Дипломная работа: Анализ состояния и перспектив развития внешнеэкономической деятельности предприятия

В процессе подготовки, принятия и организации выполнения управленческих решений принимают участие все категории работников аппарата управления: руководители, специалисты и технические исполнители. На долю руководителя выпадают наиболее сложные творческие операции и процедуры, требующие специальных знаний и опыта.

Коммуникации предполагают обмен информации между людьми.

Осуществление коммуникаций – это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого решения. Основная цель коммуникационного процесса это обеспечение понимания информации.

Любая организация не существует обособлено, она живет и находится в окружении внешнего мира. Связь с внешним миром, другими организациями и поставщиками, обмен информации, ее поиск и использование – это коммуникации внешней среды. Организация применяет разнообразные средства для коммуникации с составляющими своего внешнего окружения – это реклама в средствах массовой информации, создание имиджа организации, встречи и т.д.

Коммуникации внутри организации это способы общения персонала и руководителей между собой, в рамках производственного процесса, а также с внешней средой.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, от руководителя к подчиненному. Предприятию необходимы также коммуникации по восходящей, от подчиненного к руководителю, это может влиять на производительность труда, и оповещать верх о том, что делается на низших уровнях. Таким образом, руководство узнает о текущих ил назревающих проблемах, и принимают меры по их решению.

Организация так же нуждается в горизонтальных коммуникациях – между различными подразделениями, обмен информации между ними необходим для координации действий и задач. При помощи горизонтальных коммуникаций в коллективе, есть возможность сформировать равноправные отношения.

Неформальные коммуникации – коммуникации распространения слухов – недостоверной или неточной информации. Эта информация, как правило, о грядущем, будущем.

В настоящее время существует огромное количество различного вида информации. Информация окружает организацию во внешней среде, и пронизывает ее внутри организации, задачей менеджера является правильно опознать информацию, необходимую для существования организации, выделить ее, провести через канал, и отправить получателю.

Руководителем для осуществления управленческой деятельности используется информация всех уровней внутри организации, правильная направленность информации внутри коллектива и ее использование дает руководителю возможность эффективно управлять организацией, избегать возникновения конфликтов между работниками, сохранять коллектив.

Информация, поступающая в организацию, по каналам внешней среды, это балласт выживания и эффективного функционирования торговой организации. Поток информации очень велик, большое количество правовой информации, в постоянно меняющемся современном мире, «дикая» конкуренция, хаотичное движение товаров, большое количество рынков, нестабильность экономической политики государства, именно эту информацию должен сегодня «переварить» управленец, тщательно отобрать необходимую информацию, ввести ее в коллектив, соизмерить со своими потребностями, а уже затем применять относительно предприятия.

В ООО «Стайл-К» эти процессы отрегулированы долгим опытом работы руководителя. Работа по отбору, введению и использованию информации, работа еще и линейных руководителей. Качественное использование информации на торговой предприятии дает возможность достижения высоких результатов в организации торгового процесса, увеличении товарооборота, сохранения коллектива.

Контроль – это процесс обеспечения, достижения организацией своих целей, это фундаментальный элемент процесса управления.

В ООО «Стайл-К» контроль внутри организации осуществляет руководство в лице директора, главного бухгалтера и коммерческого директора. Задача контроля – выявить и устранить недостатки в работе, исключить материальные потери, улучшить работу предприятия.

В ООО «Стайл-К» контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ.

Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Система обратной связи на предприятии позволяет руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свои действия так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед ней задачами.

Основная роль в проведении контроля на предприятии принадлежит бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей. Заведующий складом предоставляет инвентаризационную опись раз в месяц, т.к. основная деятельность предприятия оптовая торговля и партии товара отправляются вагонами в г. Бодайбо, то при получении товара выявляются недостачи. В день отправки вагона грузополучателю сообщается в форме письма по факсу: наименование товара, количество мест и вес.

Также внутрь вагона обязательно вкладывается транспортная накладная. Накладная является основным перевозочным документом, составляемым предприятием, отгружающим продукцию (грузоотправителем).

Одновременно накладная выступает в качестве формы договора перевозки. Бланки накладных выдаются органами транспорта. Без транспортной накладной, заполненной ясно и отчетливо чернилами или на пишущей машинке и подписанной отправителем, груз к перевозке не принимается.

Взамен накладной грузоотправителю выдается грузовая квитанция или другой экземпляр накладной. Значение транспортной накладной и грузовой квитанции очень велико: не имея накладной, грузополучатель или грузоотправитель лишаются возможности предъявить претензию органам транспорта за недостачу и порчу груза; без грузовой квитанции они не смогут осуществить розыск не поступивших грузов.

