Учебное пособие: Створення шаблонів документів засобами Microsoft Word

1.5.4 Що таке абзац й як він створюється?

1.5.5 Яку частину тексту можна перетворити в таблицю?

1.5.6 Як можна змінити ширину стовпця і рядка таблиці?

1.5.7 Що таке список? Які існують списки?

2. Лабораторна робота № 2. Форматування абзаців

2.1 Мета роботи

Потрібно підготувати документ, що містить набір абзаців з однаковим форматуванням (в абзацах є “червоний” рядок і встановлено вирівнювання по ширині). Як приклад документу взяті дві сторінки з підручника “Правова інформатика” (див. додаток Б.2 до даної роботи). У тексті деякі терміни виділені напівжирним шрифтом. Крім абзаців і символів, у документі є ряд нових об'єктів: колонтитули, виноски й малюнок, зроблений у програмі Microsoft Draw.

2.2 Загальні відомості

2.2.1 Набір тексту

Перед тим, як приступити до введення тексту, у порожньому документі встановите поля розміром по 2 см з кожної сторони (за допомогою команди ФайлÞПараметри сторінки).

Тепер відповідно до наведеного зразка наберіть заголовки й перші два абзаци тексту. Після кожного із трьох рядків заголовків треба натискати [Enter] , тобто заголовки оформлюються як однорядкові абзаци.

Ось цей текст:

3.4 Документи і їхня роль у правовій інформатиці Enter

3.4. 1 Поняття документа. Види документів Enter

і їхня інформаційна значимість Enter Enter

с побутової лексики, але й для юридичної діяльності аж до початку 50-х років XX століття. Enter Так, у Великій радянській енциклопедії 1952 року терміном "документ" (у праві) позначався "убраний у письмову форму акт, що засвідчує наявність фактів юридичного значення". Enter Із впровадженням у сферу юридичної діяльності технічних засобів фіксації, зберігання й передачі правової інформації до її джерел і носіїв стали відносити фото-, кіно- і інші зображення, а також звукозапис, що породило (і узаконило) такі поняття, як фото-, кіно-, відео-, фоно- і інші документи. З початком же комп'ютеризації юридичної діяльності цей ряд поповнився новим видом документів, що одержали найменування машинні документи, що містить у собі такі види джерел і носіїв інформації, як перфокарти, перфострічки, магнітні стрічки й диски, оптичні диски й ін. Enter У зв'язку із цим стало загальновизнаним поняття документа як матеріального об'єкта, що містить "у зафіксованому виді інформацію, оформлену встановленим порядком і має у відповідності із чинним законодавством правове значення". Enter Хоча це поняття не є специфічно правовим, у ньому правильно відбиті основні характеристики документів, використовуваних у сфері юридичної діяльності. Як й у будь-якій іншій сфері людської діяльності, документ – це завжди матеріальний об'єкт, причому фізична природа його матеріальної основи може бути будь-якою, як будь-яким може бути й спосіб фіксації інформації Enter Зовсім очевидно, що інформаційні властивості (форма, інформаційна ємність й ін.) у названих й інших документів різні, що визначає не тільки їхнє пізнавальне значення, але й впливає на процедуру надання їм статусу правових документів, а точніше, умов, що забезпечують можливість їхнього використання для рішення правових завдань. Enter

Після доданого тексту пропустіть 2-3 рядки для малюнка і його написів, і потім наберіть останній абзац:

Визначальними факторами тут є спосіб вираження й фіксації інформації і її матеріальний носій. З урахуванням цих факторів розглянемо (для приклада) деякі з названих видів документів.

Перегляньте текст, звертаючи увагу на слова із червоним підкресленням. У текст файлу-заготівки спеціально внесені орфографічні помилки. Виправте їх за допомогою словника Word (щигликом правої кнопки викликайте об'єктне меню помилкового слова й вибирайте із цього меню правильний варіант).

