Курсовая работа: Подготовка отчетов

Помните, что в конечном итоге дело не в том, как Вы применяете язык, а в том, чего Вы достигаете, применяя его.

Что означает «естественность» применительно к тексту отчета?

О некоторых людях говорят, что у них «телефонный» голос. Точно так же можно сказать, что некоторые пишут неестественным старомодным или бюрократическим стилем. Причиной такого стиля может быть высокое самомнение пишущего или попытка представить тему более важной, чем она есть на самом деле. Тон документа можно изменить всего несколькими словами.

Отчету необходима некоторая степень формальности, но всегда помните, что он является лишь одним из способов разговора с людьми. Он должен быть настолько близок к естественной речи, насколько это возможно. Это не означает, что отчет следует превратить в запись легкой болтовни, но если Вы запишите мысли так, как высказали бы их устно, а затем сделаете запись более компактной, то результат будет лучше, чем тогда, когда Вы зададитесь целью написать «формальный деловой документ».

Чтобы текст воспринимался естественно, старайтесь писать:

Кратко: читатели хотят, чтобы документ был кратким.

Сжато: длина текста должна быть неразрывно связана с его содержанием. Если здесь и есть какое-нибудь правило, то оно заключается в следующем: запишите суть и остановитесь.

По существу: это требование связано с первыми двумя. Текст не должен быть слишком длинным, он должен отражать суть дела, в нем не должно быть пространных отступлений.

Точно: пишите именно то, что Вы имеете в виду, старайтесь правильно излагать необходимые подробности. Не применяйте слов и фраз «около», «я думаю», «возможно», когда нужно выразиться более конкретно.

На «подходящем» языке: это важно по многим причинам. Пишите текст на должном уровне сложности или техничности

Должна ли в отчете присутствовать авторская позиция?

Нравится Вам это или нет, но все Ваши отчеты что-то говорят о Вас. От восприятия окружающими подготовленных Вами деловых бумаг зависит, в какой степени люди будут доверять Вам, как они оценят Вашу квалификацию и согласятся ли работать с Вами. Написанный Вами отчет неизбежно повлияет на отношение к Вам других людей, в том числе Вашего босса, Ваших деловых партнеров и клиентов.

Нужно хорошо обдумать свой личный стиль и учесть, как может восприниматься окружающими написанный Вами документ. Начните с обдумывания того, какое впечатление Вы хотите произвести. Допустим, Вы хотите выглядеть знатоком своего дела. Стиль документа определенно говорит что-то о Вашей квалификации. Если документ хорошо составлен, содержит все, что хочет читатель, и в нем выражено все, что обещано, у читателя возникнет благоприятное впечатление о профессионализме автора.

Помните, что образ не создается одним словом. Чтобы произвести впечатление честного человека, недостаточно написать: «Позвольте мне быть абсолютно честным...» (эта фраза, напротив, может насторожить читателя). Желаемый образ формируется не только подбором конкретных слов, но и общим методом использования языка. В любом случае, занимаясь подготовкой отчета, помните, что у Вас появилась благоприятная возможность произвести впечатление, которой Вы можете сознательно воспользоваться.

Может ли отчет быть ярким и запоминающимся?

В повседневной деловой жизни очень часто приходится иметь дело с документами, в которых почти совсем нет прилагательных. В то же время одно из основных назначений языка — описание. Текст хорошо воспринимается, если его смысл ясен без особых усилий. Если же в нем присутствует некоторая степень описательности, облегчающая понимание, читатель будет доволен вдвойне. Ясное описание может потребовать от автора дополнительной работы, но усилия при этом окупаются сполна.

Очень хорошо, если текст Вашего отчета будет не только в достаточной степени описательным, но и запоминающимся. Использование неожиданных сравнений, необычных эпитетов не только запоминается, но и определенным образом характеризует личность автора. Не бойтесь время от времени проявлять свои эмоции. Мертвый, пассивный стиль отличается от эмоционального. Оба стиля могут быть уместны в конкретной ситуации, но второй зачастую игнорируется именно тогда, когда он мог бы значительно усилить воздействие отчета на читателя.

Признайтесь честно, как часто при подборе правильной фразы Вы отвергаете выражение как недостаточно формальное. Очень часто люди бывают готовы написать что-то запоминающееся или впечатляющее, но останавливают себя и подбирают другие выражения. Они могут быть адекватными, но не производят на читателей сильного впечатления. Так упускается благоприятная возможность.

9. Правила оформления отчета.

