностным лицом гриф утверждения документа должен |

| |состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), |

| |наименования должности лица, утверждающего документ, |

| |его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. |

| |- постановлением, решением, приказом, протоколом гриф |

| |утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек),|

| |наименования утверждающего документа в именительном |

| |падеже, его даты и номера |

| |Располагается в правом верхнем углу документа. |

|16 - резолюция; |Пишется на документе соответствующим должностным лицом|

| |и включает фамилии исполнителей, содержание поручения,|

| |срок исполнения, подпись и дату |

|17 - заголовок к |Включает краткое содержание документа. Заголовок |

|тексту; |согласуется с наименованием вида документа |

|18 - отметка о |Отметка о контроле за исполнением документа, которую |

|контроле; |обозначают буквой “К” или штампом “Контроль” |

|19 - текст | Текстом документа является выраженное средствами |

|документа; |делового языка содержание каких-либо действий или |

| |событий. Его содержание должно быть увязано с ранее |

| |изданными по данному вопросу документами. Текст |

| |документа составляется на основе унифицированных форм,|

| |унифицированных сборников текстов (письмовников), |

| |типовых нормативных документов, определяющих |

| |содержание конкретных документов. |

| |Тексты документов оформляются в виде связного текста, |

| |анкеты, таблицы или соединения этих форм. Типовой |

| |сплошной связный текст составляется на основе |

| |трафаретов, содержащих постоянную информацию и |

| |пропуски для внесения переменной информации. |

|20 - отметка о |Оформляют следующим образом: |

|наличии приложения;|Приложение на 5 л. в 2 экз. |

|21 - подпись; |Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, |

| |подтверждающим ответственность подписавшего за все в |

| |нем изложенное. Подпись придает документу юридическую |

| |силу. Документ подписывается руководящими работниками |

| |организации или другими должностными лицами в |

| |соответствии с их компетенцией, установленной |

| |действующим законодательством или иными правовыми |

| |актами. |

|22 - гриф | |

|сог.док-та; | |

|23 - визы |Согласование является способом предварительного |

|согласования |рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения|

|документа; |оптимальности намеченных решений, соответствия |

| |предполагаемых решений положениям действующего |

| |законодательства, а также правовым актам, определяющим|

| |компетенцию организации, издающей документ. Виза |

| |должна включать личную подпись визирующего и дату |

| |визирования, которые могут дополняться наименованием |

| |должности и расшифровкой подписки визирующего |

| | |

| |Окончание таблицы 1 |

|24 - печать; |На документах, требующих дополнительного удостоверения|

| |подлинности, ставится оттиск печати. В государственных|

| |организациях применяют гербовую печать и печать |

| |организации. В негосударственных организациях — печать|

| |организации. |

|25 - отметка о |При изготовлении копии текст документа должен |

|заверении копии; |воспроизводиться полностью, включая элементы бланка. |

| |Копия документа должна быть заверена подписью |

| |руководителя организации или уполномоченного на это |

| |должностного лица, например: "Верно". |

|26 - отметка об |Включает фамилию исполнителя документа и номер его |

|исполнителе; |телефона. Располагают на лицевой или оборотной стороне|

| |последнего листа документа в левом нижнем углу. |

|27 - отметка об |Отметка об исполнении документа и направлении его в |

|исполнении |дело свидетельствует о том, что все поставленные в |

|документа и |документе вопросы решены. По каждому документу должно |

|направлении его в |быть видно, каким образом он исполнен. Если направлен |

|дело; |ответ, то к документу прилагается копия ответа. |

|28 - отметка о |Содержит порядковый номер и дату поступления документа|

|поступлении | |

|документа в | |

|организацию; | |

