Курсовая работа: Техническое обеспечение современного офиса

По способу обработки изображения копировальные аппараты делятся на аналоговые и цифровые. Они различаются по способу передачи изображения от оригинала к копии20. По производительности выделяют копиры малой (до 20 копий/мин), средней (20—40 копий/мин) и высокой (свыше 40 копий/мин) производительности. По компоновке копиры делятся на напольные и настольные. Из настольных отдельно выделяют переносные (портативные). Настольные аппараты малой производительности формата А4 обычно называют персональными. Отдельно выделяют копиры большого формата (А0, А1), которые часто называют инженерными системами21.

К устройствам вывода графической информации относятся плоттеры. Плоттеры — это устройства, которые выводят информацию из персонального компьютера на бумажный или иной вид носителя большого размера. Они предназначены для вывода различных схем, сложных технических и архитектурных чертежей, художественной и иллюстративной графики, карт, трехмерных изображений.

Они редко могут иметь решающее значение, но, учитывая, что этот вид техники является незаменимым для художников, дизайнеров, оформителей, инженеров-проектировщиков, докладчиков, современный секретарь должен иметь представление об этом техническом средстве информатизации. Размеры выходных документов на плоттере гораздо больше по размерам документов, которые можно вывести из компьютера, используя принтер. Максимальная ширина печати определяется шириной рулона. Плоттеры так же, как и принтеры, можно классифицировать по различным признакам: по принципу формирования изображения на бумаге; принципу действия; конструкции.

По конструкции плоттеры подразделяются на планшетные и барабанные (рулонные). В планшетных плоттерах бумага лежит неподвижно, а печатающий узел перемещается относительно нее по двум направлениям. В барабанных плоттерах по одной из координат перемещается печатающая головка, а по другой, с помощью системы прижима, движется бумага22.

К основным характеристикам плоттеров относятся скорость вычерчивания изображения (мм/с); скорость вывода изображения.

В настоящее время большое внимание уделяется единому порядку оформления документов. Под порядком оформления понимается придание документам вида, удобного для наглядного представления и практического использования информации, содержащейся в документе, а также способы защиты документов от влаги и пыли с целью дальнейшего их хранения. Для этого все документы после работы с ними комплектуются, переплетаются, некоторые уничтожаются, а некоторые передаются пользователям или на архивное хранение. Современному работнику необходимо иметь представление о наборе различных технических средств.

Машины для защиты документов от небрежного хранения подразделяются на устройства для окантовки документов, лакокрасочные (лакировальные) станки и машины-ламинаторы23.

Бумагорезательное оборудование классифицируется на три категории: конвертовскрывающие устройства, машины для уничтожения документов и промышленное бумагорезательное оборудование для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форм. Промышленное бумагорезательное оборудование включает в себя весь ассортимент резательных средств: от ножниц до автоматических программируемых гильотин. В зависимости от назначения, мощности оборудования и длины разреза резаки могут быть стационарные и переносные.

1.3 Средства связи

Телефонная связь. Телефон как аппарат для приема и передачи голосовых сообщений не имел бы никакого полезного значения, если бы не являлся звеном в канале телефонной сети. Телефонная сеть — это самый распространенный тип оперативной связи. Абонентами сети могут являться как физические лица, так и юридические: офисы, предприятия и организации.

Принцип действия телефонной сети основан на передаче звукового сигнала по электрическим проводам. Сегодня же телефонная сеть — это совокупность узлов коммуникаций, роль которых выполняют автоматические телефонные станции (АТС), и соединяющих их каналов связи. АТС соединяются друг с другом по так называемым соединительным линиям. Современная АТС — это программно управляемая коммутационная система, работающая с цифровыми сигналами. Это означает, что при вводе в АТС аналоговый сигнал, поступающий с абонентской линии, преобразуется в цифровой вид. В этой форме он распространяется далее по телефонной сети, превращаясь снова в аналоговую форму при попадании к абоненту.