Существуют ли общие правила оформления отчетов?

Не существует магической формулы или единственного стандарта оформления, которые бы безоговорочно повышали качество отчета, расставляли правильные акценты и создавали правильный образ. Однако существуют разнообразные методы, различные комбинации которых позволяют придать отчету нужную форму. К их числу относятся формат и структура составных частей, оформление страниц, применение графических средств (графиков, рисунков, таблиц и пр.), общее «пакетирование» отчета.

Подготовить документ, который выглядит высокопрофессионально, можно даже со средними навыками и без новейших технических средств. Лазерные принтеры, компьютеры и другое оборудование позволяют улучшить оформление отчета. Однако техническими средствами не следует злоупотреблять. Слишком большое количество цветов и графики или разнообразие шрифтов может сыграть отрицательную роль. Цель хорошего оформления — воздействовать на восприятие отчета так, чтобы его прочли, чтобы он читался легко и полностью соответствовал своему предназначению.

Как выбрать формат отчета?

Правильный формат зависит от ряда факторов: длины и сложности отчета, особенностей его читателей и даже от превалирующего стиля и культуры организации, в которой он создается. Важно найти правильный баланс. Слишком формальный отчет может произвести впечатление, что орехи раскалывают кувалдой, а слишком неформальный может быть воспринят как легкая болтовня на серьезную тему.

Вы сами должны решить нужно ли и как именно нужно применять:

Титульную страницу. Каждому отчету необходимо ясное название, которое в некоторых случаях должно быть вынесено на отдельную страницу. На ней можно также указать дату, имя автора и даже список рассылки отчета (при этом следует помнить, что титульную страницу нельзя перегружать текстом).

Страницу содержания. Обычно по длине и сложности отчета легко определить, нужна ли такая страница. Очень важно, чтобы читатели могли легко находить нужные места отчета при его чтении и обсуждении (например, «Вернемся к разделу «Сроки» на стр. 12). Изложение содержания может варьироваться от перечисления коротких заголовков до более подробного описания материала различных разделов.

Заголовки, подзаголовки и сноски. Эти виды форматирования, по сути, являются указателями (индексами). Чем сложнее отчет, тем больше необходимость использования индексов. Они должны быть составлены очень тщательно и легко приводить читателя к тому, что он ищет в тексте.

Приложения. Приложения предназначены для отделения технических подробностей от основного материала отчета, что облегчает работу с ним.

Приложение — очень полезное средство, но оно должно быть составлено не хуже основной части отчета. В технических отчетах оно обеспечивает два уровня изложения материала: краткое изложение в основном тексте и более детальное в приложении. Часто в приложения помещаются исходные материалы, которые анализируются и обобщаются в отчете (результаты испытаний, заполненные анкеты и т.п.).

Приложения обычно размещаются в конце отчета, поэтому основной текст должен отражать то, что вынесено в приложение, показывать, как оно связано с главным содержанием, а также включать точные постраничные ссылки, позволяющие читателю найти необходимые подробности.

Иногда приложения могут содержать материал, изложенный в другом стиле. В них можно включать техническую литературу, пресс-релизы, заполненные анкеты и т.п., но стиль изложения не должен противоречить стандарту отчета в целом.

Как правильно оформлять страницы в отчетах?

Для оформления страниц существуют различные средства:

Пробелы. Плотный текст трудно читать. В зависимости от того, как используется отчет — сопровождается заметками, передается от одного читателя к другому или обсуждается на совещании — наличие свободного места на страницах должно быть удобным для читателей. Не уменьшайте поля, оставляйте достаточные интервалы между параграфами, тщательно выбирайте интервал (одинарный, двойной или полуторный) и соблюдайте баланс между длиной страниц и общей структурой отчета.

Размещение текста на странице. Разнообразные средства современных текстовых редакторов ставят нас перед необходимостью правильного выбора. К примеру, набирать ли заголовки очень крупным шрифтом или размещать их по центру страницы? Из огромного множества разных вариантов лучшие те, которые особенно удобны для читателя.

Тип и размер шрифта. Не применяйте одновременно слишком много типов шрифта, и выбирайте тот, который наиболее подходит для чтения. Здесь необходимо учесть стандарты политики и практики своей компании. Более мелкий шрифт можно использовать, например, для постраничных сносок.

Выделения. Выделения должны соответствовать общему оформлению страницы. Кроме курсива можно применять:

ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ;

Жирный шрифт;

Подчеркивание;

Специальные знаки;

Заключение текста в рамку.