|29 - отметка для |Может включать имя файла, код оператора, а также |

|автоматического |другие поисковые данные, устанавливаемые в организации|

|поиска документа | |

Приложение № 3

Таблица 2 Список работ

выполняемых деканатом ФЭМП

|№ |Наименование выполняемых работ |Срок |

|п/п| |выполнения |

| |Помощь секретарю совета ФЭМП в подготовке к |Ежемесячно |

| |совету: | |

| |а)явочный лист; | |

| |б)повестка дня для всех членов совета; | |

| |в)выписки из протоколов. | |

| |Подготовка к новому учебному году. | |

| |Заключение контрактов на обучение. |июль-август |

| |Оформление контрактов | |

| |Предоставление общежития(рассмотрение |до 01.09 |

| |заявлений, подготовка приказа) | |

| |Ввод данных по общежитию в базу данных | |

| |Подготовка приказов на восстановление |до 30.08 |

| |студентов из академического отпуска | |

| |(определение списка дисциплин по которым | |

| |возникли задолженности из-за различия в | |

| |учебных планах) | |

| |Прием дел (учебных карточек) студентов на 3|до 15.09 |

| |курс ФЭМП из деканата ЕГФ. Подготовка | |

| |приказа о переименовании групп | |

| |Формирование уточненного контингента |15.09 |

| |студентов согласно приказам (внесение | |

| |изменений в книгу движения контингента и | |

| |карточки студентов) | |

| |Ввод изменений по движению контингента в | |

| |компьютер. | |

| |а)Восстановление из академического отпуска | |

| |б)Перевод с других специальностей | |

| |в)Перевод из других вузов | |

| |г)Перевод из группы в группу | |

| |д)Изменение фамилии | |

| |е)Назначение (изменение) старост в группах | |

| |ж)Предоставление академического отпуска | |

| |з)Отчисление задолжников | |

| |Отчет ЗНК по контингенту ФЭМП в учебное |до 20.09 |

| |управление | |

| |Распечатка и сдача в канцелярию контингента |до 25.09. |

| |ФЭМП в 11 экз. | |

| |Распечатка алфавитных списков студентов |до 27.09. |

| |Подготовка и уточнение учебных планов |до 10.09. |

| |специальностей на новый учебный год | |

| |а)распечатка учебных планов специальностей | |

| |Подключение к международной сети INTERNET | |

| |Подготовка учебных планов аспирантов | |

| |Сбор информации о хоздоговорных госбюджетных| |

| |НИР | |

| |Отчеты факультета о хоздоговорных и | |

| |госбюджетных НИР | |

| |Продолжение |таблицы 2 |

| |Контроль за учебой аспирантов факультета | |

| |Участие в подготовке и работе СНТК, НТК,ППС| |

| |Подготовка приказов по ГЭК |до 01.12. |

| |Регистрация приказов в книге регистрации |по мере |

| |приказов Внесение изменений в соответствии с|поступления |

| |приказами в книгу движения контингента, в | |

| |карточки студентов,в базу данных | |

| |Выдача справок студентам |по |

| | |необходимости |

| |Выписка академических справок |по заявлению |

| |Восстановление дубликатов студенческих |по заявлению |

| |билетов, книжек, дипломов ( только во время | |

| |работы гос.комиссии) | |

| |Регистрация исходящих документов(письма, |по |

| |командировки и т.д.) Регистрация входящих |необходимости |

| |документов (письма и т.д.) | |

| |Выполнение распоряжений учебного отдела. |В соответств. |

| | |со служебными |

| | |указаниями |

| | |начальника уч.|

| | |отдела |

| |Подготовка к рейтинг-контролю осеннего | |

| |семестра | |

| |Распечатка рейтинг-листов , сводных | |

| |ведомостей за 2 недели до начала | |

| |промежуточного рейтинга осеннего семестра | |

| |(согласно приказа) для 3,4,5 курсов | |

| |соответственно | |

| |Оформление рейтинг-листов согласно | |

| |требованиям | |

| |Регистрация всех рейтинг-листов в тетради и |за 1неделю до |

| |раздача ведомостей секретарям кафедр под |рейтинга |

| |роспись | |

| |Формирование предметов в базе данных на |за 1 неделю до|

| |осенний семестр согласно учебным планам |1-го |

| |курсов и специальностей. |рейтинг-контро|

| | |ля |

| |Фиксирование результатов рейтинг-контроля в |1 неделя после|

| |сводных ведомостях. Выявление задолжников |сдачи всех |

| | |ведомостей |

| |Выдача направлений на пересдачу рейтинга (на|по |

| |3 дня до указанного срока) и регистрация в |необходимости |