2.2.2 Шрифтове оформлення

Виділить весь текст (мишею або командою ВиправленняÞВиділити все). Привласніть виділеному тексту шрифт Times New Roman, розмір 13 пунктів. На панелі інструментів Форматування в списку розмірів немає значення 13. Щоб установити саме цей розмір, зробіть так:

а) клацніть мишею усередину білого поля списку розмірів (туди, де в результаті повинне бути число 13), там з'явиться курсор;

б) наберіть 13 із клавіатури й натисніть [Enter];

в) зніміть виділення з тексту.

Відповідно до зразка з додатка до роботи, виділить напівжирним шрифтом заголовки й ряд термінів у тексті. От перелік цих фрагментів:

3.4 Документи і їхня роль у правовій

інформатиці

3.4.1 Поняття документа. Види документів

і їхня інформаційна значимість

documentum (доказ)

письмові акти

технічних засобів фіксації, зберігання й передачі правової інформації

фото-, кіно-, відео-, фоно- і інші документи

машинні документи

перфокарти, перфострічки, магнітні стрічки й диски, оптичні диски й ін.

документ - це завжди матеріальний об'єкт

інформаційні властивості

спосіб вираження й фіксації інформації і її матеріальний носій

2.2.3 Оформлення абзаців

Три рядки заголовків відцентруйте за допомогою кнопки панелі інструментів Форматування.

В інших абзацах – абзацах основного тексту – треба встановити вирівнювання по ширині й призначити “червоний” рядок, тобто відступ. Виділить всі ці абзаци. Кнопкою на панелі інструментів установіть вирівнювання по ширині. Щоб призначити “червоний” рядок, викличте вікно властивостей абзаців командою ФорматÞАбзац й у списку Перший рядок виберіть варіант Відступ.

Тепер змінимо міжрядковий інтервал. Виділить весь текст, виберіть команду ФорматÞАбзац й у списку Міжрядковий укажіть варіант Полуторний.

Зверніть увагу, що для вибору “червоного” рядка й міжрядкового інтервалу команду ФорматÞАбзац довелося виконувати два рази – оскільки треба було виділяти різні фрагменти тексту.

2.2.4 Розміщення переносів

У документах з великою кількістю однорідних абзаців для економії простору аркуша часто включається перенос слів. Цей параметр діє на весь документ, і для його установки виділяти текст не треба.

Щоб включити перенос, виберіть команду СервісÞМоваÞРозміщення переносів і поставте прапорець Автоматичне розміщення переносів. Закрийте діалогове вікно кнопкою OK і зверніть увагу на те, що з правого краю тексту з'явилися дефіси – там, де Word автоматично зробив у словах переноси.

2.2.5 Виноски

Подивиться на зразок документа в додатку Б.2 до цієї роботи. На першій сторінці є три виноски. В основному тексті номера виносок виглядають як надрядкові індекси. Текст виносок набраний унизу аркуша, під розділовою горизонтальною рисою. Це – звичайні виноски. Ще бувають кінцеві виноски, текст яких набирається наприкінці документа. У вашому документі всі три виноски звичайні.

Першу виноску зробіть так:

а) поставте курсор у першому абзаці після слова паперу, перед крапкою, тобто, саме в тому місці, де повинен бути надрядковий індекс із номером виноски;

б) виберіть команду ВставкаÞВиноска; з'явиться діалогове вікно, як показано на рис. 2.1; нехай залишаться параметри за замовчуванням – Звичайна виноска, нумерація Автоматична; натисніть кнопку OK;

в) Word створить розділову рису внизу сторінки й помістить курсор у те місце, де ви повинні набрати текст виноски; наберіть (після тексту [Enter] натискати не треба!):

Павленко Ф. Енциклопедичний словник. СПБ., 1913; Тлумачний словник живої великоросійської мови. Т.1. М., 1956, с 17.

г) для того, щоб вийти з виноски, просто клацніть де-небудь в області основного тексту.

Рисунок 2.1 - Діалогове вікно команди ВставкаÞВиноска

Аналогічним образом додайте ще дві виноски. Зверніть увагу, що Word нумерує виноски автоматично.

Виноска 2 наприкінці другого абзацу, після слова значення й лапок:

Велика радянська енциклопедія. Т. 7. М, 1952. с. 5.

