Реферат: MS Access

Реферат: MS Access

Псковский Вольный университет

Курсовая работа

MICROSOFT ACCESS

студетов 3 курса

факультет информационных систем

Банахова Олега Святославовича

Зуева Юрия Владимировича

Научный консультант: Басин Юрий Абрамович.

г.Псков 1995г.

СОДЕРЖАНИЕ

I.   Введение.

II.  Access - что это такое.

1. Несколько слов о ...

2. Таблицы.

3. Запросы.

4. Формуляры.

5. Отчеты.

6. Макросы.

7. Модули.

III. Построение небольшой Базы данных.

IV.Небольшая сравнительная характеристика.

1.       ВВЕДЕНИЕ.

Перед тем как приступить к изучению СУБД ACCESS рассмотрим несколько основных понятий.

Данные - систематизированная и структурированная каким-либо образом информация. Существуют по крайней мере три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная.

Модели данных - представление данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемной среды. Модели данных используются как для концептуального , так и для логического и физического представления данных.

В данной работе мы будем рассматривать только логическое представление данных, т.е. с точки зрения прикладного программиста и пользователя. С их точки зрения данные делятся на записи, те в свою очередь делятся на поля, и между полями, а так же и между записями могут быть установлены различные связи.

Поле - основной и минимальный элемент данных.

Запись - несколько полей.

Связи - логические взаимосвязи между записями или полями.

Иерархически структурированные данные состоят из нескольких записей одна из которых определена как корневая. Примером иерархической модели могут служить деревья:

Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ  являются записями (КЛИЕНТ - корневая запись), НОМЕР, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ, линиями показаны связи.

Дерево - ориентированный граф(граф - пара множеств, одно из которых описывает множество вершин, а другое множество связей между ними) где все вершины, кроме корня, находятся в голове только одной дуги, корень не находится в голове ни одной из дуг и связан с вершиной дерева.

Между записями в иерархии могут быть определены связи: “один ко многим”, или “один к одному”, где запись соответствующая элементу “один” указанной связи, определяется как исходная, а соответствующая элементу “много” - как порожденная.

Сетевая модель подобна иерархической, но является более общей моделью, в том смысле, что между записями присутствуют связи “много ко многим” и “много к одному”, а так же здесь нет корневого узла, т.е. любая запись может быть корневой.

Сетевая модель:

Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ  являются записями, НОМЕР, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ, линиями показаны связи.

Реляционная модель данных является одним из самых простых видов представления информации и самой легкой концепцией для понимания. Эта модель представляет собой данные упорядоченные в таблицы, чаше всего двухмерные. Таблицы такого вида называются отношениями (реляциями) и каждая таблица представляет собой отдельный файл.

Реляционная модель:

 Строка                         Столбец

                      Поле

Каждая таблица состоит из столбов, строк каждому столбцу присвоено однозначное имя, один элемент столбца называется полем, а строка называется записью. Данный пример показывает, что и сетевая модель, и иерархическая могут быть приведены к реляционной.

Структурированные таким образом данные могут хранится в ЭВМ в виде Баз Данных. База данных может быть определена как совокупность предназначенных для машинной обработки и хранения данных, которые могут использоваться одним или несколькими пользователями.

В зависимости от рассмотренных выше моделей данных базы данных могут быть иерархическим, сетевыми и реляциоными. Дальше мы будем рассматривать только реляционные базы данных.

С базами данных неразрывно связано такое понятие как СУБД. СУБД(система управления базами данных) - программа которая управляет данными, осуществляет хранение, извлечение, поиск, редактирование информации хранимой в базе данных. СУБД также подразделяются на иерархические, сетевые и реляционые в зависимости от данных которые они обрабатывают. Существуют множество различных СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE, CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT ACCESS.

2.       MICROSOFT ACCESS.

Несколько слов о ...

Microsoft Access - это интерактивная реляционная СУБД(relational database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Это программа, которую Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток. Все это благодаря поддержки   True-type  шрифтов и встраивания OLE-объектов(Object Linking and Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE - объект  представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается в своей первоначальной форме. OLE-объектом  может быть EXCEL - таблица, Paintbrush - иллюстрация  или  Sound - файл.

Новинкой программы Access является Cue Cards - Система суфлирования. Это обучающая система, предоставляющая пользователю  рекомендации по выходу из реальных ситуаций при решении прикладных задач. При знании английского языка пользователь всегда  сможет получить подсказку о том, что следует делать далее.

Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve  без конвертирования их в формат, используемый  Access. В состав пакета  Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual  Basic ), дающий возможность формирования специализированных систем  управления базами данных.

Теперь перейдем к более подробному рассмотрению системы Access. Основными понятиями или объектами этой системы являются: таблицы, запросы, формуляры, отчеты, макросы и модули. И конечно же главным понятием будет база данных (database).

