Дипломная работа: Разработка автоматизированной системы управления кадрами АСУ "Отдел кадров"

·  достаточная масштабируемость, т.е. способность работать на широком диапазоне компьютерного оборудования;

·  наличие драйверов для поддержки широкого спектра периферийных устройств (видеоадаптеров, сетевых адаптеров, принтеров, дисководов CD-ROM и пр.).

Выбор в качестве среды разработки Microsoft Access 97.

Критерии выбора:

·  имеющееся техническое и базовое программное обеспечение, их конфигурация, оперативная и дисковая память;

·  потребности разрабатываемых приложений пользователя;

·  требования к производительности при обработки данных;

Приложение Microsoft Access 97 версии 8.0 является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционными базами данных (СУРБД). [8].

Превосходство реляционных баз данных очевидно. Практически все системы управления базами данных позволяют добавлять новые данные в таблицы, изменять, просматривать и печатать их. С этой точки зрения системы управления базами данных не отличаются от программ электронных таблиц, которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между системами управления реляционными базами данных (СУРБД) и программами электронных таблиц:

1.  Все СУРБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объемов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.

2.  СУРБД может легко связать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.

3.  СУРБД минимизируют общий объем базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Как компонент, входящий в состав MS Office 97 Professional, Access 97 имеет усовершенствованный интерфейс пользователя, что обеспечивает его совместимость с Excel 97 и Word 97, а также использует общие элементы управления Windows. Access 97 может работать практически со всеми элементами управления OLE, входящими в состав Visual BaJK; 40 Professional Edition и Visual Basic 4.0 Enterprise Edition.

В Access реализована надежная система защиты от несанкционированного доступа к файлам баз данных. В основе системы защиты лежит модель, реализованная в Microsoft SQL Server 4+. Access имеет собственную, уникальную структуру для хранения всех связанных таблиц, форм, отчетов, запросов, макросов и модулей VBA в одном файле.

Системные требования: Access 97 должен быть установлен на 80486DX33 или более мощном компьютере под управлением Windows 95, 98, 2000, Me, Windows NT 3.51 или Windows NT 4.0. Для нормальной работы под Windows 95 Access 97 требует 12 Мб оперативной памяти.

Полная установка Office 97 требует примерно 220 Мб дискового пространства. Полная установка только версии Access 97 требует всего около 70 Мб свободного места на диске.

Access является уникальной системой разработки настольных баз данных, написанных для персональных компьютеров. Единственный файл (.MDB) базы данных Access 97 может содержать не только объекты данных (таблицы, индексы и запросы), но и объекты приложения (формы, отчеты, макросы и модули, написанные на языке Access VBA). Таким образом, можно создать завершенное приложение Access 97, все объекты которого содержатся в одном .MDB файле. [9]

2.3 Структура программы АСУ "Отдел кадров"

База данных состоит из следующих компонентов:

·  Раздел сотрудники – содержит основную информацию о сотрудниках, позволяет составлять необходимые формы документов.

·  Раздел справочники – позволяет редактировать справочную информацию для применения ее в базе данных.

·  Раздел штатное расписание – составление и редактирование штатного расписания, добавление вакантных должностей.

·  Раздел отчеты – формирует необходимые отчеты.

Все компоненты взаимодействуют друг с другом и связаны. Так же могут работать по отдельности. Для каждой части разработана таблица в которой содержатся и хранятся данные.

Таблицы связаны между собой отношением "один-ко-многим". Это означает, что любой записи в первой таблице может соответствовать несколько записей во второй, однако любая запись второй таблицы соотносится только с одной записью в первой.

Структура таблиц программы приведена в П.3.

Запуск программы осуществляется двойным щелчком левой кнопки мыши на ярлыке программы, после чего на экране появляется главная кнопочная форма (П. 4., Рис. 1.). Из главной кнопочной формы происходит основная навигация по программе и запуск необходимых разделов.

Описание кнопок главной кнопочной формы:

·  Кнопка "информация о сотрудниках фирмы" запускает форму "сотрудники".

