Реферат: MS Access

·     мicrosoft Access автоматически создает индекс для первичного ключа. Этот индекс ускоряет процессы запросов и другие операции.

·     Когда Вы просматриваете записи, Microsoft Access покажет их упорядоченными по первичному ключу по умолчанию.

·     Когда Вы добавляете данные к Вашей таблице, Access не позволит хранить данные с одним и тем же значением первичного ключа. Поэтому Вы можете быть уверены ,что каждая запись уникальна.

Установка первичного ключа.

·     Маркируйте поле, которое Вы хотите использовать в качестве первичного ключа. Для объявления нескольких полей первичным ключом, удерживая клавишу Ctrl маркируйте все необходимые поля.

·     В меню Edit выберите директиву Set Primary Key (или нажмите кнопку Set Primary Key в строке пиктограмм).

У полей определенных как первичный ключ слева от строки добавится идентификатор в виде ключа.

В Access-таблицы можно встроить объекты из других поддерживающих интерфейс OLE прикладных программ и связать эти объекты с их родительскими программами.

При встраивании объекта Access сохраняет объект в таблице. Двойным щелчком мышью на объекте запускается прикладная программа, с помощью которой он был изготовлен - в ней можно произвести изменения в объекте. После завершения работы с родительской программой объект в измененной форме будет сохранен в таблице. Объект следует встраивать только в том случае, если его необходимо обрабатывать не покидая Access. Обычно речь идет об объекте , который должен стать фиксированной составной частью базы данных, но его нельзя изготовить прямо в Access, например, Paintbrush-иллюстрация на странице Access-отчета.

Если же объект, порожденный другой прикладной программой, связывается с Access-таблицей без встраивания, то объект сохраняется не в таблице, а в отдельном файле, причем формат этого файла определяется прикладной программой, с помощью которой объект был создан. В момент загрузки и открытия таблицы Access связывается с этим файлом, извлекает его содержимое и вставляет его в таблицу. Связывание объектов (а не встраивание) рекомендуется в тех случаях, когда в Access-базу необходимо включить объект, не подлежащий изменению при работе с Access.  Например, речь может идти о таблице счетов, обрабатываемой Excel и используемой в нескольких Access-базах. Наличие связи этих баз с одним и тем же Excel-файлом гарантирует наличие последней версии таблицы счетов во всех этих базах. Преимущество связи заключается в том, что один оригинальный объект можно связать с несколькими Access-таблицами, и при этом его не нужно многократно подвергать сохранению.

Встраивание объектов.

·     В меню Edit обратитесь к директиве Insert Object (Эта директива будет доступна в том случае, если в спецификации таблицы активному в данный момент полю был присвоен тип OLE Object.)

·     В списке Object Type выберите необходимую Вам, поддерживающую OLE интерфейс прикладную программу.

·      Если объект уже существует, щелкните мышью на кнопке File , чтобы открыть диалоговое окно Insert Object from File.

·      Выберите нужный файл и нажмите кнопку OK.

Связывание объектов.

·     В меню Edit выберите директиву Past Link. (Однако эта директива становится доступной лишь после того , как подлежащий связыванию объект будет скопирован, т.е. помещен в буфер обмена Clipboard .)

·     Нажмите кнопку OK.

Access позволяет создавать реляционные базы данных. В реляционной базе данных пользователь может описать отношения между несколькими таблицами. Access учитывает эти отношения при поиске взаимосвязанных данных во время обработки запросов, формуляров и отчетов, базирующихся на нескольких таблицах.

Установка связи между таблицами.

·     В меню Edit выберите директиву Relationships, или щелкните мышью на кнопке Relationships в строке пиктограмм. Откроется  окно Relationships , затем окно Add Table.

·     Если окно Add Table не появилось, выберите соответствующую директиву в окне Relationships.

·     В строке Table/Query выберите таблицу для которой вы хотите создать связь. Для выбора более чем одной таблицы одновременно, удерживая клавишу Ctrl выберите все необходимые таблицы. Чтобы выбрать все или блок таблиц отметьте первую таблицу, а затем удерживая клавишу  Shift укажите последнюю, нажмите кнопку Add. Вы также можете добавлять таблицы перетаскивая их с помощью мыши из окна базы данных в окно отношений.

·     Теперь с помощью мыши перетащите поля первичного ключа первичной таблицы в соответствующее положение в связываемой таблице. Microsoft Access выдаст диалоговое окно Relationships.

·     Проверьте имена полей подлежащих связыванию, отредактируйте при необходимости. Установите соответствующие опции, например, тип отношения: One(один к одному) или Many(один ко многим).

