Курсовая работа: Организация подготовки и оптимизация управленческих решений

Большие потери рабочего времени уходят на подготовку отчета о выполненной работе. В нашем случае на это расходуется 8.5% рабочего времени .

Проведя анализ фотографий рабочих дней за 5 дней рабочей недели, мы собрали полученные данные в табл. 2.

Таблица 2. Анализ затрат рабочего времени начальника цеха ОП за 5 рабочих дней

Как видно из таблицы 2, большую часть рабочего времени начальника цеха ОП ОАО «ДЗПО» составляют рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем (20,1%), которые, в большинстве случаев, связаны с задержкой изготовления и транспортировкой полуфабрикатов и материалов для производства готовой продукции; и подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и других документов (7,1%).

Существуют некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы начальника цеха. Причинами этого служат:

- получение срочных заданий от вышестоящего руководства на производство другой продукции, что приводит к спонтанному изменению планов;

- нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника;

- большое количество служебных разговоров по телефону, связанных с поставкой материала, прерывающих процесс работы.

В организации труда начальника цеха наблюдается нерациональность планирования рабочим временем. Об этом свидетельствует то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых, а на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, высоки.

Также на недостаточную эффективность управленческой деятельности начальника цеха влияет работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка и пересмотр решений.

К основным причинам данного явления относятся:

-  неверная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ;

-  сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с коллегами и подчиненными;

-  недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники.

Важным решением данной проблемы является ориентация на имеющиеся возможности; разделение полномочий; анализ потребностей в оборудовании; закупка дополнительных единиц оргтехники.

В организации работы директора можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работу и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.

На основе исследования, проведенного на ОАО «ДЗПО», была изучена и проанализирована организация рабочего места и условий труда начальника цеха основного производства, применение технических средств и информационного обеспечения работы, необходимых для реализации функций управления.

Особенностью труда начальника цеха является большой удельный вес умственных операций. Этим определяются требования к организации и оборудованию рабочих мест и условиям труда.

Кабинет начальника цеха может занимать различную площадь и предназначается, кроме работы за столом, для приема посетителей, проведения деловых совещаний.

Рабочее место начальника цеха ОП ОАО «ДЗПО» оснащено письменным столом и стол для совещаний, которые составлены воедино; рабочим креслом; канцелярскими приборами; двумя телефонами внутренней и городской связи; стульями; шкафом для документов.

Можно сделать вывод, что данные технические средства не способны обеспечить достаточную работоспособность управленца. Характер его работы связан, прежде всего, с обработкой большого количества документации, как текстовой, так и графической. Для работы на компьютере (составление актов, распоряжений, отчетов и дальнейшая их распечатка) начальнику цеха необходимо идти в отделы, имеющие данную оргтехнику, которая уже устарела и изрядно поизносилась.

На начальника цеха ОП возложены обязанности ведения большого количества бумажной документации, часть которой состоит из документов с повторяющейся или не сильно изменяющейся содержательной частью. В тоже время как переписка отнимает достаточно большое количество времени, в сравнении с электронными средствами передачи тестовой информации. Перед формированием заявки в отдел снабжения необходимо созвониться с центральным складом для уточнения отсутствующих на складе комплектующих, на что также тратится часть рабочего времени. И таких примеров достаточно много.

В связи с приведенными аргументами, рабочее место начальника цеха ОП нуждается в автоматизации, впрочем, как и другие рабочие места, связанные со снабжением, организацией производства, складского учета и многих других. В первую очередь необходима оптимизация затрат рабочего времени при получении оперативной и текущей информации. Увеличение применения безбумажного ведения журналов и табелей. Уменьшение времени на оформление бумажной документации.

Целью автоматизации является создание единой информационной сети, связывающей отделы производственных и вспомогательных цехов с отделами снабжения, сбыта и складами. А также наличие связи внутризаводской сети с глобальной сетью для ведения дел. Внедрение программного обеспечения, позволяющего своевременно получать информацию о поступлении продукции на склады и «дистанционного» заказа необходимых комплектующих в указанные сроки, вести сводную информацию о рабочих и инженерах, их окладах и премировании, оперативный журнал выполненных работ, табель учета рабочего времени с выводом на печать заявлений для предоставления в табельную. Обработка заказов цехов на ремонт и распределение работ между ремонтным персоналом. Оформление бумажной информации в электронном виде а также создание новых документов на основе ранее созданных, шаблонов с последующим выводом на печать.

Таким образом, на ОАО «ДЗПО» в организации труда начальника цеха ОП было выявлено, что руководителем наибольшее время тратится на рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем, подготовку отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и других документов, на телефонные переговоры; а также выявлено нерациональное техническое оснащение рабочего места и недостаток оргтехники.