Все эти средства можно комбинировать.

Разделение на страницы. Переход от страницы к странице — это реальный разрыв текста, и новая страница акцентирует внимание читателя на любом заголовке, с которого она начинается. Расположить текст на странице можно по-разному, например, умышленно закончить страницу на середине предложения, чтобы заставить читателя перейти к следующей странице.

Нумерация и выбор заголовков. Номера страниц — удобный способ поиска нужного места в тексте, поэтому страницы всегда должны быть пронумерованы. Кроме того, необходима четкая система нумерации заголовков и подзаголовков. Все уровни заголовков должны быть точно обозначены цифрами или буквами и выделены подходящими типами шрифта, например:

1. Главный заголовок

А) Подзаголовок

При выборе типа заголовков Вы можете руководствоваться следующими основными принципами:

центрированный заголовок более важен, чем заголовок, выровненный по левому краю;

заголовок, выровненный по левому краю, более важен, чем заголовок с отступом;

заголовок, целиком написанный заглавными буквами, более важен, чем заголовок, написанный с большой буквы;

подчеркнутый заголовок более важен, чем заголовок без подчеркивания;

заголовок, стоящий обособленно, более важен, чем заголовок, за которым сразу следует текст.

Можно пронумеровать и параграфы (такая нумерация придает тексту очень формальный вид): 1, 1.2, 1.3 и т.д.

(1 — главный заголовок параграфа, 1.1 — следующий подпараграф и т.д.)

В результате получается очень точная система ссылок, которую можно использовать при обсуждении отчета. При нумерации следует руководствоваться степенью сложности всего текста.

Каковы правила использования таблиц и рисунков в тексте отчета?

Согласно старой поговорке, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. В некоторых случаях гораздо лучше объяснять смысл не словами, а наглядными средствами. Как таблицы, так и рисунки незаменимы при обобщении большого количества информации и представлении ее в сжатом виде.

При использовании наглядных средств очень важна простота изображений. Два простых графика могут быть эффективнее одного сложного, причем их легче и быстрее построить. Всегда думайте о том, что нужно читателю, а не о том. Что можно нарисовать. Вы впустую потратите время, составляя сложный, но имеющий лишь локальное значение график, на который читатель взглянет только мельком. Старайтесь, чтобы читателю было понятно содержание таблиц и рисунков без дополнительного чтения текста.

Современная техника позволяет включать в отчет множество графических изображений, но это не значит, что их нужно применять все сразу и во всех случаях. Ниже приведены некоторые правила использования таблиц и рисунков в тексте бизнес — отчета:

Если таблица или рисунок имеют размер, больший, чем половина страницы, то они помещаются на отдельной странице. Таблица или рисунок меньшего размера могут быть обрамлены текстом.

Таблица или рисунок могут рассматриваться отдельно от текста. Это означает, что любой человек, просматривающий отчет, должен иметь возможность взглянуть на таблицу или рисунок и быстро понять его содержание. Для понимания таблицы или рисунка необязательно читать пояснительный текст.

Для систематизации таблиц используется сквозная нумерация (1, 2, 3 и т.д.) или нумерация по разделам (1.1, 1.2, 2.1 и т.д.). Рисунки, как правило, нумеруются по разделам. Номер и название таблицы помещаются над таблицей. Номер и название рисунка помещаются под рисунком.

Иногда возникают сомнения по поводу того, должны ли таблица или рисунок быть помещены в тексте или же они могут быть приведены в приложении, в конце отчета. Они должны помещаться в тексте, если читающий должен их просмотреть для того, чтобы понять содержание отчета. Если же такая информация может быть полезна, но не является необходимой, она обычно помещается в приложении. В том случае, если объем информации достаточно велик (несколько или много страниц), то таблица или рисунок также обычно помещаются в приложении.

Если в Вашем отчете Вы используете таблицы или рисунки, кем-либо где-либо уже публиковавшиеся, дайте ссылку на источник.

В тексте должны иметься ссылки на все таблицы и рисунки. Затем таблица или рисунок приводятся в конце абзаца или на следующей странице (в случае, если они должны быть помещены на отдельной странице). В последнем случае страница, на которой производилось упоминание таблицы или рисунка, дополняется текстом.

Если таблица такова, что ее нужно размещать на горизонтально ориентированном листе, помещайте заголовок со стороны внутренних полей или корешка таким образом, чтобы таблица просматривалась со стороны внешних полей отчета.