База данных  это набор данных, который связан с определенной темой или назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы  создаете один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры, отчеты и другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в базе данных. Для создания базы данных  необходимо выполнить следующие шаги :

·     Активизируйте окно Microsoft Access и выберите в меню File директиву New Database (или щелкните кнопкой New Database в строке пиктограмм). Microsoft Access высвечивает диалоговое окно New Database  и автоматически дает имя Вашей базе данных , которое Вы можете заменить.

·     В строке File Name, напечатайте Ваш вариант имени базы данных. Оно может содержать до 8 символов без пробелов. Microsoft Access автоматически добавляет расширение .MDB к имени Вашей базы данных, если Вы этого не сделали.

·     Если Вы хотите хранить базу данных в определенном месте выберите соответствующую директорию в списке директорий Directories list.

·     Нажмите на кнопку  OK.

Microsoft Access создает пустой файл базы данных и открывает окно базы данных Database window.

Окно Базы данных:

Созданную базу данных можно наполнить объектами различного рода и выполнять операции с ними. Но с базой данных можно выполнять операции как с неделимым образованием. Все операции такого рода -  операции  управления базой данных - сосредоточены в меню File прикладного окна Access  или в окне базы данных. Например, операция  открытия базы данных включает следующие шаги:

·     Если необходимо, активизируйте Microsoft Access.

·     Из меню File  выберите директиву Open Database (или щелкните кнопкой Open Database в строке пиктограмм ). Microsoft Access  высвечивает диалоговое окно Open Database.

·     В строке File Name  выберите соответствующее имя базы данных, предварительно выбрав соответствующую директорию в списке директорий Directories list  и соответствующий накопитель в строке Drives.

·     Нажмите на кнопку OK.

Microsoft Access высветит окно соответствующей базы данных. При открытии базы данных  можно ограничить возможные операции с базой данных только чтением и ограничить круг  пользователей, имеющих доступ к базе данных только собственной персоной. Такие ограничения могут оказаться полезными, если база данных эксплуатируется в многопользовательской  системе. Если необходимо только просмотреть базу данных и содержащиеся в ней объекты, но не изменять их, то при открытии базы данных необходимо активизировать контрольный индикатор Read Only (только чтение).

Если необходимо предотвратить изменения данных и объектов данной базы данных со стороны других пользователей, то при открытии базы данных необходимо установить опцию Exlusive (исключительные права).

Базу данных можно подвергнуть сжатию, для этого необходимо выбрать  в меню File директиву Compact Database (сжать базу данных). Access создает копию базы данных и по-новому размещает ее на диске. После выбора сжимаемого файла в диалоговом окне сжатия базы данных появляется диалоговое окно цели сжатия(Database to Compact Into), в котором можно выбрать имя для сжатой версии базы данных. Если используется то же самое имя, и база данных оказывается успешно сжатой, то по завершении сжатия Access  автоматически уничтожает  исходную(несжатую) версию.

Базу данных можно зашифровать для защиты секретной информации от  просмотра. Это осуществляется с помощью директивы Encrypt Database (расшифровать - Decrypt   Database). В появившемся диалоговом окне  выберите подлежащую шифрованию/дешифрованию базу данных и  щелкните на кнопке OK. В результате откроется диалоговое окно  целевого файла,  где следует указать имя файла, в который будет помещен результат шифрования/дешифрования. Если используется то же самое имя и база данных была успешно зашифрована/расшифрована, то  Access автоматически заменяет оригинальный файл на полученный в результате преобразования.

В некоторых ситуациях база данных может оказаться поврежденной. Для  восстановления базы данных служит директива Repair Database (восстановить базу данных) в меню File. Эту операцию рекомендуется  применять в целях профилактики так как Access не замечает, что база данных была повреждена. В диалоговом окне ремонта нужно ввести имя,  директорию и накопитель поврежденной(или подозреваемой в повреждении) базы данных и нажать кнопку OK. После этого Access займется “починкой” заданной базы данных и спасет то, что еще можно спасти.

Если пользователь закончил работу с базой данных, то ее следует закрыть. Для этого:

·     Активизируйте окно базы данных, если это необходимо.

·     В меню File выберите директиву Close Database.

Можно закрыть базу данных и с помощью двойного щелчка мышью на  кнопке  вызова управляющего меню окна базы данных или нажатием клавиш (Ctrl + F4).

Таблицы.

Следующим шагом в построении базы данных будет ее заполнение, т.е. создание объектов и присвоение последним необходимых свойств. Какого бы типа ни были Ваши данные, Вам придется хранить их в одной или нескольких таблицах. Таким образом, первым шагом в построении базы данных будет создание таблицы.

ТАБЛИЦА - это набор записей(строк таблицы), состоящих из отдельных полей(колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных.

 Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы  нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно двумя способами:

1.   С помощью Конструктора таблиц.

·     В окне базы данных щелкните на кнопке Table.

·     Выберите кнопку New в окне базы данных.

Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table. 

·     Выберите кнопку TableWizards(Конструктора таблиц).

·     В диалоговом окне Конструктора следуйте указаниям по добавлению полей в Вашей таблице.