·     Нажмите кнопку Create.

Связанные таблицы, например, могут выглядеть так:

Таблицы, находящиеся в базе данных, созданной другой программой, можно импортировать в Access, также можно и экспортировать Access-таблицы, сохраняя их в форматах, понятных другим прикладным программам управления базами данных. Но прежде чем непосредственно приступить к импорту или экспорту, необходимо совершить соответствующие установки импорта или экспорта.

Установка опций импорта/экспорта.

·     В меню File выберите директиву Import|Export Setup

·     Проще всего выбрать уже существующую спецификацию из списка Specification Name, и отредактировать ее при необходимости.

·     Если Вы будете использовать свою собственную спецификацию неоднократно, нажмите кнопку Save as  и  впишите имя, нажмите OK.

·     Нажмите OK.

Импортирование таблиц.

·     В меню File выберите директиву Import или нажмите кнопку Import в строке пиктограмм.

·     В диалоговом окне импорта из списка Data Source выберите нужный формат файла базы данных. Он может быть типа:

-        Собственный формат

-        Текст с символом - разделителем между полями

-        Текст с фиксированным форматом полей

-        Таблицы Microsoft Excel

-        Таблицы Lotus 1-2-3 или 1-2-3/W

-        Базы  данных Paradox

-        Файлы dBASE iii или iv

-        Btrieve (с файлом словаря Xtrieve)

-        Microsoft  SQL -сервер

·     Нажмите кнопку OK. Появится диалоговое окно для выбора импортируемого файла.

·     Выберите нужный файл , нажмите кнопку Import.

·      Microsoft Access выдаст сообщение о результате импортирования.

Экспортирование таблиц.

·     В меню File выберите директиву Export или нажмите кнопку Export  в строке пиктограмм.(Первоначально нужно активизировать Базу данных из которой Вы хотите экспортировать таблицу).

·     В диалоговом окне экспорта из списка Data Source выберите нужный формат файла базы данных, куда Вы хотите экспортировать таблицу. Он может быть типа:

-        таблицы Microsoft Access

-        базы  данных Paradox

-        файлы dBASE iii или iv

-        Btrieve (с файлом словаря Xtrieve)

-        Microsoft  SQL-сервер

·     Нажмите кнопку OK. В зависимости от выбранного формата появится соответствующее диалоговое окно для выбора таблиц из базы-источника, а затем диалоговое окно для выбора  файла назначения.

·     Выберите соответствующие спецификации и выполните экспортирование.

·     Microsoft Access выдаст сообщение о результате экспортирования.

Запросы.

Запрос можно представить себе как точку зрения на данные, включенные в таблицу. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию(условию) и нужна для решения конкретной задачи. Например, Вам может понадобится информация о поставщиках и поставляемых ими товарах. Вы можете создать запрос типа “Какие товары поставляют московские поставщики” или “Кто из петербургских  поставщиков сигарет продал за последний квартал наибольшую партию”. Результат обработки программой Access такого запроса представляет собой таблицу называемую Dynaset. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы(или нескольких таблиц) блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса. Dynaset  -  динамический, временный набор данных, поэтому при каждом выполнении запроса он строится вновь на основе “свежих” табличных данных.

Microsoft Access дает большие возможности в гибкости проектирования запросов. Вы можете:

·     Выбрать поля, Вам не надо включать все поля таблицы в запрос.

·     Выбрать записи, Вы можете специфицировать запрос таким образом что получите данные определенного вида. Например, цены на товары за определенный месяц. 

·     Отсортировать записи, Вы можете просматривать записи в определенном порядке. Например, Вы можете вывести имена клиентов на экран в алфавитном порядке.

·     Запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе и Вы можете просмотреть совмещенные данные. Также Вы можете запрашивать данные из других баз данных, таких как Microsoft FoxPro, Paradox, dBASE, Btrieve и Microsoft или Sybase SQL-серверы.

·     Выполнять вычисления, Вы можете создавать новые поля которые будут содержать результаты вычислений.

·     Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и других запросов. Каждый раз когда Вы будете открывать формуляр или печатать отчет, Ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц. Вы также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре основанном на запросе.

·     Изменять данные в таблицах, Вы можете обновлять, удалять, добавлять группы записей все сразу. Вы также можете создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц.

Выделяют два типа запросов: 

1.   QBE-запросы (Query by Example -Запрос по образцу). Пользователь дает им определения, специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с использованием подсказок(образцов).