| |книге регистраций направлений | |

| |Учет ликвидации задолженностей(согласно |по мере сдачи |

| |направлениям экзаменационным листам |немедленно |

| |пересдач) в сводных ведомостях 3,4,5 курсов | |

| |Объявление для студентов о наличии | |

| |задолженностей на доске объявлений | |

| |Подготовка приказа на отчисление задолжников| |

| |и снятия со стипендии к ус тановленным | |

| |срокам согласно стандарта университета. | |

| |Раздача рейтинг-листов, за 1 неделю до | |

| |начала 2-й рейтинг-недели | |

| |Учет задолженностей по результатам 2го | |

| |рейтинг-контроля в сводных ведомостях 3,4,5 | |

| |курсов | |

| |Ввод данных зачетных ведомостей в компьютер | |

| |Продолжение |таблицы 2 |

| |Допуск к сессии | |

| |Работа в период сессии | |

| |Подготовка экзаменационных ведомостей к |согласно |

| |каждому экзаменационному дню |расписанию |

| | |экзаменнов |

| |Учет оценок в сводных ведомостях 3,4,5 | |

| |курсов по мере сдачи экзаменнационных | |

| |ведомостей в деканат. Ввод баллов и оценок в| |

| |базу данных | |

| |Отчет в УУ о задолженностях по факультету по| |

| |окончании сессии: | |

| |1) из базы данных количество задолженностей | |

| |по специальностям; по дисциплинам; | |

| |2) ф. 23 и 23а по спец. и курсам. | |

| |Выдача направлений и фиксирование | |

| |результатов пересдач: | |

| |1. В сводных ведомостях 3,4,5 курсов | |

| |2. В базе данных | |

| |Подготовка приказа на отчисление по | |

| |результатам сессии | |

| |Сводка движения контингента ФЭМП за осенний | |

| |семестр. | |

| |Назначение стипендии по результатам сессии.| |

| |Приказ на стипендию 3,4,5 курсов. Бланки для| |

| |бухгалтерии на получение стипендии | |

| |Подготовка писем студентам - направленцам | |

| |предприятий | |

| |Работа с заявлениями студентов по оплате | |

| |проезда, материальная помощь,ошибки по | |

| |назначению стипендии.Подготовка приказа | |

| |Распечатка результатов сессии для каждого | |

| |студента и занесение их в учебные карточки | |

| |студентов. | |

| |Работа с выпускниками | |

| |Подготовка приказа на дипломирование | |

| |Сверка оценок в зачетках и карточках | |

| |(заполнение недостающих записей в за четках | |

| |согласно ведомостям) | |

| |Подготовка вкладышей в дипломы (с часами, | |

| |уточнение) - 2 экз. | |

| |Подготовка копий дипломов(2 экз.) | |

| |Подготовка книг протоколов ГЭК ( по | |

| |спец-тям) | |

| |Подготовка документов к каждому заседанию | |

| |ГЭК | |

| |Подготовка дипломов (выписка) | |

| |Подготовка выпускного приказа | |

| |Акт выдачи дипломов | |

| |Сдача в архив карточек, зачеток выпускников | |

| |Подготовка к рейтинг-контролю весеннего | |

| |семестра | |

| |Распечатка рейтинг-листов , сводных | |

| |ведомостей за 2 недели до начала | |

| |промежуточного рейтинга весеннего | |

| |семестра(согласно приказа) для 3,4,5 курсов | |

| |соответственно |таблицы 2 |

| |Продолжение | |

| |Оформление рейтинг-листов согласно | |

| |требованиям | |

| |Регистрация всех рейтинг-листов в тетради и | |

| |раздача ведомостей секретарям кафедр под | |

| |роспись | |

| |Формирование предметов в базе данных на | |

| |весенний семестр согласно учебным планам | |

| |3,4,5 курсов и специальностей | |

| |Фиксирование результатов первого рей | |

| |тинг-контроля в сводных введомостях 3,4,5 | |

| |курсов | |

| |Выявление задолжников и вынесение списка | |

| |задолжников на доску объявлений | |

| |Выдача направлений на пересдачу рейтинга (на| |

| |3 дня до указанного срока) и регистрация в | |

| |книге регистраций направлений | |

| |Учет ликвидации задолженностей(согласно | |

| |направлениям экзаменационным листам | |

| |пересдач) в сводных ведомостях 3,4,5 курсов | |

| |Объявление для студентов о наличии | |

| |задолженностей на доске объявлений | |

| |Подготовка приказа на отчисление задол | |

| |жников и снятие со стипендии к установленным| |

| |срокам согласно стандарта университета. | |

| |Раздача рейтинг-листов, за 1 неделю до | |

| |начала 2-й рейтинг-недели | |