Приступая к приемке грузов, поступивших в опломбированных вагонах, грузополучатель обязательно осматривает вагон с целью выявления каких-либо неисправностей, сосчитать количество пломб, а также сличить их оттиски и знаки с оттисками и знаками, значившимися в накладной, проверить их исправность.

Если при осмотре опломбированных вагонов будут обнаружены какие-либо дефекты или несоответствие навешанных пломб по количеству оттисков, знакам или их неисправность грузополучатель требует от представителей транспорта составления акта, также рекомендуется производить фотографирование и вызывать представителей милиции или прокуратуры.

Установление неисправностей вагона влечет необходимость тщательной проверки количества мест, веса брутто, со вскрытием всех неисправных и подозрительных мест и т.д.

Все обнаруженные количественные и качественные расхождения оформляются коммерческим актом. Приложением к коммерческому акту является акт экспертизы.

Назначение экспертизы связывается с необходимостью установить размер ил причину недостачи, порчи или повреждения груза и сумму, на которую понизилась его стоимость.

Грузоотправитель, то есть ООО «Стайл-К» выплачивает эту сумму или возмещает товаром, только в том случае, когда экспертиза установила, что недостача была по его вине.

Существует большая система внешнего контроля торгующих организаций. ООО «Стайл-К» раз в три года подвергается широкомасштабным проверкам контролирующих организаций.

Провести проверку на предприятии имеет право Государственная налоговая инспекция, она проверяет бухгалтерскую отчетность; Фонд социального страхования, он проверяет начисление налога по травматизму; Комиссия по труду при мэрии г. Санкт-Петербурга, она проверяет начисление фонда заработной платы, табель выхода на работу и т.п.

После проведения проверки составляется отчет. При выявлении нарушений, на предприятие налагается штраф. Акт о нарушениях передается в налоговую инспекцию на комиссию, где определяется размер штрафа.

На складе предприятия внешний контроль также может осуществлять СЭС – проводятся проверки на соблюдение норм освещенности, влажности воздуха и температуры; проверяются нормы шумовых воздействий; сроки проведения медицинского осмотра персонала. Результаты проверки доводятся до руководителя, устанавливаются сроки устранения нарушений, определяется порядок взысканий.

Пожарная инспекция проводит проверки согласно планов работы, так же могут осуществляться внеплановые проверки.

Проверяются соблюдение норм и требований пожарной безопасности на складе, исправность пожарных кранов и гидрантов, их доступность.

При проведении – составляется предписание о замечаниях, сроки исправления нарушений, размер взысканий определяется на комиссии, проводится инструктаж.

Руководитель обязан в короткие сроки устранить нарушения.

Успешная деятельность ООО «Стайл-К», отсутствие нарушений, соблюдение всех норм и правил не создает поводов и условий для проведения частых проверок.

2.2 Характеристика внутренней среды ООО «Стайл-К»

Рассматривая стратегические особенности внутренней среды организации, то следует отметить, что – это та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конкурентной борьбе и которую она должна стремиться расширять и укреплять. Слабые стороны — это предмет пристального внимания со стороны руководства, которое должно делать все возможное, чтобы избавиться от них. Анализ внутренней среды организации обычно проводится для сравнения положения компании с положением ближайших конкурентов (для оценки конкурентной стратегической позиции организации).

Управление персоналом. Управление людьми во всех организациях имеет важное значение. Без людей нет организации. Без квалифицированных кадров ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить.

В ООО «Стайл-К» руководство организовало кадровую политику в соответствии с необходимой потребностью фирмы. Работают профессионально подготовленные люди, имеющие высшее или средне торговое образование. Перед ними ставятся конкретные цели и задачи, работники могут и хотят выполнять свои обязанности. При необходимости происходит временный набор персонала, например: грузчики, транспортно-экспедиционные услуги, водители и т.д.

В обществе широко развит принцип взаимозаменяемости работников, квалификация которых позволяет это сделать. Менеджеры коммерческого отдела могут подменять друг друга во время болезни или отпуска, а также и начальника коммерческого отдела. Коммерческий директор может заменить директора во время командировок, в работе с документацией и организации управления. Все работники имеют опыт работы на компьютерах, т.к. персонал производит свои работы на трех персональных компьютерах. За время работы ООО «Стайл-К» на торговом рынке текучести кадров не наблюдалось.