Важной характеристикой современной АТС считается коэффициент концентрации абонентов — отношение числа абонентов АТС к числу ее внешних каналов24. Дело в том, что при обращении к АТС внутреннего абонента ему выделяется определенный внешний канал, так как количество внешних каналов у АТС намного меньше количества подключенных к ней абонентов.

Телефонная сеть имеет иерархическую структуру. На нижнем уровне расположены оконечные АТС, к которым подключаются абонентские терминалы. Такая АТС имеет номер, обычно совпадающий с первыми цифрами номера абонента. Если АТС коммутирует более 10000 абонентов, то она делится на несколько подстанции, имеющих свой уникальный номер. Совокупность АТС, обслуживающих некоторый географический регион, имеет свой уникальный номер внутри страны. Связь между зонами осуществляется с помощью АТС более высокого уровня — междугородных. Чтобы на нее выйти, необходимо сначала набрать единый ее номер для всех географических регионов, а лишь затем набрать номер той зоны, куда вы хотите позвонить. Таким образом, структура междугородной АТС аналогична структуре АТС нижнего уровня. По такому же принципу междугородные АТС подключаются к АТС верхнего уровня — международному.

Следовательно, полный, всемирно уникальный номер абонента состоит из кода страны, кода региона внутри страны, номера АТС внутри региона, номера абонентского терминала внутри автоматических телефонных станций.

Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по своим сервисным возможностям. Интерес представляют телефонные аппараты-коммутаторы секретаря. Секретарь принимает по этому телефону все звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя. Наиболее важные функции этого телефонного аппарата-коммутатора: многоканальность; возможность переадресации на другой номер; организация телефонных конференций; постановка абонента на удержание; наличие электронного справочника.

В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы микро-офисной и мини-офисной АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников, а обеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефо ном дело дорогостоящее25.

Основными достоинствами современных офисных АТС являются их автоматическая работа и практически бесплатное пользование внутренней телефонной связью. При выборе офисной АТС следует, во-первых, определиться с необходимой емкостью телефонной сети, то есть с числом внешних городских и внутренних линий. Во-вторых, выбирать офисную АТС нужно на перспективу, то есть оценить перспективы развития фирмы как с точки зрения роста абонентов, так и с учетом увеличения в будущем функциональных возможностей. В-третьих, обязательно нужно обратить внимание на наличие сертификата на подключение АТС к отечественным телефонным линиям. Это, кстати, важно и при выборе телефонного аппарата. Телефонная связь — это не автоматическая, а человеко-машинная система. Связь осуществляется автоматически с помощью устройств АТС, но работой этих устройств управляет человек (пользователь), набирающий соответствующий номер.

Телеграфная связь. Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений. Телеграф является одним из старейших видов связи26.

Телетайпы появились позднее телеграфов, в конце XIX в. Телетайп — это буквопечатающий телеграфный аппарат. Сегодня в офисах и предприятиях, использующих телеграфную связь, применяются исключительно телетайпы. Ввод информации в телетайп может осуществляться вручную с клавиатуры или автоматизировано с перфоленты.

В качестве канала связи для телетайпной приемопередающей аппаратуры может служить как телеграфный, так и телефонный каналы (в последнем случае применяется модем). Передачу документированной текстовой информации по телефонным каналам часто называют дейтефонной связью. Она использует для передачи информации телефонные каналы связи, а в качестве приемопередающей аппаратуры может использоваться как обычная телетайпная аппаратура совместно с модемом, так и специальная аппаратура. Таким образом, телеграфная связь имеет две разновидности: собственно телеграфную связь и телетайпную дейтефонную связь. Следует, однако, заметить, что все виды телеграфной связи неуклонно вытесняются факсимильной связью.

Факсимильная связь. Факсимильная связь — это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя27. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде факса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата. Все современные факсимильные аппараты объединяют простота использования, принципы отправки и приема сообщений.

