Реферат: Word 9x

Приемы работы в диалоговом окне Изменение нумерованного списка, примерно те же, что и в диалоговом окне Изменение маркированного списка, но  есть несколько важных отличий. Здесь можно ввести любой формат списка,  например Глава 1, Раздел 1 или даже 1, чтобы читатель мог отметить пункты  списка. Выберите стиль из раскрывающегося списка нумерация. Введите начальный номер, если он отличен от «1». Для изменения положения номера перед  текстом щелкните на раскрывающемся списке Положение номера и выберите  один из пунктов По левому краю, По центру или По правому краю. Сохраните изменения и вернитесь в документ щелчком на кнопке OK.

Для удаления нумерации или маркировки выберите нумерованный или маркированный список и щелкните на кнопке Маркеры или Нумерация на панели Форматирование.

Существует много знаков, используемых в деловых документах, но отсутствующих на клавишах стандартной клавиатуры. Часто их заменяют комбинацией  символов, например используют (с) для значка авторского права (Copyright). Word 97 позволяет вводить специальные символы либо комбинацией клавиш,  либо с помощью команды Вставка ► Символ.

Дайте команду Вставка ► Символ – откроется таблица символов. Выберите нужный символ из символов шрифта или из набора специальных  символов и щелкните на кнопке Вставить. Если символ применяется неоднократно, скопируйте его и вставьте в остальные места. Для ввода специальных  символов и значков типа ©, ™ и ® можно применять и метод автозамены. Для внесения символа в список автозамены выберите его и щелкните на кнопке  Автозамена или дайте команду Сервис ► Автозамена. Введите строку, которая  будет автоматически заменяться нужным символом, например, строку (р) для  символа ¶. Убедитесь, что эта строка не используется в других ситуациях, так  как она всегда будет заменяться при вводе специальным символом.

Word 97 предоставляет 17 форматов,  которые можно использовать при вставке в документ текущей даты и времени,  поэтому скорее всего среди них найдется подходящий. Дайте команду  Вставка ► Дата и время – откроется  диалоговое окно Дата и время. Выберите формат из списка. Для автоматического обновления поля текущей  даты и времени при открытии документа установите флажок Обновлять  автоматически. При этом дата и время  вставляются как поле, а не как текст. Поле представляет собой шаблон для  размещения текущей даты. Не используйте эту возможность, если дата на документе используется как характеристика самого документа. Поле Дата и время  наиболее полезно, когда документ представляет собой черновик. Оно в этом  случае содержит дату последнего редактирования. Эту возможность полезно  использовать и в рассылаемых по почте напоминаниях, которые всегда должны  быть снабжены текущей датой. Поле Дата и время обновляется при печати  документа или при щелчке на поле правой кнопкой мыши и выборе из контекстного меню пункта Обновить поле. Измененные дата и время отображаются и  обновляются и при переходе в Режим разметки.

Проверка и замена текста.

При создании документа в Word иногда нужно использовать текст другого  документа или исправить однотипные повторяющиеся ошибки. В программе Word 97 есть несколько возможностей проверки и замены текста, в том числе  проверки грамматики. Средство Тезаурус поможет найти наиболее подходящий  вариант слова или фразы.

Средство Автотекст – это своеобразная черта программы Word, которая позволяет хранить отформатированный текст и графику вплоть до нескольких абзацев длиной и вставлять их нажатием пары клавиш.

Для создания записи автотекста выделите текст, который будет сохранен таким образом. Чтобы запомнить и шрифтовое оформление текста, щелкните на кнопке Непечатаемые символы и убедитесь, что выбранный фрагмент включает и их. Дайте команду Вставка ► Автотекст ► Создать. Укажите имя записи, короткое и понятное. Для вставки автотекста в документ введите имя записи и нажмите клавишу FЗ.

Word предлагает несколько готовых вариантов автотекста,  которые можно применять через команду Вставка ► Автотекст. Выберите нужную категорию и в ней запись, которую надо подставить в документ. Для частой работы с  автотекстом откройте панель Автотекст командой Вид ► Панели инструментов ► Автотекст. Раскрывающееся меню Все  элементы совпадает с тем, которое появляется в случае  команды Вставка ► Автотекст.

Внести повторяющиеся изменения в большие документы проще всего с помощью  команд Найти и Заменить. Команда Найти находит текстовую строку, а команда  Заменить подставляет вместо нее новый текст.

Для поиска слова или фразы щелкните на кнопке Выбор объекта перехода и  выберите пункт Найти. В открывшемся диалоговом окне Найти и заменить  щелкните на кнопке Больше, чтобы увидеть все доступные параметры  диалогового окна.

