Реферат: ВТ в управлении производством

С рассылочными списками и newsgroups, не только клиенты имеют выбор получения глобальной информации проблемного или коммерческого характера, но и сами фирмы могут также поддерживать свои собственные рассылочные списки в сочетании с newsgroups. Таким образом, они могут находиться в состоянии постоянного контакта с клиентами, регистрировать их обращения и проводить опросы.

Например, некоторые крупные издания, типа Houston Chronicle, The Village Voice, the New York Times and The Economist, проводят опросы своих читателей, используя данный вид сервиса Интернет. Компании могут также получать информацию от экспертов, адреса которых внесены в специальный географический информационный рассылочный список.

Предприниматели могут присоединяться к рассылочным спискам, с тем, чтобы быть постоянно в курсе обсуждаемых вопросов, относящихся к их сфере деятельности. Например, имеются списки, связанные с темами передачи технологии, исследования японской деловой практики, нефтегазовой промышленности, которая включает ежедневную регистрацию цен на нефть, что весьма актуально для финансовых компаний при принятии инвестиционных решений. Технология newsgroups еще более эффективна, чем рассылочные списки и может поддерживать большее количество участников. В то время как копия сообщения посылается каждому абоненту списка, сообщения для newsgroups посылаются каждой машине, которая подпишется к newsgroups. Таким образом, большее количество людей в newsgroups может читать ту же самую копию статьи или сообщения. В настоящее время сеть USENET имеет больше чем 2,000 newsgroups и более двух миллионов пользователей. Имеются newsgroups, ориентированные на операционные системы, объектом интереса других групп является прикладное программное обеспечение и т.п.

Поскольку Интернет присоединена к глобальной Матрице сетей, которая включает, среди прочих, CompuServe, MCI и Bitnet, предприниматели, имеют возможность доступа через e-mail более чем к 20 миллионам абонентов.

За определенную плату, службы типа ClariNet дают возможность пользователям находить и выбирать то, что их интересует среди традиционных телеграфных новостей, спортивных репортажей, аналитических обзоров, синдицированных информационных столбцов, деловых новостей, информационных бюллетеней и пр. В сущности, абонент ClariNet получает полностью приспособленную к его запросам газету.

1.5.5 Удаленный доступ

Электронная почта, объединенная с быстрыми интерактивными протоколами типа TELNET и протокола передачи файлов (FTP) позволяет предпринимателям продуктивно взаимодействовать через среду Интернет. FTP и TELNET предоставляют клиентам со своих машин разделенный доступ к ресурсам соответствующей удаленной машины в интерактивном режиме (on-line). FTP дает возможность пользователям соединиться с другими компьютерами и осуществить поиск в их каталогах публичного доступа, копирование заинтересовавшей их информации и размещения собственной корреспонденции. TELNET-протокол соединяет пользователей с удаленной машиной и предоставляет им разделенный доступ к ее программным ресурсам.

Посредством FTP и e-mail Интернет позволяет находящимся на значительном расстоянии бизнесменам, ученым, государственным и корпоративным служащим обмениваться проектами документов и комментариями и тем самым способствует быстрому принятию окончательных решений.

1.5.6 Основные клиенты

Это, конечно, прежде всего, крупные промышленные предприятия, включая разработчиков высоких технологий, фирмы - производители компьютеров и оргтехники, нефтяные компании, фармацевтические компании, предприятия здравоохранения, финансовые учреждения и банки. Рост объема передаваемой некоторыми из этих компаний информации превышает 100% в квартал. По данным National Science Foundation (NSF, США) такие фирмы как Xerox, Bell, LSI Logic имеют от четырех до шести с лишним тысяч компьютеров с постоянным выходом в Интернет.

Сказанное выше вовсе не означает, что только индустриальные гиганты могут использовать Интернет. Множество малых предприятий и частных предпринимателей пользуются услугами Интернет через недорогих посредников. В России таковыми посредниками, прежде всего, являются узлы Демос Плюс и уже упоминавшийся узел РЕЛКОМ, а в США имеется целый ряд посредников, например, Delphi или America Online.

Во второй половине 1993 года около ста ведущих журналов начали помещать в Интернет свои оглавления и наиболее существенные статьи и обзоры, а такой журнал как Bites and Bytes Online ежедневно публикует свою полную электронную версию в Интернет.

Само слово Интернет за последние два года стало символом. Более 54 торговых марок, содержащих слово Интернет, зарегистрировано в Службе Патентов и Торговых Марок США. К примеру, это торговые марки систем электронной обработки данных для финансовых служб, центров обучения и консультаций и компьютерных коммуникаций.