Цифровые видеокамеры. Цифровая видеокамера предназначена для записи цветного (черно-белого) изображения и звука на стандартные видеокассеты или компакт-диски. Цифровая видеокамера содержит следующие основные узлы и блоки: объектив с двигателями фокусировки, трансфокации и ирисовой диафрагмы; блок распознавания изображения; блок цифровой обработки изображения; тракт обработки видеосигнала; микрофон и тракт обработки звукового сигнала; блок управления; электронный видоискатель; блок питания; дисковод; линейный выход и высокоточный оптико-электронно-механический блок.

Изображение фокусируется объективом на матрице прибор с зарядовой связью (ПЗС) и в блоке распознавания преобразуется в электрический сигнал, который проходит в блок цифровой обработки изображения, где трансформируется в сигнал яркости и два стандартных цветоразностных сигнала. При этом сигнал, поступающий из блока распознавания, проходит схему взаимосвязанной двойной выборки и преобразуется схемой аналогово-цифровой преобразователь (АЦП) в цифровой код. Процессор цифровой обработки изображения осуществляет необходимые операции с цифровым сигналом и совместно с микросхемой цифроаналогового преобразователя (ЦАП) формирует стандартный сигнал яркости и два цветоразностных сигнала. Процессор автоматической фокусировки следит за качеством изображения и передает команды процессору управления объективом. Цифровой стабилизатор изображения устраняет дрожание, возникающее при съемке без штатива28. Блок управления контролирует состояние клавиш и в зависимости от выбранного режима вырабатывает управляющие сигналы для остальных блоков видеокамеры. Отдельной задачей блока управления является формирование сигналов для процессора управления двигателями загрузки. Электронный видоискатель (монитор) позволяет осуществлять визуальный контроль записываемой информации, просмотр отснятого материала, а также отображает режим работы видеокамеры. Современные видеокамеры оснащены цветным электронным видоискателем, получающим из тракта обработки видеосигнала сигнал яркости с добавленными к нему синхроимпульсами и сигналом цветности. Каскады видоискателя преобразуют эти сигналы б цветное изображение, выводимое на экран матрицы ЖКИ (жидкокристаллическое изображение).

Цифровые фотокамеры. Цифровые фотокамеры по сравнению с обычными фотоаппаратами обладают рядом принципиально новых возможностей: не требуется никакой фотопленки, а следовательно, и проявки, если есть цветной принтер, то результат можно получить мгновенно; неудачные кадры удаляются прямо в процессе съемки, что значительно снижает накладные расходы; фотографии можно просмотреть на экране телевизора или компьютера, часть из них можно не распечатывать, а просто хранить в памяти компьютера; многие камеры позволяют сильно приближать удаленные объекты, записывать звуковые комментарии и даже видео (правда, с невысоким качеством и в течение короткого времени), возможна и панорамная съемка; просмотр отснятого материала прямо в «походных условиях» на встроенном цветном ЖК дисплее. Перспективы компьютерной реставрации или трансформации просто неисчерпаемы. Конечно, это можно проделать и с обычным фото, но в этом случае необходимо перевести его в цифровую форму, пропустив через сканер. Возможности же спецэффектов графических компьютерных программ практически неисчерпаемы29.

Системы видеоконференций. В настоящее время существуют несколько видов продуктов, обеспечивающих адекватную поддержку проведения видеоконференций в зависимости от вида бизнес-задач компании и ориентированных на ту или иную группу пользователей. С точки зрения оснащения оборудованием решения по организации видеоконференций делятся на два типа: настольные – оборудование устанавливается на рабочем столе сотрудника, и индивидуальные – организуемые в отдельной, специально оборудованной комнате.

Индивидуальные системы обычно более дорогие, более требовательные к пропускной способности коммуникационных каналов, но при этом обеспечивают наилучшее техническое качество изображения и проведения конференции.

Настольные системы менее дорогие, они используют инфраструктуру локальной сети передачи данных компании. Однако ввиду того, что трафик видео по локальной сети компании отличается по объему и требованиям к обеспечению необходимой полосы пропускания, для эффективной поддержки функционирования настольных систем необходимо, чтобы оборудование локальной сети компании поддерживало интегрированные сервисы поддержки передачи мультимедийного трафика.