Прием на работу осуществляется в соответствии с законодательством РФ, уставом предприятия. При приеме на работу предпочтения отдается людям, имеющим торговое образование и опыт работы в торговле, желанию работать.

Курсы повышения квалификации работники проходят по желанию и руководство всегда это приветствует.

Обязанности по работе с кадрами на предприятии возложены на директора Тайлакову Т.В. Именно директор принимает решение о приеме на работу, продвижении работника по служебной лестнице, о его месте в коллективе. Директор организует весь торговый процесс предприятия и контролирует выполнение сотрудниками поставленных перед ними задач, так как персонал небольшой, то руководителю не составляет труда контролировать его. На предприятии не допускаются прогулы и отсутствие работника без уважительной причины или без ведома руководства. Материально ответственные лица, ведут учет поступившего и отпускного товара, и отчитываются перед предприятием один раз в месяц, через учет материальных средств по инвентаризации.

Постоянный контроль руководства за работой персонала позволяет избежать внутренних конфликтов на предприятии и ошибок при приеме на работу.

Так как общество относительно малое предприятие, то используется элементарная организационная структура (рис.1).

Руководство текущей деятельностью общества осуществляет директор. Он руководит в соответствии с действующим законодательством, производственно- хозяйственной и финансово- экономической деятельностью, организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений. Директору непосредственно подчиняются коммерческий директор и главный бухгалтер.

Директор имеет большие обязанности и несет функциональную нагрузку. Большое значение, для руководителя, имеет место правильно спланировать рабочий день. В процессе рабочего дня руководитель должен ознакомиться с результатами работы за предыдущий день, проанализировать ситуацию, сделать выводы, и при необходимости принять правильное решение. Для визуального контроля руководитель может выехать на склады или возложить эту обязанность на линейных руководителей. Большое значение в руководстве торговым предприятием имеет место и правильность финансовой политики руководства.

Директор

Коммерческий директор                         Главный бухгалтер

Начальник коммерческого отдела

Менеджер                              Менеджер           Заведующий складом

Рис.1.Организационная структура ООО «Стайл-К»

Коммерческий директор осуществляет руководство финансово- хозяйственной деятельностью в области материально- технического обеспечения, заготовки и хранения товара, сбыта продукции на рынке и по договорам поставки. Организует и координирует работу начальника коммерческого отдела и его подчиненных.

Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета и контроль за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

Начальник коммерческого отдела осуществляет контроль за реализацией товара, прекращением продажи товаров, не имеющих сбыта, организует работу складского хозяйства, создает условия для надлежащего хранения и сохранности товара, организует связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации для расширения внешних связей и обмена опыта. Обеспечивает работой менеджеров и заведующего складом.

Менеджеры осуществляют анализ спроса на реализуемую продукцию, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей.

Заведующий складом руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.

Рабочие места ООО «Стайл-К» располагаются в двух комнатах офисного типа. В одной комнате располагаются рабочие столы директора и коммерческого директора, в другой – бухгалтера, начальника коммерческого отдела и менеджеров. В офисе присутствуют необходимые средства современной связи и техники, позволяющие быстро и качественно осуществлять свою работу. Телефон-факс позволяет оперативно принимать или отправлять информацию (счет- фактуры, счета, письма, заявки и т.д.). На компьютерах ведутся учеты всей документации, отчеты о деятельности склада, ведение бухгалтерского учета.

В кабинете руководителей проводятся деловые встречи с поставщиками, потенциальными клиентами, а также проводятся собрания коллектива. Совещания проводятся по мере производственной необходимости (табл.2).

Таблица 2

Ключевые управленческие должности

Офис. В процессе деловой беседы руководитель может узнать необходимую информацию от собеседника, проанализировать ее и сделать выводы. Решения в ходе деловых бесед может приниматься не сразу, у руководителя есть время на обдумывание.

Собрание коллектива в ООО «Стайл-К» руководство проводит при необходимости доведения информации до всего коллектива. На все значительные праздники (Новый год, 8 марта, дни рождения и т.п.) руководство дарит подарки и накрывают праздничный стол.

Стиль руководства ООО «Стайл-К» можно назвать демократичным, т.к. руководство предприятия отдает предпочтение социальному взаимодействию, успехам и самовыражению. Подчиненные принимают активное участие в принятии решений, пользуются широкой свободой в выполнении заданий (табл.3).

Таблица 3

Штатное расписание ООО «Стайл-К»

Компьютерные технологии. На предприятии используются 3 компьютера и 1 сервер, а также 1 принтер и 1 сканер.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9