Дипломная работа: Автоматизированная система учета движения основных средств в интегрированной системе R/3 в ОАО "Сургутнефтегаз"

Дипломная работа: Автоматизированная система учета движения основных средств в интегрированной системе R/3 в ОАО "Сургутнефтегаз"

ВВЕДЕНИЕ

Целью данного дипломного проекта является разработка системы автоматизации рабочего места бухгалтера по учету основных фондов для крупного предприятия, работающего в нефтегазодобывающей отрасли.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами.

В настоящее время на рынке информационных технологий предлагается немало систем, которые, как утверждают производители, удовлетворяют всему комплексу требований к организации автоматизированных бизнес - процессов современного предприятия. Не проводя никаких параллелей с другими продуктами, рассмотрим одну из наиболее известных систем для автоматизации бизнес - процессов в различных областях человеческой деятельности – систему R/3 немецкой компании SAP.

SAP имеет более чем двадцатилетний опыт работы в области разработки приложений для базовых хозяйственных процессов. Девять из десяти фирм, лидирующих в группе 500 крупнейших предприятий, используют программное обеспечение SAP.

Система R/3 предназначена для работы в корпоративной сети и обеспечивает интеграцию распределенных прикладных подсистем. Она включает пакеты «стандартных» международных приложений в таких областях бизнеса, как финансовые расчеты и бухгалтерский учет, управление производством и учет затрат, логистика, управление персоналом, охрана окружающей среды, здраво хранение, безопасность и др.

Путем полной интеграции отдельных компонентов в систему R/3 возможен доступ ко всем данным, введенным в отдельные приложения системы. С помощью ориентированных на транзакции цепочек процессов осуществляется инициация соответствующих последующих операций. Таким образом, обеспечивается единообразный доступ к данным, гибкость и производительность.

Пользователям требуется не только стандартное программное обеспечение, но и стандартные хозяйственные процессы, а также поддержка при внедрении. Модульная структура системы R/3 способствует ее быстрому внедрению. Ввиду того, что при первом внедрении можно выбрать основные сферы системы и сократить настройку до минимума, пользователи системы R/3 могут быстрее и с меньшими затратами приступить к решению своих организационно-экономических задач с помощью этой системы.

В результате использования передовых методов разработки программ было создано семейство программных продуктов, характеризующихся:

-модульной структурой,

-высокой степенью надежности,

-возможностью любого расширения,

-переносимостью,

-минимальной степенью риска при внедрении,

-экономичностью ухода,

-высокой степенью интеграции.

Для внедрения системы требовалось разработать соответствующую технологию, дело в том, что фирма SAP представляет лишь универсальный инструмент для создания автоматизированной системы управления производством, а проектно-методическая группа разрабатывает технологию и настраивает систему в соответствии с требованиями конкретного предприятия. То есть, необходимо адаптировать систему к методологии учета основных средств в ОАО «Сургутнефтегаз». Исходя из этого, была создана проектно-методическая группа. Одна из задач, решаемая автором и этой группой – «Учет движения основных средств в ОАО «Сургутнефтегаз», и стала основной темой дипломной работы.

1. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ

В настоящий момент в России и странах ближнего зарубежья на разработке, распространении и внедрении систем автоматизации бухгалтерского учета специализируются несколько сотен, а то и тысяч небольших компьютерных фирм, большей частью расположенных в Москве и Санкт-Петербурге. Некоторые фирмы имеют широкую дилерскую сеть, охватывающую практически все регионы СНГ.

Представленное ими программное обеспечение различается по охвату реализуемых функций, принципам построения, по ориентации на определенную квалификацию бухгалтера как специалиста в своей области и как пользователя ЭВМ. Несмотря на существенные отличия, среди программ для бухгалтерии можно выделить несколько групп, объединенных общими признаками.

мини-бухгалтерия;

интегрированные системы бухгалтерского учета;

инструментальные системы (бухгалтерские конструкторы);

комплексы бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ);

заказные системы;

программы для ведения отдельных участков учета.

В данный момент в структуре ОАО «Сургутнефтегаз» находится 58 структурных подразделений. 49 из них работают в программе, предоставленной Тюменской фирмой «Инфотех», в 9 организациях внедрена система R/3.

1.1 АРМ «Комплексный бухгалтерский учет» ЗАО «Инфотех»

Программа «Инфотех» относится к комплексу бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ) ориентированы главным образом на бухгалтерии средних и крупных предприятий, где функции между бухгалтерами разделены. Обычно в такие комплексы входят отдельные АРМы для учета основных средств, труда и заработной платы, товарно-материальных ценностей и сводного учета, имеющие ярко выраженную специфику отражения хозяйственных операций по участкам учета.