Типичная система видеосвязи состоит из мультимедийного компьютера, оснащенного видеокамерой, микрофоном, устройствами оцифровки изображения и звука30. Канал связи должен быть достаточно широкополосным, обеспечивающим высокую скорость передачи без прерывания и существенных задержек сигнала. Кроме того, необходимо программное обеспечение.

В настоящее время существует как минимум четыре варианта сетевого решения для реализации систем видеоконференций: локальная вычислительная сеть, глобальная сеть Интернет, обычная телефонная сеть и цифровая сеть с интегрированными услугами. Большинство систем работают с цветным изображением и имеют экранный буфер («белая доска»), на котором можно рисовать, писать заметки, вставлять изображения и использовать иные средства неречевого общения. Некоторые системы обеспечивают совместное использование приложений, что позволяет участникам вместе работать над документом с помощью текстового или графического редактора. Пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты эффективной творческой, технической и управленческой деятельности. Да и обслуживающий персонал недостаточно подготовлен для работы с системами видеоконференций.

2. Электронный документ

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме31. Информацию представленную на электронном документе можно увидеть только при наличии соответствующих электронно-вычислительных машин, то есть современной оргтехники.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность; быть отраженным в форме, понятной для восприятия. Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия: на экране дисплея, бумажном носителе, ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

2.1 Значение электронного документа

Важность проблемы электронных документов в современном обществе не вызывает сомнений. Стремительное развитие технологий позволило осуществить то, что еще не так давно казалось невозможным: не вставая из-за рабочего стола можно заполнить и отправить налоговую декларацию или за считанные секунды подписать договор с партнером с другого континента.

Начавшийся во всем мире переход к электронному документообороту вводит это и в нашу реальность.

Для широкого применения в деловой практике необходимо обеспечить достаточную степень доверия к содержанию электронных документов, а также их легитимность. Законодатели разных стран неодинаково решили эти вопросы, однако все эти решения базировались на общих юридических принципах электронного документооборота32.

Переход к массовому применению электронного документа в практической деятельности ведет к соответствующему увеличению числа конфликтных ситуаций между участниками электронного взаимодействия. В процесс обмена электронными документами вовлекается большое число субъектов, обеспечивающих, на принадлежащих им или арендуемых ими программно-технических средствах, формирование, поэтапную обработку, передачу и хранение электронных документов. Конфликты инициируются как технологическими ошибками, так и противоречивой трактовкой участниками своих функциональных прав и обязанностей по отношению к документу. Регламентирование прав и обязанностей возможно на основе взаимных соглашений и договоров между участниками, однако при массовых объемах электронного взаимодействия заключение в каждом случае индивидуальных договоров и соглашений становится практически нереальным.

Снижение уровня конфликтности требует четкого определения статуса электронного документа как объекта правоотношений участников информационного взаимодействия. Кто несет ответственность, например, за нарушение целостности документа: автор, владелец средств формирования документа, провайдер, владелец сети передачи, получатель документа? Кто, за какие действия, и в какой степени несет ответственность за искажение документа или за нарушение конфиденциальности? К кому предъявить претензии, если электронный платеж не дошел до адресата, например, налоговой инспекции? Должен ли налогоплательщик сам отслеживать всю достаточно длинную цепочку сопутствующих электронных документов? Неопределенность в этих аспектах выглядит примерно так же, как игнорирование функциональной связи между автомобилем и его водителем, или изготовителем, или владельцем - при аварии ответственность возложить не на кого.

Необходима жесткая правовая регламентация функциональных связей между объектом, электронным документом, и субъектами, участвующими в его практической реализации. Прямая регламентация прав и обязанностей участников взаимодействия невозможна как из-за многообразия конфликтных ситуаций, так и в силу стремительной смены, совершенствования и создания новых информационных технологий. С другой стороны, отнесение электронного документа к некоторой правовой категории позволило бы строить на этой основе взаимоотношения между субъектами-участниками на основе известных правовых норм33.