Виноска 3 наприкінці четвертого абзацу, після слова значення й лапок:

Тлумачний словник з інформатики. М., 1991, с. 89.

2.2.6 Колонтитули

Колонтитул - це текст й/або малюнок, що друкується внизу або вгорі кожної сторінки документа. Залежно від місця розташування (на верхньому або на нижньому полі сторінки) колонтитули бувають верхніми й нижніми. Приклад колонтитулів - це номера сторінок.

Допускається створення унікального колонтитулу для першої сторінки документа або взагалі убрати верхній й/або нижній колонтитул з першої сторінки. Можна також створювати колонтитули, що відрізняються, для парних і непарних сторінок документа.

У вашому документі верхнім колонтитулом повинен бути рядок:

Розділ 3 Комп'ютеризація правових завдань

Цей рядок потрібно набрати шрифтом Times New Roman, 11 пунктів, і вирівняти по правому краю. Зробіть верхній колонтитул:

а) виберіть команду ВидÞКолонтитули; ви перейдете в режим редагування колонтитулів, за замовчуванням - в область верхнього колонтитула;

б) установіть шрифт Times New Roman, 11 пунктів;

в) наберіть текст колонтитула;

г) вирівняйте колонтитул по правому краю;

д) вийдіть із режиму редагування колонтитулів, двічі клацнувши в області основного тексту;

е) у режимі попереднього перегляду переконайтеся, що верхній колонтитул з'явився на обох сторінках.

Нижнім колонтитулом у вашому документі будуть номери сторінок. Word може створити їх автоматично. Виберіть команду ВставкаÞНомера сторінок, укажіть розташування номерів Унизу сторінки, Від центра, прапорець Номер на першій сторінці повинен бути включений. Після натискання кнопки OK переконайтеся, що номера сторінок дійсно з'явилися.

2.2.7 Малюнок Microsoft Draw

Наприкінці документу є малюнок. Він складається з написів у прямокутних рамках, які з'єднані стрілками. Подібний малюнок можна зробити в будь-якому графічному редакторі й потім перенести в Word за допомогою буфера обміну. Можна також скористатися вбудованим в Word простим графічним редактором – програмою Microsoft Draw.

Перед останнім абзацом тексту наберіть й відцентруйте рядки, розділивши їх порожнім рядком:

Життєвий цикл документу

Рисунок 3.1 - Життєвий цикл документу

Перший із цих рядків (заголовок малюнка) оформить шрифтом Arial, 12 пунктів, напівжирний. Другий рядок (підпис під малюнком) – шрифтом Times New Roman, 9 пунктів, напівжирний.

Тепер поставте курсор у порожній рядок між цими двома написами, тобто туди, де повинен бути малюнок. Виберіть команду ВставкаÞОб'єктÞМалюнок Microsoft Word. Буде запущена програма Microsoft Draw. Поки вона працює, документ Word не видно. Малюнок треба робити за допомогою інструментів панелі Малювання, як показано на рис. 2.2. Коли малюнок буде готов, для повернення в Word треба вибрати команду ФайлÞЗакрити й повернутися.

Рисунок 2.2 - Малюнок, який створено в Microsoft Draw

Перший напис у рамці створіть у такий спосіб:

а) виберіть на панелі Малювання інструмент Напис (кнопка );

б) намалюйте прямокутник; усередині прямокутника з'явиться курсор;

в) установіть шрифт Arial, 10 пунктів, напівжирний;

г) наберіть текст напису – слово Поширення;

д) відцентруйте набраний рядок;

е) мишею за кутовий маркер (квадратик на куті рамки) підберіть розмір рамки, так, щоб слово було видно цілком;

ж) виберіть команду ФорматÞНапис й у діалоговому вікні із властивостями напису на закладці Обтікання встановите варіант Немає.

Аналогічним образом зробіть ще 6 написів. Потім розташуйте їх так, щоб було зручно з'єднувати рамки стрілками.