Данный программный продукт представляет собой диалоговую систему с применением сети запросов, подсказок, контроля и ориентирован на работу непрофессионального пользователя в области вычислительной техники.

Программный продукт "Комплексный бухгалтерский учет" включает в себя следующие программные комплексы:

АРМ " Учет финансовых операций";

АРМ " Учет труда и заработной платы";

АРМ " Учет основных средств ";

АРМ " Учет материальных ценностей ";

АРМ " Складской учет ";

АРМ " Учет транспортных затрат";

АРМ " Учет затрат на производство и главная книга предприятия".

Основная задача системы " Комплексный бухгалтерский учет" - это полная автоматизация бухгалтерских рабочих мест и получение единой информационной базы для формирования сводной бухгалтерской отчетности по предприятию.

По окончании отчетного периода из всех перечисленных выше программных комплексов формируется единая база данных всех бухгалтерских проводок. Информационная база хранится за каждый месяц, возвраты и повторы расчетов можно производить за любой прошедший отчетный месяц. Единая настройка справочников и аналитики для балансовых счетов по всем АРМам позволяет автоматически получать журналы-ордера на основании слияния информации из различных бухгалтерских АРМов.

Сетевой вариант АРМ позволяет одновременно нескольким пользователям вести пополнение и обработку информации базы данных. Практическое использование научно-технического продукта "Комплексный бухгалтерский учет" более чем в 50 организациях ОАО "Cургутнефтегаз" показало технологичность и практическую ценность рассматриваемой системы. Комплекс предназначен для функционирования на ПЭВМ IBM при поддержке операционной системы MS DOS версии 3.3 и выше.

Все выходные формы задачи "Учет основных средств" соответствуют нормам бухгалтерской отчетности ОАО «Сургутнефтегаз».

Целостность бухгалтерской отчетности достигается путем приема проводок из следующих бухгалтерских задач в комплекс "Учет финансовых операций ":

-Учет труда и заработной платы;

-Учет материальных ценностей;

-Учет основных средств;

-Учет транспортных затрат.

1.1.1 Недостатки программы

а) система плохо защищена:

от сбоев (часто происходит потеря информации);

от несанкционированного доступа.

б) отсутствие единой справочной системы, зачастую происходит несовместимость по кодам;

в) нет единой корпоративной сети; информацию в головной фирме приходится собирать дискетами, что создает много неудобств;

г) большие затраты на внедрение и сопровождение (автотранспорт, постоянное обновление версий и т.д.).

1.1.2 Достоинства

Как уже говорилось выше в программе «Инфотех» возможно удаление проводок, исправление любой позиции проводки, возможны возвраты и повторы расчетов. Их можно производить за любой прошедший отчетный месяц,что иногда облегчает работу бухгалтера.

1.2 Интегрированная система R/3

Система R/3 относится к интегрированным системам, где автоматизированный учет строится на основе записей в той или иной степени интегрирующих учетную информацию различных разделов учета. Обычно программы такого типа оформляются в виде одного исполняемого модуля, являющегося ядром системы компьютерного учета. Единственный раздел, который, как правило, выделяется в отдельный модуль и может использоваться автономно, - раздел по учету труда и заработной платы - модуль НR «Учет персонала».

В интегрированных системах разработчики пытаются достичь полноты реализации учетных функций не за счет разбиения учета на отдельные участки, а за счет усложнения и специализации процедур обработки проводок, в которые может включаться различная дополнительная информация, необходимая для отражения специфики количественно-суммового, инвентарного учета и пр. Здесь вводится как бы единая модель бухгалтерского учета, развивающая и дополняющая тем или иным образом принцип двойной записи. Основу этой модели составляет проводка, дополненная разнообразной информацией, необходимой для организации развитого аналитического учета.

Интегрированные системы управления производством – системы R/3 являются программным продуктом, разработанным немецкой компанией SAP AG. Программный продукт R/3 SAP AG на данный момент включает в себя 12 взаимосвязанных модулей (финансы, сбыт, закупка, контроллинг, финансовый менеджмент, планирование производства, управление персоналом, управление инвестициями, и т.д.). Система непрерывно развивается и совершенствуется.

Каждый из модулей включает в себя, в соответствии с выполняемыми функциями, все необходимые компоненты, и, кроме этого, в каждом модуле предусмотрен специальный интерфейс для связи с другими модулями. Идея состоит в том, что в принципе каждый из модулей работоспособен сам по себе, но все свои функции может реализовать только при полной интеграции с другими модулями системы.

1.2.1 Недостатки

При использовании единых справочников возникают ситуации блокирования одним пользователем основной записи наименования (дебитора, кредитора, основного средства, материала и т.д.), при этом другие пользователи не могут использовать эту основную запись – она блокируется.