С электронным документом тесно связано понятие «электронно-цифровой подписи».

Электронная подпись – это данные в электронном формате, которые прилагаются к другим электронным данным или логически ассоциируются с ними и служат в качестве метода установления аутентичности.

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Повсюду в мире все шире используется электронная цифровая подпись, в особенности в банковской системе. Отсутствие правового регулирования порядка и последствий применения электронно-цифровой подписи на государственном уровне долгое время затрудняло ее использование.

Сравнительно до недавнего времени отсутствовало должное правовое регулирование отношений, возникающих в момент создания электронной цифровой подписи и их последствий на государственном уровне. Особая важность правового регулирования этой проблемы обусловлена тем, что сегодня, в эпоху глобальной информатизации, сложно решать какие-либо вопросы без современных средств подписания документов, законным образом оформляющих заключение сделок.

Распространение таких институтов как электронная подпись, электронная торговля (коммерция), электронные деньги и т.п. позволяет расширить рынок и работать с зарубежными клиентами, что ведет к росту конкурентоспособности и открывает для потребителей и бизнесменов новые перспективы безопасного обмена информацией и торговли независимо от границ34. В связи с тем, что значительное число сделок, совершаемых посредством сети Интернет содержат «иностранный» элемент, возникает проблема применимого права.

Основополагающим документом стал Федеральный закон, целью которого является «обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе».

2.2 Хранение электронных документов

Развитие информационных технологий породило новый вид документов – документы на машинных носителях, или электронные документы. Они все чаще создаются на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности. Такие электронные документы могут содержать научно-техническую, производственную и управленческую информацию. Например, проектные работы сегодня трудно представить без автоматизированных систем проектирования, которые позволяют создавать в электронном виде чертежи и текстовую документацию. Многие организации ведут базы данных регистрационного и учетно-статистического характера. Системы электронной почты и безбумажного документооборота внедряются в делопроизводстве и банковском деле.

Вопрос о придании электронным документам юридической силы в нашей стране, как и во многих других государствах, окончательно не урегулирован (важную роль должен сыграть закон об электронной цифровой подписи, разработка которого, к сожалению, затягивается), существующая нормативно-правовая база позволяет рассматривать их в едином контексте с другими видами архивных документов35. В частности, документы, созданные государственными предприятиями, учреждениями и организациями, относятся к государственной части Национального архивного фонда и подлежат обязательному государственному учету независимо от вида носителя, техники и способа закрепления информации. В отношении этих документов должна проводиться экспертиза ценности, по результатам которой часть документов отбирается для временного или постоянного хранения.

Документы общественных объединений, иных негосударственных предприятий, организаций, учреждений и физических лиц относятся к негосударственной части Национального архивного фонда. Собственники этих документов могут хранить их в собственных архивах, а некоторые категории документов (по личному составу) обязаны передавать в государственные архивы. Кроме того, по соглашению сторон любые документы негосударственной части Национального архивного фонда могут передаваться в государственные архивы для временного или постоянного хранения.

В отношении электронных документов это обстоятельство приобретает особое значение, так как данная категория документов имеет свою специфику: для воспроизведения в человеко-читаемом виде они требуют программно-технических средств, которые, как известно, имеют свойство быстро устаревать. В результате документы на машинных носителях, предоставленные сами себе на сравнительно короткий срок (порядка нескольких лет), могут оказаться недоступными, либо доступ к ним оказывается слишком дорогим.

По этой причине поддержание электронных документов в доступном состоянии требует постоянной заботы: контроля физического состояния носителей, регулярной конвертации (перезаписи на другой тип носителя и/или в файл другого типа) и миграции данных (переноса в другую информационную среду, в том числе под новые операционные системы)36. Организации, создающие документы, далеко не всегда имеют возможность (да и желание) проявлять такую заботу в отношении документов, непосредственная надобность в которых отпала. Именно поэтому законом установлен значительно более короткий срок хранения в ведомственных архивах машиночитаемых (электронных) документов по сравнению с традиционными. Предполагается, что основная забота об их сохранности должна лечь на плечи специализированного учреждения Государственной архивной службы.