З'єднайте написи Поширення й Редагування подвійною стрілкою:

а) виберіть на панелі Малювання інструмент Стрілка (кнопка );

б) намалюйте стрілку;

в) виберіть команду ФорматÞАвтофігура й на закладці Обтікання встановите варіант Немає;

г) на панелі Малювання натисніть кнопку Вид стрілки ( ) і виберіть подвійну стрілку.

Тепер намалюйте прямі стрілки, що залишилися. Не забудьте відключати у стрілок обтікання текстом, інакше малюнок може розділитися на кілька частин. У будь-який момент ви можете перетягнути початок або кінець стрілки за відповідний маркер розміру.

Залишилося намалювати дугоподібну подвійну стрілку. Послідовність дій наступна:

а) на панелі Малювання виберіть команду АвтофігураÞЛініїÞКрива;

б) клацніть лівою кнопкою в місці, де повинен бути початок стрілки;

в) клацніть лівою кнопкою у двох-трьох місцях вигину дугоподібної стрілки;

г) у позиції, де повинен бути кінець стрілки, клацніть мишею двічі;

д) на панелі Малювання натисніть кнопку Вид стрілки ( ) і виберіть подвійну стрілку.

Коли малюнок буде готовий, треба настроїти його розмір і потім повернутися в документ. Для цього:

а) знайдіть панель інструментів Зміна малюнка (), якщо її немає, то включить цю панель командою ВидÞПанелі інструментівÞЗміна малюнка;

б) на панелі інструментів Зміна малюнка натисніть кнопку Відновити границі малюнка;

в) на панелі інструментів Зміна малюнка натисніть кнопку Закрити малюнок (або виберіть команду ФайлÞЗакрити й повернутися);

г) у документі Word відцентруйте малюнок.

2.3 Завдання на підготовку до лабораторної роботи

2.3.1 У режимі попереднього перегляду порівняйте документ зі зразком. Знайдені розходження усуньте. Збережіть документ.

2.3.2 Перевірте, що вище заголовка малюнка й нижче його підпису є по одному порожньому рядку. Якщо немає, додайте їх.

2.3.3 Змініть форматування абзаців основного тексту, встановивши параметри:

Вирівнювання: по лівому краю, Міжрядковий інтервал: одинарний

Перший рядок: Немає ,  Інтервал після: 12 пунктів

У режимі попереднього перегляду подивіться, як тепер виглядає документ.

2.3.4 Вирівняйте верхній колонтитул по лівому краю й оформіть його курсивом.

2.3.5 Виділите три рядки заголовка й командою ФорматÞРегістрÞВСІ ПРОПИСНІ перетворіть текст заголовків у верхній регістр.

2.4 Варіанти завдань

Підготувати текст, що описує географічне положення країни (міста) з попереднього завдання лабораторної роботи №1 з розділу 1.4.

Навести ряд прикладів висловлень відомих людей з характеристикою цієї країни (наприклад, вірш), які позначені посиланням на першоджерело.

Оформити зв'язок столиці з основними містами країни або показати напрямки авіаліній в інші країни у вигляді схеми. Додати колонтитули у вигляді намальованого орнаменту з відповідним розташуванням по рядку.

2.5 Контрольні запитання

2.5.1 Як вставити номера сторінок?

2.5.2 Що називається колонтитулом?

2.5.3 Як задаються різні колонтитули для парних і непарних сторінок?

2.5.4 Як створити колонтитул?

2.5.5 Як виконується вирівнювання тексту?

2.5.6 Як можна перевірити неправильно записані слова?

2.5.7 Як підібрати синоніми слова?

2.5.8 Для чого використовуються „примітки”? Типи приміток.

3. Лабораторна робота № 3. Документ “Бланк заяви”

3.1 Мета роботи

Потрібно підготувати бланк заяви (див. додаток Б.3). У бланку є деякий текст і поля, позначені підкресленням. Ці поля будуть згодом заповнюватися від руки. Під кожним полем дрібним шрифтом надруковане пояснення.