Введите в поле Найти текст, который надо найти. Осуществлять поиск можно  по всему документу (Везде). Для ускорения поиска задайте его направление  (Назад или Вперед). Поиск по словам можно вести с учетом регистра. Для этого  воспользуйтесь флажком Учитывать регистр.

При поиске программа Word ищет все вхождения текстовой строки, а не только  целые слова. Например, при поиске строки стол, обнаружатся слова столица,  Столыпин, застолье и столетний, если не установлен флажок Только слово целиком. Подстановочные символы заменяют собой другие символы. Если ввести в  поле поиска ц*, то обнаружатся все слова, которые начинаются на «ц»; сочетание *ость представит все слова, оканчивающиеся на «ость». Параметры текста, форматированного определенным образом, можно задать с помощью  меню, открывающегося при щелчке на кнопке Формат. Для поиска особых  кодов, например символов конца абзаца или разрыва колонки, применяют  кнопку Специальный.

После указания параметров поиска щелкните на кнопке Найти далее, чтобы  определить первое вхождение строки. Теперь диалоговое окно можно закрыть  и использовать для перевода к предыдущему или следующему вхождению  строки поиска синие стрелки в нижней части вертикальной полосы прокрутки.

Для замены текста откройте диалоговое окно Найти и заменить, а в нем – вкладку Заменить. В поле Найти введите искомый текст, а в поле Заменить на – заменяющий его текст. Для выборочной замены щелкните на кнопке Найти далее, а  затем на кнопке Заменить. Кнопка Заменить все служит для сплошной замены  по всему документу. По окончании операции откроется диалоговое окно с сообщением о числе замен.

В диалоговом окне Найти и заменить есть вкладка Перейти для поиска особых  видов текста или таких объектов, как станица, сноска или рисунок. Откройте  вкладку Перейти, выберите тип текста или объекта перехода и введите его номер.  Вкладка Перейти особенно удобна в больших документах, когда необходимо  пересмотреть все вхождения определенного типа текста.

Программное обеспечение для проверки орфографии известно давно, но в Word 97 такая проверка особенно удобна. Слова, кажущиеся программе некорректными, подчеркиваются красной волнистой линией. Если щелкнуть на таком  слове правой кнопкой мыши, откроется список вариантов написания. Можно  щелкнуть на правильном слове или исправить ошибку вручную. Добавить новое правильное слово в словарь можно щелчком на пункте Добавить.

При проверке грамматики производится анализ естественного языка и структуры предложений. Word 97 легко находит возможные шибки предлагает  варианты изменения текста, которые сделают его грамматически правильным.

Для проверки грамматики щелкните правой кнопкой мыши на слове или фразе, подчеркнутой зеленой волнистой линией. Появится меню с несколькими  пунктами.

• Предлагаемые исправления.

• Игнорирование ошибки.

• Открытие диалогового окна Грамматика.

Сначала откройте диалоговое окно Грамматика, чтобы выяснить, почему  отмечен данный текст. Для получения информации о проблеме щелкните  на кнопке Помощник в левом нижнем углу диалогового окна.

Если предпочтительно отложить проверку орфографии и грамматики до окончания ввода и редактирования текста, автоматическую проверку можно отключить. Для этого дайте команду Сервис ► Параметры ► Правописание и отключите флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять  грамматику.

Для проверки документа щелкните на кнопке Правописание. Word просмотрит весь документ и остановится на неправильно написанных словах. Можно принять правку или игнорировать советы. Для возобновления  процесса щелкните на кнопке Следующее. Принять все предложенные исправления ли игнорировать их можно щелчком на кнопке Заменить все или Пропустить все. Для проверки только орфографии отключите флажок Грамматика.

В строке состояния есть индикатор Состояние проверки правописания. Крестик на значке означает, что в документе есть грамматически  сомнительные места. Галочка означает, что документ проверен и считается грамотным. Двойной щелчок на знаке с красным крестиком позволяет просмотреть отмеченные ошибки, хотя проще использовать для этого кнопку Правописание.

Тезаурус предлагает помощь  в подборе более содержательных или более точных синонимов для придания тексту  образности. Щелкните на слове, синоним которого ищете, и  дайте команду Сервис ► Язык ►  Тезаурус – откроется диалоговое окно 1езаурус. Дважды  щелкните на термине, для которого нужен синоним.