2.   Без помощи Конструктора.

·      В окне базы данных щелкните на кнопке Table (или выберите директиву Tables в меню View).

·     Нажмите кнопку New в окне базы данных.

Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table.

·      Нажмите кнопку New Table.

Microsoft Access откроет пустое окно проектирования таблицы. Оно будет выглядеть так:

 В этом окне задаются характеристики полей, составляющих запись (блок данных) базы, т.е. вводится спецификация записи. В нижней части окна Access выдает справочную информацию о допустимых на каждом шаге проектирования действиях.

Каждому полю, включаемому в запись, приписывается тип данных, определяющий вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип данных вносится в колонку Data Type, причем его можно выбрать из списка доступных типов.

Access различает следующие типы данных полей:

·     Text   Текстовые поля  содержат текст, длина которого не может быть более 255 символов. Реальная длина поля устанавливается с помощью параметра Field Size(размер поля).

·     Memo           В Memo-полях сохраняется текст длиной до 32000 символов.  Поля этого типа данных не могут индексироваться.

·     Number         Числовые поля содержат произвольные числовые значению. Диапазон допустимых значений определяется параметром Field Size (размер поля).

·     Date/Time     Поля даты/времени содержат значения даты и времени в диапазоне от  100 до 9999 года.

·     Currency       В денежных полях можно хранить числа с точностью до 15 разрядов слева от запятой и четырех десятичных разрядов справа от запятой.

·     Counter         Поле счетчика содержит число, которое автоматически увеличивается Access на 1, когда в таблицу добавляется новый блок данных. 

·     Yes/No          В таких полях сохраняются значения Да или Нет. Поля данного типа не могут индексироваться.

·     OLE Object   В OLE - полях помещаются объекты, такие как, например, Excel-таблица или Microsoft Draw - графика, обработанные OLE - сервером. Размер поля может быть до 128 МБ. Поля данного типа не могут индексироваться.

Характеристики каждого поля определяются рядом параметров(свойств). Эти параметры объявляют способы обработки, сохранения и индикации данных. Параметры специфицируемого поля перечисляются в режиме проектирования в нижней части окна таблицы. Набор характеризующих поле параметров зависит от типа данных, выбранного пользователем для данного поля.

·     Field Size     Размер поля устанавливает максимальную длину текстового поля или способ представления чисел в поле типа Number.

·     Format          Формат определяет способ представления данных. Наряду с предопределенными форматами допускается использование собственных форматов пользователя.

·     Decimal Places         Десятичные разряды устанавливают количество разрядов справа от десятичной запятой.

·     Caption         Заголовок  определяет надпись, которая будет использоваться в качестве наименования поля в формуляре или отчете. Если для этого параметра не будет задано никакое значение, то в качестве надписи будет по умолчанию использовано имя поля.

·     Default Value            Значение по умолчанию устанавливает значение, которое будет автоматически введено в поле при генерации блока данных.

·     Validation Rule         Ограничение ввода - правило, ограничивающее допустимые для ввода в поле данные.

·     Validation Text         Сообщение о нарушении - текст возникающий при попытке ввести в поле данные, не удовлетворяющие правилу, сформулированному в Validation Rule.

·     Indexed         Признак индексирования.

В готовую спецификацию можно вносить изменения. В частности, можно изменять параметры отдельных полей, добавлять поля в запись в нужных местах и удалять лишние. Но при этом следует постараться внести все исправления в спецификацию до начала заполнения базы данных, т.к. попытка изменить параметры полей, заполненной базы может повлечь за собой потерю или искажение данных.

Переупорядочение полей:

·     Выберите поле, подлежащее переразмещению, щелкнув кнопкой мыши в селекторной колонке, расположенной на левом краю окна таблицы.

·     Щелкните в селекторной колонке опять и удерживая правую кнопку мыши нажатой перетащите указатель мыши в нужную позицию.

Microsoft Access расположит маркированное Вами поле в новом месте.

Удаление полей.

·     Откройте таблицу в режиме проектирования.

·     Маркируйте подлежащее удалению поле, щелкнув кнопкой мыши в селекторной колонке.(Или используйте клавиши управления курсором и подведя указатель к соответствующему полю нажмите комбинацию клавиш Shift+Spacebar).

·     Из меню Edit выберите директиву Delete Row (или нажмите кнопку Delete Row в строке пиктограмм).

Microsoft Access удалит поле и все его данные из Вашей таблицы.

Вставка полей.

·     Установите указатель строки к полю, над которым Вы бы хотели разместить новое поле, с помощью мыши или клавишами управления курсором.

·     Из меню Edit выберите директиву Insert Row(или выберите кнопку Insert Row в строке пиктограмм).

 Microsoft Access вставит пустое поле над текущей строкой.

·     Microsoft Access работает наиболее эффективно, если Вы определили первичный ключ. Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись в Вашей таблице. Вам следует всегда определять первичный ключ т.к. при этом таблица имеет следующие преимущества:

Страницы: 1, 2, 3