При підготовці бланка заяви буде потрібно використати наступні засоби Word:

кнопки панелі інструментів для вирівнювання абзаців;

кнопки оформлення напівжирним і похилим шрифтом;

команду установки властивості шрифту “верхній індекс”;

лінійку для настроювання відступу абзаців.

3.2 Загальні відомості

3.2.1 Оформлення шапки заяви

Нижче докладно описаний процес оформлення шапки заяви. Аналогічні операції потрібно буде застосувати для оформлення частини документа, що залишилася.

1. Установіть в порожньому документі поля розміром по 2 см з кожної сторони (команда ФайлÞПараметри сторінки). Установіть шрифт Times New Roman, розмір 13 пт.

2. Наберіть перший рядок документа:

В ______________ районний (міський)

Шапка заяви складається з 8 однорядкових абзаців (окремими рядками вважаються порожні поля з підкресленням і поясненням під ними). Всі рядки вирівняні по лівому краю й у всіх однаковий відступ – приблизно 8,5 см від лівого поля аркуша.

Для настроювання відступу абзацу зручно користуватися Лінійкою. Якщо у вікні Word лінійки немає, то включіть її командою ВидÞЛінійка. Знайдіть на лінійці движок для регулювання лівого відступу, як показано на рис. 3.1.

Рисунок 3.1 – Вид лінійки полів на сторінці листа Word

Для першого абзацу встановіть Відступ ліворуч рівним 8,5 см. Якщо абзац розривається на два рядки, то зробіть відступ менше, якщо ж, навпаки, до правого поля залишилося занадто багато місця - зробіть відступ більше.

3. Наприкінці першого абзацу натисніть [Enter]. Так ви зробите новий абзац, параметри якого, у тому числі й відступ, будуть скопійовані з поточного абзацу. Наберіть 7 рядків шапки заяви, що залишилися.народни

Щоб підібрати потрібну довжину підкреслення, додавайте символи підкреслення по одному, поки Word не почне переносити абзац на наступний рядок. Як тільки відбудеться перенос, видалите один або два останніх підкреслення клавішею [Backspace]. У такий спосіб ви зможете підібрати потрібну довжину підкреслення. Набрана вами шапка заяви повинна виглядати так (ліворуч у квадратних дужках наведені номери рядків, щоб на них можна було посилатися в подальшому описі):

4. Рядки [1], [2], [3], [4] й [6] виділить похилим шрифтом (курсивом).

5. Рядки [5] й [8] за допомогою команди ФорматÞШрифт оформіть верхнім індексом. Символи з такою властивістю піднімаються над базовою лінією й виглядають “притиснутими” до попереднього рядка.

6. Виділить всі 8 рядків і командою ФорматÞАбзац установіть міжрядковий інтервал Полуторний. Ви побачите, що рядки з верхнім індексом відділені від попередніх рядків більшими проміжками. Тому для рядка [4] і рядка [7] встановіть міжрядковий інтервал Одинарний.

7. Рядки [5] й [8] вирівняйте по центру. Зверніть увагу, що Word виконує вирівнювання не по центру аркуша, а в межах області, відокремленої відступами абзацу.

3.2.2 Оформлення частини документа, що залишилася

Після оформленої шапки додайте 3 порожніх абзаци. У них задайте відступ ліворуч рівним 0 см (це значення за замовчуванням).

Наберіть й відформатуйте частину документа, що залишилася. При оформленні пояснень до полів і підборі довжини підкреслення застосовуйте ті ж способи, що й при оформленні шапки заяви.

Зверніть увагу на наступні особливості документу:

а) назва заяви оформлена напівжирним шрифтом й відцентрована;

б) до частини “Додаток:” всі абзаци - однорядкові, а в додатку окремими абзацами є пронумеровані пункти;

в) в усьому документі інтервал полуторний, а в рядках, оформлених верхнім індексом, інтервал одинарний;

г) у випадку, коли пояснення полів не треба центрувати, а потрібно тільки відсунути, користуйтеся лінійкою для настроювання абзацного відступу.

Після оформлення документу порівняйте його зі зразком у режимі попереднього перегляду. Знайдені розходження усуньте. Збережіть документ.

