Курсовая работа: Кадры с использованием программы Microsoft Access 97

Курсовая работа: Кадры с использованием программы Microsoft Access 97

МИНИСТЕРСТВО   ОБРАЗОВАНИЯ  И  НАУКИ РЕСПУБЛИКИ  КАЗАХСТАН

Казахский национальный технический университет имени Каныша Сатпаева

Институт информатики и информационных технологий

Кафедра вычислительной техники

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе

на тему: “КАДРЫ  с  использованием  программы   Microsoft Access 97”

                                                                Руководитель                                                                                                            В.И.Голосов

                                                                        "    "______________2001г.

                                                                Нормоконтролер

                                                                В.И.Голосов

                                                                        "    "______________2001г.

                                                   Выполнил студент группы  ИИТ-00-18

                                                     Специальность 3704

                                                      А.С. Дианов

                                                            "    "______________2001г.

АЛМАТЫ 2001

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ  И  НАУКИ  РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

Казахский национальный технический университет

имени Каныша Сатпаева

            Кафедра  Вычислительной техники

            Факультет Информатики и вычислительной техники

            Специальность 3704  (Программное и аппаратное обеспечение вычислительной техники)

ЗАДАНИЕ

на выполнение курсового проекта (работы)

Студенту Дианову А.С.

Тема проекта  “К А Д Р Ы  с использованием программы Microsoft Access 97”

Срок сдачи  законченного проекта  25 июня 2001г ____________________________

Исходные данные к проекту: 1. Таблица “tblADRESA”.

                                                         2. Таблица “tblFIO”.

                                                         3. Таблица “tblKODDOKS”.

                                                         4. Таблица “tblTIP”.

            Цель курсовой работы создать прототип базы данных, содержащий информацию:

-      фамилию, имя, отчество, национальность, место рождения, дата рождения,

-      дату поступления на работу, телефон, адрес, район, номер документа,

-      дата выдачи документа, код места выдачи,

-      тип документа предъявленного при принятии на работу.

     Содержание расчетно-пояснительной записки (перечень подлежащих разработке вопросов):

·     ВВЕДЕНИЕ

·     ЗНАКОМСТВО С ACCESS

·     РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ

·     ЗАПРОСЫ И ФИЛЬТРЫ

·     ФОРМЫ

·     ОТЧЕТЫ

·     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

·     ПРИЛОЖЕНИЯ

                                                                                                                                    Рекомендуемая основная литература:

1. Алексей Гончаров. Microsoft Access 97 в примерах. Издательство ” “Питер Паблишинг”, 1997

2. Ю.Бекаревич, Н.Пушкина. MS Access 2000 за 30 занятий. Издательство “БХВ – Санкт- Петербург”, 2000

Дата выдачи задания  “09” апреля 2001 года

            Руководитель проекта  ст. преподаватель               Голосов В.И.

            Задание принял к исполнению студент                   Дианов А.С.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………….………………………….………………………..5

1.ЗНАКОМСТВО С ACCESS ……………………..……………………..6

1.1.            Начало работы: создание структур таблиц в базе данных в режиме «Конструктор». Структура выше названных таблиц приведена в приложениях 2, 3, 4, 5 …………            ……………..6

1.2.            Заполнение первых строк созданных таблиц данным……..7

1.3.            Связывание таблиц по типу «один ко многим»……………       7

2.   РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ…… …………………………………………..8

2.1Приемы работы с данными………………………………….8

2.2Фильтрация данных в таблице………………………………9

3.  ЗАПРОСЫ И ФИЛЬТРЫ ……………………………………………..9

3.1.            Простой запрос……………………………………………….9

3.2.            Конструктор запросов……………………………………….11

3.3.            Построитель выражений…………………………………….11

3.4.            Создание вычисляемых полей………………………………13

3.5.            Фильтры………………………………………………………13

4. ФОРМЫ………………………………………………………………………14

4.1.            Автоформы…………………………………………………...14

4.2.            Мастер форм………………………………………………….15

4.3.            Диспетчер кнопочных форм….……………………………..16

5.   ОТЧЕТЫ……………………………………………………………………..18

5.1.            Автоотчеты…………………………………………………...18

5.2.            Конструктор отчетов…………………………………………18

5.3.            Мастер отчетов……………………………………………….19

Заключение …………………………………………………………………….21

Приложения…………………………………………………………………….21

       Приложение 1. Терминология…………………………………………21

       Приложение 2. Структура таблицы «ADRESA»……………………..23

       Приложение 3. Структура таблицы «FIO»……………………………23

       Приложение 4. Структура таблицы «KODDOCS»…………………...23

       Приложение 5. Структура таблицы «TIP»……………………………23

       Приложение 6. Структура «Схемы данных»…………………         ……...24

       Приложение 7. Структура формы «ВВОД ДАННЫХ»……………...24

       Приложение 8. Общий вид кнопочной формы……………………….25

Введение

      Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и  т.д.  Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

      С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно - справочных и расчетных задач.

