Реферат: Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности,  настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать:

организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь должен уметь:

- работать на компьютере в среде  Windows, Word, Exсel

- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству.

2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.

2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.

2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.9.        Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет копировальные работы.

2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.

2.12.      По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.

2.14.      Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.

2.15.      Принимает и передает по телефону информацию для руководителя  и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

2.16.      Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства  (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).

2.17.      Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.

2.18.      Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.

2.19.      Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.

1.20.               Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.

1.21.               Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.

1.22.               Протоколирует совещания и заседания.

3. Обязанности

3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.

3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.

3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов

5.2.  Сохранение конфиденциальности служебной информации

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

1.5.          Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. Взаимосвязи по должности

Секретарь руководителя взаимодействует:

6.1. со структурными  подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов

6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения

6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов

6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.

7. Оценка деятельности

Приложение № 3

Типовая межотраслевая форма N Т-1

Утверждена Постановлением

Госкомстата России

от 30.10.97 N 71а

┌────────┐

│ Коды   │

├────────┤

Форма по ОКУД   │ 0301001│

├────────┤

Организация ______________________________________________________  по ОКПО    │……………..

└────────┘

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)                                                                                    

                                                                                                                   ┌──────────┬───────────┐

                                                    О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ                          │  Номер        │   Дата    │

│документа │составления│

├──────────┼───────────┤

│          │           │

└──────────┴───────────┘

__________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество

┌────────┐

│  Дата  │

├────────┤

Зачислить на работу с _________________________________                                                 │        │

├────────┤

по _________________________________                                                                                     │        │

└────────┘

┌────────┐

По трудовому договору (контракту) от "__" _____ 19__ г.                                                     │        │

└────────

___________________________________________________________   ________________  ┌────────┐

с испытательным сроком или без него                                                      срок испытания   │  Коды  │

Характер работы ______________________________________                                               ├────────┤

                                              постоянно, на определенный срок,                                              │        │

                                                          временно, сезонно                                                                ├────────┤

Вид работы ___________________________________________                                               │        │

                                        основная, по совместительству                                                           ├────────┤

Режим труда __________________________________________                                               │        │

                                  полное, неполное рабочее время                                                               ├────────┤

Продолжительность рабочего дня (недели), ч ___________                                                  │        │

└────────┘

┌───────────────────────────────────────┬────────────────────────┐

│      Надбавка к заработной плате                                                                     │         Размер         │

├───────────────────────────────────┬───┼───────┬────────────────┤

│               вид                                                                     │код│                процент│сумма, руб. коп.│

├───────────────────────────────────┼───┼───────┼────────────────┤

│                7                                                                          │ 8 │                           9   │                 10       │

├───────────────────────────────────┼───┼───────┼────────────────┤

Форма оплаты труда                         _______________ │     │

                                                    сдельная, повременная ├───┤

 Система оплаты труда _____________                             │   │

                   прямая сдельная,                                               │   │

                   аккордная и т.д.                                                ├───┤

 Условия труда ____________________                           │   │

                           нормальные, тяжелые,                            │   │

                                   вредные и т.д.                                  └───┘

Оборотная сторона формы N Т-1

 Направляется для ознакомления с условиями работы

__________________________________________________________________

         структурное подразделение (цех, отдел, участок)

_________    _______________________     _________________________

должность            подпись                 расшифровка подписи

"__" ____________ 19__ г.

                               по профессии

Согласен(на) принять на работу -----------------------------------

                               на должность

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

по тарифному разряду (классу)

-------------------------------- с испытательным сроком на _______

со ставкой, с окладом, руб. коп.

                   структурного подразделения

Начальник (мастер) -------------------------- ________ ___________

                   цеха, отдела, участка       подпись расшифровка

                                                         подписи

"__" ______________ 20__ г.

С условиями работы согласен(на) __________________________________

                                        подпись работника

"__" _______________ 20__ г.

    Заключение медицинского осмотра ______________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

_____________   _____________________     ________________________

 должность            подпись               расшифровка подписи

"__" ______________ 20__ г.

Отметки о прохождении инструктажа по технике

безопасности, противопожарному минимуму и другие

    Приложение. Справка с прежнего места работы о заработной плате

                и удержанных налогах за текущий календарный год

Руководитель ______________ _______________  _________________

                должность       подпись         расшифровка

                                                   подписи

С приказом ознакомлен _________________________

                          подпись работника

Приложение № 5

Типовая межотраслевая форма N Т-5

Утверждена Постановлением

Госкомстата России

от 30.10.97 N 71а

                                                        ┌────────┐

                                                        │  Коды  │

                                                        ├────────┤

                                        Форма по ОКУД   │ 0301004│

                                                        ├────────┤

Организация ________________________________  по ОКПО   │        │

                                                        └────────┘

                                ┌───────────────┬────────────────┐

     ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)      │Номер документа│Дата составления│

 О ПЕРЕВОДЕ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

________________________________________________________________

       …………………………….фамилия, имя, отчество

                   ┌─────────┐   ┌─────────┐    ┌─────────┐

          временно │  Код    │   │  Дата   │    │  Дата   │

Переведен -------- ├─────────┤   ├─────────┤    ├─────────┤

          постоянно│         │ с │         │ по │         │

                   └─────────┘   └─────────┘    └─────────┘

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9