Курсовая работа: Техническое обеспечение современного офиса

Курсовая работа: Техническое обеспечение современного офиса

Курсовая работа

техническое обеспечение современного офиса

Белгород 2009

Содержание

офисный техника электронный документ

Введение

1. Технические средства для эффективной работы офиса

1.1 Персональный компьютер

1.2 Устройства ввода и вывода информации

1.3 Средства связи

2. Электронный документ

2.1 Значение электронного документа

2.2 Хранение электронных документов

Заключение

Примечание

Библиографический список

Введение

Актуальность темы. В условиях современного бизнеса ни одна фирма, даже самая маленькая, не может обойтись без компьютера, принтера и другой оргтехники. Безотказная и удобная оргтехника – одно из минимальных условий для успешной деятельности персонала и всей организации.

Офисная организационная техника - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже много лет назад и захватила умы многих специалистов, деловой мир еще и сегодня насыщенной именно бумажной информацией. В связи с этим актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Целью работы является изучить техническое обеспечение современного офиса, необходимое для его эффективной работы.

Цель работы определяет следующие задачи:

1.  Увидеть важную роль персонального компьютера

2.  Изучить устройства ввода и вывода информации

3.  Осветить средства связи

4.  Показать значение электронного документа

5.  Рассмотреть хранение электронных документов

Объектом исследования является техническое обеспечение организации.

Предмет исследования – технические средства современного офиса.

Степень изученности темы

Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

Сапков В.В.1 в своем исследовании «Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства» показывает организационно-технические средства при работе секретаря-референта с бумажной информацией, а так же дополнительные организационно-технические средства рабочего места секретаря-референта.

Труды Арустамова Э.А.2 «Банковское, таможенное и офисное оборудование» обращает внимание на классификацию офисного оборудования, оборудование рабочего места менеджера, очень подробно рассказывает технические характеристики различных видов принтеров и ксероксов.

Статьи Соева Е.В.3 «Технические аспекты в делопроизводстве» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях широко освещена тема технического обеспечения офиса, дано описание минимальных технических требований в работе современной организации.

1. Технические средства для эффективной работы офиса

1.1 Персональный компьютер

Ни у кого не вызывает сомнений, что обстановка, в которой проходит рабочий день, оказывает непосредственное влияние на общее состояние, настроение, умственную работу человека. Специалисты-психологи считают, что для максимально успешной работы, приносящей радость, необходимо создать на рабочем месте деловую, но вместе с тем уютную атмосферу. Современный офис — это место, с которого начинается фирма. Поэтому от того, как будет выглядеть офис, насколько правильно и эстетично оформлена приемная, в немалой степени зависит успех в заключении договоров и контрактов и, в конечном итоге, успех организации.

Приступая к оснащению офиса различной техникой, необходимо помнить, что в помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы, а также расчетом полезной площади помещения, отведенного под офис. Вот примерный комплект технических и организационной техники для оснащения рабочего места секретаря предприятия малого и среднего бизнеса. На рабочем месте должны находиться: персональный компьютер; принтер; сканер; копировальный аппарат (ксерокс); телефоны внутренней и наружной связи; автоответчик, сопряженный с диктофоном; машина для уничтожения документов; факсимильный аппарат. Желательно всю оргтехнику расположить так, чтобы она была доступна для подхода и кратковременного пользования и, вместе с тем, хорошо обозревалась4. При этом лучше не позволять ею пользоваться другим сотрудникам, так как это может привести к поломке или, например, размножению информации, не имеющей непосредственного отношения к работе. Планировка технического оснащения рабочих мест считается рациональной в соответствии с эргономикой, если соблюдены следующие основные принципы:

- рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом содержания и обработки документов;

- шкафы и картотеки располагаются с максимальным удобством подходов к ним;

- естественное освещение должно падать на рабочие места слева или спереди, следует исключить влияние уличных раздражителей;

- необходимо обеспечить свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств оргтехники;

- следует исключить неблагоприятное воздействие теплового излучения от отопительных приборов5.