      Первоначально для накопления и хранения информации на ЭВМ применялись локальные массивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых функциональных задач создавались собственные файлы исходной и результатной информации. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.

      Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в  системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным  средством  проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД  включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в  Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.

1. Знакомство с ACCESS

1.1 Начало работы: создание структур таблиц в базе данных в режиме  «Конструктор».

Режим конструктора позволяет наиболее гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами определения таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме конструктора:

1.       Перейти в окно базы данных. Переключиться из другого окна в окно базы данных можно, нажав клавишу «F11».

2.       Выбрав вкладку Таблицы, нажать кнопку  «Создать».

            Прошу обратить внимание: Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.

3.       В окне Новая таблица выбрать элемент «Конструктор».

4.      Определить в таблице каждое поле. Поля таблицы содержат данные, представляющие порции записи. Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля в режиме конструктора таблицы. В Microsoft Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств «Формат поля», «Маска ввода»  и «Подпись» определяют вид базы данных таблицы и запроса. Элементы управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию. Другие свойства позволяют определить условия на значения полей или задать обязательный ввод данных в поле. Microsoft Access будет проверять выполнение этих условий при каждом добавлении или изменении данных в таблице. Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать первую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку «Добавить» строки на панели инструментов. В столбец Имя столбца ввести имя поля; в столбце «Тип данных» выбрать требуемый тип данных в раскрывающемся списке либо оставить настройку по умолчанию (Текстовый). В столбце «Описание» можно ввести необязательное краткое описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. При необходимости можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.

5.       Назначить ключевые поля таблицы. Наличие в таблице ключевых полей не обязательно. Однако если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.

6.       Для сохранения таблицы нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов, введя допустимое имя таблицы.

1.2 Заполнение первых строк созданных таблиц данными.

Данные таблицы – информация, которая сохранена в таблице. Все данные таблицы хранятся в строках, каждая из которых содержит порции информации в столбцах, определенных в структуре таблицы. Данные – та часть таблицы, к которой обычно должны иметь доступ пользователи приложения (например, данные таблицы могут выводиться в элементах управления, размещенных в формах и отчетах, либо предоставляться в режиме таблицы). В данной базе данных, таблицы легче заполнять через форму, т.к. открывать и заполнять все четыре таблицы нецелесообразно-трудоемкий процесс.

1.3 Связывание таблиц по типу «один ко многим»

Связывание (присоединение) таблиц - установление связи с данными, сохраняемыми в таблицах другого приложения, позволяющей просматривать и изменять данные и в исходном приложении, и в Microsoft Access. Допускается также связывание таблиц из других приложений Microsoft Access, позволяющее использовать их без открытия исходной базы данных. В предыдущих версиях Microsoft Access в качестве основного термина для данного процесса использовался термин "присоединение".

Линия связи показывает, определена ли связь между двумя таблицами и тип этой связи. Для изменения связи установите указатель на линию связи и дважды нажмите кнопку мыши. Если наложены условия целостности данных, то на каждом конце линии связи появляются следующие символы:

1          Сторона "один" отношения.

¥      Сторона "многие" отношения.

Связывание таблиц служит для того, чтобы получить из всех связанных таблиц единую виртуальную таблицу из которой в дальнейшем можно будет выбирать любые сочетания полей, которые будет давать необходимую информацию. Связывание таблиц осуществляется открытием окна схемы данных, позволяющее просматривать, изменять и определять связи между таблицами или запросами. Для того чтобы связать таблицу нужно сделать следующее. Нажмите кнопку «Схема данных» на панели инструментов. Если в базе данных не определено никаких связей, то на экран автоматически будет выведено окно «Добавление таблицы». Если необходимо добавить таблицы до определения связей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажмите кнопку «Добавить таблицу» на панели инструментов.