Щелкните на слове в списке Значения, которое лучше всего подойдет по смыслу  в качестве синонима. Двойной щелчок вызовет список слов, имеющих то же  или схожее значение. Введите в поле Замена синонимом новое слово для поиска  синонима к нему. Для выбора слов, для которых уже проводился поиск синонимов, откройте раскрывающийся список Синонимы для.

Печать документов.

Режим предварительного просмотра документа перед печатью дает возможность увидеть разбиение текста на страницы и обнаружить проблемы разметки,  из-за которых документ выглядит неудачно. Для открытия окна предварительного просмотра щелкните на кнопке Предварительный просмотр или дайте команду Файл ► Предварительный просмотр.

Word автоматически разбивает документ на страницы. Когда текст достигает  конца страницы, Word переходит на следующую страницу, вставляя мягкий разрыв страницы. Иногда нужен разрыв страницы после титульной страницы  или в начале нового раздела. Для вставки принудительного разрыва страницы  используют комбинацию клавиш CTRL + ENTER.

Если документ выглядит лучше в альбомной (горизонтальной) ориентации,  чем в книжной (вертикальной), измените ориентацию страницы в диалоговом  окне Параметры страницы. Дайте команду Файл ► Параметры страницы или щелкните дважды на серой части линейки – откроется диалоговое окно Параметры  страницы. Выберите вкладку Размер бумаги.

Для изменения размера бумаги откройте раскрывающийся список Размер бумаги  и задайте нужный размер. Можно выбрать стандартный размер бумаги или  произвольный размер для нестандартного бланка. В этом случае надо задать  высоту и ширину страницы с помощью счетчиков Ширина и Высота. Если размер страниц меняется только для части документа, установите курсор на первую страницу другого размера, откройте диалоговое окно Параметры страницы  и, установив новый размер, выберите в раскрывающемся списке Применить  пункт До конца документа. Для сохранения таких установок только для одной  страницы установите курсор после нее, восстановите исходный размер страницы  и выберите в раскрывающемся списке Применить пункт До конца документа.

После установки ориентации страницы и размера бумаги может понадобиться  создать титульную страницу документа. Один из простейших способов – ввести  текст, который надо разместить на титульной странице, а затем отцентрировать его по вертикали между верхним и нижним полями. Для этого расположите  курсор на титульной странице. Дайте команду Файл ► Параметры страницы  откройте вкладку Макет. На панели Вертикальное выравнивание есть раскрывающийся список из трех пунктов.

• Установка По верхнему краю задается по умолчанию. Строки начинаются от  верхнего поля.

• При установке По центру текст на странице располагается посредине между  верхним и нижним полем.

• При установке По высоте междустрочный интервал меняется так, что верхняя  строка располагается у верхнего поля, а нижняя строка – у нижнего.

По умолчанию в Word 97 поля (пустое пространство между текстом и краем  бумаги) равны 1 дюйму сверху и снизу и 1,25 дюйма с левой и правой стороны  страницы. Для изменения величины полей воспользуйтесь вкладкой Поля диалогового окна Параметры страницы.

Для установки размеров полей используйте счетчики Верхнее, Нижнее, Левое,  Правое. Минимальный шаг изменения полей при установке с помощью счетчика, составляет 0,1 дюйма. Чтобы задать более высокую точность, необходимо  ввести нужное значение в поле счетчика. Изменения полей отображаются на  панели предварительного просмотра Образец.

Поле Переплет позволяет добавить свободное пространство в документ. Если  переплет или сшивка отнимает полдюйма, установка значения 0,5 дюйма в  счетчике Переплет увеличит поле на стороне документа, используемой при брошюровке.

Зеркальные поля форматируются так, чтобы при печати на двух сторонах листа  внешние и внутренние поля страниц, образующих разворот, имели одинаковую  ширину. В этом случае поле Снаружи влияет на левое поле левых страниц и  правое поле правых страниц. Поля, находящиеся Внутри, – это правое поле на  левой странице и левое поле на правой странице.

По умолчанию в поле Применить установлено значение Ко всему документу.  Однако можно изменить размеры полей от курсора до конца документа, если  в раскрывающемся списке Применить выбрать значение До конца документа.

В режиме просмотра и режиме разметки можно изменить размеры полей с помощью горизонтальной и вертикальной линеек. Установите курсор на линию поля на линейке, и он примет форму двунаправленной стрелки. Если нажать кнопку мыши, через документ пройдет пунктирная линия, показывающая положение поля. Протянув эту линию в нужном направлении, установке требуемый размер.