К офисной технике или оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи6.

Работа в любом офисе требует использования различного технического оборудования, которое существенно облегчает и ускоряет трудовой процесс. В связи с этим каждый работник, в первую очередь, должен иметь четкое представление о компьютерах, системах связи и их разновидностях, печатной и копировально-множительной технике.

Офисное оборудование можно классифицировать на следующие основные группы:

1. Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации.

2. Печатное и множительное оборудование.

3. Средства обработки документов.

4. Демонстрационная видеотехника.

5. Системы связи.

6. Системы безопасности и их обеспечение.

Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации, как правило, есть в каждом современном офисе. В зависимости от специфики работы офиса составные комплектующие элементы подобного оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису и его филиалам7

Для каждого отдельного случая это своя информационно-вычислительная система с использованием компьютеров, терминалов, серверов, а также средств, обеспечивающих их взаимную связь между собой.

1.1 Персональный компьютер

Офисный персональный компьютер отличается от игрового, как деловой костюм от наряда фокусника — строгость и выдержанность против пестрой вышивки. Велик соблазн иметь что-то очень «крутое», благо затраты можно списать на себестоимость, но разумнее будет предпочесть новомодным решениям проверенные, появившиеся год или полгода назад персональные компьютеры. Все шероховатости, свойственные новинкам, превратились в достоинства, вносящие свой вклад в одну из важных характеристик офисной системы — надежность.

После надежности эргономичность — самый важный критерий для офисных и других компьютеров. Следовательно, офисный компьютер должен быть прежде всего тихим и занимать как можно меньше места.

К основным техническим устройствам типового персонального компьютера относятся системный блок и его внутреннее устройство, монитор и его разновидности, клавиатура, графический указатель «мышь» и акустические системы. Этот комплект называется минимальной конфигурацией персонального компьютера8.

Системный блок — это блок, в котором содержится все необходимое для работы компьютера и, конечно, системная программа (система), поэтому он так и называется. Практически все секретари могут отличить корпус системного блока midi-tower от mini-tower. Обычно строить офисную конфигурацию компьютера начинают с корпуса. Подбирать корпус надо по принципу: чем меньше — тем лучше.

Монитор предназначен для вывода текстовой и графической информации на экран. Это устройство отображения визуальной (зрительной) информации. Иногда мониторы называют дисплеями, реже — видеотерминалами. Обычно так называют монитор, значительно удаленный от других частей компьютера. Он является одной из основных частей компьютера и от его характеристик в значительной степени зависит удобство использования компьютера. Монитор совместно с видеоадаптером и набором соответствующих программ-драйверов образует видеоподсистему. Программы-драйверы — это своего рода переводчики, которые сообщают системе, какой именно монитор будет работать с данной системой9.

Монитор для современного офиса — это 17(21)-дюймовый LCD дисплей, обеспечивающий отличное качество изображения в комфортном для работы разрешении 1024х768. Такие мониторы обеспечивают:

- компактность по сравнению с мониторами на основе электронно-лучевой трубки самых последних моделей;

- безопасность, так как такие мониторы практически не нагрева ются во время работы и поглощают гораздо меньше озона;

- эргономику, так как изображение на экране монитора намного четче, чем у названных мониторов, следовательно, глаза пользователей будут меньше уставать;

- невысокую цену, LCD монитор сегодня не роскошь, а средство визуального отображения информации. В настоящее время его цена почти вплотную приблизилась к цене хороших моделей на базе ЭЛТ.

Клавиатура предназначена для ввода-вывода требуемой информации, индикации работоспособности клавиатуры, а также для выполнения основных и вспомогательных функций. Следовательно, клавиатура — автономное устройство, предназначенное для ввода символов и управляющих воздействий в персональный компьютер.