Как в таблицах, так и в рисунках (графиках) время (годы, месяцы и т.д.), как правило, откладывается по горизонтальной оси.

Существуют ли какие-либо правила брошюровки отчетов?

Конечно, свои функции есть и разрозненных листов бумаги, но большинство отчетов требует брошюровки. Короткие документы для временного внутреннего использования достаточно скрепить степлером. В других случаях можно применить иные средства брошюровки. Особенно удобны те, которые позволяют не сгибать переворачиваемые страницы. Иногда более полезна печатная обложка, а иногда — прозрачная пластиковая, позволяющая видеть титульную страницу. Возможно, в Вашей организации имеются специальные обложки для всех видов отчетов. Использование обложки может сделать отчеты единообразными, внешне привлекательными, и, кроме того, обложка защищает страницы отчета от внешних повреждений.

Для улучшения общего вида отчета и повышения его привлекательности можно применять разные технические средства, например:

Цвет обложки отчета, соответствующий печатному бланку организации или автора;

Крепление обложки, позволяющее присоединять к отчету брошюры или печатные материалы меньшего размера;

Средство крепления визиток и карточек.

Выбор средств брошюровки зависит от вкуса автора и практических соображений, но при этом, как всегда, высшим критерием является читатель и Ваше мнение о том, что для него удобно.

У канцелярских средств разная стоимость, но ведь жаль портить всю лодку, сэкономив на рубль смолы. Отчет может быть таким важным, что разница в цене обложки не будет иметь значения. Разумеется, и здесь нужно соблюдать баланс. Например, для длинного и широко распространяемого отчета лучше сделать качественную обложку и немного сэкономить, напечатав текст с двух сторон каждого листа.

Стоит обдумать и способ рассылки отчета, особенно если он направляется за пределы Вашей организации. Каким бы способом ни отправлялся отчет: без конверта, в жестком или мягком конверте — он должен поступить адресату таким же привлекательным, каким был отправлен.

Технические средства пересылки, конечно, очень эффективны, но могут снизить впечатление от отчета. Например, электронная почта обеспечивает высокую скорость доставки, но не позволяет оформить отчет в виде внушительного документа.

Помните, что не следует игнорировать ни один фактор, ни одну деталь внешнего оформления, усиливающие впечатление от отчета.

Полезные советы

ВСЕГДА НАЧИНАЙТЕ РАБОТУ НАД ЛЮБЫМ ОТЧЕТОМ С ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ

СОДЕРЖАНИЕ ОСНОВНОЙ ЧАСТИ ОТЧЕТА ДОЛЖНО СООТВЕТСТВОВАТЬ ПОСТАВЛЕННОЙ ЦЕЛИ

ПРИ НАПИСАНИИ ЗАГОЛОВКОВ СОБЛЮДАЙТЕ СООТВЕТСТВУЮЩИЕ ПРАВИЛА И БУДЬТЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫ

СНАБДИТЕ ТЕКСТ СООТВЕТСТВУЮЩИЕМИ ТАБЛИЦАМИ И РИСУНКАМИ

СДЕЛАЙТЕ НЕОБХОДИМЫЕ ССЫЛКИ НА ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ

ВКЛЮЧИТЕ В ОТЧЕТ НЕОБХОДИМЫЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЧАСТИ

ПРИДЕРЖИВАЙТЕСЬ ДОЛЖНОГО УРОВНЯ ОФИЦИАЛЬНОСТИ

СОБЛЮДАЙТЕ ЕДИНООБРАЗИЕ В ОФОРМЛЕНИИ ОТДЕЛЬНЫХ СТРАНИЦ ОТЧЕТА

НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О ЧИТАТЕЛЯХ — ПОСТАРАЙТЕСЬ ОПРАВДАТЬ ИХ ОЖИДАНИЯ

ПОМНИТЕ, ЧТО ВЫ МОЖЕТЕ НАПИСАТЬ ХОРОШИЙ ОТЧЕТ — СТОИТ ТОЛЬКО ЗАХОТЕТЬ И ПРИЛОЖИТЬ К ЭТОМУ НЕМНОГО УСИЛИЙ!

10. Типичные ошибки при написании отчетов.

Ситуация: «У меня постоянно возникают проблемы при подготовке отчетов. Я с трудом подбираю слова. А то, что получается в результате — увы! — далеко от совершенства. Может быть, я зря стараюсь, и у меня просто нет соответствующих способностей?»