Если щелкнуть на кнопке Печать, расположенной на панели инструментов, Word воспользуется текущими установками принтера. На принтер  отправляется одна копия документа. Для изменения установок принтера дайте  команду Файл ► Печать – откроется диалоговое окно Печать.

В диалоговом окне Печать доступны следующие функции.

• Выбрать другой принтер.

• Распечатать определенные страницы документа: текущую страницу,  диапазон  страниц, выделенный текст.

• Распечатать сведения о документе (кто и когда его создал, сколько в нем  слов, символов и так далее) или другую информацию, например элементы  автотекста.

• Вывести на печать: только четные страницы, только нечетные или и те и  другие.

• Задать число копий и раскладку копий по страницам (последовательно печатаются либо копии целиком, либо все экземпляры каждой страницы).

• Осуществить печать в файл для последующей распечатки документа на  другом принтере.

Установив параметры печати, щелкните на кнопке OK, чтобы отправить документ на печать.

Печать конвертов и почтовых наклеек облегчает подготовку документов для  почтовой рассылки.

При написании письма введите в адресную часть имя и адрес, которые необходимо разместить на конверте. Дайте команду Сервис ► Конверты и наклейки и  откройте вкладку Конверты.

Введенные имя и адрес должны появиться на панели Адрес получателя. Если  этого не произошло, скопируйте имя и адрес в буфер обмена, снова откройте  диалоговое окно Конверты и наклейки и вставьте адрес с помощью комбинации  клавиш CTRL + V или SHIFT + INSERT. Укажите, надо ли печатать обратный адрес.

Щелкните на кнопке Параметры – откроется диалоговое окно Параметры конверта. На вкладке Параметры конверта установите размер конверта, место расположения адреса и применяемый шрифт. На вкладке Параметры печати установите способ печати (как и откуда подаются конверты). Для отправки конверта  на печать щелкните на кнопке OK. Кнопка Добавить позволяет добавить страницу-конверт в документ.

Вкладка Наклейки позволяет напечатать отдельную наклейку или целую страницу наклеек. Подробнее о создании наклеек для разных адресатов будет рассказано позже. Откройте вкладку Наклейки диалогового окна Конверты и наклейки  (Сервис ► Конверты и наклейки).

Выберите печать полной страницы одинаковых наклеек или отдельной наклейки  Можно также указать строку и столбец печати, чтобы воспользоваться частично  израсходованным листом наклеек. Чтобы напечатать страницу наклеек с обратным адресом, установите флажок Обратный адрес. По умолчанию предлагается  наклейка стандарта «Avery 2160 Mini». Щелкнув на кнопке Параметры, можно  выбрать другой формат наклейки.

В раскрывающихся списках Сорт и Тип выбирается используемый тип наклеек.  Щелкните на кнопке Настройка, чтобы увидеть реальный размер и разметку  выбранной наклейки. Щелкнув на кнопке Создать, можно создать особый формат наклейки на основе выбранного в списке Тип. Щелчками на кнопках OK  вернитесь в диалоговое окно Конверты и наклейки.

Теперь наклейки можно распечатать. Если создаются наклейки для обратного  адреса или же наклейки, которые надо сохранить, щелкните на кнопке  Создать – наклейки будут вставлены в новый документ. Сохраните документ,  прежде чем печатать наклейки. В будущем для печати тих же наклеек можно  просто открыть и распечатать сохраненный документ.

Формат страницы.

Нумерация страниц облегчает работу с длинными документами. Программа Word 97 может провести автоматическую нумерацию страниц и подставить  колонтитулы, в том числе разные на четных и нечетных страницах. Можно  также настроить переносы слов и параметры перетекания текста, чтобы документ выглядел как можно лучше.

В Word 97 форматирование документов организовано по разделам. Раздел –  это часть документа, имеющая определенное число колонок и использующая  одинаковые значения полей, одинаковую ориентацию страниц, одинаковые  колонтитулы и последовательную нумерацию страниц. Word автоматически  вставляет конец раздела, когда:

• производится настройка колонок;

• изменяются параметры страницы, действующие до конца документа.

Концы разделов расставляются вручную при использовании страниц разного размера или разных колонтитулов в документе. Например, если необходим свой колонтитул в каждой главе, до создания колонтитулов вставьте концы разделов между главами. Для вставки конца раздела установите курсор в нужное место и дайте команду Вставка ► Разрыв. Укажите в диалоговом окне Разрыв, откуда начнется новый раздел: со следующей страницы, со следующей четной страницы, со следующей нечетной страницы или же прямо с текущей страницы.

