Курсовая работа: Подготовка отчетов

Что является подтверждением, примером или иллюстрацией.

В это время можно добавить новые пункты или заново обдумать и удалить некоторые из записанных ранее. При этом необходимо учитывать приемлемую длину отчета. Данный этап можно завершить с помощью заметок и поправок к документу первого этапа. Это быстро и легко сделать, нанося на исходных заметках линии, стрелки и прочие знаки другим цветом.

Этап 3. Упорядочение. В конце этапа 2 у Вас могут получиться заметки, которые достаточно ясны для последующей работы с ними. В противном случае полезно переписать все в виде четкого списка. Это позволит провести окончательную проверку. Вы должны чувствовать, что получившийся список отражает содержание, подходящие акценты, необходимую степень подробности и т.д. На данном этапе лучше уделить внимание порядку изложения, а не искать новое содержание или дополнительные пункты. На этом этапе результатом Вашей работы должен стать подготовленный план отчета. Используйте общепринятую систему нумерации пунктов. Основное правило составления плана заключается в том, что каждый уровень должен содержать, по меньшей мере, два заголовка. Таким образом, если есть пункт 1, то должен быть и пункт 2; если есть А, то должен быть и Б и т.д.

Этап 4. Проверка. Хорошо продуманная работа на предыдущих этапах может сделать данный этап необязательным. Однако при сложных и/или особенно важных отчетах полезна окончательная проверка записей. Ведь очень легко убедить себя, что находишься уже близко к цели, и не увидеть леса за деревьями. Сделайте окончательные добавления к списку и используйте его как «маршрутную карту» для записи.

Этап 5. Запись. Теперь приступаем к записи, печатанию или диктовке. Именно в этом и заключается основная работа, а предварительная подготовка только облегчает и упрощает ее. Советы:

По возможности выбирайте подходящий момент. Процессу записи могут помешать ненужные перерывы, вынуждающие начинать все заново. Выбор правильного времени и удобной обстановки, в которой Вас не прерывают, способствует успеху.

Не прерывайте письма. Не делайте пауз, мучаясь над фразой, заголовком или какой-то деталью. К ним можно вернуться позже и написать их с меньшими усилиями. Не прерывая письма, Вы соблюдаете последовательный ход мысли от начала отчета до его завершения. Полностью закончив его, можно вернуться и уточнить все подробности.

Этап 6. Редактирование. Есть три правила редактирования: редактируй, редактируй и редактируй. Очень немногие — если только они не лгут — могут написать что-то с первого раза так, что к этому вообще нечего добавить. Поэтому не следует считать, что Вы ошиблись, если окажется, что написанное Вами нуждается в редакции. Мастерство приходит с опытом. Чем больше Вы пишете, тем лучше получается, и тем меньше становится потребность в редактировании и добавлениях. Редактирование нацелено на улучшение стиля и содержания текста. Примите во внимание следующие советы:

Отложите написанный текст на какое-то время, чтобы вернуться к нему позднее.

Попросите коллегу прочесть то, что Вы написали. Свежий взгляд может вызвать новые мысли и позволит внести изменения, которые без этого нельзя было бы сделать.

Проверяйте текст досконально. Внимательно следите за деталями. Это не значит, что надо искать несуществующие мелочи, но следует добиться, чтобы каждая деталь производила определенное впечатление и имела точный акцент. Разделение длинного предложения на два коротких или замена пары слов может дать значительный эффект. Важен процесс в целом, и его нельзя сокращать. Это относится к каждому этапу, и особенно к редактированию.

6. Форма и структура отчета.

Какова роль структуры отчета?

Хорошие рассказы всегда имеют начало, середину и окончание. Отчеты тоже должны иметь четкую структуру. Она нужна по двум причинам: отчет легче и быстрее составить, а читателю легче следовать за ходом мысли автора, и, значит, больше вероятности, что он прочтет отчет до конца.

Структура требует логики, а логика — ясных целей. Не забывайте о цели при рассмотрении и определении структуры. Бывает, что кроме начала, середины и окончания может потребоваться более сложное структурное деление, но порой достаточно и этих трех элементов.

Как расположить части отчета?

Есть три варианта расположения введения, основной части и выводов:

В варианте 1 Вы приберегаете выводы (которые могут включать в себя итоговую информацию и рекомендации) под конец. Использовать такую схему рекомендуется в том случае, если предполагается, что получатель отчета не согласен с Вашими заключениями или не сможет их понять, пока не прочтет весь отчет. Однако большинство людей сразу читает выводы, вне зависимости от того, где они расположены.