Графический указатель — мышь — предназначен для ввода графической информации в компьютер. В настоящее время наибольшее распространение получили оптико-механические, оптические и лазерные мыши. К клавиатуре, мыши и джойстику для работы в офисе не предъявляется никаких особых требований. Для работника лучше иметь эргономическую клавиатуру, то есть разработанную с учетом анатомического строения человеческой кисти.

Все перечисленное ранее — это обязательный набор, без которого сама работа с компьютером становится невозможной. Но существует еще и масса дополнительных внешних устройств: принтеров, сканеров, емких внешних дисководов, модемов и др. Их присутствие не является обязательным для компьютера, но они делают работу персонала несколько более комфортной10.

Акустические системы предназначены для преобразования аудиосигналов в звуковые сигналы, воспроизводимые звуковыми колонками. Следует заметить, что использовать вместе с компьютером необходимо только экранированные колонки — они могут быть расположены в непосредственной близости с монитором и не приведут к постепенному размагничиванию ЭЛТ. А вот выбор звуковых колонок столь велик, что рекомендовать какие-то конкретные наборы сложно, все зависит от назначения персонального компьютера11.

Приобрести хороший современный компьютер это только половина дела. Не менее важной задачей является грамотная установка и настройка программного обеспечения.

В основу работы компьютеров положен принцип управления, состоящий в том, что компьютер выполняет действие по заранее заданной программе. Этот принцип обеспечивает универсальность использования компьютера.

Программное обеспечение - совокупность программ, процедур и правил, а также документации, касающихся функционирования системы обработки данных. Программное обеспечение — наряду с аппаратными средствами, важнейшая составляющая информационных технологий, включающая компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определённого круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Программное обеспечение представляет собой либо данные для использования в других программах, либо алгоритм, реализованный в виде последовательности инструкций для процессора.

Программное обеспечение принято подразделять по способу распространения и использования на коммерческое, открытое и свободное. Свободное программное обеспечение может распространяться, устанавливаться и использоваться на любых компьютерах дома, в офисах, школах, вузах, а также коммерческих и государственных учреждениях без ограничений. По назначению программное обеспечение разделяется на системное, прикладное и инструментальное12.

Программы, которые остаются в памяти после включения на все время работы компьютера, называются резидентными. Широта функциональных возможностей компьютера зависит непосредственно от типа имеющейся операционной системы, системных средств и взаимодействия «человек - программа - оборудование».

Операционные системы (ОС) - резидентная программа, автоматически запускающаяся после включения питания. ОС управляет работой всех устройств компьютера, осуществляет диалог с пользователем и запускает на использование другие программы. ОС играет роль посредника между пользователем и компьютером. Она скрывает от пользователя не нужные ему подробности работы компьютера.

Программа, управляющая работой какого - либо из устройств ПК называется драйвером. Драйвера входят в состав ОС.

Следует также обратить внимание на выбор модема, имеющего необходимые характеристики. В последнее время модемы (модуляция—демодуляция) становятся неотъемлемой частью компьютера. Компьютер превращается из обособленного компьютера в звено глобальной сети. Модем позволяет, не выходя из дома, получить доступ к базам данных, которые могут быть удалены от вас на многие тысячи километров. Разместить сообщение на электронной доске объявлений, доступной другим пользователям, скопировать с той же электронной доски объявлений интересующие вас файлы, интегрировать домашний компьютер в сеть вашего офиса, при этом (не считая низкой скорости обмена данными) создается полное ощущение работы в сети офиса13. Кроме того, воспользовавшись глобальными сетями можно принимать и посылать электронные письма фактически в любой конец земного шара. Глобальные сети дают возможность не только обмениваться почтой, но и участвовать во всевозможных конференциях, получать новости практически по любой интересующей вас тематике.

Существует три основных способа соединения компьютеров для обмена информацией: непосредственная связь, через асинхронный порт; связь с использованием модема; связь через локальные сети. Рассмотрим первые два типа соединений — непосредственное и соединение через модем.