     Дважды щелкните имена таблиц, для которых требуется определить связи. Затем закройте диалоговое окно «Добавление таблицы».

      Для связывания полей выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице.

     Для связывания сразу нескольких полей переместите их при нажатой клавише CTRL.

     В большинстве случаев связывают ключевое поле (представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных (из этого правила существует два исключения) и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля (FieldSize). Существуют следующие два исключения из правила: поле счетчика можно связывать с числовым полем, если в последнем в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение «Длинное целое»; а также поле счетчика можно связать с числовым, если для обоих полей в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение «Код репликации».

     В диалоговом окне Схема данных, отображенном на экране, проверьте имена полей, представленные в двух колонках. В случае необходимости внесите изменения.

     Теперь переходим к  связыванию выше созданных таблиц. Для этого нужно сделать следующее: находясь в главном диалоговом окне «КАДРЫ2: база данных» на панели инструментов нажимаю кнопку «Схема данных». Появляется диалоговое окно «добавление таблицы» состоящее из трех вкладок: «Таблицы», «Запросы», «Таблицы и запросы». Выбираю вкладку «Таблицы» ниже находятся список созданных таблиц, выбрав нужные таблицы нажимаю кнопку «Добавить» и закрываю окно. Появившемся окне «схема данных» с помощью перетягивания, перетягиваю с окошко ADRESA поле “NOMER” в окошко FIO на поле «NOMER» и т. д. Появляется диалоговое окно «Связи» с пунктами «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей», «Каскадное удаление связанных полей». И в этом окне отмечаю галочкой «обеспечение целостности данных» нажимаю кнопку «создать». Закрываю окно схема данных, обязательно сохранив данные.

1. Работа с таблицей

2.1 Приемы работы с данными

В форме легко отсортировать записи согласно содержимому поля.

            Выберите поле для сортировки и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.

            Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Существует три метода фильтрации.

1.    Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов.

2.    Для вывода требуемых значений в одно или несколько полей формы нажмите кнопку Изменить фильтр.

Чтобы задать более подробное условие для фильтрации или       сортировки записей, выберите в меню «Записи» команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр.

3.   Для применения обычного или расширенного фильтра        нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

В форме существует возможность поиска и замены значений. Нажмите кнопку Найти на панели инструментов для поиска определенного значения в поле, поочередно перемещаясь по всем записям, в которых оно присутствует.

            Выберите команду Заменить в меню Правка для замены найденного значения.

2.2. Фильтрация данных в таблице

Чтобы добавить запись, нажмите кнопку Новая запись на панели инструментов. В форме появится незаполненная запись, в которую следует ввести новые данные.

            Чтобы удалить запись, выберите в ней любое поле и нажмите кнопку Удалить запись на панели инструментов.

           Следуя нашему примеру мы должны оставить тех сотрудников, которые нам нужны. В нашем случае это Дианов, Руженцев и Березовский. Чтобы удалить остальных сотрудников, нужно сделать следующее. Допустим мы находимся в главном диалоговом окне «Кадры2: база данных» открываем таблицу FIO и оставляем тех сотрудников которые нам нужны и остальные отмечаем с помощью кнопки «Маркер выделения записи» и удаляем с помощью кнопки на панели «удалить запись».

Маркер выделения записи

 Используется для выделения всей записи. Кроме того, отображает на экране следующие символы:

            текущая запись, уже сохранена;

            новая запись, в которую можно вводить данные;

            изменяемая запись, еще не сохранена;

            блокированная другим пользователем запись, изменения невозможны.

3.    Запросы и фильтры

3.1 Простой  запрос

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

Запросы можно создавать с помощью мастера или самостоятельно. Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса.

Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

·           Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.

·           Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки переключитесь в режим конструктора.

Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, сохраните фильтр как запрос.   

Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, создайте самостоятельно запрос в режиме конструктора.

Мастер простого запроса на выборку используется для создания запросов для восстановления данных из полей, определенных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также суммировать, пересчитывать, вычислять средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Восстанавливаемые записи можно ограничить, установив условие отбора.

1. В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.

2.В диалоговом окне Новый запрос выберите мастера Простой запрос.

3.Нажмите кнопку OK.

4.Укажите имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, а затем выберите поля, из которых должны быть восстановлены данные.

5.Если необходимо, укажите дополнительные таблицы или запрос, а затем выберите из них поля, которые должны быть использованы. Повторяйте данные действия до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.

6.Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Страницы: 1, 2