·  Кнопка "Быстрый поиск" открывает форму поиска сотрудника.

·  Кнопка "Отчеты" запускает форму "Отчеты".

·  "Штатное расписание" открывает форму для составления штатного расписания.

·  "Информация о предприятии" содержит информацию о фирме.

·  Кнопка "Справочники" запускает форму для выбора и редактирования справочников.

·  Кнопка "Информация о программе" открывает форму содержащую информацию об авторе программе и ее версии.

·  Кнопка "Выход из приложения" заканчивает работу с базой данных.

Одной из наиболее важных функций отдела кадров предприятия является документирование трудовых правоотношений.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

• прием, перевод и увольнение работников;

• предоставление отпусков;

• командирование.

Форма "Сотрудники" (См. П.4., рис. 7.) позволяет вводить и хранить основные анкетно-биографические данные работника, информацию о родственниках (См. П.4., рис. 9), детях (См. П.4., рис. 8), хранить фотографию работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем изменяться.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Форма "Трудовая книжка" (См. П.4., рис. 16) позволяет вносить всю информацию из трудовой книжки и рассчитывать стаж работы на предприятии, общий стаж. Для военнообязанных предусмотрена Форма "Военная информация" которая содержит информацию из военного билета.

В необходимых случаях от претендента на должность или рабочее место администрация предприятия имеет право потребовать документ об образовании или полученной профессии с указанием разряда (квалификации) все данные из которого вносятся в Форму "Дипломная информация" (См. П.4. рис. 10).

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография, краткая анкета сотрудника вызывается из формы "Сотрудники" путем нажатия на кнопку "Анкета".

Прием на работу оформляется приказом по личному составу. В дальнейшем заполняется личная карточка Т-2 и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника. Карточка Т-2 запускается из формы "Сотрудники" нажатием на соответствующую кнопку.

Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д. Оформляется соответствующий приказ из формы "Сотрудники".

Предоставление отпусков работникам предприятия осуществляемся в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса. (См. П.4., рис. 12). Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу. (См. П.4., рис. 13).

Командирование сотрудников предприятия, как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу. (См. П.4., рис. 19).

При изменении условий и оплаты труда работников предприятия могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о реорганизации структуры предприятия) или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу (См. П.4, рис. 20).

При изменении анкетно-биографических данных (фамилии, имени, отчества и др.) работник обязан представить в кадровую службу документы - основания, полученные в других организациях (например, свидетельство о браке с зафиксированным в нем изменением фамилии, выданное органами ЗАГС).

Таким образом при помощи АСУ "Отдел кадров" процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров документируются посредством создания следующих основных документов: приказов по личному составу, личных заявлений работников предприятия, контрактов, представлений о переводе, графиков отпусков.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда, (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении - причина увольнения, согласно статьям КЗоТ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчивается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно КЗоТ, доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется составление приказов индексировано (пронумеровано). К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Например: N 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), N 12- км - о командировании, N 45-о - об отпуске, N 32-п - о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников путем нажатия кнопки "Поощрения" из формы "Трудовая книжка" (См. П.4., рис. 16)

Трудовой контракт, как письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия, имеет следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Представление о переводе имеет унифицированную форму и включает реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, резолюцию, заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Представление о переводе готовится руководителем структурного подразделения, адресуется руководителю предприятия, согласовывается с заинтересованными лицами. Руководитель предприятия после рассмотрения представления проставляет резолюцию, на основании которой в дальнейшем готовится приказ о переводе. В тексте представления должна быть отражена оценка производственной деятельности работника и обоснованы причины перевода.

При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы предприятия, личные пожелания сотрудников и т.д. При наличии на предприятии профсоюзной организации график отпусков согласовывается с профсоюзным комитетом. Сводный график отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем предприятия.

Форма графика отпусков унифицирована и включает реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования, гриф согласования с профсоюзной организацией.