2.   SQL - запросы (Structured Query Language -Структурированный язык запросов ). Пользователь формулирует их с использованием инструкций и функций, выстраивая описание. QBE-запрос Access легко транслирует в соответствующий SQL-запрос. Обратная операция тоже не составляет труда. Вообще для Access  безразлично, с каким типом запроса работает пользователь.

Запросы можно создавать с помощью Конструктора запросов. Он ускоряет проектирование нескольких специальных типов запросов:

·     Запросы кросс-таблиц. Представляют Ваши данные в компактном суммированном формате.

·     Запросы нахождения дубликатов. Находят дубликатные записи в выбранной Вами таблице или запросе.

·     Запросы нахождения несоответствия. Находят все записи в таблице которые не связаны с записями в другой таблице.

·     Запросы архивов. Копируют записи из существующей таблицы в новую и затем удаляют (по желанию) эти записи из таблицы оригинала.

Но для большинства общеиспользуемых запросов не нужна помощь Конструктора запросов.

Создание запроса без помощи Конструктора запросов

·     В окне базы данных нажмите кнопку Query.

·     Нажмите  кнопку New. Microsoft Access выдаст диалоговое окно New Query.

·     Нажмите кнопку New. Откроется окно Select Query.

·     Если Ваш запрос основывается на таблицах активизируйте индикатор Tables на панели View. Если на запросах - активизируйте Queries, если  на обоих типах объектов выберите Both. В списке Table / Query  выберите необходимые для запроса источники. Для выбора более чем одной таблицы/запроса одновременно, удерживая клавишу Ctrl выберите все необходимые таблицы/запросы. Чтобы выбрать все или блок  отметьте первый пункт, а затем удерживая клавишу  Shift укажите последний . Нажмите кнопку Add.

·     Нажмите кнопку Close.

Окно проектирования QBE-запроса и сам QBE-запроса может выглядеть так:

Критерии отбора - это инструкции, посредством которых пользователь сообщает Access ,какие блоки данных должны отбираться по запросу и индицироваться в Dynaset. Критерии могут задаваться для одного или нескольких полей запроса.

Спецификация критерия запроса отбора.

·     Войдите в режим проектирования запроса, для этого из меню View выберите директиву Query Design или щелкните мышью на кнопке Design View в пиктографическом меню.

·     В нижней части окна проектирования, в строке Criteria в ячейке Category Name введите выражение критерия отбора.

После того как выражение введено и нажата клавиша ввода, Access проверяет корректность выражения по правилам записи критериев и нормализует запись по этим правилам.

Пользователь может воспользоваться запросом для проведения вычислений с блоками данных. Он может задать в каждом поле некоторую функцию, обрабатывающую содержимое этого поля. Результат обработки выдается в Dynaset. Функция обработки задается в строке Total, которая появляется после нажатия в пиктографическом меню кнопки с греческой литерой “сигма”. Саму функцию можно выбрать в этой строке, развернув список возможных значений.

После того как запрос спроектирован, его можно выполнить, щелкнув мышью в строке пиктограмм на кнопке с восклицательным знаком или вызывая в меню Query директиву Run. Access индицирует отобранные по запросу  в Dynaset блоки в виде таблицы.

С помощью структурированного языка запросов SQL в рамках Access пользователь может сформулировать сколь угодно сложные по структуре критериев  и вычислений запросы. Этот же язык позволяет управлять обработкой запросов. SQL-запрос представляет собой последовательность инструкций, в которую могут включаться выражения и вызовы агрегатных функций. Начинающим пользователям рекомендуется создавать запросы в режиме проектирования, выбирая необходимые поля, критерии сортировки и функции в зоне спецификации. Для описания запросов на языке SQL нужен достаточный опыт работы с базами данных не в качестве пользователя, а в качестве программиста.

Если пользователь хочет иметь разработанный проект запроса в своем распоряжении и во время следующих сеансов работы, то он должен его сохранить с помощью директивы Save в меню File. Если проект сохраняется впервые, то после обращения к этой директиве появится диалоговое окно Save As. В нем следует назначить запросу имя, под которым он будет сохранен и включен в список запросов в окне банка данных. Имя запроса не должно совпадать с именем таблицы.

Если данный запрос уже был однажды сохранен и пользователь выбрал директиву Save, то старая версия будет заменена новым, измененным проектом запроса. Если изменения не должны испортить предыдущую версию, а должны быть сохранены в другом запросе, то следует вызвать директиву Save As и назначить сохраняемому проекту новое имя. Для сохранения табличного представления запроса следует выбрать директиву Save Query в меню File. Эта директива сохраняет изменения в проекте имеющегося запроса и заменяет предыдущую версию запроса на активную версию. Для того чтобы сохранить запрос впервые или создать копию активного запроса, Dynaset которого виден на экране, следует выбрать директиву Save Query As.