Варианты 2 и 3 представляют собой примеры прямого порядка расположения частей отчета. Находятся выводы в первом или во втором пункте — не имеет значения. Любой вариант приемлем, если:

В отчете содержатся только хорошие новости;

Получатель отчета достаточно осведомлен для того, чтобы понять выводы без предварительного прочтения оставшейся части отчета;

Выводы представляют собой основную информацию, которая более детально раскрывается в основной части;

Читающему нужно сперва прочесть выводы.

В каком порядке следует писать текст отчета?

Если Вы тщательно составили план отчета, то написать текст будет несложно, хотя это и может отнять много времени. Вне зависимости от того, в каком порядке Вы решили расположить введение, основную часть и заключение (выводы) в Вашем отчете, выводы следует писать в последнюю очередь. В процессе написания отчета Вам впервые приходится продумывать материал отчета в деталях, и Ваши выводы могут измениться.

Основную часть чаще всего пишут в первую очередь. Введение, вне зависимости от того, когда оно пишется, должно заканчиваться переходом к основной части отчета. Как по расположению, так и по степени важности, основная часть занимает центральное положение в отчете. Объем основной части должен составлять 75% от всего текста отчета, а оставшиеся 25% текста должны быть распределены между введением и заключением.

При изложении основной части переход от темы к теме должен четко прослеживаться и быть логичным. Используйте разнообразные связующие слова и выражения (такие, как затем, следовательно, в-четвертых, с другой стороны, подобным образом и пр.), которые могли бы послужить своеобразными указателями для читателя. Периодически подводите итоги, делайте выводы, например, в конце каждого важного раздела, чтобы напомнить читателю, в какой части повествования он находится, и что будет изложено далее. Основные характеристики грамотно составленного информационного сообщения, приведенные в Главе 2, также могут быть применены к большим отчетам как к одному из видов письменных сообщений.

Как и когда при оформлении отчета используются ссылки и сноски?

При написании бизнес — отчета необходимо делать ссылки на источники информации, которые Вы использовали в процессе исследования, а не заставлять читателя теряться в догадках по поводу того, где Вы взяли эту информацию. В официальных отчетах ссылка на источник информации обязательно располагается в сносках, располагающихся либо в конце страницы, либо в конце текста. В менее официальных отчетах источник может упоминаться непосредственно в тексте, например: «Исследование рынка услуг по доставке продуктов питания, проведенное журналом «Эксперт» в 2001 году, показало, что...». Обычно ссылка на источник прямо в тексте используется в том случае, когда упоминается небольшое количество источников.

При оформлении ссылки в виде сноски в конце цитаты, которую Вы приводите в тексте, помещается цифра. Эта цифра находится несколько выше строки и называется верхним индексом. Первая цитата нумеруется цифрой 1, следующая — цифрой 2 и т.д. по возрастающей. При использовании материала, полученного в ходе интервью, как очного, так и проведенного по телефону, на него ссылаются как на публикацию, автором которой является интервьюируемый.

Если в тексте отчета Вы ставите надстрочные индексы для обозначения сноски, то Вы должны оставлять место в конце страницы для собственно сносок. Если в тексте на странице 7 содержится четыре надстрочных индекса, то в конце страницы должно быть четыре сноски.

Сноски, сгруппированные в конце отчета, называют концевыми сносками. Помимо их расположения, концевые сноски ничем не отличаются от обычных сносок. Если в конце отчета помещена библиография, то ссылки в тексте могут даваться непосредственно на соответствующий номер источника в библиографическом списке.

Что должно быть во введении к отчету?

Обычно во введении разъясняется важность темы, которой посвящен отчет. Во введении может быть дана историческая справка или описана структура основной части отчета. Могут быть параграфы, посвященные актуальности отчета, констатации существующей проблемы, имеющимся возможностям ее решения и целям отчета. Таким образом, во введении, как правило:

Определяется место действия (связь с какими-либо обсуждениями, термины, ссылки и пр.);

Ясно определяется тема;

Определяются цели и задачи;

Представляется удобная и привлекательная для читателя структура отчета;

Начинается процесс ознакомления с темой и намечается нить, которой может следовать читатель.