Крупнейшие финансовые институты, такие как J.P.Morgan & Co., Lehman Brothers, Pane Webber, а также Federal Reserve Board (США) используют Интернет. По данным упоминавшегося уже NSF, эти компании в настоящее время получают из Интернет объемы информации, в десятки раз превышающие посылаемые в Интернет ими самими. Это дает основание предполагать, что они используют Интернет для проведения своих собственных финансовых исследований.

1.5.7 Корпоративная логистика

Поскольку Интернет является постоянно действующей глобальной сетью, предприниматели, поставщики и клиенты имеют возможность эффективно общаться как в асинхронном режиме, используя e-mail, либо систему сетевых конференций, так и в режиме реального времени, учитывая, разумеется, разницу во временных поясах.

В ряде случаев Интернет даже создать виртуальные компании (virtual companies), сотрудники которых могут жить и работать в совершенно разных местах, общаясь через средства Интернет.

1.5.8 Конкуренция

Возможность располагать самой последней информацией о рынке и своих возможностях на нем исключительно важна для бизнесмена.

Интернет позволяет осуществить это с помощью так называемых discussion lists - дискуссионных групп, насчитывающих в настоящее время по оценкам экспертов порядка 3000. Некоторые из них посвящены вопросам маркетинга, бухгалтерского учета, public relations, использованию высоких технологий и материалов и вопросам контроля качества. Так, в настоящее время множество фирм используют Интернет в целях улучшения качества производства и обслуживания, находя в ряде случаев новые идеи и даже конкретные пути их реализации.

Стратегия поиска конкурентной информации в Интернет включает в себя следующие основные шаги:

Выбор удаленного севера, который содержит краткие аннотации по интересующей тематике и позволяет осуществлять поиск по ключевым словам. Примеры: NewsFlash в сети NewsNet, Dow Jones News/Retrieval.

Изучение аналитических инвестиционных обзоров по конкурентам.

Изучение пресс-релизов, публикуемых конкурентами.

Сравнительный анализ конкурентов и собственной компании по следующим показателям: курсы акций, доход, оборот и т.п.

Регулярное наблюдение за конкурентами и их продукцией.

Изучение тенденций в отрасли. Поиск возможных "белых пятен" и ниш.

Хранение и архивирование полученной информации на винчестере для дальнейшего использования.

1.5.9 Обратная связь и поддержка клиентов

Помимо всего прочего, Интернет может помочь клиентам и покупателям получать необходимые консультации и поддержку от фирм-производителей и сервисных служб в любое время дня и ночи.

Многие фирмы создают так называемые Bulletin Board Services (BBS) для пользователей, куда помещают ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, тем самым используя BBS как инструмент маркетинга. Например, Microsoft Corporation предоставляет своим клиентам базу знаний, содержащую анализ конкретных примеров использования продукции фирмы, практические советы, информацию о нововведениях и другие статьи о продукции фирмы Microsoft.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Использование вычислительной техники в Управлении международных связей ВГУЭС

 Будучи одним из наиболее компьютеризированных подразделений университета, Управление международных связей (далее УМС) наиболее интенсивно использует персональные компьютеры в своей работе. В таблице 2-1 приведено распределение парка вычислительных машин по отделам Управления.

Таблица 2-1.

Распределение парка вычислительных машин Управления

 В данной части анализируется текущее распределение парка вычислительной техники УМС исходя из задач отделов и целесообразность его замены и перераспределения.

Таблица 2-2

Оснащенность УМС периферийными устройствами

2.2 Основные направления использования вычислительной техники в УМС

 Вычислительная техника в УМС используется по следующим направлениям (первыми приведены основные направления использования):

Электронная почта

Электронная почта (email) используется в УМС для ведения деловой переписки с зарубежными партнерами и значительно сокращает время, необходимое для установления контактов, и средства, которые могли бы быть затрачены на международные телефонные переговоры или факсы. В Управлении также широко используются рассылочные листы (mailing lists), позволяющие своевременно отслеживать образовательные гранты. Кроме того, электронная почта является одним из средств передачи информации внутри отдела, если необходимо ознакомление с ней всех сотрудников отдела. Таким образом рассылается информация о предстоящих незапланированных собраниях, о прибытии иностранных делегаций и др.

Использование Интернет

Интернет является еще одним средством, используемым для отслеживания возможных грантов. Кроме того, он используется для получения информации о потенциальных международных партнерах университета. УМС также ответственно за поддержание домашней страницы, посвященной международному сотрудничеству ВГУЭС.

Протокольная работа

Компьютеры в УМС используются также для набора и распечатки необходимых в работе отдела документов и материалов.