Для того, чтобы процесс передачи электронных документов на архивное хранение протекал безболезненно, должны быть приняты определенные меры уже на стадии проектирования и внедрения систем, посредством которых эти документы будут создаваться. Поэтому проектные решения по внедрению информационных технологий необходимо согласовывать со специалистами архивной отрасли. С их участием должна также проводиться экспертиза ценности электронных документов и определяться срок их хранения. В необходимых случаях может быть принято решение о постоянном хранении электронных документов по месту их создания на основании лицензии Государственного комитета по архивам и делопроизводству.

Сохранность электронных документов – дело сравнительно новое не только в нашей стране, но и во всем мире. Естественно, что необходимый для этого кадровый научный потенциал еще предстоит создать. Предполагается, что документы при передаче будут конвертироваться на носители архива – магнитооптические диски, на которых и будет осуществляться их последующее хранение. Условия доступа пользователей к информации определяются с учетом интересов создателей документов.

Помимо обеспечения сохранности документов, изначально создаваемых в электронном виде, важным направлением деятельности архивистов является внедрение современных технологий доступа к традиционным бумажным документам37. Речь идет о создании электронных факсимильных копий таких документов, которые затем могут публиковаться в сети Интернет или отдельными изданиями на компакт-дисках.

В эпоху электронных документов, для которых можно получить любое количество равнозначных копий, роль архивов неизбежно претерпит изменения. Появляется возможность хранить рабочие экземпляры документов рассредоточено - там, где в них возникает потребность. Каждый пользователь может с помощью удаленного доступа получить собственную копию, с точки зрения информационной ценности совершенно равнозначную исходному документу. Тем не менее, обеспечение сохранности эталонов электронных документов останется прерогативой архивистов независимо от того, сколько равноценных экземпляров будет находиться в обращении.

Заключение

Современный офис — это место, с которого начинается фирма. В помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы. В зависимости от специфики работы офиса, его размеров, готовности потратить определенную сумму, составные комплектующие элементы оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису.

К основным техническим устройствам типового персонального компьютера относятся системный блок и его внутреннее устройство, монитор и его разновидности, клавиатура, графический указатель «мышь» и акустические системы. Этот комплект называется минимальной конфигурацией персонального компьютера. Это обязательный набор, без которого сама работа с компьютером становится невозможной. Но существует еще и масса дополнительных внешних устройств: принтеров, сканеров, емких внешних дисководов, модемов и др. Их присутствие не является обязательным для компьютера, но они делают работу персонала несколько более комфортной.

Программное обеспечение — наряду с аппаратными средствами, важнейшая составляющая информационных технологий, включающая компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определённого круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Программное обеспечение представляет собой либо данные для использования в других программах, либо алгоритм, реализованный в виде последовательности инструкций для процессора.

Основным устройством ввода текстовой и графической информации является сканер. Сканером называется устройство, позволяющее вводить непосредственно с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий и другой графической информации.

К печатному оборудованию можно относятся принтеры различного вида. Копировальный аппарат — устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других специальных материалах. К устройствам вывода графической информации относятся плоттеры. Плоттеры — это устройства, которые выводят информацию из персонального компьютера на бумажный или иной вид носителя большого размера. Они предназначены для вывода различных схем, сложных технических и архитектурных чертежей, художественной и иллюстративной графики, карт, трехмерных изображений.

К средствам обработки документов относятся: машины для переплетно-брошюровочных работ, машины для оформительских работ, машины для защиты документов от небрежного хранения, бумагорезательное оборудование.

В последнее время модемы становятся неотъемлемой частью компьютера. Компьютер превращается из обособленного компьютера в звено глобальной сети. Модем позволяет, не выходя из дома, получить доступ к базам данных, которые могут быть удалены от вас на многие тысячи километров.