Глава 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО РАЦИОНАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА

На основе проведенного анализа организации управленческого труда на ОАО «ДЗПО» для увеличения работоспособности начальника цеха ОП можно предложить ряд решений:

1.  необходимо установить многофункциональный телефонный аппарат, имеющий функцию приема и отправки факсимильных сообщений, и функцию селекторной связи, с помощью которой руководитель цеха ОП, а также руководители других производственных цехов, смогут принять участие в общезаводской планерке и других совещаниях находясь на своем рабочем месте, при этом не затрачивая времени на переход в здание заводоуправления (в нашем случае цех находится дальше всех производственных цехов от здания заводоуправления).

2.  необходимо установить компьютер с оптимальной конфигурацией на базе процессора AMD Sempron 2600 с оперативной памятью 512 Мб, встроенной видеокартой nVidia nForse 3 250Series, устройством записи DWD-RW, с операционной системой Windows XP PRO и монитором 17” LG L1718S-BN (минимальная конфигурация по современным требованиям).

3.  целесообразно приобрести многофункциональное устройство HP Deskjet F4180, объединившее в себе функции принтера, сканера и копира, что позволит понести меньшие финансовые затраты, чем при покупке этой техники по отдельности, а также позволит сэкономить рабочее пространство.

4.  необходимо на всем предприятии провести локальную сеть Internet, с помощью которой можно передать документацию в нужный отдел, воспользовавшись электронной почтой, а также проследить движение материалов и готовой продукции, находясь, при этом, на рабочем месте.

В связи с нестабильным финансовым положением предприятия в настоящее время, реализация таких мероприятий становится невозможной, так как это требует достаточно масштабного вложения финансовых средств.

Мы уже знаем, что начальник цеха ОП в своем кабинете не только работает, но и проводит цеховые планерки. Из этого следует, что ему необходимо создать благоприятные и способствующие работе условия для себя и своих подчиненных. Для этого нужно разделить кабинет на две зоны: рабочую и зону для совещаний, т.е. поставить отдельно рабочий стол и стол для совещаний, которые, в данном случае, стоят вместе. Это положительно повлияет на собеседников, будет психологически легче и увереннее общение, что приведет к наиболее результативным решениям поставленных задач.

Для рационального распределения рабочего времени начальнику цеха огромную помощь может оказать ежедневник или записная книжка, в которой отражается вся важная информация (телефонные номера, запланированные работы и другая информацию). Наиболее целесообразно и эффективно производить записи во время работы, а не отлаживать на более позднее время, во избежание утери полезной информации.

Не стоит также забывать и о естественном ритме человека, так как известно, что работоспособность человека в течение дня неодинакова. Работоспособность можно представить в виде кривой, которая возрастает на первом часу работы, ее пик длится в течении двух-трех часов, после чего работоспособность вновь снижается. Этот цикл повторяется дважды в течении дня: до обеденного перерыва и после. Не стоит забывать об отдыхе, который позволяет набраться сил для дальнейших решений проблем и задач.

Во избежание дальнейших затрат времени на телефонные разговоры и совещания, начальнику цеха ОП, и другим начальникам цехов, целесообразно заранее определить тему и цель разговора. Телефонные разговоры должны быть как можно менее длительными и максимально продуктивными, и они не должны совершаться одновременно с выполнением важной задачи, во избежание принятия неверного решения или предоставления неверной информации. Совещания должны быть четко спланированы и организованны для уменьшения потерь времени и принятия верного решения.

На своем рабочем месте всегда необходимо поддерживать чистоту и порядок, что приведет к благоприятному микроклимату в кабинете. Всю документацию необходимо держать в четком порядке по степени важности, срочности и сроку хранения, что сэкономит необходимое время при поиске того или иного документа.

У начальника цеха налажены хорошие отношения с коллективом, и поэтому при посещении руководителем рабочих мест и подчиненные и руководитель чувствуют себя уверенно. Но начальнику цеха необходимо разработать мероприятия социального развития трудового коллектива, внедрить оптимальные формы стимулирования труда служащих, провести ряд воспитательных мероприятий, а также мер по укреплению социальной дисциплины и законности. Необходимо создать наиболее благоприятные условия труда, обеспечивающие сохранение физического здоровья и безопасности людей, поддерживающий высокий уровень их работоспособности.