Помните, что начало всегда определенным образом характеризует автора. Если начало удачное и создает впечатление чего-то полезного и тщательно продуманного, у читателя может сразу сложиться позитивное впечатление об авторе.

Каким должно быть заключение отчета?

В разделе «Заключение» не должно быть представлено никакой новой информации. В этом разделе производится обобщение сказанного выше, в основной части отчета, и подведение итогов. Основное достоинство заключения в том, что в этом разделе обращается внимание читателя на наиболее важную информацию, и делаются необходимые акценты; читателю дают понять, какие мысли являются основными в отчете.

Подвести итог убедительно и эффективно не так-то просто. Если итог подведен умело, он впечатляет и реально помогает привлечь внимание, которого заслуживает отчет. Известно, что, прежде чем приступить к чтению, многие люди заглядывают в конец текста. Заключение, удачно отражающее содержание, побуждает к внимательному чтению всего текста. Будьте готовы затратить немало времени на редактирование и проверку заключения. Очень легко бросить все силы на составление длинного отчета, а затем испортить дело, не уделив должного внимания этой исключительно важной его части.

Какие еще разделы могут быть в отчете?

В отчет могут быть также включены дополнительные разделы, к числу которых относятся концевые сноски, приложения, библиография и алфавитный указатель. Концевые сноски — это сноски, сгруппированные в конце текста. В приложении содержится материал, который может быть интересен читающему отчет, но если его поместить в основную часть отчета, то это может замедлить чтение. В официальном отчете каждое приложение снабжается титульным листом, на котором приведено обозначение и название приложения. Библиография представляет собой перечень источников информации, которые использовались при подготовке отчета, вне зависимости от того, цитировались ли отрывки из них в отчете. Алфавитный указатель используется только в больших отчетах и представляет собой перечень основных понятий и тем, приведенных в алфавитном порядке. В перечне содержится номер страницы, на котором упоминалось то или иное понятие.

Кроме того, в отчет могут быть включены предварительные части, к числу которых относятся форзац, титульный лист, документ, подтверждающий полномочия, сопроводительное письмо, содержание, перечень таблиц и рисунков, аннотация. Чем больше составляющих, тем более официальным является отчет.

Форзац используется исключительно в официальных отчетах, содержит только заглавие отчета. Большинство отчетов имеют титульный лист, в котором содержится, по меньшей мере, заглавие отчета, имя (и должность) человека, которому направляется отчет, имя (и должность) автора отчета, дата.

Если Вас уполномочили написать отчет, то к нему можно приложить копию письма или служебной записки, подтверждающей это. Такой документ обычно бывает в официальных отчетах, его представление придаст Вашей работе больше значимости.

Сопроводительный документ — это может быть письмо или служебная записка — прилагается для сопровождения отчета. Получатель отчета скорее всего является автором документа, представляющего полномочия. Сопроводительный документ содержит сопровождающую информацию; обзор отчета; выражение благодарности людям, которые помогли Вам при подготовке отчета; вежливое заключение, в котором могут быть описаны дальнейшие действия, а также включено предложение обсудить информацию более подробно.

Содержание является необходимой частью любого более или менее официального бизнес — отчета. В нем перечислены все части, входящие в отчет (например, перечень таблиц, приложения, библиография и пр.), за исключением тех, которые предшествуют содержанию, а также заголовки первого и второго уровней, встречающиеся в тексте с указанием номеров страниц, на которых их можно найти.

Если в отчете содержатся таблицы, то необходим перечень таблиц, содержащий номера, названия таблиц и номера страниц, где они находятся. Перечень рисунков оформляется аналогично или объединяется с перечнем таблиц под общим названием «Перечень иллюстраций».

В аннотации читателю представляется изложение содержания отчета в краткой форме. Аннотацию можно назвать отчетом в миниатюре, но в ней содержатся не только выводы. Аннотация по объему обычно не превышает одну страницу.

Как правильно скомпоновать отчет?

В официальном отчете должны содержаться следующие части, приведенные в порядке их следования:

Чем более официальным является отчет, тем большее количество частей он должен содержать.

7. Что хотят видеть в отчете его читатели.

Что нужно учитывать при написании отчета в первую очередь?