Телефонная сеть — это самый распространенный тип оперативной связи. Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по своим сервисным возможностям. В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы микро-офисной и мини-офисной АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников. Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений. Факсимильная связь — это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя.

Цифровая видеокамера предназначена для записи изображения и звука на стандартные видеокассеты или компакт-диски. Цифровые фотокамеры по сравнению с обычными фотоаппаратами обладают рядом новых возможностей: не требуется фотопленки и проявки, если есть цветной принтер, то результат можно получить мгновенно; неудачные кадры удаляются прямо в процессе съемки, что значительно снижает расходы. Системы видеоконференций обеспечивающих адекватную поддержку проведения видеоконференций в зависимости от вида бизнес-задач компании и ориентированных на ту или иную группу пользователей. Пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты эффективной творческой, технической и управленческой деятельности.

Примечания

1.  Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – М.: Академия, 2007

2.  Арустамов, Э.А. Банковское, таможенное и офисное оборудование. – М.: Маркетинг, 2005

3.  Соев, Е.В. Технические аспекты в делопроизводстве. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003

4.  Козлов, С.Б. Защита программного обеспечения. – М.: МарТ, 2003. – С. 152

5.  Яковлев Н.Н. Оргтехника. – Минск: Харвест, 2000. – С. 142

6.  Каймин, В.А. Техника в современном обществе. – М.: Олма-Пресс, 2001. – С. 201

7.  Арустамов, Э.А. Указ. соч. С. 108

8.  Ламекин, В.Ф. Организационная техника. – М.: 1997. – С. 76

9.  Агеева, О.А. Административные системы и офисные технологии. – М.: Просвещение, 1996. – С. 241

10.  Топорков И.В. История развития оргтехники. – М.: Информсервис, 1999. – С. 138

11.  Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство. – М.: МарТ, 2003. – С. 127

12.  Охотчиков, К.Г. Информатизация общества: шаги к осуществлению. – М.: Высшая школа, 1999. – С. 174

13.  Кошелев, Г.И. Организационная техника. – М.: МарТ, 1999. – С. 48

14.  Финдель И.Г. Современный офис: необходимые элементы для успешной работы. – С-Пб.: Феникс, 2001. – С. 121

15.  Афанасьев, В.Г. Человек в управлении обществом. - М.: МарТ, 2003. – С. 51

16.  Арустамов, Э.А. Указ. соч. С. 111

17.  Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высшая школа, 1996. – С. 98

18.  Алферов, А.В. Средства тиражирования документов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 1998. – С. 279

19.  Сапков, В.В. Указ. соч. С. 78

20.  Стенюков, М.В.Делопроизводство. – М.: Приор-издат, 2004. – С. 100

21.  Печников, А.В. Средства передачи и отображения информации. – М.: Академия, 2005. – С. 278

22.  Рожнов, В.С. Автоматизированные системы обработки информации. – М.: ИНФРА-М, 2004. – С. 164

23.  Ветич, Е.Н. Малая оргтехника. – М.: МарТ, 2000. – С. 84

24.  Морозевич, А.Н. Компьютерные информационные технологии. – М.: Просвещение, 2003. – С. 230

25.  Свиреденко, С.С. Современные информационные технологии. – М.: Информсервис, 2003. – С. 302

26.  Турьянский А.Г. Эргономика офиса и рабочего места. – М.: Просвещение, 1999. – С. 230

27.  Арустамов, Э.А. Указ. соч. С. 200

28.  Луковинов Г.Л. Электронный документооборот: понятия и аспекты. – М.: Просвещение, 2005. – С. 172

29.  Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления /. – М.: Высшая школа, 1998. – С. 204

30.  Сапков, В.В. Указ. соч. С. 69

31.  Назарова, С.В. Компьютерные технологии обработки информации. – М.: Просвещение, 2004. – С. 103

32.  Сапков, В.В. Указ. соч. С. 161

33.  Платонов О.А. Техника и бизнес. – М.: Родник, 1998. – С. 176

34.  Качалова, Л.Н. Оргтехника в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2002. – С. 195

35.  Уфинов С.С. Делопроизводство. – М.: Высшая школа, 2000. – С. 73

36.  Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

37.  Андреев Д.А. Офисная техника. – М.: Новая Волна, 1993. – С. 180

Библиографический список

1.  Агеева, О.А. Административные системы и офисные технологии / О.А. Агеева. – М.: Просвещение, 1996. – 314 с.