Содержательная часть графика отпусков (реквизит "Текст") представляет собой таблицу с графами: табельный номер работника; фамилия, имя, отчество; должность; даты отпуска (его продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по месяцам и числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу.

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу в АСУ "Отдел кадров" распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки составлены согласно правила по составлению и оформлению этих разновидностей организационно-распорядительных документов.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "Приказываю", которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. Отчеты в базе данных составлены согласно последним требованиям существующего законодательства См. П.6.

Входные данные

Входными данными для программы являются данные из трудовой книжки сотрудника, диплома, паспорта, военного билета, медицинской книжке сотрудника, пенсионного свидетельства, страхового полиса, приказов о перемещении, увольнении поощрении и др. (П.8).

Выходные данные

Выходными данными являются различные отчеты основанные на статистической информации и общеустановленных стандартных форм. (П.7).

Выводы

1.  Выбрана среда разработки - Microsoft Access, удовлетворяет все требования необходимые для функционирования программы.

2.  Разработана автоматизированная система учета "Отдел кадров", с интуитивно понятным интерфейсом пользователя.

3.  Абаканское Отделение Красноярской Железной Дороги полностью удовлетворяет всем предъявленным требованиям к аппаратному и программному обеспечению.

3. Результаты тестовых испытаний и опытной эксплуатации

АСУ "Отдел кадров" разработана как однопользовательская версия, так как помимо отдела кадров Абаканского Отделения Красноярской Железной Дороги существуют еще несколько отделов расположенных в подразделениях предприятия. На предприятии используется программный комплекс АРМ "Отдел кадров", который установлен в подразделениях, вся главная информация хранится в Красноярском Отделении Железной Дороги и переносится на главный компьютер посредством передачи данных по модемному соединению из каждого подразделения.

Разработка однопользовательской версии была обусловлена быстрыми сроками при создании, отсутствии компьютеров объединенных в общую сеть, простотой использования.

3.1 Результаты тестовых испытаний

Важным этапом при создании АСУ является тестирование программы. Этот этап входит в жизненный цикл при создании ПО и позволяет выявить недостатки разработанной программы, улучшить работоспособность.

Тестированием называют контролируемое выполнение программы на конченом множестве тестовых данных и анализ результатов этого выполнения с целью обнаружения ошибок. Часто тестирование программы в соответствии с этим его пониманием называют динамическим тестированием, а статический анализ, не требующий выполнения программы, - статическим тестированием. [18].

При тестировании программы использовался метод динамического тестирования, внимание уделялось следующим показателям:

·  правильность данных на выходе;

·  правильность автоматического подсчета различных показателей;

·  применение справочников для устранения ошибок пользователя;

В результате тестовых испытаний были выявлены и устранены следующие ошибки:

·  исправлен автоматический расчет итогов;

·  созданы справочники;

·  созданы "Реквизиты предприятия".

3.2 Результаты опытной эксплуатации

Разработка Автоматизированной системы управления "Отдел кадров" с самого начала велась как – локальной версии, включающей в себя составление и ведение данных на основе формы Т-2. И составления штатного расписания.

Основную функциональность программы составляет Форма Т-2, которая включает в себя следующие сведения о работнике: имя, отчество, фамилию, дату рождения, национальность, сведения о составе семьи, адрес прописки, адрес проживания, паспортные данные, данные страхового полиса, образование (Рис. 3.1.). Так же помимо этих данных заносится информация о должности сотрудника, отделе, командировках сотрудника, отпусках и воинском учете.

Так же при создании АСУ "Отдел кадров" возникла проблема ведения штатного расписания. Штатное расписание включает в себя следующее: кол-во людей требуемых на вакантную должность, размер заработной платы, надбавки. АСУ "Отдел кадров" строилась на информации личной карточки сотрудника и ведением штатного расписания. При следующем приеме сотрудника на работу, вся личная информация вносилась заново, что очень неудобно, так как текучесть кадров в Абаканском Отделении КРЖД довольно большая. Требовалось создание отчетов не только о сотрудниках по форме Т-2, но и других важных сведений, таких как статистическая информация.