1.2.2 Достоинства

Использование системы R/3 в качестве одной из составляющих в автоматизации бухгалтерского учета было обосновано следующими её достоинствами:

Централизованное хранение и обработка информации.

Единая нормативно-справочная информация. (Значительно облегчается поиск информации, поскольку все исходные данные фиксируются в единой базе, чем обеспечивается быстрый и эффективный доступ к ним по запросам пользователя).

Централизованное ведение настроек для работы пользователей.

Строгое регламентирование доступа и сохранность информации.

Доступ к информации с любого рабочего места, подключенного к системе R/3.

Возможность работы удаленных пользователей по низкоскоростным каналам связи.

2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Необходимо разработать автоматизированную систему учета движения основных средств в ОАО «Сургутнефтегаз», используя программные средства интегрированной системы R/3.

Характеристика задач

Основной целью создания автоматизированной системы является повышение эффективности работы бухгалтеров, инженеров по имуществу (оборудованию), материально-ответственных лиц и обеспечить достоверность вводимой информации. Для корректного отражения движения основных средств необходимо разработать также программу, связывающую изменения в основных средствах и принадлежащих им единицах оборудования.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности предприятий, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих подразделений, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих организаций внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных подразделений по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений. Поэтому большое значение было придано правильности заполнений первичных документов.

Решая данные задачи, важно чтобы разрабатываемая система также отвечала следующим параметрам:

простота освоения программы и простота работы с ней;

стандартизация интерфейса, т.е. сходства с существующими стандартами фирмы SAP;

организация удобного диалога ЭВМ и пользователя;

открытость для модификаций и дополнений последующими версиями и разработками;

безопасность и надежное хранение данных.

Основными заказчиками данной системы учета движения основных средств являются, пользователи системы R/3, отвечающие за поступление основных средств их перемещение или списание. В основном данными задачами в подразделениях ОАО «Сургутнефтегаз» занимаются кладовщики, инженера по оборудованию и бухгалтера по основным средствам.

Поэтому и стало важным, чтобы вся информация корректно отражалась в модулях «Учет основных средств» и «Реестр имущества».

2.1 Алгоритм функционирования автоматизированной системы обработки информации или управления объектом

Для полного понимания функционирования системы необходимо хотя бы кратко описать модули интегрированной системы R/3 и принципы ее работы. Во введении были перечислены основные сферы экономики и организации производства, представленные в системе R/3. Произведем краткий обзор используемых модулей системы R/3 и их основное назначение в ОАО "Сургутнефтегаз".

2.1.1 Обзор модулей системы R/3

Модуль РР. Планирование и управление производством.

Предполагает планирование и управление производством, задача которого состоит из:

Управление основными данными:

основные данные о сырье и материалах/продукции;

оставщики;

система классификации материалов;

спецификации/рецептуры;

вариантные спецификации и рабочие планы;

рабочие планы;

управление рабочими местами;

Система планирования и контроля:

управление производственным планированием;

планирование групп продукции/конечных изделий;

детерминированное планирование потребностей;

предварительное установление сроков, сетевые графики

детализированное планирование сроков;

выравнивание ресурсов;

обработка производственных заданий;

ориентированная на загрузку выдача заданий;

Калькуляция:

калькуляционный банк данных;

анализ калькуляции издержек на отдельное изделие;

анализ контрольной калькуляции;

предварительная калькуляция;

счет прибылей и убытков, незавершенное производство;

Применение SAP:

определение плановых сроков выполнения работ;

генерирование рабочих планов;

Система обеспечения качества:

контрольные партии и суммарные результаты проверки;

планирование контроля, проведение контроля и архив данных контроля;

проведение контроля, ориентированного на отдельную партию;

контроль в ходе производственного процесса;

обслуживание, калибровка средств контроля;

сбор данных контроля в системе сервиса, в поле;

обеспечение качества в области исследований и разработок;

составление договоров с клиентами;

контроль за договорам;

производство продукции;

получение прямых материальных затрат на производство единицы продукции;

учет готовой продукции;

списание по нормам комплектующих материалов;

получение производственного отчета;

реализация готовой продукции заказчикам;

складские операции по перемещению материалов;

описание технологических процессов по операциям;

описание рабочих мест;

описание мощностей;

присвоение квалификаций операциям;

расчет операций (денежный и временной;

фактический расчет РР заказа.

Модуль ММ. Управление материальными потоками.

Модуль MM - Управление материальными потоками. Логистика.

MM базируется на общих требованиях материально-технического снабжения, планирования и управления производством, а также сферой текущего ремонта.