Практически каждый компьютер оборудован хотя бы одним последовательным асинхронным адаптером. Обычно он представляет собой отдельную плату или же расположен прямо на материнской плате компьютера. Каждый асинхронный адаптер обычно содержит несколько портов, через которые к компьютеру можно подключать внешние устройства. Каждому такому порту соответствует несколько регистров, через которые программа получает к нему доступ, и определенная линия для сигнализации компьютеру об изменении состояния порта. Каждому порту присваивается логическое имя. В настоящее время порт последовательной передачи данных используется очень широко при подключении модемов для передачи данных по телефонным линиям14.

По исполнению (эта характеристика определяет внешний вид, размеры и размещение модема по отношению к компьютеру):

1) внутренний модем - вставляется в компьютер как плата расширения;

2) настольный модем - имеет отдельный корпус и размещается рядом с компьютером, соединяясь кабелем с портом компьютера. Иногда называют внешним модемом, что не совсем правильно, т.к. следующие два типа также являются внешними (то есть расположенными вне системного блока компьютера);

3) модем в виде карточки - миниатюрен и подсоединяется к портативному компьютеру через специальный разъем (тот, кто видел сетевую карту для ноутбука поймет о чём идет речь);

4) портативный модем - схож с настольным модемом, но имеет уменьшенные размеры и автономное питание;

5) стоечные модемы - вставляются в специальную модемную стойку, повышающую удобство эксплуатации, когда число модемов переваливает за десяток.

По характеру применения:

1) обычные. Под обычными модемами будем понимать устройства, обычно применяемые конечным пользователем дома или в офисе. Эти модемы используют только телефонные каналы;

2) профессиональные. Профессиональные модемы - наиболее совершенные и скоростные устройства, преимущественно стоечного исполнения. Используются для интеграции локальных сетей, в модемных пулах, а также для удалённого доступа к ресурсам ЛВС15.

1.2 Устройства ввода информации

Основным устройством ввода текстовой и графической информации является сканер. Сканером называется устройство, позволяющее вводить непосредственно с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий и другой графической информации. Классификацию сканеров можно провести по следующим признакам:

А. кинематическому механизму сканера;

Б. типу вводимого изображения;

В. особенностям программного и аппаратного обеспечения сканера.

Сканеры по механизму движения подразделяются на два основных типа: ручной и настольный. Тем не менее существуют также комбинированные устройства, которые сочетают в себе возможность настольных и ручных устройств.

Ручные сканеры. Для того чтобы ввести в компьютер какой-либо документ при помощи этого устройства, надо без резких движений провести сканирующей головкой по соответствующему изображению. Равномерность перемещения сканера существенно сказывается на качестве вводимого в компьютер изображения. Современные ручные сканеры обеспечивают автоматическую склейку вводимого изображения, т. е. формируют целое изображение из отдельно вводимых его частей.

Настольные сканеры. Настольные сканеры называют и страничными, и планшетными, и даже автосканерами. Существуют три разновидности настольных сканеров: планшетные, рулонные и проекционные. Основным отличием планшетных сканеров является то, что их сканирующая головка перемещается относительно бумаги с помощью шагового двигателя. Эта конструкция позволяет сканировать не только отдельные листы, но и страницы журнала. Работа рулонных сканеров отдельные листы документов протягиваются через устройство, при этом осуществляется их сканирование. Таким образом, сканирующая головка остается на месте, а уже относительно нее перемещается бумага. В этом случае копирование страниц книг и журналов невозможно. Третья разновидность настольных сканеров — проекционные сканеры, которые больше всего напоминают своеобразный проекционный аппарат. Вводимый документ кладется на поверхность сканирования изображением вверх, блок сканирования находится при этом сверху16. Перемещается только сканирующее устройство. Основной особенностью данных сканеров является возможность сканирования трехмерных предметов.

К печатному оборудованию, то есть устройствам вывода информации относятся принтеры различного вида. Широкие возможности управления шрифтом, которые предлагаются пользователю современных принтеров, позволяют легко выделить наиболее важные части печатного текста.