Главное, о чем необходимо помнить при написании любого отчета — это его читатели. О читателях следует позаботиться еще на этапе постановки целей. В противном случае написание отчета будет похоже на стрельбу из лука в темноте. Может оказаться, что различные группы людей, которым предназначено одно и то же сообщение, нуждаются в различной его трактовке. Поэтому всегда принимайте во внимание:

Кому предназначен отчет;

Составляют ли его будущие читатели однородную группу (если нет, то какие в ней существуют подгруппы);

Зачем им нужен отчет;

Что необходимо включить в подготовленный для них отчет и с какой степенью подробности;

Чего подготовленный для них отчет содержать не должен.

Нужно также заранее подумать о результатах, которых люди могут ожидать от чтения отчета. Например, они могут рассчитывать договориться о принятии какого-то обоснованного решения.

Информация о потенциальных читателях очень важна. Чем больше Вы знаете о том, что это за люди (молодые, старые, опытные, неопытные и пр.), об их квалификации и знаниях в отношении темы отчета, их возможных установках и реакциях (будет ли отчет интересным, важным или новым для них), тем лучше. Конечно, что бы Вы ни писали, это будет лучше воспринято, если предназначено конкретным людям и учитывает их положение, статус и сферу интересов. В данном случае «лучше воспринято» означает более высокую вероятность того, что они предпримут ожидаемые Вами действия.

Как удержать внимание читателей отчета?

Представьте себе, что Вам нужно быстро решить какую-либо проблему, связанную с работой Вашего компьютера. Не зная, как это сделать, Вы берете техническое руководство. Чаще всего первый взгляд на него вызывает мысль: «Это будет трудно читать». В таких случаях часто говорят, что чтение документа требует больших умственных затрат: он написан сжато, с использованием специальной терминологии и трудности его чтения очевидны.

Хорошо написанные отчеты должны обладать совершенно противоположным качеством. С первого взгляда должно быть видно, что их легко читать, поэтому решающее значение имеет хороший, доступный стиль изложения. Читатели, как правило, непроизвольно мысленно задают себе следующие вопросы: «Будет ли мне легко читать? Сколько времени потребует чтение? Пойму ли я смысл? Испытаю ли я разочарование?» и т.д. Если же, начав читать, человек быстро обнаруживает, что отчет действительно легко читается, Вы достигли многого.

В процессе работы над отчетом старайтесь не забывать о ситуациях, когда Вы были читателем, а не писателем.

Написанный текст должен быть:

Кратким, по крайней мере настолько, насколько позволяет содержание и цель;

Ясным и понятным;

Точным, выражающим именно то, что нужно сказать (без постороннего материала, не имеющего прямого отношения к теме);

Изложен на языке читателя (на приемлемом техническом уровне);

Простым, а не сложным и запутанным;

Логичным по структуре;

Описательным в должной мере.

Читатели должны чувствовать, что документ написан на приемлемом для них языке, потому что им нравится, когда учитываются их точка зрения и интересы. Например, иногда нужно написать два варианта документа для технически подготовленных и для неподготовленных людей. Каждая из групп должна чувствовать, что документ предназначен именно для них.

В результате Ваши отчеты будут не только выглядеть легкими для чтения, но их действительно будет легко читать, а наградой для Вас послужит то, что их вообще прочтут.

А что обычно не нравится читателям отчетов?

Читатели надеются, что отчет не будет:

Интроспективным (т.е. более ориентированным на его автора, чем на читателя). В большинстве деловых документов слово «Я» (»мы», «компания», «отдел» и т.п.) употребляется чаще слова «Вы». Однако фраза «Вы скоро получите больше информации» может быть уместнее и воспринята лучше, нежели «Я скоро сообщу более подробную информацию».

Снисходительным. Читателям не нравится, когда их не воспринимают всерьез. Если автор тем или иным образом подчеркивает свое превосходство, то, как правило, ничего кроме раздражения это не вызывает.

Предвзятым. Навязывание читателям своего личного мнения также, как правило, вызывает раздражение читателей.

Некорректным. Есть тонкости, которые нельзя игнорировать или недооценивать. Необходимо проявлять определенную изобретательность и тщательно подбирать слова. Надо позаботиться о том, чтобы подготовленный Вами документ не вызывал чувства неловкости и не вынуждал читателя идти на ухищрения, чтобы трактовать его должным образом.

Так каким же хотят видеть отчет его читатели? Читатели хотят, чтобы отчет был понятным, читабельным, простым и естественным.