3.3 Завдання

Підготувати бланк “Заяви”. Тематику бланка вибрати самостійно.

3.4 Контрольні запитання

3.4.1 З яких частин складається бланк “Заяви”?

3.4.2 Як оформлюються підрядкові написи, їхнє призначення?

3.4.3 Навіщо створюються рядки з підкресленням й як забезпечується необхідна довжина рядка?

3.4.4 Як створюється шапка заяви?

3.4.5 Як встановити міжрядкові інтервали?

3.4.6 Як вибираються розміри шрифту?

4. Лабораторна робота № 4. Документ “Рекламний лист”

документ редактор текст оформлення

4.1 Мета роботи

У цій роботі описується створення документа зі складним оформленням - рекламного листа (див. додаток Б.5). Основний текст документа розбитий на два стовпчики. Текст у верхній і нижній частині сторінки оформлений в один стовпчик. У документі є 4 зображення й 2 графічних об'єкти (написи).

4.2 Загальні відомості

4.2.1 Оформлення тексту

При оформленні рекламного листа зручніше спочатку відформатувати текст, а потім перейти до додавання малюнків.

1. Використання файлу-заготівки.

Створіть новий документ (команда ФайлÞСтворити). У порожній документ додайте текст із додатка Б.4 і займіться оформленням документа. Нижче описано, які команди форматування й у якому порядку зручніше застосовувати для оформлення рекламного листа.

Установіть поля по 1,5 см з кожної сторони (команда ФайлÞПараметри сторінки).

Усуньте орфографічні помилки. Якщо назва TeachPro позначається як помилкове слово (виходить, слова немає в словнику Word), то виключіть його з перевірки.

2. Оформлення шапки й заключної частини документу.

Відокремте шапку документу від основного тексту, що буде оформлений у два стовпчики, двома порожніми рядками. Аналогічно, двома порожніми рядками відокремте від основного тексту весь текст у нижній частині документу, починаючи від абзацу “Пропозиції по співробітництву”.

Оформіть шапку, підібравши потрібні шрифти й вирівнювання (заголовок - напівжирний, розмір - 18 пт, вирівнювання - по центру; підзаголовок - курсив, 11 пт, по центру). Перелік продуктів відформатуйте як нумерований список (шрифт - напівжирний, 11 пт).

У нижній частині документу використайте курсивний шрифт, 11 пт. Для адрес і телефонів - напівжирний шрифт, 10 пт.

3. Оформлення основного тексту.

Основний текст треба розбити на два стовпчики. Виділить його й виберіть команду ФорматÞСтовпчики. У діалоговому вікні виберіть варіант “два стовпчики” і задайте проміжок між колонками 1,0 см.

Установіть в основному тексті шрифт Times New Roman, розмір 8 пт.

Вирівняйте абзаци основного тексту по ширині. Включіть в документі перенос слів (команда СервісÞМоваÞРозміщення переносів).

Зауваження: перевірте, чим відрізняються режими відображення ВидÞЗвичайний і ВидÞРозмітка сторінки. У режимі Розмітка сторінки документ у вікні Word більше схожий на друковану копію, хоча відображається повільніше, ніж у режимі Звичайний. Для подальшої роботи встановите режим Розмітка сторінки й задайте масштаб По ширині сторінки.

Для заголовків в основному тексті (наприклад, “Методика навчання” й “Режими проведення занять”) використайте напівжирний курсив, 11 пт. У цих заголовків командою ФорматÞАбзац задайте Інтервал перед рівним 3 пт.

Підзаголовки пунктів (наприклад, “Безперервний” й “Покроковий”) оформіть шрифтом 10 пт, курсив, підкреслений.

Якщо підзаголовок “Контрольний” перейшов у перший стовпчик, то треба спеціально зафіксувати його як початковий рядок другого стовпчика. Для цього перед абзацом треба вставити розрив стовпчика наступним чином:

а) поставте курсор перед буквою “ДО” у підзаголовку “Контрольний”;

Страницы: 1, 2, 3