Она располагает следующими функциями:

управление основными данными;

система классификации материалов;

управление спецификациями;

управление рабочими планами;

калькуляция издержек на отдельное изделие;

управление производственными планами;

учет внутризаводского движения сырья и материалов;

планирование потребностей в материале и производственных мощностях;

управление производственными заданиями, выдача заданий, квотирование и учет;

установление производственных сроков;

выравнивание производственных мощностей;

обработка закупок;

поступление товаров;

учет наличия и оценка остатков;

управление складскими местами;

контроль счетов;

планирование и проведение текущего ремонта;

оказание услуг на стадии подготовки;

обеспечение качества на стадии подготовки;

формирование потребности в централизованной поставке МТР структурным подразделениям с использованием компонента ППМ – «Планирование потребности в материалах;

централизованное распределение и перераспределение оборудования и материалов:

ведение распоряжений (нарядов, разнарядок) на отпуск МТР со складов. -контроль за запасами и неликвидами;

закупка материалов и оборудования от сторонних поставщиков;

внутреннее перемещение материалов между структурными подразделениями ОАО «СНГ»;

внутреннее перемещение внутри структурного подразделения;

cписание в производство;

прочее выбытие;

учет спецодежды в эксплуатации;

учет специнструмента;

учет, контроль и анализ договоров и заказов на поставку услуг от сторонних

поставщиков;

инвентаризация материалов;

получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3;

получение выходных форм документации средствами системы R/3.

Модуль MM является ориентированным на диалог системой.

Модуль PM. Техническое обслуживание и ремонт оборудования (ТОРО).

Она располагает следующими функциями:

Основные данные:

детали, оборудование;

расчетные тарифы

управление мастерскими текущего ремонта;

Планирование/заявки на текущий ремонт:

уведомление о повреждении, прямая заявка;

планы технического обслуживания;

Обработка заданий:

заказ- наряд на текущий ремонт;

загрузка производственных мощностей;

фактические затраты времени;

ведение норм на выполнение работ и расход материалов;

ведение технологических карт и спецификаций по видам ремонта в разрезе моделей (типоразмеров) ремонтируемого оборудования;

ведение заявок и заказов на техническое обслуживание и ремонт оборудования;

подтверждение фактически выполненных работ и расхода материалов;

планирование, учет изготовления и ремонта (реставрации) нефтепромыслового оборудования и запасных частей к нему;

получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3;

получение выходных форм документации средствами системы R/3.

Модуль SD. Сбыт.

Полностью учитывает потребности сферы материально-технического снабжения (модуль МM), управления складским хозяйством, финансовой бухгалтерии (модуль FI), учета издержек производства (модуль СО).

Система включает следующие основные компоненты:

управление основными данными;

обработка предложений;

обработка заказов;

обработка контрактов;

обработка плана поставок;

отгрузка;

учет наличия;

фактурирование;

статистика и плановые цифры;

получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3;

получение выходных форм документации средствами системы R/3.

Модуль FI. Учет финансовых операций.

Модуль является независимым от счетного плана, предназначен для правильного ведения бухгалтерского учета и охватывающей бухгалтерию дебиторов, кредиторов и главную бухгалтерию. Сбор и накопление данных о хозяйственных операциях, осуществляемые в форме учетного документа, составляют основу для обработки информации, связанной с экономикой и организацией производства. Общая концепция поля позволяет расширение системы и ее настройку на любые организационные формы без изменения программной логики.

Общие функции бухгалтерского учета:

управление головными единицами, балансовыми единицами, подразделениями предприятия;

проводка по счетам бух. учета одновременно по нескольким отчетным периодам с автоматическим переносом сальдо на новый счет при свободно выбираемом определении финансового года и периодов;

валютный бухгалтерский учет;

ведение платежных документов;

обработка банковских выписок;

расчеты с поставщиками и подрядчиками;

расчеты с покупателями и заказчиками;

расчеты с персоналом;

расчеты с подотчетными лицами;

расчеты с разными дебиторами и кредиторами;

расчеты по прочим операциям;

ведение кассовых операций;

получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3;

получение выходных форм документации средствами системы R/3.

Модуль CO. Контроллинг - Учет затрат на производство.

Модуль базируется на следующих функциях внутрипроизводственного управления:

планирование работ и тарифов;

учет затрат по элементам;

планирование и учет затрат по местам возникновения;

учет выполнения работ;

распределение затрат;

планирование и учет затрат по статьям калькуляции строительных (буровых работ);

планирование и учет накладных расходов в строительстве (бурении) по статьям

затрат;

планирование и учет затрат на разовые мероприятия;

планирование и учет затрат на строительство скважин;

получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3;

получение выходных форм документации средствами системы R/3.

Данная система является системой реального времени и входит в качестве составной части в общую модульную систему SAP. Допустимо также ее автономное применение.

Модуль PS. Управление проектами.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8