Ошибка: Работая над отчетом, помните, что Вы, безусловно, можете написать хороший документ. В данном случае речь идет о навыках письма и знаниях, которые можно постоянно приобретать и совершенствовать. Даже для того, чтобы избавиться от некоторых старых привычек, нужно время и осознанные усилия. Любой человек может улучшить свой стиль письма. Для этого необходимо только немного потрудиться и уметь воспринимать критику. Ваши усилия будут вознаграждены сторицей, и Вы будете легко и быстро писать отчеты.

Ситуация: «Коллеги часто жалуются, что мои отчеты невозможно читать, что уже после первой страницы они ничего, кроме раздражения, не ощущают. Я не могу понять, в чем дело...»

Ошибка: Скорее всего, Ваш стиль отличается небрежностью, и Вы допускаете ошибки, раздражающие читателей. Невнимательность — постоянная ловушка для пишущего человека. Он попадает в нее не потому, что ошибается при выборе, а потому, что пишет автоматически, не уделяя внимание деталям. Задумайтесь, например, что означают выражения: довольно хороший (или плохой), довольно дорогой, очень уникальный? Все они не производят никакого впечатления и вызывают разве что недоумение.

Быть может, Вы используете слишком много формальных выражений, что затрудняет восприятие и создает ощущение старомодности стиля. Выражение «в том случае, когда...» выглядит гораздо более громоздко, чем обычное «если...». Посмотрите также, не слишком ли Вы увлекаетесь употреблением избитых выражений и «любимых» фраз.

Читателя обычно раздражает частое употребление клише (т.е. общеизвестных фраз и выражений). Очень важны также грамматика, синтаксис и пунктуация. Однако стоит помнить, что некоторые правила созданы для того, чтобы их нарушать, а старые правила порой теряют свою силу. Читателя могут раздражать следующие ошибки: слишком большое или слишком маленькое количество знаков препинания; тавтология (лишнее повторение, когда смысл уже раскрыт), парадоксальное сочетание слов, выглядящее бессмысленным. Однако в деловых документах могут нарушаться некоторые действующие правила языка, и такие нарушения бывают полезны. Например, можно начинать предложения со слов «и», «но», «поэтому», «или», что позволяет избежать слишком длинных предложений.

Ситуация: «Как советуют знающие люди, после завершения работы над отчетом я перечитываю его, чтобы найти ошибки и недоработки. Однако я не понимаю, на что именно следует обращать внимание...»

Ошибка: Для того, чтобы оценить качество полученного документа, Вы должны настроиться на решение задач определенного типа. Старайтесь не просто перечитывать документ, а ответить на следующие вопросы:

Ясна ли структура отчета?

Соответствует ли структура отчета поставленным Вами целям и задачам?

Составлен ли он логично и последовательно?

Правильно ли подобраны заголовки?

Выверен ли отчет «с головы до хвоста» с точки зрения содержания, перекрестных ссылок и т.п.

Все ли фразы и предложения понятны и легки для восприятия?

Попытайтесь взглянуть на отчет не с позиции автора, а глазами читателя. Отложите написанный текст на некоторое время. Зачастую он выглядит совсем по-другому после перерыва или занятия другим делом.

Ситуация: «Мне часто говорят, что моя основная проблема в том, что я не умею писать заключения, и именно это портит все впечатление от моих отчетов, но никто не говорит, что именно я делаю неправильно...»

Ошибка: Окончание отчета может казаться легким: закончил и остановись. Однако все не так просто. Некоторые отчеты не имеют окончания, что приводит к нарушению структуры основной части отчета, что вызывает у читателей раздражение. Поэтому избегайте следующего:

Ложные окончания. Не приходилось ли Вам видеть отчеты, в последних параграфах которых по несколько раз встречаются слова «И, наконец,...»? Если Вы внимательно посмотрите свои отчеты, то, не исключено, обнаружите то же самое!

Неоправданное расширение структуры. Блуждание вне пределов последнего заголовка без реального перехода к последнему разделу приводит к тому, что увеличивается число страниц, содержащих повторы и неуместные отклонения от темы.

У заключения три конкретных цели:

1. Получить и представить выводы, соответствующие типу документа и природе его аргументации.

2. Объединить содержание и подвести его итог.

3. Закончить отчет позитивно, на «высокой ноте». Поскольку многие отчеты связаны с рутинными, а не выдающимися делами, окончание должно выражать определенную силу и авторитет, а не быть простым «хвостом» отчета.

Список литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.dist-cons.ru/