Рис. 3.1. Форма Т-1.

Интерфейс АСУ "Отдел кадров" был создан при помощи стандартных элементов ACCES 97. Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах в более удобном для пользователя виде. При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, а также изменять и удалять существующие. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты. [8]

При создании форм был применен элемент – мастер форм. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу.

Преимущество этого метода – быстрота, а недостаток – потеря функциональности и некоторой гибкости при представлении информации. Все изменения и корректировка форм происходили в режиме конструктора форм. Что предало формам законченный вид и упростило навигацию как по формам, так и по самой базе данных.

Казалось, что все недостатки были исправлены, но возникли некоторые предложения от сотрудников отдела кадров, что привело к тщательному анализу процессов подсистемы и входящих и исходящих потоков информации. Это позволило создать подробную информационно-логическую модель функциональной области, что, в свою очередь, исключило дублирование информации в базе данных, ускорило к ней доступ и упростило запросы для отчетов, в том числе и не запланированных. Информация об уволенных сотрудниках на этот раз сохраняется в базе данных и может быть использована для статистики или при приеме этого человека на работу повторно.

Интерфейс программы также претерпел значительные изменения. Его построение осуществлялось без посредства помощников и мастеров. Новые изменения базы позволили удобно разместить информационные объекты в формах и сделать ввод простым и дружественным. Основная навигация происходит из главной формы (П.4. Рис.1.). Все основные данные были перенесены в форму "Сотрудники" (П.4. Рис.7.) что позволило в кратчайший срок получать всю необходимую информацию о сотрудниках. Так же был добавлен "Быстрый поиск сотрудника" (П.4. Рис.6.) поиск нужного человека ускорился в несколько раз, что немаловажно для крупного предприятия с множеством служащих.

Была добавлена форма "Трудовая книжка" (П.4. Рис.16.) которая позволяет заносить и хранить все данные о прежнем месте работы сотрудников, их перемещениях, увольнениях.

Была добавлена форма "Поощрения", которая хранит информацию о наградах и поощрениях сотрудника.

Результаты внедрения

Программа АСУ "Отдел кадров" была внедрена на предприятии 15 апреля 2002 г. о чем свидетельствует акт внедрения (П.8.).

В результате внедрения программы пользователи могут производить следующие действия:

1.  Хранение в базе личных данных о каждом сотруднике.

2.  Расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии.

3.  Учёт отпусков согласно нового КЗоТа, вступившего в действие 1 февраля 2002 года.

4.  Учёт командировок, отпусков и поощрений.

5.  Автоматическое составление штатного расписания.

6.  Ведение статистики по предприятию (количество сотрудников, количество вакантных мест, средний оклад, средний возраст).

7.  Автоматическое напоминание о днях рождения сотрудников.

8.  Автоматическое составление кадровых приказов (в программе используются новейшие бланки приказов, утверждённые постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26).

9.  Хранение в базе данных вакантных должностей предприятия.

10.  Составление разнообразных статистических отчётов.

11.  Хранение в базе фотографий сотрудников.

12.  Расчёт среднесписочной численности сотрудников за любой период.

13.  Автоматическое составление формы Т-2.

14.  Быстрый поиск в базе.

Недостаток программы

Однопользовательская версия программы, которая не предполагает существование общей базы для всех сотрудников предприятия. Отсутствие раздела по ведению данных по стандарту Пенсионного Фонда.

Перспективы для расширения проекта

В перспективе существует вариант расширения возможностей программного продукта. Через некоторое время начнутся разработки более свежей версии продукта, в которой будут добавлены некоторые дополнительные возможности:

·  архив данных по уволенным сотрудникам;

·  ведение данных по стандарту Пенсионного Фонда;

·  разработка сетевой версии программы;

Выводы

1.  Тестирования программного продукта позволило найти необходимую информацию для дальнейшего совершенствования программы.

2.  Незначительное число ошибок достигнуто при прямом общении с конечными пользователями программы.

Страницы: 1, 2, 3, 4