Конец раздела можно увидеть в обычном режиме или в режиме структуры. Он  представляет собой пунктирную линию со словами «Разрыв раздела». Для  удаления конца раздела переключитесь в обычный режим или режим структуры,  выберите линию разрыва, поместив курсор слева от нее, и нажмите клавишу  DELETE.

Независимо от того, вставлены ли концы разделов, документ может содержать  нумерацию страниц. Дайте команду Вставка ► Номера страниц – откроется диалоговое окно Номера страниц. В этом окне настраиваются четыре параметра.

• Положение указывает место печати номеров – Вверху страницы или Внизу  страницы.

• Список Выравнивание задает выравнивание номеров Слева, Справа, От центра,  Внутри, Снаружи. Типы выравнивания «Внутри» и «Снаружи» используются,  когда в диалоговом окне Параметры страницы установлен флажок Зеркальные поля.

• Флажок Номер на первой странице указывает, нужен ли номер на первой  странице.

• Кнопка Формат позволяет открыть диалоговое окно Формат номера страницы.

Диалоговое окно Формат номера страницы позволяет выбрать формат номеров страниц, например «А, В, С» или «1,2,3», и связать, если необходимо, с номерами страниц номера глав. Если установить флажок Включить номер главы – номер главы будет добавлен к номеру страницы, например 1-1. Если надо начать нумерацию страниц не с единицы, введите нужный номер в счетчик Начать с. После установки параметров щелкните на кнопке OK для возврата в диалоговое окно Номера страниц. Для вставки нумерации страниц щелкните на кнопке OK еще раз. Увидеть номера страниц можно в режиме предварительного просмотра или в режиме разметки.

Если документ содержит несколько глав, можно для каждой из них задать  свою нумерацию. Поместите курсор на первую страницу документа (в начало  первой главы) и добавьте нумерацию страниц. Затем передвиньте курсор на  первую страницу второй главы и снова дайте команду Вставка ► Номера страниц. Щелкните на кнопке Формат и задайте нужный тип нумерации страниц.  Чтобы продолжить нумерацию страниц, установите соответствующий переключатель в диалоговом окне Формат номера страницы. Повторите эти действия для  всех глав. Для удаления нумерации страниц отредактируйте колонтитул,  содержащий номер страницы.

Кроме номеров страниц, на каждой странице может понадобиться другая постоянная информация, такая как название главы, указание автора или организации,  в которой создан документ. Для размещения такой информации используются  верхний и нижний колонтитулы, которые располагаются в верхнем или нижнем поле страницы. Для выставки колонтитула дайте команду Вид ► Колонтитулы.  Текст документа «пригаснет», а в верхней части документа включится область  колонтитула. Откроется и панель инструментов Колонтитулы.

Введите текст в колонтитул. При создании и редактировании колонтитулов  пользуйтесь кнопками панели Колонтитулы.

Порядок действий при создании любого колонтитула один и тот же. Перейдите в область колонтитула, который надо добавить или отредактировать. Для  перемещения между колонтитулами в разделе документа пользуйтесь кнопками  Верхний/нижний колонтитул и Переход к предыдущему/к следующему.

Чтобы отключить колонтитулы на первой странице или разместить разные колонтитулы на четных и нечетных страницах, щелкните на кнопке Параметры страницы на панели Колонтитулы и выберите нужную установку на вкладке Макет.

Для создания разных колонтитулов на первой и последующих страницах установите флажок Различать колонтитулы первой страницы. Word расположит на  первой странице другой колонтитул. Оставьте его пустым. Если же нужны разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, установите соответствующий флажок в диалоговом окне Параметры страницы. Введите текст в первый  колонтитул и щелкните на кнопке Переход к следующему на панели Колонтитулы,  после чего введите текст колонтитула противоположной страницы.

Для просмотра колонтитулов можно использовать режим предварительного  просмотра или режим разметки.

Перед печатью окончательной версии документа необходимо освободиться от  «оторванных» слов, неаккуратных строк и разрывов страниц, а также лишних  пробелов, которые ухудшают внешний вид документа. Существует три способа  устранения подобных дефектов.

• Если строка заканчивается слишком рано, из-за того что длинное слово  перешло на следующую строку, используйте перенос слов.

• Если в документе слова, которые должны стоять рядом, попали на разные  строки, используйте неразрывный пробел.

• Если абзацы или строки абзаца, которые должны располагаться рядом,  попали на разные страницы, воспользуйтесь запретом разрыва страницы  между абзацами или внутри абзаца.

Страницы: 1, 2, 3