2.  Алферов, А.В. Средства тиражирования документов / А.В. Алферов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 1998. – 520 с.

3.  Андреев Д.А. Офисная техника / Д.А. Андреев. – М.: Новая Волна, 1993. – 450 с.

4.  Арустамов, Э.А. Банковское, таможенное и офисное оборудование / Э.А. Арустамов. – М.: Маркетинг, 2005. – 216 с.

5.  Афанасьев, В.Г. Человек в управлении обществом / В.Г. Афанасьев. - М.: МарТ, 2003. – 304 с.

6.  Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления / В.Л. Бройдо. – М.: Высшая школа, 1998. – 401 с.

7.  Ветич, Е.Н. Малая оргтехника / Е.Н. Ветич. – М.: МарТ, 2000. – 290 с.

8.  Каймин, В.А. Техника в современном обществе / В.А. Каймин. – М.: Олма-Пресс, 2001. – 279 с.

9.  Качалова, Л.Н. Оргтехника в управлении / Л. Н. Качалова. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 347 с.

10.  Козлов, С.Б. Защита программного обеспечения / С.Б. Козлов. – М.: МарТ, 2003. – 304 с.

11.  Кошелев, Г.И. Организационная техника / Г.И. Кошелев. – М.: МарТ, 1999. – 285 с.

12.  Ламекин, В.Ф. Организационная техника / В.Ф. Ламекин. – М.: 1997. – 347 с.

13.  Луковинов Г.Л. Электронный документооборот: понятия и аспекты / Г.Л. Луковинов. – М.: Просвещение, 2005. – 381 с.

14.  Морозевич, А.Н. Компьютерные информационные технологии / В.С. Морозевич. – М.: Просвещение, 2003. – 340 с.

15.  Назарова, С.В. Компьютерные технологии обработки информации / С.В. Назарова. – М.: Просвещение, 2004. – 259 с.

16.  Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников. – М.: МарТ, 2003. – 304 с.

17.  Охотчиков, К.Г. Информатизация общества: шаги к осуществлению / К.Г. Охотчиков. – М.: Высшая школа, 1999. – 350 с.

18.  Печников, А.В. Средства передачи и отображения информации / А.В. Печников. – М.: академия, 2005. – 329 с.

19.  Платонов О.А. Техника и бизнес / О.А. Платонов. – М.: Родник, 1998. – 458 с.

20.  Рожнов, В.С. Автоматизированные системы обработки информации / В.С. Рожнов. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 311 с.

21.  Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. – М.: Академия, 2007. – 288 с.

22.  Свиреденко, С.С. Современные информационные технологии / С.С. Свириденко. – М.: Информсервис, 2003. – 375 с.

23.  Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1996. – 239 с.

24.  Соев, Е.В. Технические аспекты в делопроизводстве / Е.В. Соев. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 371 с.

25.  Стенюков, М.В.Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2004. – 128 с.

26.  Топорков И.В. История развития оргтехники / И.В. Топорков. – М.: Информсервис, 1999. 328 с.

27.  Турьянский А.Г. Эргономика офиса и рабочего места / А.Г. Турьянский. – М.: Просвещение, 1999. – 302 с.

28.  Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов. – М.: Высшая школа, 2000. – 260 с.

29.  Финдель И.Г. Современный офис: необходимые элементы для успешной работы / И.Г. Финдель. – С-Пб.: Феникс, 2001. – 288 с.

30.  Яковлев Н.Н. Оргтехника / Н.Н. Яковлев. – Минск: Харвест, 2000. – 368 с.

31.  Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462