Кажется очевидным, что текст отчета (да и любого другого делового документа) должен быть ясен читателю. Однако сплошь и рядом в повседневной жизни мы встречаемся с совершенно неясными выражениями. Ясность восприятия зависит от множества элементов, но особое внимание необходимо обратить на следующие:

Использование правильных слов. Читателю должно быть ясно, о чем Вы пишете: о рекомендациях или о возможных вариантах решения, о целях (желаемых результатах) или стратегиях (путях достижения целей), о задачах или намерениях и т.п.

Использование правильных фраз. Что значит «24-часовые услуги»? Означает ли это, что услуги оказываются в течение 24 часов после обращения или в любое время суток? Что значит «личные услуги»? Значит ли это, что обслуживанием занимаются люди? Тогда это очевидное утверждение. Быть может, следовало бы объяснить пользу и суть конкретных услуг?

Выбор и расстановка слов для обеспечения ясности содержания. Например, выражение «На данном этапе соглашения таковы, что...» предполагает, что позже будет что-то еще (новый этап), в то время как у автора такого намерения вовсе нет. Выражение «около 11,27%» также неясно. Что значит «около»? Фраза «После работы до глубокой ночи отчет будет у Вас на столе сегодня после обеда» означает, что допоздна работал отчет, а не его автор.

Читабельность трудно определить теоретически, но мы все знакомы с ней по опыту. Написанное Вами должно быть подобно течению. Одна мысль должна вести к другой, должен быть выбран правильный тон, и весь документ должен иметь ясную логическую структуру.

Простота изложения существенно облегчает восприятие текста. Простота означает, что нужно употреблять простые слова, простые словосочетания, короткие предложения (но не переусердствуйте, чередуйте короткие предложения с длинными, иначе чтение текста станет похожим на пулеметную очередь!) и короткие параграфы.

Естественность восприятия текста зависит от стиля письма. Об этом более подробно будет рассказано в следующей главе

8. Роль языка и стиля при написании отчета.

От чего зависит стиль письма при написании отчета?

Стиль Вашего отчета должен прежде всего зависеть от ожиданий Ваших потенциальных читателей, от того, что они хотят прочесть, а иногда от того, к чему они подготовлены. Честно говоря, чтение некоторых деловых документов — неинтересное, трудное и неприятное занятие, даже если часть из них Вы написали сами.

Ваша манера письма зависит от вкуса, стиля и привычки. Очень многие при необходимости написать свой первый отчет просят совета у коллег и слышат в ответ «Примерно так...». Если стиль Вашего коллеги далек от совершенства, то, увы, ситуация будет аналогична той, в которой слепой ведет слепого. В результате формируется сверхформальный бюрократический стиль, портящий множество документов.

При выборе стиля следует учитывать цель подготовки отчета. Если отчет предназначен исключительно для передачи информации (такие документы иногда называют «полезными»), то целесообразно применение простейших конструкций и стилей для передачи основных фактов. Если Ваш отчет должен оказать какое-либо влияние на читателя (т.е. является «документом, рассчитанным на эффект»), то он должен быть написан более ярко и эмоционально.

Выберите «золотую середину» между этими двумя типами стиля. Поняв, где именно между двумя экстремальными точками Вы находитесь, Вы сможете быстро выбрать подходящие слова, тон и лексику.

Большинство людей имеют или вырабатывают удобный для себя стиль письма. Мир выглядел бы странно, если бы все делали все одинаково. Нет ничего страшного, если Вы используете что-то лишь потому, что это Вам нравится. Вариации, придающие документу оригинальность, могут быть весьма эффективны.

Какова роль языка при написании отчета?

Само сообщение — это одно, а способ его выражения — совсем другое. Все дело в языке, который может затруднить или облегчить понимание. Язык документа должен быть ясным и точным. Одно неуместное слово может испортить все впечатление; один параграф, написанный напыщенным канцелярским слогом, может подорвать доверие ко всему документу. Внимание к деталям языка и забота о них важны всегда.

Рассмотрим в качестве примера фразу «Способ применения языка оказывает влияние на восприятие текста». Добавим к нему одно слово: «...оказывает большое влияние...». Чувствуете разницу?

Теперь посмотрим, что произойдет, если заменить это слово другим. Несколько иначе звучит предложение: «Способ применения языка оказывает огромное влияние на восприятие текста». Существует множество других вариантов замены: «сильное», «значительное», «особое» и др. Несомненно, Вы можете продолжить этот список.

Страницы: 1, 2, 3