Таким образом, вышеперечисленные мероприятия позволят начальнику цеха ОП ОАО «ДЗПО» увеличить свою работоспособность и тем самым эффективность труда.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В рыночной экономике предприятие само принимает решения; самостоятельно формирует цели и задачи, разрабатывает стратегию и политику своего развития, изыскивает необходимые для их реализации средства, набирает работников; приобретает оборудование и материалы; решает множество структурных вопросов, в том числе и такие, как создание, ликвидация, слияние или наоборот разделение подразделений и филиалов, вхождение в состав ассоциаций и других объединений; реорганизация производственной и перестройка организационной структуры управления и многие другие. Иначе говоря, предприятия приобретают все черты самостоятельности, характерные для работы в условиях рынка. А это требует значительного расширения сферы управления и самоуправления, увеличения объема и усложнения характера выполняемых менеджерами работ. Существенно возросла и ответственность за своевременность и качество принимаемых решений. Повышается роль маркетинговых исследований, позволяющих изучать динамику потребностей на рынке товаров и услуг. Научно-технический прогресс превращается в одно из орудий управленческих нововведений, направленных на создание условий для эффективной работы. Все большее значение приобретает и решение вопросов, связанных с управлением персоналом, занимающим в новых условиях ключевое положение в ресурсном потенциале и по существу предопределяющим успех организаций в достижении ее целей. В связи со всем этим, менеджмент предприятия, работающий в рыночной среде предъявляет высокие требования к профессионализму управленческого персонала, от которого зависит эффективность управленческой деятельности, а, следовательно, и эффективность деятельности всего предприятия.

Эффективность труда управленческого персонала прежде всего определяется простыми моментами процесса труда, т. е. целесообразной деятельностью или самим трудом, предметами труда и средствами труда. Как известно, труд управленцев характеризуется богатым творческим содержанием. Поэтому необходимо учитывать и творческую активность управленцев. Но можно сделать вывод, что все мероприятия, проводимые с целью увеличения производительности труда и сокращением затрат рабочего времени руководителя, будут напрасными если у руководителя не будет желания улучшить свой трудовой список.

использованной литературы

1.  Балдин И.В. Менеджмент: пособие / И.В. Балдин, Г.Е. Ясников. – Мн.: БГЭУ, 2007. – 306 с.

2.  Брасс А.А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции: пособие для подготовки к экзаменам / А.А. Брасс. – Мн.: Соврем. шк., 2006. – 348 с.

3.  Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: учебник для ВУЗов. – М.: Высшая школа, 2001. – 289 c.

4.  Воробьев Л.А. Менеджмент организации. - Мн.: Дизайн ПРО, 2003. – 389 с.

5.  Гончаров В.И. Менеджмент: Учебное пособие. – Мн.: Мисанта, 2003. – 624 с.

6.  Гончаров В.И. Менеджмент предприятия. В 2 ч. Ч. 1 / Вил Иванович Гончаров. – Мн.: Изд-во МИУ, 2004. – 244 с.

7.  Зубрицкий А.Ф. Практический менеджмент. Учебное пособие. В 2-х ч. Ч.1. – Мн.: «ВУЗ-ЮНИТИ», 2004. – 56 с.

8.  Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие / Н.И. Кабушкин - 8-е изд., стереотип. – Мн.: Новое знание, 2005. – 336 с.

9.  Беляцкий Н.П. и др. Управление персоналом: Учеб. пособие / Н.П. Беляцкий, С.Е. Велесько, П. Ройш. – 3-е изд., стереотип. – Мн.: Книжный Дом; Экоперспектива, 2005. – 352 с.

10.  Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления: Учебник для вузов по специальности «Менеджмент». — 2-е изд., изм. и доп. — М.: Издательство НОРМА (Издательская группа НОРМА—ИНФРА-М), 2002. – 568 с.

11.  Менеджмент на промышленном предприятии Авторы: Л.И. Кошкин, А.Е. Хачатуров, И.С. Булатов. – М.: Эколайн, 2000. – 358 с.

12.  Менеджмент: Учебн. пособие для ВУЗов / Под ред. Ю. В. Кузнецова, В. И. Подлесных. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2001. – 278 с.

13.  Организация управленческого труда. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 369 с.

14.  Основы менеджмента / В.Р.Веснин. – 2-е изд., доп. и испр. – М.: ООО «Т.Д. «Элит-2000», 2002. – 560 с.

15.  Румянцева З.П., Соломатин Н.А. Менеджмент организации; М.: Инфра-М, 1995

16.  Войстрик Н. // "Кадровик. Управление персоналом" - 2002г. №1. стр.14.

17.  Основы менеджмента: современные технологии. Учебно-методическое пособие. Под ред. проф. М.А. Чернышева. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 369 с.

18.  Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие. – Мн.: Новое знание, 2001. – 304 с.