2.3 Основные проблемы, связанные с компьютеризацией УМС

 В ходе анонимного опроса, проведенного среди сотрудников УМС, каждому сотруднику был задан следующий вопрос: “Каковы, по Вашему мнению, основные проблемы, связанные с компьютеризацией отдела?”. В результате был получен следующий список потенциальных проблем (в порядке убывания важности):

Острая нехватка алфавитно-цифровых печатающих устройств (принтеров).

Как видно из табл. 2-2, УМС оснащено всего лишь двумя принтерами, один из которых – матричный. Это существенно затрудняет работу в связи с необходимостью вести большие объемы протокольной работы и переписки. Кроме того, в случае неисправности лазерного принтера, работа по существу будет сорвана.

Плохая организация распределения времени работы на компьютерах, используемых одновременно несколькими сотрудниками.

Некоторые из компьютеров УМС используются одновременно несколькими сотрудниками, что оправдано, так как трое из них работают лишь половину рабочего дня. К сожалению, время их работы часто пересекается. Несмотря на то, что в обычные дни это не создает особых трудностей, во время приема иностранных делегаций (когда работы всегда много) это создает существенные неудобства.

Медленное соединение с сетью Интернет.

Управление международных связей ВГУЭС подключено к сети Интернет также, как и все остальные подразделения Университета. В связи с тем, что в последнее время наблюдался значительный рост количества подключенных к сети абонентов, скорость соединения резко упала.

Неудобная организация работы с локальной сетью.

УМС не подключен к общей внутренней сети университета и, следовательно, не имеет доступа ко многим ресурсам. Компьютеры Управления подключены только в свою локальную сеть, изолирующую их от сети университета. Кроме того, использование этой сети очень неудобно.

Устаревшая техника.

Из девяти используемых в Управлении компьютеров только три можно назвать современными. Один из этих компьютеров стоит у начальника Управления и практически используется только для набора текстов и проверки электронной почты, в то время как сотрудники, интенсивно использующие Интернет, вынуждены довольствоваться морально устаревшими 486 машинами.

2.4 Методы разрешения проблем

 В качестве метода для разрешения вышеперечисленных проблем был использован экспертный метод принятия и обоснования решений. При этом в качестве экспертов выступали студенты групп МН-95-03 и МН-95-02, каждый из которых получал список проблем, перечисленных в п. 2.3 и предлагал методы их решения. После этого список всех предложений компилировался и предоставлялся всем экспертам для ранжирования в порядке степени их пригодности в УМС (метод простой ранжировки). Каждый эксперт также предоставлял комментарии ко всем решениям.

 В таблице 2-3 представлены имена экспертов, в таблице 2-4 – обработанные результаты работы экспертов.

Таблица 2-3

Эксперты

Таблица 2-4

Предложенные решения по результатам ранжирования

2.5 Окончательные предложения

 С учетом предложений экспертов мною были предложены следующие меры по разрешению проблем.

Необходимо срочное обновление части парка компьютерной техники. В частности, подлежит немедленному списанию и замене 286 компьютер. При наличии достаточных средств рекомендуется постепенно, но в короткие сроки прекращать эксплуатацию 486х машин с заменой их на более современные компьютеры.

При отсутствии средств на покупку новой компьютерной техники рекомендуется произвести upgrade 486 машин до Pentium. Это обойдется гораздо дешевле, нежели покупка новой техники, однако не будет иметь долгосрочного эффекта. Кроме того, рекомендуется расширить объем оперативной памяти у машин с 8Mb до 16Mb.

Покупка дополнительных принтеров. Необходимо приобрести по меньшей мере еще один лазерный принтер, который мог бы заменить первый в случае неисправности, а также снизил бы загрузку первого принтера.

Перераспределение пользователей вычислительной техники. Более мощные компьютеры должны использоваться в первую очередь для работы с сетью Интернет, в то время как менее мощные – для работы с документами и электронной почтой. Сюда же входит и перераспределение времени работы некоторых сотрудников с целью разработки более удобного и менее конфликтного расписания.

Унификация локальной сети. Унификация позволит наладить более удобную работу с ресурсами Университета и подключит к ним ресурсы Управления.

Остальные из предложенных решений либо не совсем адекватны для нужд Управления (как сокращение штатов), либо излишне дорогостоящи (переход на модемное подключение).

Заключение

В условиях рыночной экономики информация выступает как один из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизации об оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом и занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными и др.

Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Большую роль играют также, изменения в организационных формах и характере деятельности фирм, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.

Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д. Все это требует от фирм адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к новым концепциям в организации информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных, упрощается документооборот, внедряются автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров. На этой основе в 80-х годах наметилась тенденция развития информационно-вычислительной техники.

Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства.

В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, а также облегчает процесс управления и производства.