Наряду с запросами выбора, с помощью Access можно реализовать также запросы действий, параметрические запросы и запросы кросс-таблиц.

Запросы действия.

С помощью запроса действия пользователь может изменять или переносить данные таблицы, а также актуализировать, добавлять или удалять группы блоков данных ,изготавливать новые таблицы из набора Dynaset. Различают четыре типа запросов действий: запрос добавления, запрос удаления, запрос актуализации и запрос создания таблицы.

Параметрические апросы.

Часто используются запросы,которые представляют собой незначительно

видоизмененные варианты однажды подготовленного базового запроса. Речь может идти, например, о запросе, который позволяет выбирать из базы данных телефоны клиентов определенного региона, причем сам регион задается отдельно, в диалоге. Такие запросы, параметрические, видоизменяются от случая к случаю, но незначительно. Для их реализации проектируется один параметрический запрос, в котором указывается тот критерий (критерии), который может изменяться по заказу пользователя.

Запросы кросс-таблиц.

Если необходимо объединить данные в формате строк-колонок (двумерная таблица), то следует изготовить запрос кросс-таблицы. При проектировании запроса кросс-таблицы можно указать в качестве заголовков для колонок значения некоторых полей или выражений. Запросы кросс-таблиц позволяют более компактно, чем обычные запросы, индицировать данные, объединяя однотипную информацию.

Формуляры.

Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и т.п. Часто, однако, возникает необходимость работы с отдельными записями базы. В этом случае присутствие на экране других записей (как это имеет место в режиме заполнения) только мешает и отвлекает. Работа с отдельными записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации.

Формуляр представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе. Речь здесь также может идти о блокировании индикации служебных или засекреченных полей.

Проще всего создать формуляр спомощью Конструктора.

·     окне базы данных активизируйте кнопку Form. При этом Microsoft Access покажет набор существующих формуляров Вашей базы данных, если они есть.

·     Нажмите кнопку New. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Form.

·     строке Select A Table/Query выберите необходимую таблицу или запрос.

·     Нажмите кнопку Form Wizard. Microsoft Access высветит первое диалоговое окно Form Wizard.

·     Выберите AutoForm. Нажмите OK.

В других окнах Form Wizard Вам будут предложены вопросы, и на основе Ваших ответов Конструктор создаст формуляр.

Если пользователь уверен в том, что сможет самостоятельно спроектировать формуляр без помощи Конструктора Формуляров (вполне реальная ситуация при наличии достаточного опыта), то ему следует создать пустой формуляр и затем внести в него требуемые поля, элементы оформления и управляющие элементы.

·     окне базы данных активизируйте кнопку Form. При этом Microsoft Access покажет набор существующих формуляров Вашей базы данных, если они есть.

·     Нажмите кнопку New. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Form.

·     строке Select A Table/Query выберите необходимую таблицу или запрос.

·     Нажмите кнопку Blank Form (Пустой формуляр). Access индицирует окно формуляра в режиме проектирования.В нем можно разместить поля и другие элементы.

Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов и формуляров определяются значениями характеристик этих объектов. Характеристики объектов доступны пользователю через окно характеристик. Для установки или изменения характеристик элемента его надлежит маркировать и из меню View вызвать директиву Properties. Можно также выполнить двойной щелчок мышью на том элементе, окно свойств которого необходимо вывести на экран.

Для индикации инструментального окна установите в меню View опцию Toolbox. Каждый инструмент, а точнее, создаваемый с его помощью элемент управления/оформления, располагает собственным окном характеристик, и в нем в виде списка представлены стандартные установки для соответствующего управляющего элемента.

Включаемые в формуляр поля можно выбрать из списка полей, который будет виден на экране после обращения к директиве Field List в менюView.

При проектировании формуляра в него можно вставить управляющие элементы. Речь идет, например, о командных кнопках, списках, иллюстрациях и пр. Каждый управляющий элемент может быть связан с некоторым объектом (полем) в таблице (или запросе), на которой базируется форма.Например, связанное с некоторым полем блока таблицы текстовое поле формуляра будет постоянно отображать содержимое “своего” поля активной записи таблицы. Выбранные и размещенные в окне проектирования формуляра элементы управления приобретают свой реальный вид только в режиме заполнения или при просмотре прототипа распечатки (режим Preview). В режиме же проектирования они обычно представлены условными обозначениями, зачастую близкими к реальному виду обозначаемых элементов.

Страницы: 1, 2, 3