| |Учет задолженностей по результатам 2го | |

| |рейтинг-контроля в сводных ведомостях 3,4,5| |

| |курсов | |

| |Ввод данных зачетных ведомостей в компьютер | |

| |Допуск к сессии | |

| |Работа в период сессии | |

| |Подготовка экзаменационных ведомостей к | |

| |каждому экзаменационному дню | |

| |Учет оценок в сводных ведомостях 3,4,5 | |

| |курсов по мере сдачи экзаменнационных | |

| |ведомостей в деканат | |

| |Ввод баллов и оценок в базу данных | |

| |Отчет в УУ о задолженностях по факультету по| |

| |окончании сессии: | |

| |1) из базы данных количество задолженностей | |

| |по специальностям; по дисциплинам; | |

| |2) ф. 23 и 23а по спец. и курсам | |

| |Выдача направлений и фиксирование | |

| |результатов пересдач в сводных ведомостях | |

| |3,4,5 курсов в базке данных | |

| |Подготовка приказа на отчисление по | |

| |результатам сессии | |

| |Сводка движения контингента ФЭМП за осенний | |

| |семестр | |

| |Назначение стипендии по результатам сессии | |

| |Приказ на стипендию 3,4,5 курсов. Бланки для| |

| |бухгалтерии на получение стипендии | |

| |Подготовка писем студентам - направленцам | |

| |предприятий | |

| |Окончание |таблицы 2 |

| |Работа с заявлениями студентов по оплате | |

| |проезда, материальная помощь,ошибки по | |

| |назначению стипендии.Подготовка приказа. | |

| |Распечатка результатов сессии для каждого | |

| |студента и занесение их в учебные карточки | |

| |студентов | |

| |Годовой отчет в учебное управление | |

| |(ф.23,23а) | |

| |Сводка движения контингента ФЭМП за | |

| |весенний семестр | |

| |Подготовка и сдача в ОК списков студентов | |

| |для оформления мед.полюсов | |

| |Приказы на стипендию и материальную помощь | |

| |студентам имеющим льготы. (соответствующие | |

| |справки) | |

Приложение № 4

Номеклатура дел

|Индекс |Наименование дела |Количество|Ср.хр. и |Примечание|

|стр.под| | |№ст. по | |

|р | |томов |перечню | |

|472/1 |Копии приказов и распоряжений |1 |5/15 | |

| |ректора и проректоров общие | | | |

|472/2 |Копии приказов и распоряжений |1 |5/15 | |

| |ректора и проректоров по | | | |

| |личному составу | | | |

|472/3 |Копии приказов и распоряжений |1 |5/15 | |

| |ректора и проректоров по | | | |

| |студентам | | | |

|472/4 |Внутренняя переписка о |1 |3/204 | |

| |постановке учебной и др.работе| | | |

|472/5 |Указания декана по факультету |1 |5/204 | |

|472/6 |Переписка с предприятиями, |1 |3/149 | |

| |учреждениями, родителями и | | | |

| |студентами по учебным вопросам | | | |

|472/7 |Учебные карточки студентов |12 |Пост/172,34| |

| | | |3 | |

|472/8 |Списки студентов по учебным |1 |10/740 | |

| |группам (контингент ФЭМП) | | | |

|472/9 |Зачетные и экзаменационные |4 |6эк/91 | |

| |ведомости | | | |

|472/10 |Заявления студентов |1 |1/95 | |

|472/11 |Книга регистрации выдачи |1 |5/318 | |

| |студентам зачетных книжек и | | | |

| |студенческих билетов | | | |

|472/12 |Книга регистрации выдач |1 |5/3 | |

| |студентам экзаменнационных | | | |

| |листов | | | |

|472/13 |Книга регистрации выдач |1 |3/738 | |

| |студентам справок | | | |

|472/14 |Протоколы заседаний совета |1 |Пост/468 | |

| |факультета и материалы к ним | | | |

|472/15 |Бюллетени тайного голосования |1 |3г/474 | |

|472/16 |Годовые планы работ совета |1 |Пост/228 | |

| |фак-та | | | |

|472/17 |Протоколы заседаний |1 |Пост/386 |с 1997 г. |

| |государственной комиссии (ГЭК) | | | |

|472/18 |Отчеты ГЭК |1 |Пост/367 |с 1997 г. |

|472/19 |Журнал регистрации входящих |1 | | |

| |документов с грифом “ДСП” | | | |

|472/20 |Документы с грифом “ДСП” |1 | | |

|472/21 |Журнал регистрации входящих |1 | | |

| |документов | | | |

|472/22 |Журнал регистрации исходящих |1 | | |

| |документов | | | |

|472/23 |Акты и описи дел сдачи |1 |10/1103 | |

| |документов в архив университета| | | |

|472/24 |Журнал регистрации движения |1 | | |

| |контингента | | | |

|472/25 |Журнал регистрации приказов |1 | | |

|472/26 |Журнал регистрации счетов |1 | | |

| |фактуры | | | |

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10