Множество моделей принтеров можно разделить на три большие группы: матричные принтеры с жестким воздействием на бумагу; лазерные; струйные принтеры с мягким воздействием на бумагу.

Матричный принтер. Перенос изображения символа матричным принтером осуществляется путем последовательных ударов по красящей ленте тонкими стержнями (иголками), которые находятся в печатающей головке. Каждая ударная иголка приводится в движение независимым электромеханическим преобразователем на основе соленоида с подвижным сердечником. При ударе иголкой по красящей ленте печатаются дискретные точки, из совокупности которых образуется символ17. В то время как в пишущих машинках изображение символа формируется одним ударом и при нормальных условиях печати представляет собой совокупность непрерывных отрезков линий. Дискретная печать приводит к ухудшению качества шрифта, но, с другой стороны, позволяет легко видоизменять шрифты создавать новые символы и даже переносить на бумагу изображения, хранящиеся в памяти компьютера.

Лазерный принтер. Лазерный принтер является сравнительно сложным устройством, стоимость которого может существенно превышать стоимость персонального компьютера. В лазерном принтере, как и в обычной копировальной машине, используются аналогичные принципы формирования скрытого изображения и его последующего переноса на бумагу. Существенное его отличие заключается в способе оптического переноса изображения и вида, в котором хранится первичное изображение. В копировальной машине полное изображение проецируется за фиксированный промежуток времени на фоточувствительный слой, а в лазерном принтере оно формируется лазерным лучом, развертка которого управляется процессором. Формирование изображения в принтере осуществляется следующим образом18. На электрод с отрицательным зарядом подается высокое напряжение, и аналогичный (отрицательный) заряд переносится на поверхность фотоэлектрического барабана, обращенную к электроду. Лазерный луч на поверхности поворачивающегося фотоэлектрического барабана построчно формирует изображение, в результате на его поверхности возникает потенциальный рельеф, несущий информацию об изображении. На поверхности тонерного барабана тонким слоем постоянно укладывается тонер. При контакте барабанов между собой тонер переносится на фотоэлектрический барабан только в местах рельефа изображения. Далее за счет воздействия электрода с положительным зарядом на фотоэлектрический барабан тонер переносится на бумагу и затем при нагреве валиками закрепляется на ней.

Струйный принтер. Уже не менее двух тысяч лет для записи информации человечество использует чернила, и за это время разработаны тысячи рецептур, однако метод переноса чернил на бумагу остается неизменным. Появление компьютеров стимулировало развитие нового метода — управляемого без контактного переноса, который используется в струйных принтерах. В основе работы струйного принтера лежит следующий эффект. Если на капилляр, из которого вытекает жидкость, подать электрический потенциал, то падающие капли оказываются заряженными. Движением легких заряженных частиц сравнительно легко управлять и, в частности, фокусировать их в заданной точке, если вдоль траектории их движения расположить электроды определенной формы и подавать на них управляющее напряжение19.

Копировальный аппарат — устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других специальных материалах. Может использоваться для изготовления малых тиражей книг, брошюр и пр. Помимо специальных машин, к копировальным аппаратам иногда относят факсимильный аппарат, дупликатор и соединённые между собой сканер и принтер.

Несмотря на широкое использование названия ксерокс, в официальной литературе и особенно рекламных материалах его стараются избегать из-за сходства с именем фирмы «Ксерокс». Само же название «ксерокс» для копировальных аппаратов на основе технологии ксерографии (или электрографии) было предложено ещё изобретателем метода Честером Карлсоном.

Наиболее распространён электрографический метод печати. Для больших тиражей используется трафаретный метод. Также (в факсимильных аппаратах и недорогих цветных ксероксах) используется метод струйной печати и метод термопечати. Остальные методы получения изображения распространения не получили, или вытеснены с рынка копировальной техники.

Страницы: 1, 2